عنوان التشريع: تعليمات خاصة بالحفاظ على وثائق رئاسة المجلس التنفيذي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي
التصنيف: تعليمات
المحتوى
سنة التشريع: 1985
تاريخ التشريع: 1985-01-01 00:00:00
استناداً إلى أحكام الفقرة (3) من المادة/ 14 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم/ 70 لسنة/ 1984 .
أصدرنا التعليمات التالية :
مادة 1
يقصد بالتعابير التالية المبينة إزاءها .
1 القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 أو أي قانون آخر يحل محله .
2 الوزارة رئاسة المجلس التنفيذي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي .
3 الوزير : رئيس المجلس التنفيذي .
4 المركز : ديوان رئاسة المجلس التنفيذي الوارد ذكره في قانون الحكم الذاتي المرقم/ 33 لسنة/ 1974 والتشكيلات الإدارية لمنطقة الحكم الذاتي رقم/ 4 لسنة/ 1975 (المعدل) .
5 الهيئات : الأمانات العامة كافة الوارد ذكره في قانون الحكم الذاتي .
مادة 2
أ الوثائق : يقصد بها المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء أكان على شكل ورقة أو صورة أو خريطة أو ختم .
ب تصنف الوثائق لأغراض هذه التعليمات إلى الأصناف التالية ووفق الجداول المرفقة بها :
1 الوثائق المالية : تشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن الأوضاع المالية للمجلس التنفيذي والدوائر التابعة لها .
2 الوثائق الإدارية : تشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن النشاط الإداري الذي تساعد المجلس ودوائرها على تحقيق أهدافها.
3 الوثائق الفنية : تشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن النشاط الفني المتخصص الذي يحقق أهداف المجلس التنفيذي والأمانات والدوائر التابعة لها واختصاصاتها .
مادة 3
1 التصوير : عملية نقل المعلومات من السجلات والمستندات أو أي وعاء آخر مثبتة عليها المعلومات إلى الوعاء المايكروفلمي .
2 في حالة استخدام أجهزة التصوير وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق المصنفة وفقاً لأحكام الفقرة (ب) من المادة الثانية من هذه التعليمات إلى الفئات الأربع التالية :
أ الفئة الأولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها أو لوجود صعوبات فنية تحول دون تصويرها .
ب الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرة لها .
جـ الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ويستبعد أصل كل منها .
د الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور ويستبعد أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها .
3 تصور الوثائق بصورتين أصليتين على الأقل ويتم اعتمادها بعد فحصها فنياً للتأكد من سلامتها ويتم فحص الصور المصغرة بين فترة وأخرى وبما لا تزيد عن ستة أشهر للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وتعتبر الوثيقة المصورة والمصدقة بحكم الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس .
4 لا يجوز إتلاف أو استبعاد الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة .
مادة 4
1 تشكل لجنة رئيسية وفرعية ومساعدة في رئاسة المجلس التنفيذي .
2 تشكل لجان فرعية ومساعدة في الهيئات والأمانات التابعة لها .
3 تحدد اختصاصاتها وشروط عضوية اللجان وكيفية ممارسة أعمالها وفق الفقرات أدناه .
أ اللجنة الرئيسية : لجنة رئيسية دائمية في مركز المجلس يرأسها موظف لا تقل درجته عن مدير عام وعضوية أربع مدراء ومهمتها :
1 دراسة قرارات اللجان الفرعية التي ترفع إليها للمصادقة عليها وفق أحكام هذا القانون بالتنسيق مع المركز الوطني لحفظ الوثائق .
2 اتخاذ القرارات اللازمة للاحتفاظ ببعض الوثائق الخاصة أو استبعادها أو إتلافها حسب متطلبات العمل بعد تصويرها وتسجيلها في سجلات خاصة وتخضع قراراتها لمصادقة الوزير أو من يخوله .
3 مراعاة تعليمات الحفاظ على الوثائق المالية رقم/ 5 لسنة 1983 الصادرة عن وزارة المالية والجدولين 1، 2 الملحقين بها بالنسبة للأوراق والمستندات الحسابية .
ب اللجنة الفرعية : لجنة أو لجان فرعية دائمية في كل من مركز المجلس التنفيذي والأمانات العامة والدوائر التابعة لها يرأسها موظف لا تقل درجته عن مدير وعضوية موظفين لا تقل درجتهم عن رئيس ملاحظين ترتبط بالجنة الرئيسية المبينة في الفقرة (1) مسؤوليتها .
1 تتولى مهمة الإشراف على صيانة الوثائق العائدة لمركز هذه الرئاسة والهيئات والدوائر التابعة لها واتخاذ القرارات بشأن التوصيات التي ترفع إليها من للجنة المساعدة الخاصة بالاحتفاظ بتلك الوثائق أو استبعادها أو إتلافها .
2 تعرض قراراتها على اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها .
3 مراعاة تعليمات الحفاظ على الوثائق المالية رقم/ 5 لسنة 1983 الصادرة من وزارة المالية والجدولين 1، 2 الملحقين بها أو أي تعليمات وجداول تصدر عنها بالنسبة للأوراق والمستندات الحسابية والصرفية .
4 اللجنة المساعدة : لجنة أو لجان مساعدة دائمية يرأسها موظف لا تقل درجته عن مدير وعضوية موظفين من الشعب المختصة وأمناء المخازن ترتبط باللجنة الفرعية المشار إليها بالفقرة (2) مهمتها دراسة الوثائق وتقييمها وإدخالها بقوائم وإصدار التوجيهات المناسبة بشأن إتلافها ثم رفعها على اللجنة الفرعية .
مادة 5
1 الغرض أو الهدف : هو تقييم وتمييز الوثائق المفيدة وذات أهمية تاريخية وعملية فنية واتخاذ القرار اللازم بشأن الحفاظ عليها وإتلاف الوثائق غير المفيدة بعد مضي الحد الأعلى المقررة حسب الجداول المرفقة والاستفادة منها باستعمالها لأغراض صناعية .
2 تودع نسخة من الوثيقة القيمة التراثية لدى المركز الوطني للوثائق لغرض الحفاظ عليها واستبعادها من الإتلاف .
مادة 6
تسري أحكام هذه التعليمات على رئاسة المجلس التنفيذي والأمانات العامة والدوائر التابعة لها .
مادة 7
تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تأريخ نشرها في جريدة الوقائع العراقية .
رئيس المجلس التنفيذي
لمنطقة كردستان للحكم الذاتي
المحتوى 1
الجدول الأول
«الوثائق المالية»
تؤخذ بنظر الاعتبار تعليمات وزارة المالية رقم/ 5 لسنة 1983 والجدولين الملحقين بها رقم 1، 2 بالنسبة للأوراق والمستندات الحسابية .
«الجدول الثاني»
الوثائق الإدارية
ت نوع الوثيقة الإتلاف في حالة الإتلاف في حالة
تصوير الوثيقة عدم تصوير الوثيقة
1 القوانين لا تتلف غير قابلة للإتلاف إلا بإلغائها أو تغييرها
وتعديلها .
2 قرارات مجلس قيادة الثورة لا تتلف غير قابلة للإتلاف إلا بإلغائها أو تغييرها
وتعديلها .
3 المراسيم الجمهورية ومناشير وتعليمات لا تتلف لا تتلف
مجلس الوزراء
4 الأنظمة والتعليمات والمناشير المتعلقة لا تتلف لا تتلف
بالخدمة والملاك والتقاعد
5 قرارات مجلس التخطيط جريدة الوقائع لا تتلف لا تتلف
العراقية
6 المناشير والتعليمات الحسابية والمالية لا تتلف لا تتلف
7 المناشير والتعاميم المتعلقة برئاسة المجلس لا تتلف لا تتلف
التنفيذي
8 توجيهات ديوان الرئاسة لا تتلف لا تتلف
9 اللجان التدقيقية والتحقيقية وغيرها تتلف لا تتلف
10 الأضابير الشخصية للموظفين تتلف لا تتلف
11 الأضابير الشخصية للعمال تتلف لا تتلف
12 الصلاحيات الإدارية والمالية تتلف لا تتلف
13 تعيين الموظفين تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
14 تعيين وإعادة تعيين العمال تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
15 العقوبات والتشكرات تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
16 نقل الموظفين تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
17 نقل العمال تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
18 الزيادة السنوية للعمال تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
19 توزيع الأعمال تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
20 الإيفادات داخل وخارج العراق تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
21 الإجازات الدراسية تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
22 بيانات الدوام الرسمي والعطلات الرسمية تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
23 عدم تعيين وإجراءات تاركي العمل تتلف تتلف بعد مرور 4 سنوات
24 المخصصات بكافة أنواعها تتلف لا تتلف
25 التنسيب (الموظفين) تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
26 تنسيب العمال تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
27 الملاكات تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
28 المناشير والتعاميم المتعلقة بقضايا العمال تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
29 الترفيعات والعلاوات تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
30 التفرغ تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
31 تخصيص الأراضي لا تتلف لا تتلف
32 تخصيص الأراضي عن طريق الاستملاك لا تتلف لا تتلف
33 بيع الأراضي بالمزايدة العلنية لا تتلف لا تتلف
34 إطفاء حق التصرف لا تتلف لا تتلف
35 إحداث البلديات والأمور المتعلقة بها لا تتلف لا تتلف
36 المناشير والتعليمات التي تصدر من وزارة لا تتلف إلا بانتهاء لا تتلف إلا عند الغائها
الحكم المحلي وديوان رئاسة المجلس الغرض التي صدر من
التنفيذي بخصوص الأراضي . أجلها أو الغائها
37 طلبات وشكاوى المواطنين حول الأراضي تتلف تتلف من 3 5 سنة
38 الدعاوى والإحالة إلى المحاكم التحقيق تتلف تتلف 4 8 سنة أو عند انتهاء وغلق
القضية
39 التحقيق تتلف تتلف 3 7 سنة
40 المخابرات المتعلقة بإدامة وصيانة السيارات تتلف تتلف بعد سنة
41 مخالفات السواق المرورية تتلف تتلف بعد سنة
42 المخابرات المتعلقة بالهواتف تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
43 المخابرات المتعلقة بالدفاع المدني تتلف تتلف بعد ثلاث سنوات
44 المناشير والتعليمات والتوجيهات الخاصة تتلف تتلف بعد 5 سنوات
باستخدام السيارات الحكومية
45 المخابرات المتعلقة بطلبات المواطنين تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
46 المخابرات المتعلقة بالأسلحة تتلف تتلف بعد مرور 4 سنوات
47 الاحتفالات تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
48 المخابرات المتعلقة بإتلاف آلات الطابعة لا تتلف لا تتلف
واستخدامها
49 المخابرات المتعلقة بالبيئة البشرية تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
50 قانون الحفاظ على الوثائق ومحاضر تتلف لا تتلف
اللجان وقراراتها
51 محاضر المجلس التشريعي ولجانه والأسئلة تتلف تتلف بعد مرور 1 3 سنوات
52 قرارات المجلس التنفيذي وإجراءاتها تتلف تتلف بعد مرور 2 سنتين
53 الإعلام والمطبوعات والمكتبة تتلف تتلف بعد سنة
54 مجالس المحافظات وميزانياتها تتلف تتلف بعد سنة
55 المخابرة المتعلقة بمجلس قيادة الثورة تتلف تتلف بعد 1 3 سنوات
وديوان الرئاسة ومجلس الوزراء
56 المناشير والتعاميم والتعليمات والأوامر تتلف تتلف بعد 1 2 سنة
التنفيذية
57 المخابرات المتعلقة بالمنظمات الشعبية تتلف تتلف بعد سنة
58 الجولات التفقدية تتلف تتلف بعد 1 2 سنة
59 التقارير السنوية تتلف تتلف بعد سنة
60 شؤون الأمانات تتلف تتلف بعد سنة
61 المتفرقة تتلف تتلف بعد سنة
62 تهاني والبرقيات تتلف تتلف بعد سنة
63 الدورات المحلية تتلف تتلف بعد سنة
64 الدورات المركزية تتلف تتلف بعد 1 3 سنوات
65 الدراسات والبحوث تتلف تتلف بعد 3 سنوات
66 القرارات والتوجيهات القيادية تتلف بعد 5 10 سنوات
67 وصف الوظائف تتلف تتلف بعد 3 سنوات
68 التقارير تتلف تتلف بعد سنة
69 قرارات وتوجيهات التطوير الإداري تتلف تتلف بعد 5 10 سنوات
70 الهويات تتلف تتلف بعد سنة
المحتوى 3
«الجدول الثالث»
الوثائق الفنية
ت نوع الوثيقة الإتلاف في حالة الإتلاف في حالة
تصوير الوثيقة عدم تصوير الوثيقة
الحد الأدنى الحد الأعلى
1 التقارير والتحليل والتقييم الاحصائية تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
2 البحوث والدراسات الاحصائية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
3 التوجيهات والتعليمات الاحصائية تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
4 القرارات والتوجيهات القيادية تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
5 الخطة الاستثمارية السنوية الخمسية تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
6 خطة التجارة الخارجية (الاستيراد) تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
7 الدراسات والبحوث التخطيطية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
8 التعليمات والتوجيهات التخطيطية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
9 الخطة الشاملة للأنشطة الاقتصادية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
والاجتماعية والمدنية
10 القرارات والتوجيهات التخطيطية القيادية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
11 الصلاحيات الخاصة بالخطة لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
12 المواد الانشائية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
13 المتابعة لسير تنفيذ الخطة الشاملة لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
للأنشطة الاقتصادية والاجتماعية والمدنية
15 الدراسات والبحوث للمتابعة لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
16 التعليمات والتوجيهات للمتابعة لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
17 القرارات والتوجيهات للمتابعة القيادية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
18 التقارير الشهرية والفصلية والسنوية لا تتلف تتلف بعد انتهاء الخطة الخمسية
للمتابعة