عنوان التشريع: تعليمات للحفاظ على الوثائق في وزارة النقل والمواصلات
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1985
تاريخ التشريع: 1985-01-01 00:00:00
استناداً لأحكام المادة (7) والمادة (14) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 وبالتنسيق مع المركز القومي للاستشارات والتطوير الإداري والمركز الوطني للوثائق .
أصدرنا التعليمات التالية :
مادة 1
تصنف وثائق وزارة النقل والمواصلات والدوائر التابعة لها وفقاً للجداول الملحقة بهذه التعليمات إلى :
أ الوثائق الإدارية .
ب الوثائق المالية .
جـ الوثاق الفنية .
مادة 2
أولاً تشكل في مركز الوزارة لجنة رئيسية دائمة برئاسة وكيل الوزارة لشؤون المؤسسات وعضوية رؤساء الجان الفرعية في المؤسسات التابعة للوزارة وأي موظف آخر في مركز الوزارة يكون ضرورياً وجوده في اللجنة إضافة إلى ممثل المركز الوطني للوثائق وتكون مهمتها :
أ الإشراف على صيانة وتقييم الوثائق العائدة للوزارة .
ب المصادقة على قرارات اللجان الفرعية ومحاضر اجتماعاتها بالاحتفاظ أو إتلاف الوثائق .
جـ المصادقة على القرارات التي ترفعها إليها اللجان الفرعية .
د التنسيق مع المركز الوطني للوثائق عن طريق ممثلها في اللجنة .
ثانياً تشكل في مركز الوزارة وفي كل مؤسسة أو منشأة عامة تابعة للوزارة لجنة فرعية برئاسة معاون رئيس المؤسسة أو مدير عام وعضوية عدد من مدراء الأقسام بما لا يقل عن أربعة مهمتها ما يلي :
أ تنفيذ هذه التعليمات ومعالجة الأمور التفصيلية الخاصة بتقييم الوثائق .
ب إصدار قرارات الإتلاف بعد مضي المدد المحددة للاحتفاظ بالوثائق المنصوص عليها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات
ج رفع محضر يتضمن هذه القرارات إلى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها .
د تقديم المقترحات بشأن تصنيف الوثائق الرسمية التي لم يرد ذكرها في الجداول .
هـ تدقيق القوائم المقدمة من قبل اللجان المساعدة والتأكد من انتهاء مدد الاحتفاظ للوثائق المدرجة في تلك القوائم .
ثالثاً تشكل لجنة مساعدة أو أكثر في مركز الوزارة أو المؤسسة أو المنشأة برئاسة مدير وعضوية عدد من موظفي الأرشيف وتكون مرتبطة باللجنة الفرعية . تتولى مهمة دراسة الوثائق وتقييمها وإدخالها بقوائم تعد لهذا الغرض لعرضها على اللجنة الفرعية لاتخاذ القرار المناسب بشأنها وذلك وفقاً لهذه التعليمات والجداول الملحقة بها .
مادة 3
يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية الحديثة كالحاسبة الألكترونية وأجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وغيرها من الأجهزة لتنفيذ هذه التعليمات .
مادة 4
تعتبر الوثيقة المصورة بواسطة أجهزة التصوير المصغر وبتأييد الدائرة المختصة بحكم الأصل ويتم التعامل على هذا الأساس
مادة 5
أولاً يتم إتلاف الوثائق المقرر إتلافها بعد مصادقة اللجنة الرئيسية وفق القانون ووفق هذه التعليمات ويعتبر تسليمها إلى الجهات الصناعية إتلافاً وعلى أن لا يؤدي تسليمها إلى تسرب المعلومات منها وفي حالة رفض استلام الجهات الصناعية لها يتم إتلافها مباشرة من قبل الوحدة وبإشراف اللجنة .
ثانياً لا يجوز إتلاف الوثائق المقرر إتلافها إلا بعد تقديم قوائم مفصلة بها بثلاث نسخ وموقع عليها من قبل اللجنة الفرعية ومصادق عليها من قبل اللجنة الرئيسية وترسل إحداها إلى المركز الوطني للوثائق بكتاب رسمي لغرض حضور ممثلي المركز الوطني للوثائق للكشف عليها والموافقة على إتلافها بكتاب رسمي .
ثالثاً تصور الوثائق والسجلات على فلمين مستقلين في آن واحد بأجهزة التصوير المصغر يحفظ أحدهما في مكان بعيد وأمين وتستعمل النسخة الثانية لأغراض الدائرة .
رابعاً يجوز تمديد المدة المقررة للإتلاف إذا اتضح بأن أهمية الوثيقة المعنية تستدعي ذلك بموافقة اللجنة الرئيسية .
مادة 6
لا يجوز استبعاد أو إتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة كما لا يجوز إتلاف الوثائق المعلقة المحالة إلى المحاكم ولجان التحقيق إلا بعد حصول القرار النهائي وكذلك الوثائق غير المدققة والخاصة للتدقيق من قبل لجان مختصة مشكلة لأغراض محدودة .
مادة 7
تودع أصول الوثائق ذات الأهمية التاريخية أو التراثية أو العلمية أو الفنية لدى المركز الوطني للوثائق .
مادة 8
تطبيق تعليمات وزارة المالية عدد (5) لسنة 1983 أو ما يحل محلها بالنسبة للوثائق المالية والتعديل الأول رقم 14 لسنة 1984 الخاص بإتلاف السجلات المحاسبية والتعديل الثاني رقم (1) لسنة 1985 .
مادة 9
تطبق أحكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 والتعليمات الصادرة بموجبه على مركز الوزارة وجميع الدوائر التابعة لها .
مادة 10
يتم إتلاف الوثائق التي يتم تصويرها بعد مضي سنتين على تصويرها .
مادة 11
تلغى كافة التعليمات الصادرة عن هذه الوزارة بمقتضى قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 الملغى .
مادة 12
يعمل بهذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
وزير النقل والمواصلات
المحتوى 1
(جدول الوثائق الإدارية)
المدد الزمنية للإتلاف
ت نوع الوثائق الإتلاف في حالة الإتلاف في حالة عدم
التصوير التصوير
الحدين الأدنى والأعلى
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة لا تتلف لا تتلف
والمراسيم الجمهورية
3 الأنظمة والتعليمات لا تتلف لا تتلف
4 الاتفاقات والبروتوكلات والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
5 قرارات مجلس الوزراء والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
6 القرارات الخاصة بالمؤتمرات الدولية لا تتلف لا تتلف
7 أضابير الموظفين والعمال الشخصية مع لا تتلف لا تتلف
دفاتر خدمة الموظفين .
8 سجلات الطلبة لا تتلف لا تتلف
9 أضابير محاضر وقوائم إتلاف الأوراق لا تتلف لا تتلف
الرسمية المعدة من قبل لجان الإتلاف .
10 سجلات وأضابير الدعاوى القضائية والانضباطية تتلف لا تتلف
11 جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
12 سجلات العمل تتلف لا تتلف
13 سجلات وأضابير الصحفيين والمراسلين تتلف لا تتلف
14 المناشير والبيانات التي انتهت أحكامها مع تتلف 10 سنوات
الأوليات باستثناء التي لها علاقة بحقوق العاملين
15 المخابرات السرية تتلف 10 سنوات
16 قرارات مجالس الإدارة للمؤسسات التابعة تتلف 10 سنوات
للوزارة
17 أضابير وسجلات الملاك تتلف 10 سنوات
18 سجلات تصنيف الموظفين تتلف 10 سنوات
19 المخابرات الخاصة بقرارات مجلس انضباط تتلف 10 سنوات
الموظفين العام ولجان الانضباط ولجان
التنسيق وقرارات الكسب غير المشروع .
20 المخابرات المتعلقة بالإجازات الدراسية تتلف 10 سنوات
والزمالات والمنح الدراسية والبعثات
21 المخابرات المتعلقة بالإحصاء تتلف 10 سنوات
22 عقود الاستخدام تتلف 10 سنوات
23 الصلاحيات تتلف 10 سنوات
24 المخابرات المتعلقة بالأجانب العاملين بالوزارة تتلف 10 سنوات
25 سجلات الصادرة والواردة السري والعادي تتلف 10 سنوات
26 المراسلات المتعلقة بالدعوات والوفود تتلف 10 سنوات
27 الأضابير الخاصة بالطلبة تتلف 5 سنوات
28 العرائض والطلبات الشخصية المنتهية تتلف بعد التصوير 5 سنوات
معاملاتها .
29 المراسلات المتعلقة بالإيفاد خارج القطر تتلف 5 سنوات
30 سجلات غيابات الطلبة تتلف بدون تصوير 1 سنة
31 دفاتر توزيع الرسائل(دفاتر الذمة) تتلف بدون تصوير 3 سنوات
32 المسودات تتلف بدون تصوير
33 نسخ الكتب الصادرة (الملف الدوار) تتلف بدون تصوير
34 النسخ الزائدة عن الحاجة من المخابرات تتلف 1سنة
الرسمية
35 استمارة العيادات الطبية للموظفين والعمال تتلف 1 سنة
التي لم يتمتع أصحابها بالإجازات المرضية .
المحتوى 2
(جدول الوثائق المالية)
المدد الزمنية للإتلاف
ت نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة الإتلاف في حالة
تصوير الوثيقة عدم التصوير
الحد الأدنى الحد الأعلى
1 أضابير وسجلات الأملاك لا تتلف لا تتلف
2 تقارير مراقبي الحسابات والمفتشين الماليين لا تتلف لا تتلف
والإداريين ولجان الرقابة المالية وتقارير المحاسبين القانونيين .
3 سجلات الرواتب والمخصصات ومعاملات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
الترفيعات التقاعدية .
4 سجلات الإيرادات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
5 سجلات المقاولات والاستملاكات والتعويضات تتلف بعد انتهاء المقاولات 10 15سنوات
والتعهدات والأملاك .
6 السجلات الملغاة والأمانات والصندوق تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
وسجلات المحاسبة .
7 السجلات الحسابية ومستندات الصرف تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
8 سجلات الأثاث والمخازن والكتب تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
9 سجلات الآلات والأدوات والمخازن الخاصة تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
بالسيارات والمعامل
10 سجلات المخصصات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
11 سجلات قرارات لجان المشتريات والمبايعات تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
12 النسخ الأولى من قوائم رواتب الموظفين والعمال تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
13 سندات القبض والإخراج وما هو في حكمها تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
والوثائق المتعلقة بها
14 النسخ الثواني لمذكرات أذن الدفع والقبض تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
وسفالات الصكوك والدفاتر والوصولات
وإشعارات التحويل وقبول الصرف
15 معاملات الإيجار وعقودها المبرمة تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
16 تقارير دور التسلم والتسليم بين الخلف تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
والسلف التي تم توقيعها
17 التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
18 الصلاحيات المالية تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
19 إضبارة قوائم أجور العمال المصروفة تتلف بعد التدقيق 10 15سنوات
20 قوائم مخصصات السفر والإيفاد والنقل تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
المصروفة
21 مخابرات تخمينات الميزانية واستماراتها تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
وجداول الحسابات مع الخزينة
22 قوائم صرفيات الوقود ودفاتر اشتغال السيارات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
23 استمارات التجهيز بالنسيئة تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
24 سجلات النثرية تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
25 سجلات فحص الكتب المستوردة تتلف بدون تصوير 5 10 سنوات
26 سجلات الجرائد والمجلات المستوردة تتلف بدون تصوير 3 10 سنوات
27 المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل وسلف الموظفين تتلف بدون تصوير 5 10 سنوات
28 المخابرات المتعلقة بشطب المواد المستهلكة تتلف بدون تصوير 5 سنوات
29 قوائم الهاتف والماء والكهرباء والمخابرات تتلف بدون تصوير 5 سنوات
المتعلقة بها
30 المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع تتلف بدون تصوير 5 سنوات
الاستمارات وطلب للخرائط
31 المخابرات المتعلقة بأجور وسائط النقل تتلف بدون تصوير 5 سنوات
32 المخابرات الخاصة بالإعلانات تتلف بدون تصوير 5 سنوات
33 الاستمارات الخاصة بالكتب المستوردة تتلف بدون تصوير 5 سنوات
34 الاستمارات الخاصة بمسودات الكتب تتلف بدون تصوير 5 سنوات
المطبوعة داخل العراق
35 التصاريح الكمركية وما يتعلق بالإخراج تتلف بدون تصوير 5 سنوات
الكمركي بالنسبة للمعاملات المنتهية
36 المناقصات تتلف بعد التدقيق 5 سنوات
37 مستندات الإدخال المخزني تتلف بعد التدقيق 3 5 سنوات
38 مستندات الإخراج المخزني تتلف بعد التدقيق 3
39 المخابرات المتعلقة بالكسوة تتلف بعد التصوير 1 5 سنوات
40 أوراق ضمان الموظفين والعمال تتلف بعد التصوير بعد مرور سنة من
انتهاء المعاملة المتعلقة بها .
المحتوى 3
(جدول الوثائق الفنية)
المدد الزمنية للإتلاف
ت نوع الوثيقة الإتلاف في حالة الإتلاف في حالة
التصوير عدم التصوير
الحد الأدنى الحد الأعلى
1 التقارير العلمية والفنية وأضابير المشاريع تتلف 10
2 المخابرات الخاصة بإنشاء المباني المنتهية أو تتلف 10
المنفذة أو الملغية
3 الصلاحيات الفنية تتلف 10
4 عقود الخدمات الاستشارية والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد الاستلام 10
النهائي للعمل
5 عقود المقاولات والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد الاستلام 10
النهائي للعمل
6 خرائط الأبنية التابعة للوزارة تتلف 10
7 الخرائط والمواصفات للمشاريع والأعمال تتلف 10
غير المنفذة
8 العطاءات الفاشلة تتلف تتلف بعد الاستلام
الأول للعطاءات الناجحة
9 العروض والكتلوكات المقدمة من قبل الشركات تتلف 5
والأفراد للأعمال وللمشاريع