النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانشائية و المنشآت التابعة لها

عنوان التشريع: النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانشائية و المنشآت التابعة لها
التصنيف: نظام داخلي

المحتوى
سنة التشريع: 1977
تاريخ التشريع: 1977-01-01 00:00:00

استنادا الى احكام المادة (17) من قانون المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية والمؤسسة العامة لتجارة السلع الاستهلاكية رقم (97) لسنة 1975 المعدل أصادق على النظام الداخلي الآتي :

الفصل الاول
التعاريف

مادة 1
يكون للتعابير التالية المعاني المبينة ازاءها ما لم تدل القرينة على خلاف ذلك :
1 – القانون – قانون المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية والمؤسسة العامة لتجارة السلع الاستهلاكية رقم 97 لسنة 1975 وتعديلاته.
2 – النظام – النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية والمنشآت التابعة لها.
3 – الوزير – وزير التجارة الخارجية.
4 – المؤسسة – المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية.
5 – المجلس – مجلس ادارة المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية.
6 – رئيس مجلس الادارة – رئيس مجلس ادارة المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية.
7 – المعاون – معاون رئيس مجلس ادارة المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية.
8 – المدير العام – مدير عام المنشأة او احدى دوائر ديوان المؤسسة.
9 – المنشأة – الشركة او المصلحة الملحقة او التي ستلحق بالمؤسسة.
10 – الديوان – ديوان المؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية.
11 – الافراد – الموظفون والمستخدمون والعمال في المنشآت والديوان.
الفصل الثاني
اغراض المؤسسة

مادة 2
تقوم المؤسسة في مجال اختصاصها بكافة الاعمال التجارية، وفقا لاحكام القوانين والانظمة المرعية في هذا الحقل، ولها على وجه الخصوص ما يلي :
1 – تقديم الاقتراحات الخاصة بتخطيط سياسات الاستيراد.
2 – توفير احتياجات القطر بصفة مستمرة من السلع.
3 – اعداد الدراسات اللازمة للسياسات السعرية لمختلف السلع.
4 – توجيه ومراقبة نشاط المنشآت فيما يعلق بأسلوب النقل والتخزين والتغليف والتصنيف والتوزيع لضمان استمرار انسياب السلع من مصادرها الى أماكن استهلاكها في الوقت المناسب وبأقل تكلفة ممكنة.
5 – اعداد وتدريب ورفع كفاءة الافراد في مجالات الانشطة المختلفة في المنشآت والديوان.

الفصل الثالث
هيكل التنظيم الاداري لديوان المؤسسة

مادة 3
يتكون الديوان من الدوائر والاقسام التالية ويرأس كل دائرة مدير عام وكل قسم مدير :
1 – دائرة الديوان – وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الذاتية.
ب – قسم الادارة
جـ – قسم الحقوق والاملاك
د – قسم الحسابات
هـ – قسم العلاقات والتدريب
و – قسم الحاسبة الالكترونية
2 – دائرة التسويق – وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الاستيراد
ب – قسم الابحاث والاحصاء
3 – دائرة الرقابة – وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الرقابة الداخلية
ب – قسم الميزانيات والتحليل المالي
4 – دائرة الخدمات – وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم النقل والاخراج
ب – قسم المخازن المركزية
جـ – قسم الهندسة
د – قسم الاسواق المركزية
5 – قسم المكتب الخاص
6 – قسم التنظيم والاساليب

المحتوى 1
مادة 4
دائرة الديوان
وتتولى هذه الدائرة تخطيط الافراد للمنشآت والديوان وتقرير الاحتياجات من مختلف فئاتهم والتوصية بالوسائل التي تؤدي الى توفيرهم ودراسة مدى سلامة توزيعهم بما يكفل وضع الفرد المناسب في المكان المناسب وكذلك أعداد الاقتراحات الخاصة باللوائح والانظمة والقواعد العامة والتعليمات التي تطبق على الافراد ومتابعة تنفيذها كما تتولى شؤون الافراد والنواحي الحسابية والادارية والحقوقية والخدمات وغيرها بالنسبة لديوان المؤسسة وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الذاتية – ويختص بالآتي :
1 – اقتراح مشروعات اللوائح والقواعد والتعليمات العامة التي تطبق في شأن الافراد بالمنشآت والديوان وكذلك تجميع ما يرد الى القسم من مشروعات لوائح أو انظمة أو قواعد لدراستها واعداد المذكرات اللازمة بها.
2 – تخطيط الافراد من مختلف الفئات للمنشآت والديوان واعداد التوصيات وبيان الوسائل التي تؤدي الى توفيرهم بالتوصيف المطلوب.
3 – دراسة مدى ملائمة توزيع الافراد على المنشآت والديوان واقتراح اعادة توزيعهم بما يكفل وضع الفرد المناسب في المكان المناسب.
4 – دراسة الشكاوى التي ترد من الموظفين والمستخدمين والعمال بالمنشآت والديوان واتخاذ الاجراءات اللازمة لازالة اسبابها مع أعداد تقارير تحليلية عن اتجاهات الشكاوى التي لم تزل اسباب تقديمها وتقديم الاقتراحات اللازمة لتذليلها.
5 – تلقي طلبات الجهات المختلفة بشأن موافاتها ببيانات عن العاملين بالمنشآت والديوان.
6 – متابعة تنفيذ المنشآت بالنسبة لقضايا الافراد التي سبق ابداء الرأي فيها.
7 – متابعة اجراءات العمل بالمنشآت فيما يختص بشؤون الافراد.
8 – الاشراف على كل ما يتعلق بشؤون الافراد بالمنشآت والديوان ومسك سجل خاص لتدوين البيانات الخاصة بهم ومؤهلاتهم وخبراتهم والقرارات الخاصة بهم ومعرفة كل ما يهم المؤسسة عنهم.
9 – اتخاذ الاجراءات اللازمة لاعداد اعارة وتعيين الموظفين اللازمين بالمنشآت والديوان.
10 – مسك سجل بمستويات الوظائف للمنشآت والديوان يسجل به كل وظيفة في صفحة خاصة ويدون به بيان الملاك المعتمد والوظائف الشاغرة.
11 – تطبيق وتنفيذ النظم والقواعد الخاصة بشؤون الافراد.
12 – اعداد ملاك ديوان المؤسسة.
13 – تنفيذ اجراءات التعيينات والعلاوات والترفيعات والتقاعد والنقل والندب والاعارة والعقوبات وانتهاء الخدمة بالنسبة لمنتسبي الديوان.
14 – مسك ملفات شخصية وبطاقات خدمة بالنسبة لمنتسبي الديوان.
15 – النظر بموضوع الاجازات الاعتيادية والمرضية بانواعها وما يتبعها من سجلات بالنسبة لمنتسبي الديوان.
16 – اصدار الهويات الشخصية لمنتسبي الديوان.
ب – قسم الادارة – ويختص بالآتي :
1 – الشؤون الادارية والخدمات لديوان المؤسسة
2 – المعاملات الوقبة من استلام وتوزيع وتصدير وتوريد وتسجيل وحفظ.
3 – اعمال الطبع والرونيو والاستنساخ
4 – المعاملات المتعلقة بالاثاث والقرطاسية
5 – ملاحظة مقر الديوان من حيث الصيانة والنظافة والتكييف والانارة والمستلزمات الاخرى.
6 – مسؤولية ادارة وصيانة وخدمات السيارات التابعة لديوان المؤسسة.
7 – مراقبة الدوام بالنسبة لمنتسبي الديوان.
ج – قسم الحقوق والاملاك – ويختص بالآتي :
1 – اعداد لوائح القوانين والانظمة التي تقترح المؤسسة تشريعها وكذا القرارات ذات الصيغة القانونية.
2 – ابداء الرأي بشأن الاستفسارات القانونية التي تحال اليه.
3 – الاشراف على اعداد المذكرات في الامور القانونية التي تتطلب العرض على المجلس
4 – دراسة الوثائق والعقود التي تبرمها المنشآت التابعة من الناحية القانونية.
5 – ابداء الرأي من الناحية القانونية بالوثائق والعقود التي تكون المؤسسة طرفا فيها.
6 – دراسة القضايا القانونية الاخرى التي تكون المؤسسة طرفا فيها ابداء الرأي فيها.
7 – القيام باجراءات شراء واستملاك وبيع الاراضي والعقارات وتسجيلها باسم المؤسسة
8 – القيام باجراءات ايجار واستئجار وتنظيم العقود للاموال المنقولة وغير المنقولة للمؤسسة ومتابعة تنفيذها.
9 – القيام بكافة اعمال الافراز والتسجيل وغيرها في دوائر التسجيل العقاري والدوائر الاخرى المختصة باسم هذه المؤسسة.
10 – القيام بتنظيم العقود والاعذارات القانونية والرد عليها وأبداء الرأي القانوني فيما يتعلق بمعاملات المؤسسة.
12 – حفظ النسخ الاصلية من العقود وتزويد الدوائر والاقسام المختصة بنسخ منها للتصرف كل بقدر تعلق الامر به.
د – قسم الحسابات ويختص بالآتي :
1 – مراجعة القوائم التي تقدم من دوائر واقسام المؤسسة.
2 – حضور المناقصات التي تخص ديوان المؤسسة بشأن شراء الاثاث والمعدات وغيرها.
3 – الموافقة على اذن الشراء في حدود ما تسمح به التخصيصات.
4 – قيد المصروفات والايرادات الخاصة بالمؤسسة.
5 – مراقبة بنود الميزانية قبل الصرف واتمام عمليات الصرف بعد التأكد من توفر الاعتماد
6 – متابعة حسابات المؤسسة في المصارف
7 – مسك الحسابات المالية.
8 – اعداد الحسابات الختامية للديوان والحسابات الختامية الموحدة للمؤسسة.
9 – اعداد الميزانية التخمينية للديوان.
10 – اعداد كشوف صرف الرواتب والاجور والبدلات والمكافآت ومسك السجلات الخاصة بها.
11 – حفظ الكفالات الاولية ومتابعة تنفيذها واستلام الصكوك والتأمينات وأيداعها لدى البنوك واعادة مبالغها الى المقاولين بعد تأييد قسم الهندسة.
12 – حفظ ومتابعة تجديد الكفالات المصرفية وخطابات الضمان النهائية قبل انتهاء مدتها وطلب تحويل مبالغها واطلاقها وفقا لشروط العقود والتعديلات التي تجرى عليها بالتنسيق مع قسم الهندسة والدوائر والاقسام المختصة كل فيما يتعلق الامر به.
13 – فتح اضبارة خاصة لكل عقد مقاولة وتحفظ فيها كافة المراسلات المتعلقة به.
14 – التحقق من تنفيذ المقاولين لشروط عقود المقاولات من النواحي التالية :
أ – التأمين على المقاولة وفقا لشروط العقد
ب – براء ذمة المقاول من ضريبة الدخل
جـ – تنفيذ المقاول لقانون العمل وأية تعليمات تصدر بشأنه وكذلك قانون الضمان الاجتماعي.

المحتوى 2
15 – اشعار قسم الهندسة أو الدائرة ذات العلاقة قبل انتهاء مدة سريان وثائق التأمين والكمبيالات بشهر واحد لغرض اشعار المقاول لتجديدها أو تمديدها أو الغائها.
16 – صحة احتساب السلف المستحقة للمقاولين والذرعات النهائية المحالة اليها من قسم الهندسة بعد تنزيل كافة الاستقطاعات والغرامات والمبالغ المدفوعة لهم كسلف وأي التزامات مالية يرتبها عقد المقاولة على المقاولين
هـ – قسم العلاقات والتدريب – ويختص بالآتي :
1 – القيام بأعمال العلاقات الداخلية بما يحقق تدعيم الروابط بين الافراد في المؤسسة والمنشآت وتوجيه النشاط الاجتماعي للافراد بالمنشآت والديوان من زيارات ورحلات وخلافه.
2 – دراسة المشاكل التي تتعرض لها المنشآت والديوان فيما يتعلق بالعلاقات الانسانية والعامة ورفع التوصيات اللازمة لحلها ودراسة ما يحال اليه من شكاوى المراجعين والجمهور والافراد العاملين في المؤسسة ومنشآتها ورفع التوصيات اللازمة بشأنها.
3 – القيام باعمال الاعلام داخل المؤسسة وخارجها وذلك عن طريق ما يقوم به من طبع ونشر الكتيبات والمعلومات التي تخدم المؤسسة ومنشآتها في قطاع التجارة ومتابعة ما ينشر في الصحف فيما يتعلق بنشاطاتها وتوحيد النشاط الاعلامي والدعائي بهدف تقوية اواصر العلاقات الجيدة بين اجهزة المؤسسة والمنشآت من جهة وجمهور المتعاملين معها والاجهزة الاخرى العاملة في الدولة من جهة اخرى، واقامة الندوات العامة في المناسبات المختلفة وكلما تطلب الامر ذلك تحقيقا للهدف اعلاه.
4 – استقبال المراجعين الى المؤسسة وتسهيل مهامهم وتعقيب معاملاتهم والسعي لانجازها في أوقاتها المقررة وايصال النتائج والقرارات المتخذة بشأنها اليهم.
5 – الاحتفاظ بسجلات عن نشأة المؤسسة ومنشآتها ومسيرتها التاريخية وتجميع المعلومات عن نشاطاتها وانجازاتها المختلفة واعداد الكتاب السنوي ونشره وتوزيعه.
6 – اعداد التنظيمات الخاصة باقامة الندوات والاجتماعات والمؤتمرات واقامة الحفلات واجراءات الاستقبال ومرافقة الوفود والمندوبين وغيرهم والقيام بكافة أعمال التشريفات كلما دعت الحاجة الى ذلك.
7 – استلام الدعوات من الجهات الخارجية وعرضها على رئيس مجلس الادارة ثم متابعة اتخاذ الاجراءات اللازمة تنفيذا لقراراته بشأنها.
8 – القيام بالاجراءات الخاصة بالمعاملات المتعلقة بالخبراء الاجانب والوفود الخارجية واقامتهم وسفرهم وترتيب زياراتهم للمنشآت والديوان أو اية جهة من الجهات الاخرى.
9 – ادارة المكتبة وتنميتها والاشراف على استخدامها فيما يعود بالنفع على المؤسسة والمنشآت والعاملين فيها.
10 – تعريف العاملين الجدد باهداف المؤسسة ومنشآتها وواجباتها وهياكلها التنظيمية وعلاقاتها فيما بينها من جهة وفيما بين الاجهزة الاخرى العاملة في الدولة والجماهير المتعاملة معها. وتدريب العاملين وزيادة مهاراتهم وخبرهم ومعارفهم وتطويرها واكسابهم مهارات وخبر ومعارف جديدة بهدف زيادة الكفاءة الانتاجية وذلك عن طريق تنفيذ البرامج التدريبية بالمقدار الذي تقرره خطط التدريب وسياساته المقررة من قبل الوزارة والمؤسسة.
11 – الاشراف على تدريب الطلبة والمتدربين الخارجيين لدى الديوان والمنشآت وفقا للبرامج التدريبية الخاصة والمعدة من قبل الاجهزة التي ينتمون اليها بالتنسيق مع الاجهزة المختصة في الوزارة والمؤسسة.
12 – تنفيذ برامج مكافحة الامية والاشراف على سير العمل في مراكز محو الامية وتهيئة مستلزمات العمل فيها ضمن الحدود المقررة للمؤسسة ومنشآتها.
13 – اعداد تقرير سنوي عن مسيرة العلاقات والتدريب ومعوقات العمل ووضع خطة السنة القادمة على ضوءه.
14 – القيام بمهمة ترجمة مخابرات المؤسسة من اللغات الاجنبية الى اللغة العربية وبالعكس.
15 – مسك السجلات والاضابير اللازمة لتنفيذ المهام أعلاه.
و – قسم المحاسبة الالكترونية :
يقوم باعداد الدراسات والبرامج الخاصة بمكننة حسابات ديوان المؤسسة والمنشآت التابعة لها ومتابعة تنفيذها وتقديم الخدمات الاستشارية المتعلقة بالحاسبات الالكترونية لمختلف الدوائر والمنشآت بشكل يكفل حسن التنظيم وزيادة كفاءة الاداء وعدم التبذير في الموارد المالية ومنع الازدواجية في العمل ويختص بالآتي :
1 – اجراء البحوث والدراسات عن طريق مسح وتحليل اوضاع المنشآت بالتعاون مع اداراتها تمهيدا لاستعمال انظمة الحاسبات الالكترونية فيها في حقول الادارة العامة، التنظيم، انظمة المعلومات الادارية، ادارة الانتاج، حسابات الكلفة، حسابات الرواتب، السيطرة على الخزين، وبعض الانظمة الاخرى.
2 – تصميم الانظمة الواردة في الفقرة (1) وكتابة وفحص برامجها على الحاسبة الالكترونية.
3 – الاشراف على متابعة تطبيق انظمة الحاسبة الالكترونية على المعلومات الحقيقية واجراء بعض التغييرات المقترحة من قبل الجهة المستفيدة عند الحاجة.
4 – تدريب الفنيين والاداريين والمشرفين في المنشآت المراد تطبيق انظمة الحاسبة الالكترونية فيها وذلك لتأهيلهم من الناحيتين النظرية والتطبيقية وكيفية استعمال تلك الانظمة.
5 – التنسيق مع المركز القومي للحاسبات الالكترونية فيما يتعلق بالقضايا الفنية والعملية وفي اختبار وتقييم المتقدمين للعمل في قسم الحاسبة الالكترونية لانتقاء الجيدين منهم.
6 – تطبق على موظفي القسم المذكور قواعد الخدمة والملاك المطبقة على منتسبي المركز القومي للحاسبات الالكترونية استنادا الى احكام قرار مجلس قيادة الثورة المرقم (958) والمؤرخ في 8 – 9 – 975.

مادة 5
دائرة التسويق
تتولى هذه الدائرة تخطيط السياسات التسويقية المختلفة وتقوم باعداد الخطة العامة للاستيراد للمنشآت في اطار خطة التنمية القومية للقطر ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها كما تقوم باعداد الدراسات الاقتصادية والبحوث التسويقية والاحصائيات بالنسبة للسلع التي تتعامل بها بما يضمن توفيرها على مدار السنة بالكميات والاسعار المناسبة وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الاستيراد – ويختص بالآتي :
1 – اعداد مناهج الاستيراد المقترحة من المنشآت ودراسة التخصيصات المقترحة من المنشآت لمنهاج الاستيراد على ضوء الخزين المتوفر لدى كل منشأة من السلع مع الاخذ بنظر الاعتبار البضاعة قيد الشحن والبضاعة غير المشحونة من اعتمادات السنة الاستيرادية السابقة وحجم المبيعات والتقديرات التي تقدم بها كل منشأة لكميات السلع بغية الحيلولة دون تجميد اموال المنشآت في سلع مكدسة ولخلق السيولة النقدية، ثم تجميع التخصيصات المقترحة للمنشآت في منهاج استيراد موحد للمؤسسة وتقديمه الى وزارة التجارة.

المحتوى 3
2 – ابلاغ المنشآت بالتخصيصات المصادق عليها من الجهات المختصة لمناهج استيرادها مع اصدار التعليمات اللازمة لتنفيذ منهاج الاستيراد والصلاحيات المطلوبة لتنفيذه.
3 – مسك سجلات الاصدار اللازمة لكل منشأة بما يضمن سهولة مراقبة المؤسسة لتنفيذ المنشآت لتخصيصاتها الاستيرادية مع اجراء المطابقات الشهرية بين سجلات اصدار المؤسسة والمنشآت.
4 – اصدار اجازات الاستيراد مع مسك السجلات المختصة للمعامل الاهلية الصغيرة في القطاع الخاص غير المشمولة بالتنمية الصناعية على ان تكون مبالغها من ضمن تخصيصات المنشآت وبعد الرجوع اليها.
5 – دراسة طلبات المنشآت باجراء المناقلات ضمن تخصيصات فقرات مناهجها وبعد تقديم المبررات اللازمة من قبل المنشأة صاحبة الطلب.
6 – توفير التخصيصات اللازمة للمنشآت من تخصيصات منشأة اخرى بعد توفر المبررات اللازمة.
7 – اعداد تقرير فصلي عن تنفيذ تخصيصات مناهج الاستيراد للمنشآت بما يعكس تنفيذ كل منشأة لتخصيصاتها النسبية خلال كل فصل وتقديم الملاحظات والمقترحات حول الاستفادة المثلى من التخصيصات المقررة.
8 – في كل الاحوال على قسم الاستيراد التأكد من استنفاذ التخصيصات المقررة لكل منشأة قبل نهاية السنة الاستيرادية لفترة مناسبة وبما يمكن الاستفادة من :
أ – المبالغ الزائدة في اجازات الاستيراد الصادرة واعادتها الى تخصيصات منهاج المنشأة نظرا لان تلك المبالغ تعتبر بحكم الملغاة عند انتهاء السنة الاستيرادية
ب – المبالغ الزائدة في تخصيصات كل منشأة والتي يثبت عدم امكان استغلالها وتحويلها الى تخصيصات منشأة اخرى تحتاجها.
9 – تبليغ قرارات الجهة المختصة بمقاطعة اسرائيل الى المنشآت وادراج اسماء الشركات والمجهزين والبواخر في القائمة السوداء او رفعها.
10 – ابلاغ المنشآت بالاتفاقيات الاقتصادية التي يعقدها العراق مع الدول الاخرى مع التأكيد على المنشآت للاستفادة من بنود تلك الاتفاقيات لتغطية السلع التي تستوردها.
ب – قسم الابحاث والاحصاء – ويختص بالآتي :
1 – اجراء دراسات ميدانية عن المنشآت تتعلق بنشاط معين لتلك المنشأة أو مجمل نشاطاتها أو ظاهرة معينة لديها وبما يقدم للادارة العليا في المؤسسة مؤشرات عن المعوقات والاقتراحات اللازمة لازالتها باتجاه تسهيل وتيسير عمل المنشأة.
2 – اعداد الدراسات الخاصة بتطور الانتاج المحلي المعوض وتأثير ذلك على الحد من استيراد المنشآت للسلع المماثلة.
3 – اعداد دراسات عن العلاقات التجارية مع الدول الاخرى التي ترتبط مع العراق بعلاقات تجارية ومن واقع النشاط الاستيرادي للمنشآت مع تلك الدول.
4 – متابعة الاسعار العالمية للسلع التي تتعامل بها المنشآت بالافادة من النشرات والمجلات الدورية المتوفرة وتقديم الدراسات اللازمة عن تلك الاسعار بما يعكس تطورها واتجاهاتها والتنبؤات المستقبلية في ضوء المؤشرات المتوفرة.
5 – اعداد الدراسات اللازمة عن مسالك التوزيع والنقل والخزن والدعاية والاعلان عن المنشآت.
6 – اعداد الدراسات التسويقية التي تهدف الى تقدير احتياجات القطر السنوية من السلع المختلفة على اساس التقديرات المتاحة للانتاج وحجم المبيعات للسنوات السابقة وبما يضمن انسيابية السلع من مصادرها الى مواقع الاستهلاك في الوقت المناسب وبالكميات والاسعار المناسبة.
7 – اعداد تقارير فصلية عن انشطة المنشآت تتضمن النواحي الاستيرادية والبيعية والخزن ومنافذ التوزيع والقوى العاملة ومن واقع الاحصائيات التي تقدمها المنشآت عن تلك الانشطة.
8 – تجميع التقارير الفصلية في تقرير سنوي يعكس النشاطات الواردة في الفقرة (7) مع المقارنات اللازمة.
9 – تدقيق البيانات والاحصائيات المقدمة شهريا من المنشآت عن متابعة تنفيذ منهاج الاستيراد وفقا للجداول المعدة من قبل الجهات المختصة وافراغ تلك البيانات في جدول موحد مع استخلاص المؤشرات المتعلقة بنسب التنفيذ والبضاعة الواصلة وابلاغها الى الجهات ذات العلاقة مع مراعاة ارسال جداول حركة البضاعة قيد الشحن ولدى الكمارك وفي المخازن ضمن الجداول المذكورة كمية وقيمة
10 – تقديم الدراسات الشهرية اللازمة عن نسبة البضاعة الواصلة على مناهج استيراد المنشآت الى المجلس مع المؤشرات والتوصيات اللازمة لاتخاذ ما يلزم بشأنها حسب توصية المجلس.
11 – تدقيق البيانات والاحصائيات المقدمة فصليا من المنشآت عن الموقف السلعي لاهم السلع التي تستوردها وابلاغها الى الجهات ذات العلاقة.
12 – توجيه المنشآت الى ملافاة الاخطاء والنواقص التي تقع فيها وعقد الاجتماعات الدورية مع رؤوساء اقسام الاحصاء في المنشآت لتسهيل اعداد وتقديم الجداول والبيانات الاحصائية بشكل سليم وفقا للنماذج المقررة وفي المواعيد المتفق عليها.
13 – تدقيق تقارير سير العمل الفصلية المقدمة من المنشآت وتأشير الملاحظات اللازمة عنها مع ابلاغها الى وزارة التجارة ودوائر المؤسسة ذات العلاقة بانشطة المنشآت.
14 – اعداد تقرير شهري عن انشطة كل منشأة على انفراد يتضمن دراسة انشطة الاستيراد والمبيعات والخزن ومنافذ التوزيع والقوى العاملة ومن واقع البيانات التي تقدمها كل منشأة وابلاغه الى الادارة العليا في المؤسسة مع المؤشرات والملاحظات لاتخاذ ما يلزم بصددها مع المنشأة المعنية وحسبما تنسبه الادارة العليا.
15 – اعداد تقرير احصائي شهري عن انشطة دوائر المؤسسة على ضوء ما تقدمه تلك الدوائر من بيانات الى قسم الابحاث والاحصاء تمكن من تضمينها في تقرير شهري يقدم الى الادارة العليا.
16 – اقتراح ادخال التعديلات المناسبة على تصميم الجداول الاحصائية بعد ابلاغها الى الاقسام الاحصائية في المنشآت واستحصال الموافقات اللازمة على العمل بموجبها.

مادة 6
دائرة الرقابة
وهي الاداة الرئيسية الفعالة لمجلس ادارة المؤسسة في متابعة ورقابة مختلف الانشطة المالية والادارية والمخزنية وغيرها للمنشآت والديوان واقتراح الانظمة والوسائل التي من شأنها تلافي الاخطاء قبل وقوعها، كما تتولى دراسة وتوحيد الميزانيات التخمينية والختامية وحساب الارباح والخسائر للمنشآت والديوان واجراء التحليل المالي، وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم الرقابة الداخلية – ويتولى الاعمال التالية :
1 – التأكد من كفاءة اعمال الحسابات في المنشآت والديوان سواء من ناحية النظام المحاسبي المطبق او كفاءة القائمين به بما يضمن سلامة النواحي المالية.
2 – دراسة الميزانيات والحسابات الختامية عند اعدادها بالمنشآت والديوان وقبل ارسالها للمؤسسة للعرض على المجلس وذلك للتأكد من مراعاة مطابقتها للقوانين والانظمة والتعليمات المقررة.

المحتوى 4
3 – القيام بايضاح القواعد والتعليمات المالية التي تصدرها المؤسسة او السلطات الاخرى والتأكد من تطبيقها.
4 – التثبت من ايداع حصيلة المبيعات اليومية لدى المصارف اولا بأول.
5 – التثبت من وجود حسابات تكاليف ملائمة لكل منشأة ومراجعتها واقتراح التوصيات لتطويرها.
6 – التأكد من اجراء التأمين على موجودات المنشآت والديوان وكذلك التأمين ضد خيانة الامانة.
7 – رقابة واردات المنشآت وتفتيش سجلات ديوان المؤسسة والمنشآت للتثبت من سلامة الاجراءات والقيود.
8 – التأكد بصفة خاصة من جدية اجراء الجرد والتقييم وان تحديد معدلاته قد تم وفق القواعد والاصول المرعية.
9 – التعليق على تقارير ديوان الرقابة المالية المتعلقة بحسابات المنشآت والديوان والرد عليها.
10 – تفتيش دوائر واقسام المنشآت والديوان للتثبت من صحة تطبيق القوانين والقواعد والانظمة والتعليمات وقرارات مجلس ادارة المؤسسة واعداد التقارير الدورية عن ذلك.
11 – متابعة تسيير الاعمال بالمنشآت من النواحي الانتاجية والادارية والتأكد من سلامة الاجراءات.
12 – مراجعة الحدود الدنيا والعليا ونقطة اعادة الطلب لكل صنف بالمخازن للتأكد من ملائمته للاحتياجات حتى لا يتسبب ارتفاع الارصدة في ابقاء رأسمال كبير معطل مع ضمان استمرار وجود ارصدة تكفي حاجة الطلب وفي حالة زيادة الارصدة يقترح الحلول اللازمة لتصريفها مع مراقبة طريقة الخزن لتلافي الضياع والتلف الذي قد ينشأ عن سوء اجراءات التخزين.
13 – فتح اضبارة خاصة بكل مقاولة تحفظ بها صورة من عقد المقاولة ونسخ من كافة المستندات المتعلقة بها والمراسلات المتبادلة حولها.
14 – تدقيق صحة احتساب السلف المستحقة للمقاولين والمبالغ الاخرى المستحقة لهم وكذلك المدد والذرعات النهائية (الحسابات النهائية) للمقاولات.
ب – قسم الميزانيات والتحليل المالي – ويختص بالآتي :
1 – دراسة النظم المتبعة في اعداد الميزانيات التخمينية واصدار التعليمات بالقواعد المطلوب وضع تلك الميزانيات على اساسها والتأكد من ان الميزانيات التخمينية للمنشآت والديوان قد اعدت وفق هذه التعليمات ثم توحيدها بميزانية تخمينية مجمعة للمؤسسة ككل.
2 – دراسة وتحليل الميزانيات والحسابات الختامية وموازين المراجعة لمختلف المنشآت على اساس مفهوم موحد لاستخراج مؤشرات تفيد المجلس عند عرضها عليه.
3 – بحث الاسباب الحقيقية للابتعادات عن الميزانية التخمينية وبحث نقاط الاختلاف التي قد تقوم بين المنشآت ومدقق حساباتها وعرض صورة صحيحة لهذه المواضيع على المجلس.
4 – ابداء الرأي فيما تثيره المنشآت عن مدى كفاية رؤوس اموالها تمهيدا للعرض على المجلس.
5 – دراسة طلبات التسهيلات اللازمة للمنشآت ورفع التوصيات المناسبة للمجلس بالنسبة لكتب الضمان المطلوبة اصدارها.
6 – القيام بالدراسات لادماج المنشآت القائمة ولانشاء المشروعات الجديدة من الناحية المالية تمهيدا للعرض على المجلس.
7 – طلب البيانات المالية من المنشآت والتي قد تحتاجها الدوائر والاقسام المختلفة بالمؤسسة او قد تكون مطلوبة لعرضها على المجلس.
8 – دراسة موقف الحسابات الجارية بالمنشآت ومتابعة التحصيلات وابداء الرأي والتوصيات لتحسين وتطوير نظم التحصيل.

مادة 7
دائرة الخدمات
تتولى تقديم الخدمات الى المنشآت والديوان في مجالات الشحن والنقل والمخازن والاخراج الكمركي والاعمال الهندسية والانشاءات وشؤون الكراجات وورش التصليح وتضم الاقسام التالية :
أ – قسم النقل والاخراج – ويختص بما يلي :
1 – متابعة شحن ونقل البضائع المستوردة من مناشئها حتى موانيء ومحطات الوصول خارج وداخل العراق.
2 – العمل على تطوير صيغ الشحن والنقل المختلفة للبضائع المستوردة بما يضمن وصول تلك البضائع بأسرع وقت وأقل كلفة.
3 – دراسة الصعوبات التي قد تواجه المنشآت في شؤون الشحن والنقل المختلفة والعمل على ايجاد الحلول اللازمة.
4 – متابعة اعمال الاخراج الكمركي للبضائع المستوردة والاشراف على عمليات استلام ونقل تلك البضائع من موانيء ومحطات الوصول الى المخازن المختصة.
5 – متابعة اعمال نقل البضائع بين محافظات القطر المختلفة واستخدام وسائل النقل والمناولة المتوفرة لدى المنشآت بما يضمن استغلال اقصى طاقة ممكنة لتلك الوسائل.
6 – متابعة تطوير قابلية وطاقة النقل ووسائل المناولة لدى ديوان ومنشآت هذه المؤسسة للوصول الى وحدة نقل متكاملة لنقل البضائع بين موانيء ومحطات الوصول والمخازن في محافظات القطر.
7 – متابعة تهيئة الكراجات اللازمة لايواء وتصليح وسائط النقل ووسائل المناولة ومراقبة اعمال الصيانة على تلك الوسائط والوسائل وعلى معدات وادوات التصليح لضمان استمرار اعمال الصيانة وتقديم الخدمات اللازمة.
8 – متابعة رفع البضائع المستوردة من مخازن وارصفة الموانئ العراقية والمخازن الكمركية ومخازن السكك وشركات النقل وعدم السماح بتكديسها هناك.
9 – اقتراح فتح مكاتب لمتابعة اعمال نقل واخراج وتخليص البضائع في داخل العراق وخارجه وادارة اعمال المكاتب المذكورة.
ب – قسم المخازن المركزية – ويختص بما يلي :
1 – الاشراف العام على المخازن التابعة للمؤسسة
2 – المحافظة على امنية وسلامة المجمعات المخزنية ومراقبة دخول وخروج المراجعين والبضائع الداخلة والخارجة.
3 – مراقبة دوام العاملين في المجمعات المخزنية من منتسبي المؤسسة والمنشآت وطريقة معاملتهم للمراجعين وارسال تقارير دورية بذلك الى ديوان المؤسسة والمنشآت المعنية.
4 – العمل على تطوير الكادر الاداري والفني للمخازن وكذلك تطوير وسائل المناولة وطرق الخزن لمخازن المؤسسة ومنشآتها.
5 – متابعة اعمال حراسة المخازن من قبل الشرطة والحراس المختصين وتطوير طرق الحراسة
6 – متابعة قيام المنشآت بتوفير وسائل مكافحة اطفاء الحريق والتأكد من صلاحيتها الدائمة للعمل وكذلك الاشراف على مراكز الاطفاء التابعة للمجمعات المخزنية.
7 – متابعة قيام ادارات المخازن برفع النفايات والمواد المتضررة والتي يؤثر وجودها على سلامة المخازن وطاقة الخزن.
8 – مراقبة خزن البضائع بالشكل الاصولي الذي يضمن عدم تلف البضائع وتعرضها للخطر.
9 – متابعة حركة دخول وخروج البضائع للمخازن وطلب الكشوفات الشهرية والسنوية بذلك

المحتوى 5
ج – قسم الهندسة – يتولى الدراسة والاشراف على الاعمال الهندسية والانشاءات وخدماتها التي تعود الى المؤسسة ومنشآتها وكل ما يتعلق بوضع الخطة لها ومتابعتها وتنفيذها ويقوم على وجه الخصوص بما يلي :
1 – وضع الدراسات الخاصة بالامور الهندسية والمناقصات والمواصفات والعطاءات الخاصة بمشاريع المؤسسة ومنشآتها والاشراف على الخدمات اللازمة للمشاريع والمباني العائدة لها.
2 – الاشراف على متابعة تنفيذ المشاريع ومراقبة الالتزام بالمواصفات والشروط.
3 – تقديم التقارير الدورية عن سير الاعمال في المشاريع وكافة الامور الهندسية التي تخص المؤسسة ومنشآتها.
4 – التعاون مع الجهات المختصة بدراسة ما قد يعترض تنفيذ المشاريع والعقبات التي تحول دون القيام بالاعمال وفق الشروط او تسبب تأخير انجازها في المواعيد المحددة وتقديم التوصيات اللازمة لذلك.
5 – أعداد التقارير التي يطلبها مدير عام دائرة الخدمات.
6 – تنفيذ ما يسند اليه من الاعمال الاخرى المماثلة
7 – تنظيم عقود المقاولات وعرضها على قسم الحقوق والاملاك لتدقيقها من الناحية القانونية قبل التوقيع عليها.
8 – تدقيق وتأييد صحة طلبات المقاولين للسلف والمدد والذرعات النهائية وكل ما يتعلق بالنواحي الفنية الاخرى منها قبل احالتها الى قسم الحسابات.
9 – اشعار الدوائر والاقسام ذات العلاقة بالتعديلات التي تجري على العقود وانتهاء اعمال والتزامات المقاولين وفقا لشروط العقد.
10 – التنسيق مع قسم الحسابات بكل ما يتعلق بالكفالات المصرفية وخطابات الضمان الاولية والنهائية والصكوك والتأمينات الخاصة بالمقاولات.
د – قسم الاسواق المركزية – يقوم بتهيئة مجمعات تسويقية في كافة انحاء القطر سواء عن طريق الانشاء أو الاستئجار ليقوم من خلالها بتوزيع بضائع المنشآت التابعة للمؤسسة أو المنشآت الاخرى الاستيرادية والانتاجية للقطاعين العام والخاص بالمفرد.

مادة 8
قسم المكتب الخاص – ويختص بالآتي :
1 – تلقي قرارات وتوصيات الهيئات الاستشارية في المنشآت ودراستها واحالتها الى الدوائر والاقسام المختصة بالمؤسسة ومتابعة سرعة اعداد الرد على ما جاء بها وتلقي الردود منها واعداد مذكرة موحدة بها للعرض على رئيس مجلس الادارة.
2 – ابلاغ المنشآت برأي المؤسسة فيما أثارته من موضوعات خلال المدة القانونية المحددة لذلك.
3 – أعداد وطبع المذكرات المعتمد عرضها على المجلس وتحضير جدول الاعمال وتوزيعه على الاعضاء ومسك السجلات اللازمة لمحاضر الجلسات.
4 – اعمال سكرتارية جلسات المجلس واجتماعاته التي تعقد بالمؤسسة.

مادة 9
قسم التنظيم والاساليب – ويختص بما يلي :
1 – جمع المعلومات واجراء المسوحات الخاصة بالتنظيمات الادارية ومراجعة وتحليل اهدافها واختصاصاتها واقتراح تطويرها.
2 – دراسة اساليب العمل واجراءاته واقتراح الحلول التي تؤدي الى تبسيطها وازالة العراقيل الناجمة عن تكدس وزخم الاعمال والتعطيل والازدواجية والتداخل.
3 – دراسة الهيكل التنظيمي للمؤسسة والمسؤوليات المناطة بها وتحديد المستويات الادارية لهذه المسؤوليات والاختصاصات.
4 – وضع (أوصاف اعمال) تبين اهداف الوظائف والواجبات والاختصاصات والصلاحيات المناطة بها والعلاقات التنظيمية فيما بينها.
5 – اصدار (دليل المعاملات) يسمح لموظفي المؤسسة والمنشآت والمواطنين من ان يكونوا على بينة من كيفية انجاز المعاملات الرئيسية المختلفة.
6 – دراسة اهداف واختصاصات وخطط عمل الوحدات الادارية وسير العمل فيها للديوان والمنشآت للتعرف على نقاط الاختناق او الضعف او التخلف والتي تحتاج الى معالجة او تطوير عن طريق مزيد من التأهيل للقوى العاملة والخروج ببيانات اولية عن الاحتياجات الدراسية والتدريبية اللازمة وذلك في ضوء دراسة مواصفات القوى العاملة من حيث المستوى الدراسي والتخصص والخبرة والممارسة ومدة الخدمة والعمر وطبيعة العمل الممارس فعلا والمشاركات السابقة في الدورات التدريبية.
7 – دراسة برامج الزمالات الدراسية والتدريبية الممنوحة أو المقترحة ومناقشتها مع الوحدات الادارية المعنية بها ووضع ملاحظاتها وتوصياتها بشأنها وتسمية مرشحيها ووضع مواصفاتهم وذلك بالنسبة للديوان والمنشآت.

مادة 10
هيئة التخطيط
1 – تؤلف في ديوان المؤسسة هيئة مركزية للتخطيط من مجلس الادارة رئيسا لها ومن عضوية كل من المعاون والمدراء العامين لدوائر ديوان المؤسسة والمدراء العامين للمنشآت أو من ترى الاستعانة به بطلب من رئيس مجلس الادارة ويقوم بامانة سرها مدير قسم المكتب الخاص.
2 – تقوم الهيئة بتوحيد الدراسات والخطط التي تقدمها دوائر المؤسسة في خطة موحدة مترابطة ومتناسقة في الاهداف الرئيسية والفرعية وتراقب تنفيذ هذه الخطة الموحدة عن طريق التقارير الدورية التي تردها من الدوائر المذكورة.
3 – تعقد هيئة التخطيط اجتماعاتها كلما دعاها رئيس مجلس الادارة لذلك.
4 – تكون قرارات الهيئة نافذة في حدود صلاحيات رئيس مجلس الادارة وموافقته والا تعرض على المجلس.

الفصل الرابع
الشؤون الادارية

مادة 11
تعد المؤسسة ميزانية تخمينية بمصروفاتها السنوية تتحملها المنشآت التابعة لها وفق نسب تحدد بتعليمات يقرها المجلس أو من يخوله.

مادة 12
تشكل في كل منشأة هيئة خاصة بها تحدد فيها مفردات الوظائف المتعلقة بالادارة العليا وبالدوائر والاقسام والشعب والوحدات الخاصة بها يقرها المجلس.
الفصل الخامس
المنشآت

مادة 13
تشكل في كل منشأة هيئة استشارية يعين مجلس ادارة المؤسسة اعضائها بقرار يصادق عليه الوزير.

مادة 14
تكون واجبات وصلاحيات واسلوب عمل الهيئة الاستشارية على الشكل التالي :
أ – الواجبات والصلاحيات :
1 – دراسة الميزانية التخمينية المعدة من قبل قسم الحسابات ورفع توصياتها وملاحظاتها الخاصة بها.
2 – دراسة منهاج الاستيراد المعد من قبل الاقسام المختصة ورفع التوصيات بشأنه.
3 – دراسة خطة توسيع اعمال وخدمات المرافق في المنشأة كالمخازن والكراجات وغيرها.
4 – دراسة الملاكات المقترحة المعدة من قبل قسم الذاتية ورفع توصياتها بشأنها.
5 – دراسة المقترحات المرفوعة من قبل مدير عام المنشأة بخصوص تطوير العمل في المنشأة ورفع التوصيات في ضوء ذلك.
6 – دراسة السياسة التسويقية للمنشأة وتقديم التوصيات.
ب – اسلوب العمل – تعقد اجتماعات الهيئة الاستشارية بكامل أعضائها او بالاكثرية كلما دعت الضرورة الى ذلك وعلى ان لا تقل اجتماعاتها عن مرة واحدة في الشهر ويقوم سكرتير الهيئة بتنظيم وتهيئة دعوات الاجتماع واعداد المحاضر وفتح الاضابير ومسك السجلات اللازمة.

الفصل السادس
احكام عامة

مادة 15
لكل منشأة شخصية معنوية تتمتع باستقلال مالي واداري لها حق التقاضي والتعاقد وتملك الاموال المنقولة والقيام بجميع التصرفات القانونية لتحقيق اغراضها ويمثلها مديرها العام أو من يخوله.

مادة 16
يكون مركز المنشأة في بغداد ولها ان تفتح فروعا ومكاتب داخل العراق وخارجه ويجوز ان يكون مركز المنشأة خارج العراق بقرار من المجلس.

مادة 17
تؤلف لجنة انضباط مركزية في الديوان بترشيح من المجلس او من يخوله وتخول الصلاحيات اللازمة لفرض العقوبات الانضباطية على الموظفين والايصاء بفرض العقوبات التأديبية عليهم من قبل المجلس وذلك للنظر في القضايا التي لا تنظر من قبل لجان الانضباط في ديوان المؤسسة والمنشآت وكذلك اية قضية يرى المجلس أو رئيس مجلس الادارة احالتها اليها.

مادة 18
يلغى بهذا النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية المنشور في الجريدة الرسمية بالعدد المرقم 2519 الصادر بتاريخ 22 – 3 – 1976 وتعديلاته.

مادة 19
ينفذ هذا النظام الداخلي اعتبارا من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.

وزير التجارة