عنوان التشريع: تعليمات الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بدار الثورة للصحافة والنشر
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1985
تاريخ التشريع: 1985-01-01 00:00:00
استناداً إلى أحكام المادة (14 ثالثاً) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1982 .
أصدرنا التعليمات التالية :
مادة 1
تصنف الوثائق لأغراض هذه التعليمات تبعاً لأنشطة العمل إلى الأصناف التالية وبموجب الجداول الملحقة بها .
1 الوثائق الفنية : وتشمل الوثائق التي تنظم وتعبر عن نشاط الدار النوعي المتخصص الذي يحقق أهداف الدار واختصاصها
2 الوثائق المالية : وتشمل الوثائق التي تنظم الأمور المالية في الدار والتي تعبر عن أوضاعها المالية .
3 الوثائق الإدارية : وتشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن النشاط الإداري الذي يساعد الدار على تحقيق أهدافها .
مادة 2
لرئيس المجلس الموافقة على عدم إتلاف أية وثيقة من الوثائق العائدة للدار .
مادة 3
1 يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية الحديثة كأجهزة التصوير المصغر (الميكروفلم) والحاسبة الالكترونية أو أية وسيلة أخرى لتنفيذ هذه التعليمات .
2 تعتبر صورة الوثيقة المؤيدة من قبل الإدارة المختصة بحكم الوثيقة الأصلية بعد توثيقها، ويتم التعامل بها على هذا الأساس
مادة 4
تؤلف لجنة دائمة في الدار برئاسة رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه وبعضوية ثلاثة أعضاء بدرجة مدير تتولى الإشراف على إتلاف الوثائق القديمة المقرر إتلافها وبالطريقة التي تقرها هذه اللجنة .
مادة 5
1 تؤلف في كل مديرية ضمن تشكيلات الدار لجنة فرعية لإتلاف الوثائق برئاسة عضو اللجنة الرئيسية .
2 ترفع اللجنة الفرعية توصياتها بإتلاف الوثائق بعد تنظيم قوائم مفصلة بالوثائق المراد إتلافها، منظمة أرقامها وتواريخها وموضوعاتها وأية معلومات أخرى تراها اللجنة ضرورية، وتنظم محاضر أصولية بعمليات الإتلاف وعرضها على اللجنة الرئيسية واستحصال موافقة رئيس المجلس بالتنسيق مع ممثل من المركز الوطني للوثائق .
3 يجوز للجنة الفرعية اقتراح إضافة أو حذف بعض أصناف الوثائق الواردة في الجدول بحكم معرفتها التفصيلية أثناء الفرز والتقييم للوثائق وتقديمها للجنة الرئيسية لدراستها وإقرارها عدا ما يتعلق بالوثائق المالية .
فتطبق أحكام المادة (14) فقرة 1 التي سيرد ذكرها لاحقاً .
مادة 6
أية وثيقة لم يرد ذكرها في الجدول الملحق بهذه التعليمات يتم تحديد الحد الأدنى والأعلى للمدد الزمنية اللازمة لإتلافها وفقاً لما يلي :
1 إذا كانت من الوثائق المالية تقوم الدار بناء على توصية من اللجنة الرئيسية بمفاتحة وزارة المالية لإصدار التعليمات اللازمة بشأنها .
2 إذا كانت من الوثائق الفنية أو الإدارية يحدد الحدان الأدنى والأعلى بتوصية من اللجنة الفرعية، وقرار من اللجنة الرئيسية يصادق عليها رئيس المجلس أو من يخوله وعندئذ تعتبر جزءاً من الجداول الملحقة .
مادة 7
واجبات ومهام اللجنة الرئيسية وصلاحياتها :
1 الإشراف على صيانة وحفظ الوثائق العائدة للدار .
2 تنظيم استبعاد وإتلاف الوثائق ضمن سجلات وقوائم واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها من حيث الاحتفاظ بها أو استبعادها أو إتلافها .
3 تكون اجتماعات اللجنة لمرتين في السنة بدعوة من رئيسها ويكون حضور ممثل المديرية وجوبياً عند النظر في إتلاف الوثائق العائدة لمديريته .
4 يتولى سكرتير اللجنة إعداد محاضر اجتماعات اللجنة وحفظها ومتابعة تنفيذ قراراتها واتخاذ ما يلزم بعرض محاضر اجتماعات اللجان الفرعية ومقترحاتها ضمن جدول زمني .
5 تتخذ قرارات اللجنة الرئيسية بالتصويت ويرجح الجانب الذي يكون صوت رئيس اللجنة معه عند تساوي الأصوات .
6 للجنة الرئيسية وضع الضوابط والمحددات لعمليات التقييم السنوي للوثائق وما يتطلبه عملها أو عمل اللجان الفرعية ويصادق عليها رئيس المجلس طبقاً لأحكام القانون .
7 على اللجنة الرئيسية التعاون والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق لغرض الكشف والتقييم والدراسة للوثائق قبل إتلافها .
8 للجنة بموافقة رئيس المجلس اتخاذ القرارات اللازمة للاحتفاظ ببعض الوثائق الخاصة أو الأمنية أو السياسية أو استبعادها أو إتلافها حسب متطلبات العمل وذلك بعد تصويرها وتسجيلها في سجلات خاصة تحفظ لديها مع مراعاة ما ورد في المادة الثالثة أعلاه .
9 تخضع قرارات اللجنة الرئيسية لمصادقة رئيس المجلس .
10 عند إتلاف الوثائق تنظم اللجنة الرئيسية محضراً بنسختين وتحفظ نسخة من القوائم والأوليات في ملف خاص .
المادة الثامنة : تكون مراكز الحفظ في الدار مسؤولة عن الاحتفاظ بالوثائق المقرر حفظها لديها والحفاظ عليها، وأسلوب تداولها .
مادة 9
1 يعتبر إرسال الوثائق إلى الجهات الصناعية إتلافاً على أن لا يؤدي إرسالها إلى تسرب أية معلومات منها .
2 في حالة رفض الجهات الصناعية لأي سبب استلام الوثائق التي يراد إتلافها تجري عملية الإتلاف المباشر للوثائق في الدار بإشراف اللجنة الرئيسية وبما لا يؤدي إلى تسرب المعلومات منها .
مادة 10
1 لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بالمعلومات المعلقة أو غير المنجزة أو المعترض عليها من أية جهة إلا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها أو صدور حكم قطعي بشأنها .
2 لا يجوز إتلاف الوثائق التي ترى اللجنة التي تعود إليها، إنها ذات أهمية تاريخية أو تراثية أو علمية أو فنية ويتسم إيداعها في المركز الوطني لحفظ الوثائق .
3 لا يجوز إتلاف الوثائق المالية إلا بعد مضي المدة المقررة لحفظها ورقياً وشريطة أن تكون أصولها قد دققت من قبل الجهات التدقيقية .
4 لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة .
5 لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بالعقود خلال فترة التنفيذ .
مادة 11
يتم إتلاف الوثائق الرسمية الموثقة لعمليات وأوامر مالية وحسابية ومخزنية وفقاً لتعليمات وزارة المالية عدد (5) لاحقاً لسنة 1983 . مع الجداول الملحقة بها أو أية تعليمات وجداول تصدر عنها لاحقاً .
مادة 12
تراعى التعليمات الصادرة من وزارة الثقافة والإعلام بشأن الحفاظ على الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والفنية أو أية وثيقة أخرى .
مادة 13
يعتبر مقصراً في واجباته ويتعرض للعقوبات الانضباطية التي أوردتها المادة (18) من القانون المذكور، كل من أخل بتطبيق القانون والأنظمة والتعليمات الصادرة بموجبه .
مادة 14
تسري أحكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 . على كل حالة لم يرد لها نص في هذه التعليمات .
المادة الخامسة عشرة : تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
رئيس مجلس الإدارة
رئيس التحرير
المحتوى 1
أولاً : جدول الوثائق الفنية
أ الوثائق الإعلامية والمكتبية
المدد الزمنية اللازمة للإتلاف
نوع الوثيقة في حالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 الأرشيف الصحفي يتلف لا يتلف
2 الكتب ومحتويات المكتبة لا تتلف لا تتلف
3 نسخ جريدة الثورة تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة
4 المجلد الشهري لا تتلف لا تتلف
ب المطابع
1 الكشف اليومي لا يصور يتلف بعد مرور سنتين عليه
2 ملفات التدريب تتلف تتلف بعد مرور سنتين عليها
3 أوامر العمل لا تصور كذا
4 سجلات متابعة أوامر العمل لا تصور تتلف بعد مرور (5) سنوات
عليها
5 سجلات صرف المواد تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
من تدقيقها وجردها
6 وثائق المجمع الطباعي تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
عليها بعد استلامها .
ثانياً : جدول الوثائق الإدارية
أ جدول الوثائق القانونية المدد الزمنية اللازمة للإتلاف
ت نوع الوثيقة في حالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة لا تتلف لا تتلف
3 الأنظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
4 جريدة الوقائع العراقية تتلف تتلف بعد صدور المجموعة
السنوية
5 ملفات الدعاوى القضائية والانضباطية تتلف بعد مرور تتلف بعد مرور (15) سنة
خمس سنوات من من اكتساب الحكم الدرجة
تاريخ اكتساب الحكم القطعية
الدرجة القطعية
6 العقود والمقاولات على اختلاف أنواعها تتلف بعد مرور تتلف بعد مرور (15) سنة
(15) سنة من تاريخ من تاريخ انتهائها
انتهاء الالتزامات
القانونية
7 الكفالات تتلف تتلف بعد انتهاء الالتزامات
المترتبة عليها
8 الاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
9 الوثائق المتعلقة بحقوق الملكية وحقوق الامتياز لا تتلف لا تتلف
10 قرارات اللجان التحقيقية تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
من انتهاء التحقيق
ب الوثائق الذاتية (الأفراد)
1 قرارات لجان احتساب مدة الخدمة لأغراض تتلف تتلف بعد مرور (10) سنوات
التقاعد والوثائق المتعلقة بها . عليها
2 مراسلات الإحالة على التقاعد تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء المعاملة .
3 المراسلات المتعلقة بالإيفاد والزمالات تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
والإجازات الدراسية على تاريخ انتهائها .
4 استمارات الإحالة إلى المستشفى تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة
عليها
5 مراسلات استحصال الموافقة على الاشتغال بعقد تتلف تتلف بعد مرور (5) لسنوات
على انتهاء العقد .
6 الأضابير الشخصية للموظفين والعمال لا تتلف لا تتلف
7 الأضابير الشخصية للمستقيلين والمفصولين لا تتلف لا تتلف
والمعزولين
8 دفاتر الضمان والوثائق الخاصة بها لا تصور لا تتلف
9 سجلات الملاك لا تصور لا تتلف
10 الوثائق الخاصة بالجنسية والأحوال الشخصية لا تتلف لا تتلف
11 دفاتر الخدمة الخاصة للموظفين لا تتلف لا تتلف
جـ الوثائق الإدارية العامة
المدد الزمنية اللازمة للإتلاف
ت نوع الوثيقة في حالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 تعاميم مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان لا تتلف لا تتلف
الرئاسة
2 الأنظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
3 قرارات مجلس الإدارة تتلف لا تتلف
4 سجلات العلاوة والترفيع والتقارير السرية تتلف لا تتلف
5 سجل الهويات الشخصية تتلف تتلف بعد مرور (10) سنوات
6 البطاقات والهويات الشخصية تتلف لا تتلف
7 سجلات الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على غلقها
8 سجل البريد تتلف تتلف بعد مرور (3) سنوات
9 دفاتر الذمة تتلف تتلف بعد مرور (3) سنوات
10 الأوامر الإدارية تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
11 التعاميم والمناشير العامة تتلف تتلف بعد مرور سنتين
12 الصلاحيات تتلف تتلف بعد مرور (15) سنة من
تاريخ انتهائها
13 وثائق القلم السري وسجلاته لا تتلف لا تتلف
14 المراسلات مع الدوائر الأخرى تتلف تتلف بعد مرور (3) سنوات
على انتهاء غرضها .
15 سجلات الأعمال الإضافية تتلف تتلف بعد مرور (سنتين) عليها
16 سجلات الدوام تتلف تتلف بعد مرور (سنتين) عليها
17 محاضر قرارات لجان الحفاظ على الوثائق تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء مفعولها .
18 الوثائق الخاصة بمواضيع عامة تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء الالتزامات المتعلقة بها
د وثائق المتابعة والإحصاء
1 استمارات تقييم أداء العاملين تتلف لا تتلف
2 كشوفات مديرية المطابع تتلف تتلف بعد مرور سنتين
3 سجلات الكميات والتوزيع والمواد وسحب تتلف تتلف بعد مرور (3) سنوات
المواد
4 سجل الجرد اليومي تتلف تتلف بعد مرور سنتين
5 التعاميم والمذكرات الداخلية تتلف تتلف بعد مرور (3) سنوات عليها
6 سجلات الملاك لا تصور لا تتلف
7 الدراسات والبحوث تتلف لا تتلف
8 التقارير الشهرية والفصلية والسنوية تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء الأعمال المتعلقة بها .
9 وثائق متابعة المنهاج الاستيرادي تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء الأعمال المتعلقة بها .
ثالثاً : جدول الوثائق المالية
يجري إتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والتسوية والسجلات المالية، عملاً بتعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 والتعليمات اللاحقة بها .