الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الحكم المحلي

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الحكم المحلي
التصنيف: تعليمات

المحتوى
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استنادا لأحكام الفقرة 3 من المادة 14 والمادة 19 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983.
أصدرنا التعليمات التالية :

مادة 1
يقصد بالتعابير التالية المبينة إزاءها :

1- القانون – قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 أو أي قانون آخر يحل محله.
2- الوزارة – وزارة الحكم المحلي.
3- الوزير – وزير الحكم المحلي.
4- المركز – مركز الوزارة الواردة ذكره في قانون الوزارة رقم 164 لسنة 1979.
5- تقسيمات الوزارة – التقسيمات الوارد ذكرها في القانون 164 لسنة 1979.
6- التصوير – عملية نقل المعلومات من الوعاء الورقي إلى الوعاء المايكروفلمي الرقوق الدقيقة.
7- التصنيف – تجميع الوثائق المتماثلة من حيث المضمون.
8- الوثائق – المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو صورة أو خريطة.

مادة 2
تصنف الوثائق لأغراض هذه التعليمات تبعا لأنشطة العمل إلى الأصناف التالية وبموجب الجداول الملحقة بها.

1- الوثائق المالية – وتشمل الوثائق التي تنظم الأمور المالية في المركز وتقسيمات الوزارة والتي تعبر عن أوضاعها المالية.
2- الوثائق الإدارية – وتشمل الوثائق التي تنظم الأمور المالية في المركز وتقسيمات الوزارة على تحقيق أهدافها.
3- الوثائق الفنية وتشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن النشاط النوعي المتخصص الذي يحقق أهداف المركز وتقسيمات الوزارة واختصاصها.

مادة 3
على اللجان الفرعية والمساعدة المشكلة بموجب التعليمات رقم 1 لسنة 1984 الصادرة عن هذه الوزارة الالتزام بما يلي :

1- يجب تصوير الوثائق بصورتين أصليتين في الأقل يتم اعتمادها بعد فحصها فنيا للتأكد من سلامة التصوير ويتم فحص الصورتين بين فترة وأخرى على أن لا تقل عن ستة أشهر للتأكد من سلامتها وعدم تأثرها بالظروف المحيطة.
2- يجب حفظ أحدى الصور المشار إليها في الفقرة 1 في محل مستقل عن المحل الذي تحفظ فيه الصور الأخرى تجنبا للمخاطر المحتملة.
3- لا يجوز إتلاف أو استبعاد الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
4- عدم إتلاف أية وثيقة ما لم يتم التأكد من أن كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل أو انتهت قانونا.
5- عدم إتلاف أية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات إلا بعد تحديد الحدين الأدنى والأعلى للمدة الزمنية اللازمة لإتلافها وبقرار من اللجنة الرئيسية.
6- لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بالمعاملات المعلقة أو المعترض عليها من أية جهة خاصة تلك المتعلقة بقضايا التزوير أو الاختلاس التي تحال إلى المحاكم والهيئات المختصة إلا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها أو صدور حكم قطعي بشأنها.
7- عدم إتلاف الوثائق التي ترى الجهة التي تعود إليها أنها ذات أهمية تاريخية أو تراثية أو علمية أو فنية ويتم إيداعها إلى المركز الوطني لحفظ الوثائق.

مادة 4
يجوز الاستفادة من الوثائق المعدة للإتلاف لأغراض صناعية تابعة للدولة أو القطاع الاشتراكي ويعتبر إرسالها إلى تلك الجهات ذات العلاقة بمثابة إتلاف.

مادة 5
يعمل بتعليمات الحفاظ على الوثائق المالية رقم 5 لسنة 1983 الصادرة من وزارة المالية والجدولين رقم 1 و 2 الملحقين بها أو أي تعليمات وجداول تصدر عنها لاحقا وذلك بالنسبة للوثائق المالية للمركز وتقسيمات الوزارة.

مادة 6
يتم عرض كافة القرارات الصادرة عن اللجان الفرعية على اللجنة الرئيسية بمركز الوزارة للمصادقة عليها

مادة 7
تسري أحكام هذه التعليمات على المركز وتقسيمات الوزارة.

مادة 8
تلغى تعليمات إتلاف الأوراق الرسمية الخاصة بوزارة الحكم المحلي لسنة 1982.

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

المحتوى 1
القسم الأول
الوثائق الفنية
الرقم نوع الورقة أو السجل أو الإضبارة في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 عقود المقاولات والأوراق المتعلقة بها تتلف بعد مرور سنتين من الإستلام النهائي للأعمال عدا الخرائط والتصاميم تتلف بعد مرور 15 سنة من الإستلام النهائي للأعمال عدا الخرائط والتصاميم
2 عقود الخدمات الإستشارية والأوراق المتعلقة بها كذا كذا
3 الأوراق المتعلقة بالأعمال والمشاريع التي تنفذ بطريقة التنفيذ المباشر وعقودها أن وجدت كذا كذا
4 الأوراق المتعلقة بالفحوصات المختبرية تتلف بعد مرور سنتين من الإستلام النهائي للأعمال تتلف بعد مرور 15 سنة على الإستلام الأولي للأعمال
5 العقود على إختلاف أنواعها عدا ما ذكر أعلاه تتلف بعد مرور سنتين على انتهاء الحقوق والالتزامات المترتبة عليها تتلف بعد مرور 15 سنة على انتهاء الحقوق والالتزامات المترتبة عليها
6 المخابرات المتعلقة بالمتعهدين والمناقصات والمزايدات تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
7 المخابرات المتعلقة بإدخال المقاولين والشركات في القائمة السوداء ورفع الحظر عنهم تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور ثلاث سنوات عليها
8 تقارير متابعة المشاريع تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها من تاريخ استلام المشروع
9 الدراسات والبحوث والأدلة العلمية والفنية المعتمدة تتلف لا تتلف
10 الخرائط والتصاميم تتلف عدا خرائط التصاميم الأساسية للمدن لا تتلف
11 البطاقات والإستمارات المقررة من قبل وزارة التخطيط لمتابعة المشاريع لا تصور البطاقات تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها من انتهاء المشروع أما الاستمارات فتتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
12 البطاقات والإستمارات المقررة من قبل وزارة الحكم المحلي لمتابعة المشاريع تتلف لا تتلف
13 تقارير المختبرات تتلف تتلف بعد فترة لا تقل عن 15 سنة من التسلم الأولي للمشروع
14 الإستمارات المتعلقة بمقترحات المنهاج الإستثماري تتلف تتلف بعد انتهاء مدة الخطة القومية المتعلقة بها
15 العروض التلقائية المقدمة من الشركات والمؤسسات والأفراد دون توجيه دعوة أو طلب بذلك إليهم تتلف تتلف بعد نهاية كل سنة تقويمية

المحتوى 2
الوثائق الإدارية
الرقم نوع الورقة أو السجل أو الأضبارة في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم الجمهورية لا تتلف لا تتلف
3 قرارات مجلس التخطيط لا تتلف لا تتلف
4 الأنظمة والتعليمات لا تتلف لا تتلف
5 قرارات المجلس الإستشاري والوثائق الملحقة وكذلك محضر الجان والهيئات المتعلقة بها لا تتلف لا تتلف
6 جريدة الوقائع العراقية لا تتلف لا تتلف
7 المناهج الإستثمارية لا تتلف لا تتلف
8 الأضابير الشخصية للعمال والموظفين ودفاتر الخدمة لا تتلف لا تتلف
9 المعاملات المتعلقة بالتمليك وتخصيص الأراضي لا تتلف لا تتلف
10 الإتفاقيات والبروتوكولات والعقود مع الدول والمنظمات الدولية والوثائق الملحقة بها ذات العلاقة بالوزارة وتقسيماتها الإدارية لا تتلف لا تتلف
11 تعليمات ومناشير وتعاميم الوزارة لا تتلف لا تتلف
12 الأضابير المتعلقة بالصلاحيات لا تتلف لا تتلف
13 مخابرات ومقررات المؤتمرات لا تتلف لا تتلف
14 المخابرات الخاصة بأحداث الوحدات الإدارية والبلدية لا تتلف لا تتلف
15 المراسلات المتعلقة بتعديل الحدود الإدارية وفك إرتباط مناطق وحدة إدارية وإلحاقها بأخرى والبلدية لا تتلف لا تتلف
16 المراسلات المتعلقة بنقل مركز الوحدة الإدارية وإبدال أسمائها والبلدية لا تتلف لا تتلف
17 جداول أسماء المقاطعات لا تتلف لا تتلف
18 سجلات الإحصاء لا تتلف لا تتلف
19 سجل الأثاث والموجودات محاسبة 13 لا تتلف لا تتلف
20 قرارات لجان إتلاف الأوراق الرسمية لا تتلف لا تتلف
21 التقارير الخاصة باللجان والهيئات التدقيقية وديوان الرقابة المالية لا تتلف لا تتلف
22 قرارات مجالس المحافظات والوحدات الإدارية والبلدية لا تتلف لا تتلف
23 المخابرات والعقود المتعلقة بالعرب والأجانب العاملين في الوزارة والدوائر التابعة لها تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على انتهاء عقد الإستخدام
24 سجل الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
25 سجل الهويات الشخصية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
26 المخابرات المتعلقة بالمنح والزمالات والإجازات الدراسية خارج وداخل القطر تتلف تتلف بعد مرور 10 سنة
27 المخابرات المتعلقة بالدعوات والوفود تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
28 المخابرات المتعلقة بخدمات الماء والكهرباء والهاتف والخدمات الأخرى تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
29 المخابرات المتعلقة بالتفتيش والزيارات والجولات تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
30 المخابرات العامة المتعلقة بالعمال الذين هم من غير منتسبي الوزارة لا تصور تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
31 المخابرات العامة للعمال المنسبين لا تصور تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
32 المخابرات العامة لعمال ديوان الوزارة والدوائر التابعة لها لا تصور تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
33 المخابرات العامة التي تخص الجنود والمنتدبين بعد انتهاء الإنتداب تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
34 المخابرات العامة التي تخص تأليف اللجان تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
35 المخابرات العامة التي تخص الدورات التدريبية تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
36 سجلات ملاكات الإدارات المحلية تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
37 التقارير والمعلومات المتعلقة بمصالح نقل الركاب تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها

المحتوى 3
38 دفاتر ذمة المعتمدين تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
39 التقارير الشهرية والفصلية والسنوية لرؤساء الوحدات الإدارية تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
40 سجلات السيارات والمكائن والآليات والأدوات الإحتياطية تتلف تتلف بعد 2 سنة من تاريخ بيعها أو شطبها
41 تقارير الدور الإداري تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 5 سنوات عليها
42 تقارير تجوال رؤساء الوحدات الإدارية تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
43 المخابرات المتعلقة بمحو الأمية تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
44 جداول الإحتياجات من القوى العاملة تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
45 جداول الفائضين من القوى العاملة تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
46 المخابرات الخاصة بشؤون الدفاع المدني تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
47 الإعلانات عن بيع وإيجار العقارات تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
48 العرائض والشكاوي التي استنفذت الإجراءات بصددها تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
49 تقارير مجلس المحافظات والمخابرات المتعلقة بها تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 5 سنوات عليها
50 وثائق ترشيح أعضاء المجالس الإدراية والبلدية في المحافظات تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
51 المخابرات المتعلقة بشؤون الري والفيضان تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
52 التقارير الإخبارية تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
53 المقترحات العامة التي ترد من الوزارات والمحافظات والدوائر الأخرى تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
54 المخابرات المتعلقة بالشؤون الصحية والأوقاف والنقل والبيطرة والمنشآت السياحية تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
55 المخابرات المتعلقة بالمخابز والأفران تتلف تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
56 سجلات الدوام الرسمي لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور سنة واحدة عليها
57 الإعلانات عن الوظائف لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
58 التعاميم لمنع التعيين والإستخدام لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
59 المخابرات العامة التي تخص التنقلات ومعاملاتها الملغاة لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
60 المخابرات العامة التي تخص التشكرات والعقوبات لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
61 المخابرات المتعلقة بالشؤون الزراعية والحيوانية لا تصور تتلف بعد تدقيقها ومرور 3 سنوات عليها
62 الموقف اليومي للأمطار لا تصور تتلف بعد مرور سنتين
63 النسخ والكتب والمراسلات التي ترد من الدوائر كمعلومات لا تصور تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
64 الكشوفات التي ترد حول الصيانة والترميم من المحافظات لا تصور تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
65 البيانات التي ترد من المحافظات حول تخصيص الدور والشقق لا تصور تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
66 المخابرات العامة التي تخص المنقولين من شركة النفط الوطنية مخابرات عامة تتلف لا تتلف
67 الأضابير العامة المتعلقة بتوظيف المستخدمين تتلف لا تتلف
68 الأضابير العامة التي تتلق بإحتساب الخدمة العمالية والعسكرية والإستخدامية والوظيفية تتلف لا تتلف
69 المخابرات العامة التي تخص الإنعاش الريفي لا تصور تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
70 المخابرات العامة التي تخص الآبار الإرتوازية لا تصور تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
71 المخابرات العامة التي تخص الملاعب لا تصور تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
72 الأوامر والمخابرات المتعلقة بتعيين المختارين في المحافظات تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
73 تقرير حركة السلع في السوق المحلية لا تصور تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
74 جداول خفارات الدفاع المدني في الوزارات الأخرى لا تصور تتلف بعد مرور 2 سنة عليها
75 ملفات الدعاوى المتعلقة بالهيئات القضائية والمحاكم بأنواعها تتلف بعد اكتساب الحكم الدرجة القطعية وتنفيذه تتلف بعد مرور 15 سنة من اكتساب الحكم الدرجة القطعية
76 البيانات الصادرة من المحافظات لمنح وتحديد إجازات حيازة وحمل الأسلحة لا تصور تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
77 المعاملات المتعلقة ببيع الأملاك تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من تحويل ملكيتها
78 قرارات اللجان التحقيقية تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من انتهاء التحقيق
79 سجلات الأملاك تتلف لا تتلف