عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعات الخفيفة
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00
استنادا لأحكام المادة 19 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 ولغرض تنظيم قضايا الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعات الخفيفة واستنادا إلى تعليمات وزارة المالية رقم 5 لسنة 1983
تقرر إصدار التعليمات الآتية :
مادة 1
يقصد بالتعابير الآتية المعاني المبينة إزاءها.
1- القانون – قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983.
2- التعليمات – تعليمات وزارة المالية والتعليمات الصادرة بموجب هذا القانون.
3- الوزارة – وزارة الصناعات الخفيفة.
4- الوزير – وزير الصناعات الخفيفة.
5- المكتب الخاص – مكتب السيد الوزير السادة الوكلاء رؤساء المؤسسات والمدراء العامون.
6- المركز – مركز وزارة الصناعات الخفيفة.
7- المؤسسة – كافة المؤسسات التابعة للوزارة.
8- الوحدات التنظيمية – المنشآت والمديريات العامة والدوائر التابعة لها.
9- الجنة – لجان الحفاظ على وثائق وزارة الصناعات الخفيفة.
مادة 2
استنادا إلى المادة 4 من القانون ولأغراض تطبيق هذه التعليمات طبقا لأنشطة العمل تصنف لوثائق إلى الأصناف الرئيسية ووفق الجداول الملحقة بها وكالآتي :
1- وثائق وأوراق المكتب الخاص.
2- الوثائق والأوراق الفنية.
3- الوثائق والأوراق التجارية.
4- الوثائق والأوراق المالية
5- الوثائق والأوراق القانونية.
6- الوثائق والأوراق الذاتية شؤون الأفراد.
7- الوثائق والأوراق الإدارية.
مادة 3
استنادا إلى أحكام المادة 7 من القانون تشكل اللجان الدائمية الآتية :
أولا – لجنة رئيسية للوزارة برئاسة وكيل الوزارة وعضوية المدراء العامين ومدير قسم التطوير الإداري في المركز وممثل عن كل مؤسسة بدرجة مدير ومدير مركز الحاسبة الإلكترونية تكون مهمتها.
1- التوجيه والإشراف العام على عمل اللجان الفرعية والمساعدة في المركز والوحدات التنظيمية فيما يتعلق بصيانة الوثائق العائدة للوزارة وتقييمها وتصنيفها.
2- متابعة تنفيذ التعليمات النافذة بهذا الخصوص.
3- النظر في توصيات اللجان الفرعية والمساعدة في المركز والوحدات التنظيمية وإتخاذ القرار المناسب حولها.
4- التنسيق مع المركز الوطني للوثائق.
ثانيا – لجان فرعية كالآتي :
1- لجنة فرعية في المركز برئاسة مدير عام الدائرة الإدارية وعضوية ممثلي الدوائر والأقسام بدرجة مدير لأغراض التوثيق الخاص بمركز الوزارة.
2- لجنة فرعية في كل مؤسسة يرأسها موظف بدرجة رئيس مؤسسة وعضوية رؤساء الدوائر والأقسام فيها وعدد من ممثلي المنشآت بدرجة مدير عام ترتبط اللجان الفرعية المذكورة في أعلاه باللجنة الرئيسية وتكون مهمتها.
أ- التوجيه والإشراف التفصيلي على عمل اللجنة المساعدة في الوحدات التنظيمية.
ب- متابعة تنفيذ التعليمات وأعمال اللجنة المساعدة.
ت- دراسة توصيات اللجنة المساعدة وإقرارها.
ث- رقع التوصيات ذات العلاقة بتطبيق التعليمات أو الجداول الملحقة بها إلى اللجنة الرئيسية.
3- لجنة مساعدة في كل مؤسسة وفي كل وجدة من الوحدات التنظيمية ترتبط باللجنة الفرعية وتكون برئاسة موظف بدرجة مدير وعضوية عدد من الأفراد ممثلين لكافة دوائر وأقسام المؤسسة أو الوحدة التنظيمية طبقا لطبيعة عمل وحجم نشاط كل منها ولها أن تكلف عددا من الأفراد دون درجة مدير لمساعدتها في القيام بمهامها.
أ- تنظيم سجلات أو قوائم مفصلة بالوثائق المراد إتلافها يذكر فيها رقم وتاريخ وجهة إصدار الوثيقة وأية معلومات أخرى تراها اللجنة ضرورية.
ب- إتلاف الوثائق بمقتضى هذه التعليمات والجداول الملحقة بها وبعد تأييد مدير عام الوحدة التنظيمية ومصادقة اللجنة الفرعية عليها.
ت- تقديم أية مقترحات حول تطبيق هذه التعليمات والجداول والملحقة بها عند الضرورة.
المحتوى 1
مادة 4
على اللجان الفرعية والمساعدة المذكورة في المادة الثالثة من هذه التعليمات مراعاة ما يلي :
الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر المايكروفيلم وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية التي تساعد على تحقيق أهداف القانون كلما أمكن ذلك مع مراعاة ما يلي :
1- في حالة استخدام أجهزة التصوير المصغر وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية فرز الوثائق المصنفة وفقا لأحكام المادة الثانية من هذه التعليمات إلى الفئات الأربعة الآتية.
الفئة الأولى – هي الوثائق التي لا تصور يحتفظ كل منها لضرورة المعلومات المدونة فيها أو لوجود صعوبات تحول دون تصويرها.
الفئة الثانية – الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرة لها.
الفئة الثالثة – وهي الوثائق التي تصور ويتلف أصل كل منها.
الفئة الرابعة – الوثائق التي لا تصور ويتلف أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها.
2- يتم التصوير مع الالتزام بما يلي :
أ- يجب تصوير الوثائق بصورتين أصليتين على الأقل يتم اعتمادهما بعد فحصهما فنيا للتأكد من سلامة التصوير.
ب- يجب حفظ أحدى الصورتين المشار إليهما في البند 2 – أ من هذه الفقرة في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور الأخرى تجنبا للمخاطر المحتملة.
ت- يجب فحص الصور المصغرة بين فترة وأخرى كل ستة أشهر في الأقل للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية.
ث- تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة المايكروفيلم أو سواها بحكم الوثيقة الأصلية بعد توثيقها باعتبارها صورة طبق الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس.
ج- لا يجوز استبعاد أو إتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
ح- عدم إتلاف أية وثيقة ما لم يتم التأكد من أن كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل أو انتهت قانونا.
خ- عدم إتلاف المعاملات المعلقة أو المعترض عليها من أية جهة كانت وخاصة الوثائق المتعلقة بقضايا التزوير أو الاختلاس أو التي تحال إلى المحاكم أو الهيئات المختصة إلا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها أو صدور حكم قطعي بشأنها وانتهاء الفترة المحددة لإتلافها بالجدول.
د- عدم إتلاف أية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات إلا بعد تحديد الحدين الأدنى والأعلى للمدة الزمنية لإتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزءا من الجداول الملحقة بالتعليمات بعد نشرها بالجريدة الرسمية.
ذ- كافة النسخ الإضافية المكررة من الوثائق تتلف بدون تصوير أو تسجيل في قوائم الإتلاف.
مادة 5
تطبق كافة تعليمات وزارة المالية فيما يخص إتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والسجلات المالية عملا بتعليمات وزارة المالية وقم 5 لسنة 1983 والتعليمات اللاحقة بها.
مادة 6
للجان الفرعية في المركز وفي المؤسسات إذا اقتضت الضرورة إعداد جداول إضافية بالوثائق الخاصة بها ورفعها إلى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها ويعمل بها بعد أن يتم نشرها في الجريدة الرسمية.
مادة 7
تودع لدى المركز الوطني للوثائق أصول الوثائق ذات الأهمية التاريخية أو التراثية أو العلمية أو الفنية بتأييد اللجنة الرئيسية.
مادة 8
تعامل الوثائق والأوراق الخاصة بالقطاع الصناعي المختلط معاملة الوثائق والأوراق الخاصة بالقطاع الصناعي الاشتراكي.
مادة 9
تلغى كافة التعليمات السابقة الخاصة بإتلاف الأوراق الرسمية والصادرة عن هذه الوزارة والمؤسسات التابعة لها قبل نشر هذه التعليمات.
مادة 10
تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
المحتوى 2
جدول الوثائق والأوراق
1 جدول المكتب الخاص
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 قرارات المجلس الاستشاري ومجالس الإدارة والوثائق والسجلات المتعلقة بها. تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
2 المراسلات المتعلقة بالدعوات والوفود تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
3 سجلات القلم السري تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
4 وثائق القلم السري تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
5 المذكرات وما يتعلق بها تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
6 الوثائق بمواضيع عامة تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
جدول الوثائق والأوراق
2 جدول الأوراق والوثائق الفنية
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 الدراسات والبحوث والأدلة العلمية والفنية. لا تتلف لا تتلف
2 العروض والكتلوكات المقدمة من قبل الشركات والأفراد للأعمال والمشاريع. تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من تاريخ ورودها
3 عقود الخدمات الاستشارية والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد الاستلام النهائي للأعمال تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي.
4 عقود المقاولات والوثائق المتعلقة بها كذلك تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي.
5 الوثائق المتعلقة بالأعمال والمشاريع التي تنفذ بطريقة التنفيذ المباشر. كذلك تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي.
6 العقود الثانوية المتعلقة بالأعمال والمشاريع التي تنفذ بطريقة التنفيذ المباشر. كذلك تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي.
7 الخرائط والمواصفات للمشاريع والأعمال غير المنفذة تتلف لا تتلف إلا بعد مرور 10 سنوات
8 البطاقات والاستمارات المقررة من قبل المؤسسة الخاصة بالمشاريع. تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي.
9 تقارير الفحوصات والمسوحات الحقلية والجيولوجية. تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على الاستلام الأولي للأعمال المتعلقة بها.
10 العطاءات الفاشلة تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة من تاريخ ورودها
11 المراسلات والكتلوكات الخاصة بالشركات لأجل التعريف. لا تصور تتلف بعد انتهاء الحاجة إليها تتلف بعد انتهاء الحاجة إليها
12 الاستمارات المتعلقة بمقترحات المنهاج الاستثماري تتلف تتلف بعد انتهاء مدة خطة التنمية القومية المتعلقة بها
13 الدراسات والتقارير العلمية الخاصة بالمشاريع والتوسعات تتلف لا تتلف
14 المخابرات المتعلقة بالأوراق والوثائق المبينة سابقا تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على الإستلام الأولي.
15 المخابرات المتعلقة بالأمور الفنية بالمؤسسة والمنشآت وأية جهة أخرى خارجية. تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات اعلى تاريخ انتهاء الأعمال المتعلقة بها
16 الإتفاقيات ومحاضر المؤتمرات والمساعدات الدولية ومخابراتها لا تتلف لا تتلف
17 مخابرات الجامعة العربية والمنظمات المنبثقة عنها لا تتلف لا تتلف
18 محاضر وقرارات وجداول اللجان الفنية تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من انتهاء مفعولها
19 محاضر وقرارات وجداول لجان إتلاف الأوراق الرسمية تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من انتهاء مفعولها
20 المخابرات المتعلقة بالإدارات المحلية في المحافظات تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات بعد انتهاء الأعمال المتعلقة بها
21 التقارير الشهرية والفصلية والسنوية. تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات بعد انتهاء الأعمال المتعلقة بها
22 أضابير المشاريع الصناعية للقطاع الخاص. تتلف لا تتلف ويحتفظ بها إلى حين انهاء عمل المشروع
23 أضابير المشاريع الصناعية الملغية للقطاع الخاص. تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات على إلغائها بعد اكتساب القرار الدرجة القطعية
24 طلبات القطاع الخاصة والأضابير الخاصة بها ولم يراجع أصحابها عليها. لا تصور تتلف بعد مرور سنة عليها
المحتوى 3
جدول الوثائق والأوراق
3 جدول الأوراق والوثائق الفنية
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 الإعتمادات المستندية والوثائق المتعلقة بها تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على غلق الإعتماد
2 سجل المخزن والمخزن العام تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على غلق الإعتماد
3 مستندات الإدخال المخزني تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
4 مستندات الإخراج المخزني تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
5 مستندات الإخراج المخزني تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
6 سجل محاضر الإستلام تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
7 مستندات التحويل المخزني تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
8 المستندات المتعلقة بالشراء المحلي تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
9 الكارتات والبطاقات المخزنية على إختلاف أنواعها تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على الجرد والتدقيق ومطابقة الرصيد
10 قرارات لجنة تنظيم التجارة تتلف لا تتلف
11 قرارات هيئة التنسيق العليا تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات
12 تعليمات المشتريات تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من انتهاء مفعولها
13 المذكرات إلى مجلس الإدارة تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من انتهاء مفعولها
14 التعليمات بشأن العلاقات مع الدول تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات
15 محاضر اجتماع المدراء التجاريين تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
16 تعليمات المقاولين تتلف لا تتلف
17 العقود التجارية تتلف تتلف بعد 10 سنوات من تنفيذها
18 توصيات الهيئة الاستشارية ولجان الاستيراد تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
19 التقارير الاقتصادية الواردة من السفارات تتلف تتلف بعد سنتين
20 استمارات المجهزين حسب الدول تتلف تتلف بعد سنتين
21 المراسلات مع المنشآت والدوائر الأخرى تتلف تتلف بعد سنتين من انتهاء غرضها
22 أضبارة تسعير الإنقاض تتلف تتلف بعد 3 سنوات
23 المراسلات حول الإنقاض تتلف تتلف بعد 5 سنوات
24 التعاميم حول النقل تتلف تتلف بعد 3 سنوات
25 التعاميم المواد الفائضة تتلف تتلف بعد 3 سنوات
26 تخصيصات خطة التجارة الخارجية تتلف تتلف بعد 3 سنوات
27 جداول متابعة تنفيذ الخطة التجارة تتلف تتلف بعد 3 سنوات
28 إجازة الاستيراد تتلف تتلف بعد 10 سنوات
29 أسعار المواد الأولية وأسعار الشحن والعملات تتلف تتلف بعد 5 سنوات
30 المفاتحات المباشرة تتلف تتلف بعد 3 سنوات
31 متابعة الشحن والإخراج تتلف تتلف بعد انتهاء المعاملة
32 جدول موقف الخزين تتلف تتلف بعد 2 سنة
33 طلبات التعويض من المجهزين تتلف تتلف بعد 3 سنوات بعد انتهائها
34 طلبات التعويض مع التأمين تتلف تتلف بعد 3 سنوات بعد انتهائها
35 أضابير تقدير الحاجة لمشاريع القطاع الخاص تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
36 أضابير الاستيراد لمشاريع القطاع الخاص لا تتلف لا تتلف
37 أضابير الإعفاءات والتأييدات لمشاريع القطاع الخاص. لا تتلف لا تتلف
المحتوى 4
جدول الأوراق والوثائق المالية
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
الحد الأدني الحد الأدني
1 مستندات الصرف والوثائق المتعلقة بها تتلف 10 سنوات 15 سنة
2 مستندات القبض والوثائق المتعلقة بها تتلف 10 سنوات 15 سنة
3 مستندات التسوية القيدية تتلف 10 سنوات 15 سنة
4 الحسابات الختامية تتلف لا تتلف 15 سنة
5 سجلات التوقيفات التقاعدية للموظفين تتلف 10 سنوات 15 سنة
6 دفتر الأستاذ العام تتلف 15 سنة 20 سنة
7 دفاتر اليومية العامة المركزية تتلف 15 سنة 20 سنة
8 الميزانيات التخطيطية تتلف 15 سنة 20 سنة
9 سجلات الدور الخاصة بالعمال والموظفين تتلف 15 سنة 20 سنة
10 سجل المدفوعات تتلف 15 سنة 20 سنة
11 سجل المقبوضات تتلف 15 سنة 20 سنة
12 بايندر المصروفات تتلف 15 سنة 20 سنة
13 سجل أرصدة دائنة متنوعة الجارية والتخصيصية الجارية تتلف 15 سنة 20 سنة
14 سجل دائنين بمبالغ مستقطعة من العاملين تتلف 15 سنة 20 سنة
15 سجلات الدائنين المتنوعين تتلف 10 سنوات 15 سنة
16 سجل الأرصدة المدينة الأخرى تتلف 10 سنوات 15 سنة
17 سجلات إيرادات جارية وتخصيصية مستحقة تتلف 10 سنوات 15 سنة
18 سجل المدينين المتنوعين والذمم تتلف 10 سنوات 15 سنة
19 سجل ضمان الموظفين تتلف 10 سنوات 15 سنة
20 قيود اليومية المركزية تتلف 10 سنوات 15 سنة
21 تأييد الأرصدة تتلف 10 سنوات 15 سنة
22 سجلات ضريبة الدخل تتلف 10 سنوات 15 سنة
23 سجل النثرية تتلف 10 سنوات 15 سنة
24 مستندات النثرية تتلف 10 سنوات 15 سنة
25 سجل الصكوك المصروفة تتلف 10 سنوات 15 سنة
26 قرضيات الصكوك المصروفة تتلف 10 سنوات 15 سنة
27 نماذج ضمان أرقام 1 و 2 و 3 و 4 و 5 للقانون 36 لسنة 1971 تتلف 10 سنوات 15 سنة
28 نماذج تعهد حول الضمان للقانون رقم 39 لسنة 1971 تتلف 10 سنوات 15 سنة
29 سجلات الرحيل للعمال كل حسب قسمه أو مشروعه إلى الضمان للقانون رقم 39 لسنة 1939. تتلف 10 سنوات 15 سنة
30 مجموعة نماذج 1 و 2 و 3 للقانون رقم 112 لسنة 1969. تتلف 10 سنوات 15 سنة
31 سجلات كشف العمال كل حسب قسمه أو مشروعه اعتبارا من 1969/11/1 للقانون رقم 112 لسنة 1969. تتلف 10 سنوات 15 سنة
32 سجل رواتب الموظفين والمستخدمين ورؤساء الأقسام وسجلات مخصصاتهم. تتلف 10 سنوات 15
33 تقارير اللجان والهيئات التدقيقية ديوان الرقابة المالية. تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها تتلف بعد 3 سنوات على تاريخ تسديد آخر قسط للسلفة
34 سجل سلف الزواج. تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
المحتوى 5
35 قوائم السفر والإيفاد. تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
36 قوائم رواتب الموظفين تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
37 قوائم أجور العمال تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
38 قوائم رواتب المستخدمين تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
39 سجل سلف مصرف الرافدين للعمال والموظفين والمستخدمين تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
40 قوائم وسجلات التكاليف تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
41 استمارة المحروقات تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
42 خلاصة الأجور والرواتب تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
43 بطاقات المطعم تتلف 5 سنوات تتلف بعد 3 سنوات
44 المخابرات العامة المالية تتلف تتلف بعد انتهاء المعاملة
45 المراسلات الخاصة بالملاحظات وإعداد الميزانية تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
46 دفاتر ضمان العاملين كل حسب تسلسل رقمه وتاريخ اشتغاله تتلف لا تتلف
47 معاملات ضمان الموظفين تتلف بعد مضي ستة أشهر لا تتلف
48 مناشير وتعاميم وزارة المالية المتعلقة بالخدمة والتقاعد تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على العمل بها 5 سنوات
49 التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس والقضايا التحقيقية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة عليها
50 القرارات والمراسلات المتعلقة بحجز الأموال والأشخاص تتلف 10 سنوات
51 المخابرات الخاصة بالبنوك والمصاريف المحلية تتلف 15 سنة 20 سنة
52 المخابرات والمداولات الخاصة بصندوق النقد الدولي تتلف 15 سنة 20 سنة
53 مخابرات الصلاحيات تتلف 15 سنة
54 قرارات لجنة شؤون الخدمة تتلف 15 سنة
55 الوثائق المتعلقة بالطوابع تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عدا ما يتعلق باستحصال ديون المؤسسة فتبقى لحين استيفائها
56 المعاملات المتعلقة بمتابعة استحصال ديون الدوائر الرسمية المترتبة بذمة بعضها للبعض الآخر تتلف تتلف بعد 3 سنوات
57 التعليمات والمناشير التي انتهت أحكامها مع أولياتها أن وجدت تتلف تتلف بعد 10 سنوات
58 معاملات الجمعيات التعاونية للإسكان والنوادي تتلف تتلف بعد 10 سنوات
59 معاملات التضمين تتلف تتلف بعد 10 سنوات
60 معاملات ومبالغ مستوفاة بصورة زائدة أو مكررة تتلف تتلف بعد 10 سنوات
61 أضابير تخمينات الميزانية وما يتعلق بها من مخابرات كالإضافات والتنزيلات المناقلات تتلف تتلف بعد مضى سنتين
62 المنح والتبرعات والمساعدات تتلف تتلف بعد مضى 10 سنوات
63 المخابرات الخاصة بمتابعة تنفيذ مشاريع خطة التنمية القومية تتلف تتلف بعد مضى 10 سنوات
64 كشوفات البنك / ومطابقاتها تتلف 10 سنوات 15 سنة
65 سجل يومية الصندوق تتلف 5 سنوات 10 سنوات
66 الأضابير الحسابية الخاصة بالموظفين تتلف لا تتلف
67 التقارير والسجلات الإحصائية تتلف 5 سنوات 10 سنوات
68 سجل يومية المشتريات تتلف 5 سنوات 10 سنوات
69 سجل المشتريات تتلف 5 سنوات 10 سنوات
70 سجل احتياطي الإندثارات تتلف 5 سنوات 10 سنوات
71 سجل المكائن والمعدات الثابتة تتلف لا تتلف
72 سجل السيارات الحكومية تتلف لا تتلف
73 سجل الآلات الكاتبة والحاسبة تتلف لا تتلف
74 سجل يومية صادر المخازن. تتلف 5 سنوات على غلق الاعتماد 10 سنوات على غلق الإعتماد
5 جدول الأوراق والوثائق القانونية
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة تتلف تتلف
3 قرارات مجلس التخطيط والهيئة التوجيهية تتلف تتلف
4 قرارات المقاطعة وحظر التعامل تتلف تتلف بعد رفع الحظر
5 مجاميع الوقائع العراقية تتلف تتلف بعد صدور المجموعة لتلك السنة التي تحمل نفس التاريخ
6 سجل الدعاوى تتلف تتلف بعد سنة من تنفيذ قرارات المحاكم واكتسابها الدرجة القطعية وتنفيذ التزامات المؤسسة
7 ملفات الدعاوى القضائية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة من اكتساب الحكم للدرجة القطعية
8 العقود على اختلاف أنواعها تتلف بعد مرور 5 سنوات على انهاء الالتزامات التعاقدية تتلف بعد مرور 15 سنة من تاريخ انتهائها
9 المخابرات الخاصة بإستملاك مواقع المشاريع والمعاملات المتعلقة بها تتلف تتلف بعد مرور 50 سنة على الحصول على سند التملك
10 الكفالات استلامها تحديدها وإطلاقها تتلف تتلف بعد انتهاء الالتزامات المترتبة عليها
11 المخابرات المتعلقة بالتأمين للمشاريع الصناعية تتلف تتلف بعد انتهاء الالتزامات مدة التأمين
12 المخابرات المتعلقة بمقاطعة الشركات تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات من مرور سنة واحدة على تاريخ المقاطعة
13 العقود الخاصة بالتنظيف تتلف تتلف بعد انتهاء الالتزامات المترتبة عليها
14 العروض الموقع عقد بموجبها تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة من انجاز المشروع
15 العروض الفاشلة تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
المحتوى 6
6 جدول الوثائق والأوراق الذاتية (شؤون الافراد)
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 قارات لجنة احتساب مدد الخدمة لأغراض التقاعد والوثائق المتعلقة عليها تتلف تتلف بعد مرورو 10 سنوات عليها
2 المراسلات العامة بخصوص الإحالة على التقاعد والإستقالة ونقل الخدمات تتلف تتلف بعد مرورو 5 سنوات عليها
3 المراسلات المتعلقة بالمنح والزمالات الدراسية خارج القطر تتلف تتلف بعد مرورو 5 سنوات عليها
4 المراسلات المتعلقة بتنفيذ العقوبات تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها
5 المراسلات المتعلقة بالإيفاد خارج القطر تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
6 الأوراق المتعلقة بالدورات التدريبية والتدريسية تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
7 العرائض والطلبات المتفرقة تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
8 استمارات الإحالة إلى المستشفى تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
9 المراسلات الخاصة بتعيين الأجانب تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة على انتهاء عقد عملهم في المؤسسة
10 المراسلات مع رئاسة المخابرات العامة ومديرية الإقامة العامة لاستحصال الموافقة على أشتغال الأجانب تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات على تاريخ انفكاكه من العمل أو الانتهاء منه
11 الأضابير الشخصية للأجانب تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة على انهاء عقد الخدمة أو العمل
12 الأضابير الشخصية للموظفين والعمال تتلف لا تتلف
13 الأضابير الشخصية للمستقيلين والمفصولين والمعتزلين للخدمة تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على تركه العمل أو الوظيفة
14 سجلات الملاكات لا تصور تتلف بعد مرور 3 سنوات
7 جدول الأوراق الإدارية
الرقم نوع الورقة المدد الزمنية للإتلاف
في حالة تصوير الورقة في حالة عدم تصوير الورقة
1 تعاميم مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان الرئاسة تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من تاريه اصدارها
2 الأنظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
3 سجل الأحوال الشخصية تتلف لا تتلف
4 سجل العلاوات والترفيعات والتقارير السنوية تتلف لا تتلف
5 سجل الهويات الشخصية تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات
6 سجل الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات
7 سجل البريد تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
8 بطاقات الإجازات المرضية والإعتيادية تتلف لا تتلف
9 بطاقات عيادات المرضى تتلف لا تتلف
10 الوثائق المتعلقة بالصلاحيات تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على انتهاء العمل بالصلاحية
11 التقارير والمراسلات المتعلقة بإنضباط موظفي المؤسسة والمنشآت تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
12 الأدلة التنظيمية وأدلة القوى العاملة الواردة من دوائر الدولة تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
13 المراسلات العامة بخصوص الهيكل التنظيمي تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
14 دفاتر الذمة تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
15 الأوامر الإدارية تتلف تتلف بعد مرور 2 سنة
16 تقارير وجولات السادة المدراء العامون ورؤساء المؤسسات تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
17 الأضابير الخاصة بالمتفرقات تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات
18 تعاميم ومناشير وتعليمات وزارة العمل والشؤون الإجتماعية المتعلقة بالعمال تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات عليها بعد انتهاء العمل
19 التعاميم والمناشير العامة تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات من انتهاء العمل بها
20 الكتب التي ترد إلى المؤسسة للإطلاع فقط تتلف تتلف بعد مرور سنة عليها
21 بطاقات ضبط الوقت تتلف تتلف بعد مرور 3 أشهر عليها
22 جداول حضور المنتسبين تتلف تتلف بعد مرور 3 أشهر عليها
23 الأوامر المتعلقة بالدوام والعطل الرسمية تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
24 التعاميم والمناشير العامة الواردة من دوائر الدولة للإطلاع تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
25 نشخ الكتب الصادرة الملف الدوار تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
26 المراسلات والأوراق المتعلقة بالخدمات العامة للمؤسسة والمنشآت تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
27 الإعلانات الصادرة عن المؤسسة ومنشآتها تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
28 البيانات الصادرة من دوائر الدولة تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
29 كتب التلكس إلى سفاراتنا بخصوص منح الخبراء الأجانب للمشاريع الصناعية سمات الدخول للعراق تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
30 المراسلات المتعلقة بطلب الخبراء تتلف تتلف بعد مرور سنة على تاريخ انتهاء الالتزامات منها