تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الزراعة والاصلاح الزراعي والدوائر التابعة لها

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الزراعة والاصلاح الزراعي والدوائر التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 3
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استناداً لاحكام المادة (19) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 ولغرض تطبيق نظام علمي للحفظ والتوثيق باستخدام اجهزة المايكروفيلم في عملية التوثيق عند حفظ واسترجاع المعلومات واستناداً الى تعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 قررنا اصدار التعليمات الاتية :

مادة 1
يقصد بالتعابير والكلمات التالية المعاني المبينة ازاءها :
1- القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
2- التعليمات : تعليمات وزارة المالية والتعليمات الصادرة بموجب هذا القانون.
3- الوزارة : وزارة الزراعة والاصلاح الزراعي.
4- الوزير : وزير الزراعة والاصلاح الزراعي.
5- المركز : مركز وزارة الزراعة والاصلاح الزراعي.
6- الوحدات التنظيمية : المؤسسات والمنشآت والمديريات العامة والدوائر التابعة لها.
7- اللجان : لجان الحفاظ على وثائق وزارة الزراعة والاصلاح الزراعي.

مادة 2
تصنف الوثائق الى الاصناف الرئيسية الاتية ووفق الجداول الملحقة بهذه التعليمات :
1- الوثائق الفنية.
2- الوثائق المالية.
3- الوثائق الادارية.
وللجان تصنيف الوثائق الى اصناف فرعية ضمن الاصناف الرئيسية اعلاه.
اولاً : لجنة رئيسية للوزارة برئاسة مدير عام او بدرجته وعضوية مدير قسم التطوير الاداري وممثل عن كل مؤسسة بدرجة مدير ومدير مركز الحاسبة الالكترونية وموظف من الدائرة القانونية تكون مهمتها.
1- التوجيه والاشراف العام على عمل اللجان الفرعية في المركز والوحدات التنظيمية فيما يتعلق بصيانة الوثائق العائدة للوزارة وتقييمها وتصنيفها.
2- متابعة تنفيذ التعليمات.
3- النظر في توصيات اللجان الفرعية في المركز والوحدات التنظيمية واتخاذ القرار المناسب حولها.
4- التنسيق مع المركز الوطني للوثائق.
ثانياً : اللجان الفرعية :
أ – لجنة فرعية في المركز برئاسة معاون مدير عام الدائرة الادارية وعضوية ممثلي الدوائر والاقسام بدرجة مدير.
ب – لجنة فرعية في كل وحدة من الوحدات التنظيمية برئاسة م. مدير عام الوحدات التنظيمية او بدرجته وعضوية رؤساء الاقسام فيها.
ترتبط اللجان الفرعية المذكورة في الفقرتين أ و ب اعلاه باللجنة الرئيسة وتكون مهمتها :
1- التوجيه والاشراف التفصيلي على عمل اللجنة المساعدة في المركز والوحدة التنظيمية.
2- متابعة تنفيذ التعليمات واعمال اللجنة المساعدة.
3- دراسة توصيات اللجنة المساعدة واقرارها.
4- رفع التوصيات ذات العلاقة بتطبيق التعليمات.
ثالثا : اللجان المساعدة :
لجنة مساعدة في المركز وفي كل وحدة من الوحدات التنظيمية ترتبط باللجنة الفرعية وتكون برئاسة موظف بدرجة مدير وعضوية عدد من الافراد ممثلين لبعض دوائر واقسام المركز او الوحدة طبقاً لطبيعية عمل وحجم نشاط الوحدة التنظيمية ولها ان تكلف عدداً من الافراد لمساعدتها في القيام بمهامها تكون مهمة اللجنة المساعدة.
1- تنظيم سجلات او قوائم مفصلة بالوثائق المراد اتلافها يذكر فيها رقم وتاريخ جهة اصدار الوثيقة او اية معلومات اخرى تراها اللجنة ضرورية.
2- اتلاف الوثائق بمقتضى هذه التعليمات والجداول الملحقة بها وبعد مصادقة اللجنة الفرعية عليها.
3- تقديم المقترحات حول تطبيق التعليمات والجداول الملحقة بها عند الضرورة.

المحتوى 2
مادة 4
على اللجان الفرعية والمساعدة المذكورة في المادة الثالثة من هذه التعليمات مراعاة ما يلي :
1 – الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وسواها من الاجهزة الفنية التي تساعد على تحقيق اهداف القانون كلما امكن ذلك مع مراعاة ما يلي : –
1 – في حالة استخدام اجهزة التصوير المصغر وسواها من الاجهزة فرز الوثائق المصنفة وفقاً لاحكام المادة الثانية من هذه التعليمات الى الفئات الاربع الاتية :
الفئة الاولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها لديكم المعلومات المدونة فيها او لوجود صعوبات تحول دون تصويرها.
الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لاهميتها الخاصة على ان تعتمد في التداول نسخ الوثاق او الصور المصغرة لها.
الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ومستبعد اصل كل منها.
الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور وسيستبعد اصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها.
1 – 2 يتم التصوير مع الالتزام بما يلي :
أ – يجب تصوير الوثائق بصورتين اصليتين في الاقل فيتم اعتمادها بعد فحصها فنياً للتأكد من سلامة التصوير.
ب – يجب حفظ احدى الصور المشار اليها في البند (أ) من هذه الفقرة في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور الاخرى تجنباً للمخاطر المحتملة.
ج – يجب فحص الصور المصغرة بين فترة واخرى على ان لا تقل عن ستة اشهر للتأكد من سلامتها واصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المتاحة.
2 – تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر او سواها بحكم الوثيقة الاصلية بعد توثيقها باعتبارها صورة طبق الاصل ويتم التعامل بها على هذا الاساس.
3 – لا يجوز استبعاد او اتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
4 – عدم اتلاف اية وثيقة ما لم يتم التأكد من ان كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت.
5 – عدم اتلاف المعاملات المعلقة او المعترض عليها من اية جهة كانت وخاصة الوثائق المتعلقة بقضايا التزوير او الاختلاس التي تحال الى المحاكم او الهيئات المتخصصة الا بعد انتهاء الاعتراضات والموافقة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها وانتهاء الفترة المحددة لاتلافها بالجدول.
6 – عدم اتلاف اية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات الا بعد تحديد الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية اللازمة لاتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزءاً من الجداول الملحقة بالتعليمات.
7 – كافة النسخ الاضافية المكررة من الوثائق تتلف بدون تصوير او تسجيل في قوائم الاتلاف.

مادة 5
تطبيق تعليمات وزارة المالية فيما يخص اتلاف الوثائق المالية فيما يخص اتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والسجلات المالية.

مادة 6
للجان الفرعية في المركز وفي الوحدات التنظيمية (اذا اقتضت الضرورة) اعداد جداول اضافية بالوثائق الخاصة بها ورفعها الى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها ويعمل بها بعد ان يتم نشرها في الجريدة الرسمية.

مادة 7
تودع لدى المركز الوطني للوثائق اصول الوثائق ذات الاهمية التاريخية والتراثية او العلمية او الفنية بتقدير اللجنة الرئيسية.

مادة 8
تسري احكام هذه التعليمات على كافة المؤسسات والدوائر التابعة للوزارة.

مادة 9
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية رقم (2) لسنة 1981 وتعديلاتها.

مادة 10
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير الزراعة والاصلاح الزراعي

المحتوى 3
الجداول المحلقة بالتعليمات
1 – الوثائق الفنية :
الوثيقة احكام الاتلاف
في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 – التقارير العلمية والفنية تتلف لا تتلف
2 – تقارير متابعة الخطط الاستثمارية والتقارير الانتاجية تتلف لا تتلف
3 – بطاقات متابعة تنفيذ المشاريع تتلف لا تتلف
4 – المراسلات المتعلقة بطلبات اوامر الغيار والمناقلات لعقود المشاريع تتلف لا تتلف
5 – المراسلات الفنية بصورة عامة تتلف تتلف بعد عشرة سنوات من تاريخ انجاز المشروع واستلامه نهائياً.
6 – المراسلات والكتلوكات الواردة من الشركات لاجل التعريف لا تصور تتلف بعد انتهاء الحاجة اليها
2 – الوثائق المالية :
ت نوع المستند او السجل حدى الحفاظ على الوثائق
الحد الادنى (سنة) الحد الاعلى (سنة)
2 – 1 – مستندات القبض والصرف والتسوية في الدوائر الاخرى 5 10
1 – وصولات القبض محاسبة /37 أ وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
2 – مذكرات اذن القبض محاسبة /34 وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة (35،35أ) وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
4 – قسائم الشيكات 10 15
5 – اشعارات البنك / الدائنة والمدينة 10 15
6 – قوائم المبيعات (نقدية بالاجل) 5 10
7 – النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية
المعززة للصرف وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
8 – قوائم الرواتب 5 10
9 – الشيكات الزرقاء 10 15
10 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات
المرفقة بها وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
11 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع 5 10
12 – سقالات الشيكات 2 3
13 – جداول محاسبة /24 بانواعها 3 3
14 – استمارة تحليل السلف /78 3 3
15 – مستندات الادخال المخزني او ما في حكمها بعد الانتهاء من التدقيق واجراء المطابقة بعد الجرد
مستندات الاخراج المخزني حكمها
16 – شهادة الاعفاء من سلف الزواج/80 3 3
17 – الحسابات الشهرية مع الجداول (ميزان المراجعة) 5 3
18 – محاضر لجان استلام المواد 5
19 – البطاقات المخزنية 7
20 – الحسابات الختامية لا تتلف
21 – الاتفاقيات والمعاهدات المالية لا تتلف حتى لو صورت
22 – التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت
23 – التشريعات والانظمة والتعليمات المالية لا تتلف
2 – 2 – السجلات
24 – سجل يومية الصندوق محاسبة/66 5 10
25 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة 1 خاص 10 15
26 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة 1 خاص 10 15
27 – سجل الطوابع المالية محاسبة 5/15 10 15
28 – سجل الرواتب محاسبة /8 وما في حكمها 10 15
29 – سجل مراقبة الاستثمارات محاسبة /16 10 15
30 – سجل التخصيصات محاسبة/2 5 5
31 – سجل معاملات الخزائن محاسبة /4،4أ 10 15
32 – سجل الايرادات النهائية محاسبة/6 5 15
33 – سجل السلفة المستديمة محاسبة /10أ 5 5
34 – سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من الراتب محاسبة /69 5 5
35 – سجل الاثاث والموجودات الثابتة محاسبة /12 لا يتلف حتى ولو صور
36 – سجل مراقبة سلف الزواج/79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد اخر سلفة مسجلة في السجل او تدوير الارصدة الى سجل اخر
37 – السجلات (البطاقات) المخزنية 5 10
38 – سجل التوحيد لا يتلف
39 – سجل اليومية العام 10 15
40 – سجلات اليوميات المساعدة 5 10
41 – سجل الاستاذ العام 15 – 20 ويتلف بعد تصويره
42 – سجلات الاستاذ الفرعية بأنواعها 10 15
43 – الوثائق والمستندات المتعلقة بالاستيراد عند تصويرها تتلف عند عدم تصويرها
بعد انتهاء مفعولها او غلق الاعتماد – المصرفي لها ثلاث سنوات من انتهاء مفعولها او غلق الاعتماد لها
44 – الوثائق المتعلقة بالتأمين عند تصويرها تتلف بعد انتهاء – مفعولها عند عدم تصويرها تتلف بعد مرور سنة على انتهاء مفعولها.
45 – المراسلات المتعلقة بالاعلانات تتلف بعد تصويرها عند عدم التصوير تتلف بعد مرور سنة على انتهاء المعاملة المتعلقة بها
46 – المراسلات المتبادلة بين الوزارة تتلف بعد تصويرها عند عدم التصوير تتلف بعد مرور سنة على انتهاء المعاملة المتعلقة بها.
47 – التقارير التجارية تتلف عند تصويرها عند عدم التصوير لا تتلف

المحتوى 4
احكام الاتلاف
نوع الوثيقة في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 – القوانين وقرارات مجلس قيادة الثورة تتلف لا تتلف
2 – المراسيم الجمهورية تتلف لا تتلف
3 – تعاميم مجلس قيادة الثورة ورئاسة الجمهورية تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها
4 – قرارات مجلس الوزراء تتلف لا تتلف
5 – قرارات مجلس التخطيط والهيئة التوجيهية تتلف لا تتلف
6 – قرارات لجنة تنظيم التجارة تتلف لا تتلف
7 – قرارات ومحاضر وسجلات المجلس الاستشاري للوزارة تتلف لا تتلف
8 – الانظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
9 – قرارات المقاطعة وحظر التعامل تتلف تتلف بعد رفع الحظر
10 – مناشير وتعاميم وزارة المالية المتعلقة بالخدمة والتقاعد تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها
11 – الاضابير الشخصية للموظفين والعمال تتلف لا تتلف
12 – الاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق المتعلقة بها لا تتلف لا تتلف
13 – سجل العلااوات والترفيعات تتلف لا تتلف
14 – سجل الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد 15 سنة من تاريخ غلقها
15 – سجل الملاك تتلف لا تتلف
16 – العقود على اختلاف انواعها تتلف بعد تنفيذها تتلف بعد مرور 15 سنة على تنفيذها
17 – ملفات الدعاوى القضائية والانضباطية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة من تاريخ اكتساب الحكم للدرجة القطعية
18 – الوثائق المتعلقة بالصلاحيات تتلف تتلف بعد 15 سنة من تاريخ انتهاء العمل بالصلاحية
19 – التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على تاريخ اصدارها
20 – التقارير والدراسات والبحوث المتعلقة بتطوير اعمال مركز الوزارة والوحدات التنظيمية تتلف لا تتلف
21 – وثائق التعبئة والاحصاء والجيش الشعبي والدفاع المدني تتلف لا تتلف
22 – الوثائق المتعلقة بالدورات التدريبية والتدريسية تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات على انتهاء الدورة المتعلقة بها عدا المادة العلمية لا تتلف.
23 – الادلة التنظيمية وادلة القوى العاملة تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على انتهاء العمل بها
24 – المراسلات المتعلقة بالاحالة على التقاعد والاستقالة ونقل الخدمة تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات عليها
25 – المراسلات العامة المتعلقة بالمنح والزمالات الدراسية تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات عليها
26 – المراسلات المتعلقة بالاجازات تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
27 – المراسلات المتعلقة بالهياكل التنظيمية للوزارة والوحدات التنظيمية تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
28 – المراسلات المتعلقة بتنفيذ العقوبات تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
29 – دفاتر الذمة تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
30 – تعاميم ومناشير وزارة العمل والشؤون الاجتماعية المتعلقة بالعمال ومراسلات صندوق الضمان تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها.