الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الاوقاف والشؤون الدينية

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الاوقاف والشؤون الدينية
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

(تعليمات الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الاوقاف)
استناداً الى احكام المادة (14/ثالثاً) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم /70 لسنة /1983.
اصدرنا التعليمات التالية : –

مادة 1
يقصد بالوثائق لاغراض هذه التعليمات وكما هي واردة في القانون المشار اليه، المراسلات، والسجلات، والمحررات الرسمية وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف او الرقم او الصورة او الرسم او التخطيط سواء كان على شكل ورقة او صورة او خريطة او قلم او شريحة اقلمية (سلايد) او ختم او شريط ممغنط اي وعاء آخر.

مادة 2
تصنيف الوثائق الفنية والادارية لاغراض هذه التعليمات الى الاصناف الاتية.
اولاً : الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية ولا يجوز اتلافها ما عدا ما يتقرر تصويره (بالمكروفلم) وكما مبين في الجدول رقم (1) المرفق بهذه التعليمات.
ثانياً : الوثائق التي يجوز اتلافها بعد مضي المدة القانونية وكما مبين في الجدول رقم (2) المرفق بهذه التعليمات.

مادة 3
يجوز تصوير الوثائق بصورتين بأجهزة التصوير (المايكروفلم) المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية مع اتلاف الاصل وتعتبر صورة الوثيقة المؤيدة من قبل رئيس الدائرة بحكم الوثيقة الاصلية.

مادة 4
تشكل في وزارة الاوقاف والشؤون الدينية لجان دائمية تكون مهمتها الاشراف على صيانة الوثائق العائدة لها وتقييمها وتنظيمها بسجلات وقوائم واتخاذ القرار بشأن الاحتفاظ بها او استبعادها واتلافها بالتعاون مع المركز القومي للوثائق وفق ما يأتي : –
اولاً – لجنة رئيسية بديوان الوزارة، تكون برئاسة موظف بدرجة مدير عام وعضوية ممثل عن كل دائرة من دوائر الوزارة المركزية.
ثانياً – لجان فرعية في مديريات الاوقاف والشؤون الدينية في المحافظات تكون برئاسة مدير القسم.

مادة 5
اولاً – تقوم اللجان الفرعية المشار اليها في المادة الرابعة من هذه التعليمات لاعداد خطط دورية لتقييم الوثائق وفرز الوثائق التي لا تكون مفيدة للدائرة او تنتفي الحاجة الى حفظها وتنظيم قوائم بالمطلوب استبعادها واتلافها وعرضها على اللجنة الرئيسية لغرض تدقيقها واستحصال موافقة الوزير على استبعادها لغرض تدقيقها واستحصال موافقة الوزير على استبعادها واتلافها وايداع اصول الوثائق لدى المركز الوطني للوثائق اذا كانت ذات اهمية فنية او ادارية بتقدير من الدائرة التي تعود لها تلك الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف.
ثانياً – يتم اتلاف الوثائق بالطريقة التي تقررها (اللجنة الرئيسية) ويعتبر ارسال الوثائق الى معمل الورق اتلافاً. على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة منها لحين اتلافها.
رابعاً – عند اتلاف الوثائق تنظم اللجنة الرئيسية محضراً لنسختين يوقعهما الرئيس والاعضاء وتحفظ نسخة منها مع قوائم الوثائق في محفظة خاصة سرياً.

مادة 6
تراعي احكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم (71) لسنة 1982 على كل حالة لم يرد لها نص في هذه التعليمات.

مادة 7
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الخاصة بوزارة الاوقاف رقم 1 لسنة 1980.

مادة 8
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
ع. وزير الاوقاف والشؤون الدينية.

المحتوى 2
جدول رقم 01)
الوثائق التي لا يجوز اتلافها
1- مقررات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء ومجلس التخطيط.
2- مجموعة القوانين والانظمة.
3- التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة الدائمية.
4- الاضابير الشخصية ودفاتر الخدمة.
5- البطاقات الشخصية للموظفين والعمال
6- جريدة الوقائع العراقية
7- تقارير ديوان الرقابة المالية والهيئات واللجان التدقيقية
8- المقاولات والعقود ودفاتر الذرعة
9- السجلات بكافة انواعها عدا ما استثني منها بموجبه هذه التعليمات
10- اوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية
11- دفاتر الضمان والاستمارات المتعلقة بها
12- الاتفاقيات والبروتوكولات مع الدول والمنظمات الدولية.
13- الاوراق المتعلقة بحقوق الجنسية او الاحوال الشخصية
14- الاوراق المتعلقة بحقوق الملكية
15- المخابرات الخاصة بالخطة (المؤقتة او التفصيلية والخطة الخمسية والمنهاج الاستثماري)
16- سجلات الارشيف
17- الاوامر الادارية والتعليمات الخاصة بالصلاحيات
18- كافة المخابرات السرية
19- الاوامر الخاصة باحداث التشكيلات الادارية
20- العلاوات السنوية وكتب الزيادات السنوية للعمال
21- الحجج الوقفية
ملاحظات : –
اولاً : اضافة ما يلي : –
1- القوانين
2- سجلات الاملاك وسجلات السيارات والمكائن والالات والادوات الاحتياطية – وسجلات الاحصاء وسجل الاثاث والموجودات.
3- الخرائط والتصاميم بأنواعها
4- قرارات لجان اتلاف الاوراق الرسمية
وثائق المشاريع
نوع الورقة الاتلاف في حالة تصوير الورقة الاتلاف في حالة عدم التصوير
1 – عقود المقاولات والاوراق المتعلقة بها بعد سنتين من الاستلام بعد 15 سنة النهائي
2 – عقود الخدمات الاستشارية والاوراق المتعلقة بها بعد سنتين من الاستلام كذا النهائي
3 – الاوراق المتعلقة بالاعمال والمشاريع التي تنفذ بطريقة التنفيذ المباشر وعقودها ان وجدت كذا كذا
4 – الاوراق المتعلقة بالفحوصات المختبرية كذا كذا
5 – العقود على اختلاف انواعها عدا ما ذكر اعلاه تصور وتتلف بعد انتهاء سنتين على انتهاء الحقوق والالتزامات المترتبة عليها بعد مرور 15 سنة
6 – خرائط الامنية التابعة للوزارة تتلف لا تتلف
7 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين والمناقصات والمزايدات كذا بعد مرور 15 سنة
8 – المخابرات المتعلقة باداخال المقاولين والشركات في القائمة السوداء ورفع الحذر عنها لا تصور بعد 3 سنوات
9 – تقارير متابعة المشاريع تصور تتلف بعد 3 سنوات
10 – الكشوفات التي ترد حول الصيانة والترميم لا تصور بعد مرور سنتين
الوثائق المالية
حددت بموجب تعليمات وزارة المالية عدد (5) لسنة 1983 والجداول المرفقة بها
نوع الورقة الوثائق الادارية
الاتلاف في حالة التصوير الاتلاف في حالة عدم التصوير

المحتوى 3
1 – المخابرات المتعلقة بالمنح والزمالات والاجازات الدراسية خارج وداخل القطر تصور وتتلف بعد 10 سنوات
2 – المخابرات المتعلقة بالدعوات والوفود تصور وتتلف بعد 5 سنوات
3 – المخابرات المتعلقة بالماء والكهرباء والهاتف كذا كذا
4 – سجل الصادرة والواردة لا يصور بعد مرور 15 سنة
5 – سجل الهويات الشخصية كذا كذا
6 – المخابرات المتعلقة بالاجانب العاملين في الوزارة والدوائر التابعة لها كذا بعد مرور 5 سنوات من انتهاء عقد الاستخدام
7 – المخابرات المتعلقة بالتفتيش والزيارات والجولات تصور وتتلف بعد مرور 3 سنوات على انتهاء التنسيب
8 – المخابرات المتعلقة بالعمال والموظفين من غير منتسبي الوزارة لا تصور بعد مرور 3 سنوات على انتهاء التنسيب
9 – المخابرات العامة التي تخص تأليف اللجان كذا كذا
10 – المخابرات التي تخص الدورات التدريبية لا تصور بعد مرور 3 سنوات على انتهاء التدريب
11 – سجلات الملاك كذا كذا
12 – دفاتر ذمة المعتمدين كذا كذا
13 – تقارير تجوال السادة المسؤولين كذا كذا
14 – المخابرات المتعلقة بمحو الامية لا تصور بعد مرور 3 سنوات
15 – المخابرات الخاصة بشؤون الدفاع المدني كذا بعد مرور سنتين
16 – الاعلانات عن بيع وايجار العقارات كذا بعد مرور 5 سنوات
17 – العرائض والشكاوى التي استنفذت الاجراءات بصددها كذا بعد مرور سنتين
18 – المخابرات العامة والمقترحات التي ترد من الوزارات والدوائر الاخرى كذا بعد مرور 3 سنوات
19 – سجلات الدوام الرسمي كذا بعد مرور سنة واحدة عليها
20 – نسخ المخابرات الخاصة بالدوائر والاقسام كذا بعد مرور سنتين عليها
21 – احتساب الخدمات العمالية والعسكرية والاستخدامية والوظيفية تصور وتتلف بعد مرور 15 سنة عليها
22 – ملفات الدعاوى والتبليغات القضائية وما يخص الهيئات القضائية والمحاكم تصور وتتلف بعد اكتساب الحكم الدرجة القطعية بعد مرور 15 سنة من اكتساب الحكم الدرجة القطعية
23 – قرارات اللجان التحقيقية لا تصور بعد مرور 3 سنوات
24 – المخابرات المتعلقة بالاحصاء تصور بعد مرور 10 سنوات
25 – الصلاحيات الادارية لا تصور كذا
26 – سجلات الدعاوى لا تصور لا تتلف
27 – الاضابير الشخصية لموظفي المساجد والعتبات تتلف بعد التصوير لا تتلف
28 – تشكيل لجان التوعية الدينية. قراراتها لا تصور بعد مرور 5 سنوات
29 – اضابير متعهدي نقل الحجاج لا تصور لا تتلف
30 – تقارير الموظفين الاداريين والمرشدين الدينيين لا تصور تتلف بعد الانتهاء من محاسبة المتعهد
31 – قرارات مجلس الاوقاف الاعلى تصور تتلف بعد 10 سنوات
32 – قرارات لجنة محاسبة المتولين لا تصور بعد مرور 5 سنوات
33 – مسودات الكتب لا تصور تتلف بعد سنة