الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الصناعة والمعادن

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الصناعة والمعادن
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استناداً لاحكام المادة (19) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 ولغرض تطبيق اسلوب عملي لخدمة قضايا الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعة والمعادن واستناداً الى تعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983
قررنا اصدار التعليمات الآتية : –

مادة 1
يقصد بالتعابير الاتية، المعاني المبينة ازاءها : –
1- القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983
2- التعليمات : تعليمات وزارة المالية والتعليمات الصادرة بموجب هذا القانون.
3- الوزارة : وزارة الصناعة والمعادن
4- الوزير : وزير الصناعة والمعادن
5- المركز : مركز وزارة الصناعة والمعادن
6- الوحدات التنظيمية : المؤسسات والمنشآت والمديريات العامة والدوائر التابعة لها والهيئة والفنية لمشروع صناعة السيارات ومركز الحاسبة الالكترونية.
7- اللجان : لجان الحفاظ على وثائق وزارة الصناعة والمعادن.

مادة 2
استناداً الى المادة (4) من القانون ولاغراض تطبيق هذه التعليمات طبقاً لانشطة العمل تصنف الوثائق الى الاصناف الرئيسية الاتية ووفق الجداول الملحقة بهذه التعليمات.
1- الوثائق الفنية.
2- الوثائق المالية
3- الوثائق الادارية
وللجان تصنيف الوثائق الى اصناف فرعية من الاصناف الرئيسية اعلاه.

مادة 3
استناداً الى احكام المادة (7) من القانون، تشكل اللجان الدائمة الاتية : –
اولاً – لجنة رئيسية للوزارة برئاسة وكيل الوزارة وعضوية المدراء العامين ورئيس قسم التطوير الاداري في المركز وممثل عن كل مؤسسة وعن الهيئة الفنية لمشروع صناعة السيارات بدرجة مدير عام ومدير مركز الحاسبة الالكترونية، وتكون مهمتها : –
1- التوجيه والاشراف العام على عمل اللجان الفرعية في المركز والوحدات التنظيمية فيما يتعلق بصيانة الوثائق العائدة للوزارة وتقييمها وتصنيفها.
2- متابعة تنفيذ التعليمات.
3- النظر في توصيات اللجان الفرعية في المركز والوحدات التنظيمية واتخاذ القرار المناسب حولها.
4- التنسيق مع المركز الوطني للوثائق.
ثانياً – لجان فرعية كالاتي :
أ‌- لجنة فرعية في المركز برئاسة مدير عام الدائرة الادارية وعضوية ممثلي الدوائر والاقسام بدرجة مدير.
ب‌- لجنة فرعية في كل وحدة من الوحدات التنظيمية برئاسة مدير عام الوحدة التنظيمية او موظف بدرجة مدير عام او مدير الوحدة وعضوية رؤساء الدوائر والاقسام فيها.
ترتبط اللجان الفرعية المذكورة في الفقرتين أ و ب اعلاه باللجنة الرئيسية وتكون مهمتها :
1- التوجيه والاشراف التفصيلي على عمل اللجنة المساعدة في المركز والوحدة التنظيمية.
2- متابعة تنفيذ التعليمات واعمال اللجنة المساعدة.
3- دراسة توصيات اللجنة المساعدة واقرارها.
4- رفع التوصيات ذات العلاقة بتطبيق التعليمات او الجداول الملحقة بها الى اللجنة الرئيسية.
ثالثاً – لجنة مساعدة في المركز وفي كل وحدة من الوحدات التنظيمية ترتبط باللجنة الفرعية وتكون برئاسة موظف بدرجة مدير وعضوية عدد من الافراد ممثلين لكافة دوائر واقسام المركز او الوحدة طبقاً لطبيعة عمل وحجم نشاط الوحدة التنظيمية، ولها ان تكلف عدداً من الافراد تكون درجة مدير لمساعدتها في للقيام بمهامها.
تكون مهمة اللجنة المساعدة :
1- تنظيم سجلات او قوائم مفصلة بالوثائق المراد اتلافها يذكر فيها رقم وتاريخ وجهة اصدار الوثيقة واية معلومات اخرى تراها اللجنة ضرورية.
2- اتلاف الوثائق بمقتضى هذه التعليمات والجداول الملحقة بها وبعد مصادقة اللجنة الفرعية عليها.
3- تقديم مقترحات حول تطبيق التعليمات والجداول الملحقة بها عند الضرورة.

المحتوى 2
مادة 4
على اللجان الفرعية والمساعدة المذكورة في المادة الثالثة من هذه التعليمات مراعاة ما يلي :
1- الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية التي تساعد على تحقيق اهداف القانون كلما أمكن ذلك مع مراعاة ما يلي :
2- 1 – 1 – في حالة استخدام اجهزة التصوير المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية فرز الوثائق المصنفة وفقاً لاحكام المادة الثانية من هذه التعليمات الى الفئات الاربع الاتية :
الفئة الاولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ باصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها، او لوجود صعوبات تحول دون تصويرها.
الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لاهميتها الخاصة، على ان تعتمد في التداول نسخ الوثائق او الصور المصغرة لها.
الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ويستبعد اصل كل منها.
الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور ويستبعد اصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها.
1 – 2 – يتم التصوير مع الالتزام بما يلي :
أ – اعتمادها تصوير الوثائق بصورتين اصليتين في الاقل يتم اعتمادهما بعد فحصهما فنياً للتأكد من سلامة التصوير.
ب – يجب حفظ احدى الصور المشار اليها في البند (أ) من هذه الفقرة في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور الاخرى تجنباً للمخاطر المحتملة.
ج – يجب فحص الصور المصغرة بين فترة واخرى كل ستة اشهر في الاقل للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية.
2 – تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر او سواها بحكم الوثيقة الاصلية بعد توثيقها باعتبارها صورة طبق الاصل ويتم التعامل بها على هذا الاساس.
3 – لا يجوز استبعاد او اتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
4 – عدم اتلاف اية وثيقة ما لم يتم التأكد من ان كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل او انتهت قانوناً
5 – عدم اتلاف المعاملات المعلقة او المعترض عليها من اية جهة كانت وخاصة الوثائق المتعلقة بقضايا التزوير او الاختلاس او التي تحال الى المحاكم او الهيئات المتخصصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها وانتهاء الفترة المحددة لاتلافها بالجدول.
6 – عدم اتلاف اية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات الا بعد تحديد الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية اللازمة لاتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزءاً من الجداول الملحقة بالتعليمات.
7 – كافة النسخ الاضافية المكررة من الوثائق تتلف بدون تصوير او تسجيل في قوائم الاتلاف.

مادة 5
تطبق كافة تعليمات وزارة المالية فيما يخص اتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والسجلات المالية عملاً بتعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 والتعليمات اللاحقة بها.

مادة 6
للجان الفرعية في المركز وفي الوحدات التنظيمية (اذا اقتضت الضرورة) اعداد جداول اضافية بالوثائق الخاصة بها ورفعها الى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها ويعمل بها بعد ان يتم نشرها في الجريدة الرسمية.

مادة 7
تودع لدى المركز الوطني للوثائق اصول الوثائق ذات الاهمية التاريخية او التراثية او العلمية او الفنية بتقدير اللجنة الرئيسية.

مادة 8
تلغى كافة التعليمات السابقة الخاصة باتلاف الاوراق الرسمية والصادرة عن هذه الوزارة والمؤسسات التابعة لها (قبل نشر هذه التعليمات).

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير الصناعة والمعادن

المحتوى 3
الجداول الملحقة بالتعليمات
1 – الوثائق الفنية احكام الاتلاف
ت الوثيقة في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 – التقارير العلمية والفنية تتلف لا تتلف
2 – تقارير متابعة الخطط الاستثمارية والتقارير الانتاجية تتلف لا تتلف
3 – بطاقات متابعة تنفيذ المشاريع تتلف لا تتلف
4 – المراسلات المتعلقة بطلبات اوامر الغيار تتلف لا تتلف
5 – المراسلات الفنية بصورة عامة تتلف تتلف بعد عشر سنوات من تاريخ انجاز المشروع واستلامه نهائياً
6 – المراسلات والكتلوكات الواردة من الشركات لاجل التعريف لا تصور تتلف بعد انتهاء الحاجة اليها
2 – الوثائق المالية
ت نوع المستند او السجل حدى الحفاظ على الوثائق
الحد الادنى (سنة) الحد الاعلى (سنة)
2 – 1 – مستندات القبض والصرف والتسوية
1 – وصولات القبض محاسبة /37 أ وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
2 – مذكرات اذن القبض محاسبة / 34 وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة (35،35أ) وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
4 – قسائم الشيكات 10 15
5 – اشعارات البنك / الدائنة والمدينة 10 15
6 – قوائم المبيعات (نقدية وبالاجل) 5 10
7 – النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف وما في حكمها في الدوائر الاخرى
10 15
8 – قوائم الرواتب 5 10
9 – الشيكات الزرقاء 10 15
10 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها وما في حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
11 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الفرع 5 10
12 – سقالات الشيكات 2 3
13 – جداول محاسبة /24 بانواعها 3 5
14 – استمارة تحليل السف /78 3 3
15 – مستندات الادخال المخزني او ما في 5 5
مستندات الاخراج المخزني حكمها بعد الانتهاء من التدقيق واجراء المطابقة بعد الجرد
16 – شهادة الاعفاء من سلف الزواج /80 3 3
17 – الحسابات الشهرية مع الجداول (ميزان المراجعة) 5 5
18 – محاضر لجان استلام المواد 5
19 – البطاقات المخزنية 7 10
20 – الحسابات الختامية لا تتلف 10
21 – الاتفاقيات والمعاهدات المالية لا تتلف حتى لو صورت
22 – التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت
23 – التشريعات والانظمة والتعليمات المالية لا تتلف
2 – 2 السجلات
24 – سجل يومية الصندوق محاسبة /66 5 10
25 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة 1 خاص 10 15
26 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة 1 خاص 10 15
27 – سجل الطوابع المالية محاسبة /5/15 10 15
28 – سجل الرواتب محاسبة /8 وما في حكمها 10 15
29 – سجل مراقبة الاستثمارات محاسبة/16 10 15
30 – سجل التخصيصات محاسبة/2 10 15
31 – سجل معاملات الخزائن محاسبة /4،4أ 10 15
32 – سجل الايرادات النهائية محاسبة /6 5 5
33 – سجل السلفة المستديمة محاسبة /10أ 5 5
34 – سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من الراتب محاسبة/69 5 5
35 – سجل الاثاث والموجودات الثابتة محاسبة/13 لا يتلف حتى ولو صور
36 – سجل مراقبة سلف الزواج/79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد اخر سلفة مسجلة في السجل او تدوير الارصدة الى سجل اخر
37 – السجلات (البطاقات) المخزنية لا يتلف 10
38 – سجل التوحيد لا يتلف
39 – سجل اليومية العام 10 15
40 – سجلات اليوميات المساعدة 5 10
41 – سجل الاستاذ العام 15 – 20 ويتلف بعد تصويره
42 – سجلات الاستاذ الفرعية بأنواعها 10 15
2 – 3 المراسلات والوثائق التجارية
43 – الوثائق والمستندات المتعلقة بالاستيراد عند تصويرها تتلف بعد انتهاء مفعولها او غلق الاعتماد المصرفي لها
عند عدم تصويرها تتلف بعد مرور ثلاث سنوات من انتهاء مفعولها او غلق الاعتماد المصرفي لها.
44 – الوثائق المتعلقة بالتأمين عند تصويرها تتلف بعد انتهاء مفعولها عند عدم تصويرها تتلف بعد مرور سنة على انتهاء مفعولها
45 – المراسلات المتعلقة بالاعلانات تتلف عند تصويرها عند عدم التصوير تتلف بعد مرور سنة على انتهاء المعاملة المتعلقة بها
46 – المراسلات المتبادلة بين الوزارة والوحدات التنظيمية المتعلقة بالامور التجارية ذات الطابع العام تتلف عند تصويرها عند عدم التصوير تتلف بعد مرور سنة على انتهاء المعاملة المتعلقة بها
47 – التقارير التجارية تتلف عند تصويرها عند عدم التصوير لا تتلف

المحتوى 4
3 – الوثائق الادارية
ت نوع الوثيقة احكام الاتلاف
في حالة تصوير الوثيقة في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 – القوانين وقرارات مجلس قيادة الثورة تتلف لا تتلف
2 – المراسيم الجمهورية تتلف لا تتلف
3 – تعاميم مجلس قيادة الثورة ورئاسة الجمهورية تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها
4 – قرارات مجلس الوزراء تتلف لا تتلف
5 – قرارات مجلس التخطيط والهيئة التوجيهية تتلف لا تتلف
6 – قرارات لجنة تنظيم التجارة تتلف لا تتلف
7 – قرارات ومحاضر وسجلات المجلس الاستشاري للوزارة تتلف لا تتلف
8 – الانظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
9 – قرارات المقاطعة وحظر التعامل تتلف تتلف بعد رفع الحظر
10 – مناشير وتعاميم وزارة المالية المتعلقة بالخدمة والتقاعد تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها
11 – الاضابير الشخصية للموظفين والعمال تتلف لا تتلف
12 – الاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق لا تتلف لا تتلف
13 – سجل العلاوات والترقيات تتلف لا تتلف
14 – سجل الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد 15 سنة من تاريخ غلقها
15 – سجل الملاك تتلف لا تتلف
16 – العقود على اختلاف انواعها تتلف بعد تنفيذها تتلف بعد مرور 15 سنة على تنفيذها
17 – ملفات الدعاوى القضائية والانضباطية تتلف تتلف بعد 15 سنة من تاريخ اكتساب الحكم الدرجة القطعية
18 – الوثائق المتعلقة بالصلاحيات تتلف تتلف بعد 15 سنة من تاريخ انتهاء العمل بالصلاحية
19 – التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على تاريخ اصدارها
20 – التقارير والدراسات والبحوث المتعلقة بتطوير اعمال مركز الوزارة والوحدات التنظيمية تتلف لا تتلف
21 – وثائق التعبئة والاحصاء تتلف لا تتلف
والجيش الشعبي والدفاع المدني
22 – الوثائق المتعلقة بالدورات التدريبية والتدريسية تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات على انتهاء الدورة المتعلقة بها عدا المادة العلمية لا تتلف
23 – الادلة التنظيمية وادلة القوى العاملة تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على انتهاء العمل بها
24 – المراسلات المتعلقة بالاحالة على التقاعد والاستقالة ونقل الخدمة تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات عليها
25 – المراسلات العامة المتعلقة بالمنح والزمالات الدراسية تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات عليها
26 – المراسلات المتعلقة بالاجازات تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
27 – المراسلات المتعلقة بالهياكل التنظيمية تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
28 – المراسلات المتعلقة بتنفيذ العقوبات تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
29 – دفاتر الذمة تتلف تتلف بعد مرور ثلاث سنوات عليها
30 – تعاميم ومناشير وزارة العمل والشؤون الاجتماعية المتعلقة بالعمال ومراسلات صندوق لاضمان تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء العمل بها
31 – المناشير والتعاميم العام تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات على انتهاء العمل بها
32 – المراسلات المتعلقة بالايفاد خارج القطر تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات على انتهاء العمل بها
33 – التعاميم والمراسلات العامة الواردة للاطلاع فقط تتلف تتلف بعد مرور سنة من تاريخ اصدارها
34 – المراسلات المتعلقة بالخدمات العامة تتلف تتلف بعد مرور سنة من تاريخ اصدارها
35 – الاعلانات الصادرة عن دوائر الدولة تتلف تتلف بعد مرور سنة من تاريخ اصدارها
36 – البيانات العامة الصادرة عن دوائر الدولة تتلف تتلف بعد مرور سنة من تاريخ اصدارها
37 – المراسلات الدارية العامة تتلف تتلف بعد مرور سنة من تاريخ اصدارها
38 – محاضر ووثائق الاجتماعات الدورية وغير الدورية بضمنها مجالس الادارة والهيئات الاستشارية تتلف لا تتلف
39 – الوثائق الاحصائية تتلف لا تتلف
تعليمات الخدمة المدنية