الحفاظ على الوثائق الخاصة بالمؤسسة العامة للسياحة والمنشآت التابعة لها

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الخاصة بالمؤسسة العامة للسياحة والمنشآت التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استناداً الى احكام المادة (19) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983
اصدرنا التعليمات التالية :

مادة 1
يقصد بالوثائق لاغراض هذا القانون المراسلات والمستندات والسجلات الرسمية والخرائط وكل وعاء لحفظ المعلومات

مادة 2
تصنف الوثائق الادارية لاغراض هذه التعليمات الى الاصناف الاتية :
اولاً : الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية ولا يجوز اتلافها، ما عدا ما يتقرر تصويره (بالمايكروفيلم) وكما مبين في الجدول رقم (2) المرفق بهذه التعليمات.

مادة 3
يجوز تصوير الوثائق بصورتين بأجهزة التصوير (الميكروفيلم) المصغر وسواها من الجهة والمعدات الفنية مع اتلاف الاصل وتعتبر صورة الوثيقة المؤيدة من قبل رئيس المؤسسة بحكم الوثيقة الاصلية.

مادة 4
اولاً : تشكل في ديوان المؤسسة لجنة رئيسية دائمة برئاسة موظف لا تقل درجته عن مدير للاشراف على صيانة الوثائق وتقييمها وتنظيمها بسجلات او اتلافها وتخضع قراءتها لمصادقة رئيس المؤسسة.
ثانياً : تشكل لجنة فرعية في المنشآت التابعة لهذه المؤسسة وترتبط باللجنة الرئيسية وتكون مهامها الاشراف على صيانة الوثائق وتقييمها وتنظيمها بسجلات او تلافها وتخضع قراراتها لمصادقة رئيس المؤسسة.
ثالثاً : يكون قسم الارشيف في ديوان المؤسسة والمنشآت التابعة لها هي المسؤولة عن حفظ الوثائق لديها والحفاظ عليها وكيفية تداولها.

مادة 5
يتم اتلاف الوثائق بالطريقة التي تقررها اللجان الرئيسية والفرعية وعند اتلاف هذه الوثائق تنظم اللجان الرئيسية والفرعية محضراً بنسختين يوقعهما الرئيس والاعضاء وتحفظ نسخة منها مع قوائم الوثائق في محفظة خاصة لدى القلم السري.

مادة 6
تودع اصول الوثائق التاريخية والتراثية والعلمية والفنية لدى المركز الوطني للوثائق.

مادة 7
تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
رئيس المؤسسة العامة للسياحة.

جدول رقم (1)
الوثائق التي لا يجوز اتلافها
1 – قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء.
2 – مجموعة القوانين والانظمة.
3 – التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة الدائمية.
4 – الاضابير الشخصية ودفاتر الذمة ودفاتر الخدمة ودفاتر الضمان.
5 – جريدة الوقائع العراقية.
6 – تقارير ديوان الرقابة المالية والمدققين القانونيين.
7 – المقاولات والعقود ودفاتر الذريعة.
8 – السجلات بكافة انواعها.
9 – اوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية.
10 – دفاتر الضمان والاستمارات المتعلقة بها.
11 – الاتفاقيات والبروتوكولات مع الدول والمنظمات الدولية
12 – الاوراق بالمتعلقة بحقوق الجنسية او الاحوال الشخصية.
13 – الاوراق المتعلقة بحقوق الملكية
14 – المخابرات الخاصة بالخطة (المؤقتة او التفصيلية، والخطة الخمسية والمنهاج الاستثماري).
15 – سجلات الارشيف.
16 – الاوامر الادارية والتعليمات الخاصة بالصلاحيات.
17 – كافة المخابرات السرية.
18 – الاوامر الخاصة باحداث التشكيلات الادارية.

المحتوى 2
جدول رقم (2)
الوثائق التي يجوز اتلافها بعد مضي المدة القانونية
الوثائق المدة القانونية لغرض اتلافها
الحد الادنة بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 – التقارير الشهرية والفصلية 10 15
2 – المعاملات الاحصائية 10 15
3 – مقررات مجلس الانضباط والتطهير 10 15
4 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين وشؤون المناقصات والمزايدات
5 – المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل 10 15
6 – المخابرات المتعلقة بالفحوصات المختبرية 10 15
7 – مخابرات عقود الايجار 10 15
8 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتابات 10 15
9 – المخابرات الخاصة بالمقاولات وعقودها 10 15
10 – قوائم صرفيات الوقود وسحب المحروقات ودفاتر اشغال السيارات 10 15
11 – قوائم النثرية والبريد والبرق والهاتف والماء والكهرباء 10 15
12 – جداول ور التسليم والتسلم والمخابرات المتعلقة بها 5 10
13 – المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات 5 10
14 – المخابرات الاعتيادية المتعلقة بالمخصصات والكسوة 5 10
15 – العرائض والطلبات الشخصية والشكاوى والاخباريات المنتهية معاملاتها 5 10
16 – المخابرات المتعلقة بالبعثات والوفود والخبراء والاجانب 5 10
17 – المخابرات المتعلقة بتشكيل اللجان والايفادات داخل العراق 5 15
18 – المخابرات المتعلقة بالخدمات التي تقوم بها المنشآت التابعة للمؤسسة 5 10
19 – المخابرات المتعلقة بتخمينات الميزانية 5 10
20 – دفاتر توزيع الرسائل 2 3
21 – التعليمات المتعلقة بالمؤتمرات والمعارض 1 2
22 – التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية المتعلقة بالاعلام 2 3
23 – النسخ الزائدة للكتب ومسوداتها 1 2
24 – المخابرات المتعلقة بالتبليغات القضائية 1 2
25 – سجل دوام الموظفين 1 2
26 – الاوراق التي لم يرد ذكرها في هذا الجدول يكون اتلافها بعد مرور عشر سنوات
27 – العلاوات السنوية وكتب الزيادات السنوية يكون اتلافها بعد مضي عشر سنوات
28 – نسخ الاوامر الادارية يكون اتلافها بعد مضي عشر سنوات
29 – نسخ كتب الامن يكون اتلافها بعد مضي عشر سنوات
30 – قرارات لجنة الترشيح يكون اتلافها بعد مضي خمس سنوات
31 – مقررات مجلس الادارة يكون اتلافها بعد مضي عشر سنوات
32 – اضبارة المذكرات يكون اتلافها بعد مضي ثلاث سنوات
33 – سجل الاجازات الاعتيادية والمرضية يكون اتلافها بعد مضي ثلاث سنوات
34 – سجل الهويات يكون اتلافها بعد مضي عشر سنوات
35 – مستندات الصرف 15 20
36 – وصولات القبض 15 20
37 – سند قيد 15 20
38 – قوائم رواتب موظفي وعمال المؤسسة 15 20
39 – قوائم ساعات اضافية 15 20
40 – موازين مراجعة 10 15