عنوان التشريع: تشكيلات واختصاصات لجان الحفاظ على الوثائق في وزارة العدل
التصنيف: تعليمات
المحتوى 1
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00
استناداً الى احكام المادتين 7 و 14 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
صدرت التعليمات الاتية : –
اولاً – تشكل في وزارة العدل لجنة رئيسة دائمة تتكون من ثلاثة اعضاء لا يقل عنوان كل منهم عن مدير عام يسميهم وزير العدل لتقوم بما يأتي : –
أ – الاشراف على عملية صيانة وحفظ وثائق الوزارة وتقييمها وتنظيمها واقرار توصيات الاحتفاظ بها او استبعادها واتلافها بعد انتهاء مدة الاستبعاد واصدار توجيهات بشأن ذلك بالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق.
ب – تعيين الوثائق ذات الاهمية التاريخية او التراثية او العلمية او الفنية التي تودع اصولها لدى المركز الوطني للوثائق.
ج – متابعة عملية اتلاف الوثائق التي تقرر استبعادها لمنع التراكم غير المجدي.
د – توفير وتنظيم وتحديد الوسائل الفنية الحديثة المتطورة لحفظ الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف.
هـ – اصدار التوجيهات بشأن تصنيف الوثائق الى فنية ومالية وادارية وكيفية فرزها الى الفئات الاربع المنصوص عليها في المادة (5) من قانون الحفاظ على الوثائق عند الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر في تحقيق اهدافه.
ثانياً – تشكل بأمر اداري في مركز الوزارة وفي كل جهاز من اجهزتها لجنة فرعية ترتبط باللجنة الرئيسة وتتكون من رئيس لا يقل عنوان وظيفته عن قاض او نائب مدع عام او مدير، وعضوين بمستوى مدير او معاون قضائي لتقوم بما يأتي : –
أ – الاشراف على صيانة وحفظ وثائق الدائرة وفق توجيهات اللجنة الرئيسة.
ب – فرز الوثائق ذات الاهمية التاريخية او التراثية او العلمية او الفنية وعرضها على اللجنة الرئيسة لاتخاذ القرار بشأنه ايداعها لدى المركز الوطني للوثائق.
ج – اقرار تصنيف الوثائق الى فنية ومالية وادارية.
د – تدقيق الجداول التفصيلية التي تعدها اللجنة المساعدة بشأن الوثائق المراد استبعادها واتلافها وتقديم توصية بها الى اللجنة الرئيسة لاقرارها تمهيداً لاتلافها.
هـ – اقرار الجداول التي تعدها اللجان المساعدة بشأن تصوير الوثائق بأجهزة التصوير المصغر.
و – متابعة اعمال اللجان المساعدة من خلال عقد اجتماعات دورية معها لا تقل عن مرة واحدة في الشهر في الاقل.
ثالثاً – تشكل بأمر اداري في مركز الوزارة وفي كل جهاز من اجهزتها لجنة مساعدة او اكثر ترتبط باللجنة الفرعية وتتكون من رئيس لا يقل عنوان وظيفته عن قاض او نائب مدع عام او مدير وعضوين من ذوي الخبرة بأمور حفظ وصيانة الوثائق لتقوم بما يأتي : –
أ – الاشراف على الوسائل الفنية لحفظ الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف.
ب – فرز الوثائق التي لا تكون مفيدة للدائرة المعنية او تنتفي الحاجة الى حفظها لغرض استبعادها واتلافها وفقاً لتوجيهات اللجنة الرئيسة وتنظيم جداول تفصيلية بها.
ج – في حالة الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر في الحفظ تفرز الوثائق المصنفة الى الفئات الاربع المنصوص عليها في المادة (5) من قانون الحفاظ على الوثائق حسب توجيهات اللجنة الرئيسة وتنظيم جداول بذلك؟
رابعاً – تعتبر اجهزة العدل وتشكيلاتها دوائر لاغراض هذه التعليمات.
خامساً – تراعى تعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 بشأن تصنيف الوثائق المالية وفرزها.
سادساً – تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير العدل