حول الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الاسكان والتعمير والمرافق العامة التابعة لها

عنوان التشريع: حول الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الاسكان والتعمير والمرافق العامة التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

رقم (1) لسنة 1984 حول الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الاسكان والتعمير والمرافق العامة التابعة لها
استناداً لاحكام المادة (7) والفقرة (3) من المادة (14) والمادة (19) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 وتسهيلاً لتطبيق احكام القانون المذكور.
قررنا اصدار التعليمات التالية : –

مادة 1
يقصد بالتعابير التالية المعاني المبينة ازاءها :
1- القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 او اي قانون اخر يحل محله.
2- الوزارة : وزارة الاسكان والتعمير.
3- الوزير : وزير الاسكان والتعمير.
4- المركز : مركز الوزارة الوارد ذكره في قانون الوزارة رقم 150 لسنة 1977
5- المرافق العامة : المرافق العامة الوارد ذكرها في القانون رقم 150 لسنة 1977.
6- اللجنة الرئيسية : اللجنة الدائمة في مركز الوزارة لغرض متابعة تنفيذ القانون بمقتضى هذه التعليمات.
7- اللجنة الفرعية : اللجنة المشكلة في كل من المركز والمرافق العامة لغرض تنفيذ القانون بمقتضى هذه التعليمات وترتبط باللجنة الرئيسية.
8- اللجنة المساعدة : اللجنة واللجان التنفيذية التي تشكل في المركز والمرافق العامة لمساعدة اللجنة الفرعية في تنفيذ احكام القانون والتعليمات وتعمل تحت اشرافها وتوجيهها.
9- التسجيل : عملية نقل المعلومات من الوعاء الورقي الى الوعاء الميكروفيلمي (الرقوق الدقيقة)
10- التصنيف : تجميع الوثائق المتماثلة من حيث المضمون.
11- الوثائق : المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف او الرقم او الصورة او الرسم او التخطيط سواء كان على شكل ورقة او صورة او خريطة.

مادة 2
تصنف الوثائق لاغراض هذه التعليمات تبعاً لانشطة العمل الى الاصناف التالية، وبموجب الجداول الملحقة بها.
1- الوثائق الادارية : وتشمل الوثائق التي تنظم او تعبر عن النشاط الاداري الذي يساعد الدائرة على تحقيق اهدافها.
2- الوثائق المالية : وتشمل الوثائق التي تنظم الامور المالية في الدائرة او التي تعبر عن اوضاعها المالية.
3- الوثائق الفنية : وتشمل الوثائق التي تنظم او تعبر عن النشاط النوعي المتخصص الذي – يحقق اهداف الدائرة واختصاصها.

مادة 3
1 – تشكل اللجنة الرئيسية برئاسة مدير عام الدائرة الادارية في المركز وعضوية مسؤولي التطوير الاداري والارشيف والمراسلات ومركز التوثيق المايكروفيلمي وموظف بدرجة مدير عن كل مرفق من المرافق العامة.
2 – تشكل اللجنة الرئيسية برئاسة موظف بدرجة مدير بالنسبة للمركز وممثل المرفق العام في اللجنة الرئيسية بالنسبة للمرافق العامة وعضوية عدد من الاعضاء يمثلون مختلف الاختصاصات تكون مهمتها الاشراف على تقييم الوثائق العائدة لها وتصنيفها وفرزها واتخاذ القرار بشأن الاحتفاظ بها او استبعادها واتلافها بالتعاون والتنسيق مع المركز الوطني لحفظ الوثائق.
3 – تشكل اللجنة المساعدة بناء على اقتراح من اللجنة الفرعية في ضوء ما تقتضيه ظروف العمل ومتطلباته الفرعية في ضوء ما تقتضيه ظروف العمل ومتطلباته.

مادة 4
تتولى اللجنة الفرعية المهام المتعلقة بالتقييم والاتلاف للوثائق وفقاً لاحكام القانون وهذه التعليمات وعليها بوجه خاص مراعاة الاتي : –
1- اعداد خطط دورية لتقييم الوثائق ومتابعة تنفيذ هذه الخطط بشكل مستمر لمنع المتراكم غير المجدي للوثائق.
2- اعداد خطط دورية لتصنيف الوثائق واعداد قوائم مفصلة بالوثائق المراد اتلافها متضمنة ارقامها وتواريخها وموضوعاتها واية معلومات اخرى تراها اللجنة ضرورية وتنظيم محاضر بعمليات الاتلاف على ان يتم ذلك كل ستة اشهر على الاقل.
3- عدم اتلاف الوثائق الرسمية ذات الصفة القانونية ما لم يتم التأكد من ان كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت او انتهت قانوناً.
4- عدم القيام بأية عملية اتلاف الا بعد مصادقة الوزير او من يخوله بالنسبة للمركز او الرئيس الاعلى بالنسبة للمرافق العامة.
5- تبدأ اعمال اللجنة قبل اعمال مراكز التوثيق الميكروفيلمي.

مادة 5
1 – لا يجوز اتلاف الوثائق الخاصة بالمعاملات المعلقة او المعترض عليها من اية جهة خاصة تلك المتعلقة بقضايا التزوير او الاختلاس التي تحال الى المحاكم او الهيئات المختصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها.
2 – لا يجوز اتلاف الوثائق التي ترى الجهة التي تعود اليها انها ذات اهمية تاريخية او تراثية او علمية او فنية ويتم ايداعها الى المركز الوطني لحفظ الوثائق.
3 – لا يجوز اتلاف الوثائق المالية المسجلة الا بعد مضي المدة الدنيا المقررة لحفظها ورقياً وشريطة ان تكون اصولها قد دققت من قبل الجهات التدقيقية المختصة.

المحتوى 2
مادة 6
اية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول المحلقة بهذه التعليمات يتم تحديدها – الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية اللازمة لاتلافها وفقاً لما يلي :
1- اذا كانت من الوثائق المالية تقوم الوزارة بتوصية من اللجنة الرئيسية بمفاتحة وزارة المالية لاصدار التعليمات اللازمة بشأنها.
2- اذا كانت من الوثائق الادارية والفنية ويحدد الحدان الادنى والاعلى لها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة بمفاتحة الرئيسية يصادق عليه الوزير او من يخوله.

مادة 7
1 – يجوز الاستفادة من الوثائق المعدة للاتلاف لاغراض صناعية تابعة للدولة والقطاع الاشتراكي والمختلط وللمركز والمرافق العامة مفاتحة الجهات الصناعية المختصة بخصوص ذلك ويعتبر ارسالها الى تلك الجهات بمثابة اتلافها.

مادة 8
1 – يعمل بتعليمات الحفاظ على الوثائق المالية رقم 5 لسنة 1983 الصادرة عن وزارة المالية والجدولين رقم (1) و (2) الملحقين بها او اية تعليمات – وجداول تصدر عنها لاحقاً وذلك بالنسبة للوثائق المالية للمركز والمرافق العامة.
2 – تسري احكام هذه التعليمات على المركز والمرافق العامة.

مادة 9
تلغى تعليماتنا رقم (2) لسنة 1979 المعدلة باتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الاسكان والتعمير.
المادة العاشرة : تنفذ احكام هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير الاسكان والتعمير
جدول اتلاف الاوراق الادارية
المدد الزمنية لاتلاف الوثائق
التسلسل نوع الورقة في حالة التسجيل في حالة عدم التسجيل
1 – القوانين تتلف لا تتلف
2 – قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم الجمهورية تتلف لا تتلف
3 – الانظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
4 – قرارات مجلس التخطيط تتلف لا تتلف
5 – قرارات الهيئة التوجيهية تتلف لا تتلف
6 – الاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق تتلف لا تتلف
الملحقة ذات العلاقة بالوزارة
7 – جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
8 – محتويات المكتبة والسجلات تتلف لا تتلف
9 – قرارات المجلس الاستشاري ومجالس الادارة تتلف لا تتلف
والهيئات والوثائق المتعلقة بها عدا الداخل
منها تحت بنود اخرى من هذا الجدول
10 – دلائل القوانين والصلاحيات واي دليل اخر لا تتلف لا تتلف
11 – المناهج الاستثمارية لا تتلف لا تتلف
12 – الاوراق المتعلقة بحقوق الملكية وحقوق الامتياز لا تتلف لا تتلف
والحقوق العينية والمدنية
13 – الاوراق والمتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال الشخصية لا تتلف لا تتلف
14 – مجموعات القوانين والانظمة تتلف لا تتلف
15 – الملفات الشخصية تتلف لا تتلف
16 – سجلات الملاك تتلف لا تتلف
17 – النشرات والتقارير الدورية وغير الدورية لا تتلف لا تتلف
18 – قرارات المحاكم على اختلاف انواعها تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على اكتسابها الدرجة القطعية
19 – قرارات الهيئات القضائية والتمليكية ذات
العلاقة بشؤون الوزارة والمرافق العامة الملحقة بها تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
1- العقود على اختلاف انواعها والمستندات الملحقة
بها عدا العقود المدونة في جدول الاوراق الفنية تتلف بعد انتهاء الالتزامات تتلف بعد مرور 15 سنة
21 – المنشورات المتعلقة بأعمال الوزارة ومرافقها العامة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على انتهائها
22 – ملفات الدعاوة القضائية والانضباطية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على اكتسابها احكامها الدرجة القطعية واستيفاء الحقوق المترتبة عليها.
23 – الصلاحيات المالية والادارية والفنية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على انتهائها
24 – سجلات المجلس الاستشاري ومجالس الادارة تتلف لا تتلف
25 – سجلات دليل المهندسين الاستشاريين تتلف لا تتلف
26 – سجلات الوظائف المضمونة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على غلقها
27 – سجلات الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على غلقها
28 – سجلات الكفالات المصرفية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة تتلف بعد انتهاء المعاملة المتعلقة بها
29 – المخابرات المتعلقة بالحقوق التقاعدية تتلف تتلف بعد انتهاء المعاملة المتعلقة بها
30 – المخابرات المتعلقة بالضمان الاجتماعي للعمال تتلف تتلف بعد انتهاء المعاملة المتعلقة بها
31 – المخابرات المتعلقة بالاجانب العاملين في الوزارة
والمرافق العامة التابعة لها تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على تاريخ انتهاء عمل اجنبي

المحتوى 3
32 – المخابرات المتعلقة بالاحصاء تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة عليها
33 – المخابرات المتعلقة بخدمات الماء والكهرباء
والهاتف والخدمات العامة الاخرى تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها
34 – المخابرات المتعلقة بالناسبات الدينية والوطنية
والقومية والاعياد والعطل الرسمية تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
35 – المخابرات المتعلقة بالدوام الرسمي تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
36 – المخابرات المتعلقة بالدورات التدريبية
والتدريسية والزمالات والبعثات والندوات
والمؤتمرات والمحاضرات تتلف تتلف بعد مرور سنة على انتهاء موضوعها
37 – المخابرات المتعلقة بحظر التعامل مع
الشركات والافراد تتلف تتلف بعد رفع الحظر
38 – المخابرات المتعلقة بادخال المقاولين في
القائمة السوداء تتلف تتلف بعد رفع الحظر
39 – العرائض التي استنفدت الاجراءات المختصة بشأنها تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة منها
40 – ملفات محاضر وقوائم اتلاف الاوراق الرسمية المعدة من قبل اللجان الفرعية تتلف لا تتلف
41 – الاوامر الوزارة والادارية والديوانية تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على تاريخ اصدارها
42 – الاوامر الوزارية والادارية والديوانية الصادرة
عن الوزارات الاخرى عدا الداخلة منها تحت بنود اخرى واردة في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على تاريخ اصدارها
43 – بيانات مجلس الوزراء عدا الداخلة منها
تحت بنود اخرى في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
44 – البيانات الصادرة عن الوزارات الاخرى
وتخص وزارة الاسكان والتعمير عدا
الداخلة منها تحت بنود اخرى في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على تاريخ اصدارها
45 – الاعلانات عدا الداخل منها تحت بنود اخرى
في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور سنة على تاريخ اصدارها
46 – المخابرات الادارية العامة غير المذكورة في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور سنة عليها
47 – القرارات المتعلقة باحتساب مدد الخدمة لاغراض التقاعد تتلف لا تتلف
48 – الاوراق التحقيقية غير الواردة في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات ن تاريخ انتهاء موضوعها
جدول اتلاف الوثائق المالية
جدول بالحدين الادنى والاعلى لاتلاف مستندات القبض والصرف والتسوية
التسلسل نوع المستند المدة الادنى المدة الاعلى
مستندات القبض
1 – وصولات الجباية محاسبة/38 وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
2 – وصولات القبض محاسبة /38أ وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة/34 وما في حكمها في الدوائر الاخرى 5 10
4 – مذكرات اذن القبض محاسبة (35،35) وما في حكمها في الدوائر الاخرى 15 10
5 – قسائم الشيكات 10 15
6 – اشعارات البنك / الدائنة والمدينة 10 15
7 – بطاقات العيادات الخارجية محاسبة/64 سنة واحدة
8 – وصولات جباية رسوم وسائط النقل / محاسبة 67 5 10
9 – قوائم المبيعات (نقدية وبالاجل) 5 10
مستندات لصرف
1- النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها
الفرعية المعززة للصرف وما حكمها في الدوائر الاخرى 10 15
2 – قوائم الرواتب 5 10
3 – الشيكات الزرقاء 10 15
4 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات 10 15
المرفقة بها وما في حكمها في الدوائر الاخرى
5 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع 5 10
6 – سفالات الشيكات 2 3
7 – جداول محاسبة / 24 بأنواعها 3 5
8 – استمارات تحليل السف / 78 2 3
9 – مستندات الادخال المخزني / 70 بعد الانتهاء 5 5
10 – مستندات الاخراج المخزني/71 من التدقيق
او ما في حكمها واجراء المطابقة بعد الجرد 5 5
11 – شهادة الاعفاء من سلف الزواج /80 3 5
12 – الحسابات الشهرية مع الجداول (ميزان المراجعة) 5 3
13 – شهادة تجهيز طوابع رسوم السفر محاسبة 16/1 5 5
14 – محاضر لجان استلام المواد 5 5
15 – البطاقات المخزنية 5 5
16 – الحسابات الختامية 7 لا تتلف 5
17 – الاتفاقيات والمعاهدات المالية لا تتلف حتى لو صورت
18 – التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت
19 – التشريعات والانظمة والتعليمات المالية لا تتلف

المحتوى 4
1ت نوع السجل الحد الادنى الحد الاعلى
1 – سجل يومية الصندوق محاسبة /66 5 10
2 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة /1خاص 10 15
3 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة /1 خاص 10 15
4 – سجل اليومية رسوم وسائط النقل محاسبة /67 5 10
5 – سجل الطوابع المالية محاسبة 5/15 10 15
6 – سجل الرواتب محاسبة /8 وما في حكمها 10 15
7 – سجل التأديات التقاعدية محاسبة /9أ والبطاقات 10 15
8 – سجل مراقبة الاستمارات محاسبة /16 10 15
9 – سجل التخصيصات محاسبة/9 5 5
10 – سجل معاملات الخزائن محاسبة/4، 14 10 15
11 – سجل الايرادات النهائية محاسبة/6 5 5
12 – سجل السلف المستديمة محاسبة /10أ 5 5
13 – سجل الطوابع البريدية محاسبة/12 على ان يتم
تدقيقه من قبل الجهة المختصة 3 5
14 – سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من
الراتب محاسبة /69 5 10
15 – سجلات الرقابة في الخزائن 5 10
16 – سجل الاثاث والموجودات الثابتة محاسبة/13 لا تتلف حتى ولو صورت 10
17 – سجل مراقبة سلف الزواج/79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تسديد اخر
سلفة مسجلة في السجل او تدوير الارصدة الى سجل اخر
18 – سجل يومية الصندوق/80 للدوائر التي لها
ايرادات خاصة 5 10
19 – السجلات (البطاقات) 5 10
20 – سجل التوحيد لا يتلف
21 – سجل اليومية العام 10 15
22 – سجل اليوميات المساعدة 5 – 10
23 – سجل الاستاذ العام 15 – 20 ويتلف بعد تصويره
24 – سجلات الاستاذ الفرعية بانواعها 10 15

جدل اتلاف الاوراق الفنية
المدد الزمنية لاتلاف الوثائق

ت نوع الورقة في حالة التسجيل في حالة عدم التسجيل
1 – الدراسات والبحوث والادلة العلمية والفنية لا تتلف لا تتلف
2 – الكتولوكات المقدمة من قبل الشركات والافراد تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات
3 – عقود الخدمات الاستشارية والوثائق الملحقة بها تتلف بعد التسلم تتلف بعد 15 سنة على التسلم
النهائي للاعمال الاولي للاعمال عدا الخرائط والتصاميم
4 – عقود المقاولات والوثائق المتعلقة بها الحكم السابق الحكم السابق
5 – الوثائق المتعلقة بالاعمال والمشاريع التي تنفذ الحكم السابق نفس الحكم السابق
بطريقة التنفيذ المباشر
6 – العقود الثانوية المتعلقة بالاعمال والمشاريع التي
تنفذ بطريقة التنفيذ المباشر الحكم السابق
7 – الخرائط والمواصفات للمشاريع والاعمال غير المنفذة تتلف لا تتلف
8 – البطاقات والاستمارات المقررة من قبل وزارة
التخطيط لمتابعة المشاريع تتلف تتلف بعد التسلم الاولي للاعمال
9 – البطاقات والاستمارات المقررة من قبل وزارة
الاسكان والتعمير لمتابعة المشاريع تتلف نفس الحكم السابق
10 – تقارير المختبرات والمنتوجات الحقلية تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على التسلم الاولي للاعمال
المتعلقة بها
11 – العطاءات الفاشلة تتلف تتلف بعد التسلم الاولي للاعمال المنفذة بموجب العطاء الناجح
12 – الاستمارات المتعلقة بمقترحات المنهاج الاستشاري تتلف تتلف بعد انتهاء مدة الخطة القومية المتعلقة بها
13 – المخابرات المتعلقة بالاوراق المبينة في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور المدة المحددة لاتلاف الاوراق المتعلقة بها
14 – العروض التلقائية المقدمة من الشركات والمؤسسات والافراد دون توجيه دعوة او طلب بذلك اليهم تتلف بعد نهاية كل سنة تقويمية
15 – المخابرات العامة المتعلقة بالامور الفنية غير الواردة في هذا الجدول تتلف بعد مرور سنة عليها
تعديل تعليمات صندوق الضمان الصحي لموظفي جامعة الموصل
تحذف الفقرة الخامسة من المادة السابعة من تعليمات صندوق الضمان الصحي رقم 62 لسنة 1980 المنشورة ضمن محتويات الوقائع العراقية العدد 2792 الصادر في 1/9/1980 وتحل محلها (لا تزيد التكاليف المدفوعة للمنتفع لجميع الخدمات الطبية اللازمة عن – /120 ديناراً للمنتفع الواحد خلال السنة الواحدة)

رئيس مجلس الادارة
تقييم الوثائق الخاصة المالية