الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الصحة

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الصحة
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استناداً الى احكام المادة (14 – ثالثاً) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983.
اصدرنا التعليمات الاتية : –

مادة 1
يقصد بالوثائق لاغراض هذه التعليمات المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيها بالحرف او الرقم او الصورة او الرسم او التخطيط سواء كان على شكل ورقة او صورة او قلم او خريطة او شريحة قلمية (سلايد) او ختم او شريط ممغنط او اي وعاء آخر.

مادة 2
تصنف الوثائق الفنية والادارية لاغراض هذه التعليمات الى الاصناف التالية.
أولاً : الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية ولا يجوز اتلافها ما عدا ما يتقرر تصويره (بالمايكروفيلم) وكما مبين في اولاً وثانياً من الجدولين المرفقين بهذه التعليمات.
ثانياً : الوثائق التي يجوز اتلافها بعد مضي المدة القانونية عليها وكما مبين في الجدولين رقم (1و2) المرفقين بهذه التعليمات.

مادة 3
يجوز تصوير الوثائق بصورتين بأجهزة التصوير (المايكروفيلم) المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية مع اتلاف الاصل وتعتبر صورة الوثيقة المصدقة من قبل رئيس الدائرة بحكم الوثيقة الاصلية اذا لم هذه الوثائق ذات اهمية وثائقية تتصف بصفة تاريخية او تراثية او علمية.

مادة 4
تشكل في مركز الوزارة والمؤسسات والهيئات والدوائر والمستشفيات التابعة لها اللجان التالية : –
أولاً : لجنة رئيسية دائمية في مركز الوزارة تكون برئاسة وكيل الوزارة وعضوية اربعة من المدراء العامين تكون مهمتها الاشراف على صيانة الوثائق العائدة لها وتقييم الوثائق العائدة للوزارة واقرار التعليمات المرفوعة اليها من اللجان الفرعية المشكلة لهذا الغرض واتخاذ القرار بشأن الاحتفاظ بها او استبعادها واتلافها بالتعاون مع المركز الوطني للوثائق.
ثانياً : لجنة فرعية في كل من مركز الوزارة والهيئة العامة للخدمات الصحية والهيئة العامة للتعليم والتدريب الصحي والمؤسسة العامة للادوية والمستلزمات الطبية وتكون برئاسة موظف بدرجة مدير عام او من ينوب عنه وعضوية اربعة من الموظفين وتتولى اعداد تعليمات تفصيلية بتقييم الوثائق الادارية والفنية والحدود الزمنية للاحتفاظ بها والاشراف على صيانتها واتخاذ القرارات المناسبة بصدد توصيات اللجان المساعدة .
ثالثاً : لجنة مساعدة في كل من الدوائر والمنشآت والمستشفيات والمراكز والمعاهد الصحية في بغداد والمحافظات ترتبط باللجنة الفرعية المشكلة بالفقرة ثانياً اعلاه وتتولى دراسة الوثائق العائدة لتنظيماتها الادارية وتقييمها وتثبيتها في قوائم وسجلات تعد لهذا الغرض لعرضها على اللجنة الفرعية المرتبطة بها لاصدار التوجيه المناسب بشأنها.

مادة 5
اولاً : يتم اتلاف الوثائق بالطريقة التي تقررها اللجنة الرئيسية ويعتبر ارسال الوثائق الى معمل الورق اتلافاً على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومة مهمة منها لحين اتلافها.
ثانياً : لا يجوز اتلاف الوثائق المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الا بعد استحصال موافقة المركز الوطني للوثائق على اتلافها.
ثالثاً : عند طلب اتلاف الوثائق تنظم اللجان المساعدة والوارد ذكرها في ثالثاً من المادة الرابعة من هذه التعليمات قوائم تفصيلية بأربعة نسخ تبين فيها عدد الاوراق والسجلات والاضابير المراد اتلافها وتاريخي فتح وغلق الاضابير والسجلات واسباب طلب اتلافها والاشارة الى الفقرة التي اجازت هذه التعليمات اتلافها وترسل هذه القوائم بثلاث نسخ الى اللجنة الفرعية المرتبطة بها لتدقيقها وتقرير اتلافها وعرضها على اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها وتزويد اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها وتزويد اللجنة الرئيسية المركز الوطني للوثائق بنسخة منها للاطلاع عليها واستحصال موافقته لاستبعادها واتلافها.
رابعاً : تنظم اللجان الفرعية قوائم بنسختين للوثائق التي تمت المصادقة على اتلافها تحفظ اللجنة الفرعية بنسخة منها لديها وتزود لجانها المساعدة بالنسخة الثانية لتنفيذ ما تم اقراره.

مادة 6
تعتمد التعليمات عدد (5) لسنة 1983 المنشورة بجريدة الوقائع العراقية عدد 2966 في 7/11/1983 بتحديد الفترات الزمنية اللازمة للحفاظ على الوثائق والاوراق والسجلات المالية وتنفيذها من قبل وزارتنا.

مادة 7
تراعى احكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 على كل حالة لم يرد لها نص في هذه التعليمات.

مادة 8
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الصحة المنشورة بجريدة الوقائع العراقية العدد 2558 في 15/11/1976.

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

وزير الصحة

المحتوى 2
جدول رقم 1

أولاً : الوثائق والسجلات والاوراق التي يجب تصويرها والاحتفاظ بها وبصورها بشكل دائم.
– القوانين والانظمة والتعليمات ومجموعة القوانين العراقية وجريدة الوقائع الرسمية.
– قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية وملس الوزراء.
– دفاتر ضمان العمال والسجلات والاستمارات المتعلقة بها.
– سجلات وقرارات لجنة اتلاف الاوراق الرسمية.
– سجلات ارشيف الاعلام بمركز الوزارة.
ثانياً : الوثائق والسجلات والاوراق التي تصور ويستبعد اصل كل منها بعد انقضاء الفترة الزمنية ازاءها اعتباراً من تاريخ تصويرها واعتماد النسخ المصورة منها.
نوع الوثيقة او السجل او الاضبارة الفترة اللازمة للاحتفاظ بها بعد تصويرها
– سجلات الدرجات النهائية وسجلات الخريجين
للمعاهد والمدارس والدورات الصحية والادارية 15 سنة
– خطابات السيد الوزير في المناسبات 15 سنة
– قرارات مجلس الوزراء 15 سنة
– قرارات مؤتمرات وزراء الصحة العرب 15 سنة
– قرارات مؤتمرات وزارة الصحة 15 سنة
– قرارات مجالس الادارة في المؤسسات التابعة للوزارة 15 سنة
– قرارات مجلس التخطيط والهيئة التوجيهية 15 سنة
– الخطة الخمسية والمناهج الاستثمارية وصلاحياتها وتعليماتها 15 سنة
ثانياً : الوثائق والسجلات والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مضي الحد الادنى المبينة ازاء كل منها اذا ما تم تدقيقها من قبل الاجهزة التدقيقية المختصة وبعد مضي الحد الاعلى المبينة ازاء كل منها من تاريخ انتهاء المعاملة بشأنها اوغلقها في حالة عدم تدقيقها عدا الوثائق والسجلات التي يقع الاعتراض عليها من اية جهة حيث تتلف بعد حسم الاعتراض بصورة نهائية او صدور قرار من محكمة مختصة واكتساب الدرجة القطعية وتنفيذه.
نوع الوثيقة او السجل او الاضبارة الحد الادنى الحد الاعلى
– سجلات صرف المخدرات 15 20
– اضابير الدعاوى بعد اكتساب الحكم فيها الدرجة
القطعية وانتهاء كافة الاجراءات القانونية المتعلقة
بها واستيفاء كافة الديون التي ترتبت عليها 15 20
– سجلات صرف الادوية اليومية في صيدليات المؤسسات الصحية 15 20
– سجلات تسجيل الادوية في الصيدليات والمذاهر 15 20
– النسخ الثواني من دفاتر طلبيات الادوية والمواد
الاخرى (عدا الاثاث والاجهزة والادوات) 15 20
– قوائم واستمارات الارزاق لدى المستشفيات 15 20
والمعاهد والمؤسسات الصحية الحكومية – سجلات السيارات وادواتها الاحتياطية يتلف بعد مرور عشر سنوات على تاريخ شطب اخر سيارة مسجلة فيه
– سجلات الصادرة والواردة وسجلات التأشير العادية والسرية. 10 –
– قوائم دور التسليم والتسلم والمخابرات المتعلقة بها 10 –
اضابير كتب قوائم السفر وطلب الموافقات على الصرف
وطلب اضافة الاعتماد او المناقلات والايجارات 5 10
– اضابير مخابرات السيارات المستهلكة والمباعة 7 –
– اضابير معاملات العقود والمناقصات المحلية 7 –
– اضابير معاملات العقود والمناقصات الخارجية 7 –
– اضابير معاملات طلب دفاتر المخدرات من قبل الاطباء والمستشفيات الاهلية 7 –
– عقود ذوي المهن الطبية والصحية والتعهدات الخاصة
بالايفادات والاجازات الدراسية وتعهدات المعاهد والدورات الصحية بعد تنفيذ الالتزامات الواردة فيها وتأشيرها في سجلات خاصة واعلام دوائر كتاب العدول بذلك. 7 –
– سجلات شعب الاشعة 5 10
– اضابير مخابرات طلاب المعاهد والمدارس والدورات الصحية
(وتبدأ المدة من تاريخ تخرجهم) 5 –
– سجلات العيادات المسائية في المناطق المشمولة بالتأمين الصحي
وسجلات الصادرة والواردة الخاصة باللجان الطبية 5 –
– سجلات اعمال سير السيارات 5 7
– اضابير المخابرات المتعلقة بطلبيات الاستيراد المباشر (أج – أس) 5 –
– النسخ الحمراء والبيضاء من قوائم التجهيز في
– المنشأة العامة لتسويق المستلزمات الطبية والمخابرات
المتعلقة بها 5 –
– التقارير التفتيشية والمخابرات المتعلقة بها بعد ازالة
اثر المخالفات الواردة فيها 5 –
– اضابير المراسلات مع المؤسسة العامة للادوية
والمنشأة العامة للصناعات الدوائية بخصوص
الاسئلة عن الاسعار والاستفسارات عن الادوية
والمواد الكيمياوية 5 –
– اضابير المخابرات المتعلقة بفتح الدورات وتغيبات
الطلاب وسلوكهم اثناء الدورة في الهيئة العامة للتعليم
والتدريب الصحي بديوان الوزارة 5 –
– اضابير نسخ مخابرات ادارة الافراد للمؤسسات
الصحية الواردة الى ديوان الوزارة ما عدا المخابرات
المتعلقة بالمخالفات والعقوبات المالية والانضباطية 5 –
– اضابير نسخ مخابرات شؤون العمال في المؤسسات
الصحية الواردة الى ديوان الوزارة ما عدا المخابرات المتعلقة
بالمخالفات والعقوبات المالية والانضباطية 5 –
– دفاتر توزيع الكتب (دفاتر الذمة) 5 –
– اضابير التعاميم الاعتيادية التي لا علاقة بها بقضايا
الاوراق والامور المالية والحقوقية والقوانين والانظمة
والتعليمات المعمول بها. 5 –
– اضابير المخابرات المتعلقة بالترميمات والانشاءات والتوسيع 5 –
– بطاقات اذن الحركة للسيارات بعد تاريخ ادخالها
في السجلات المختصة 3 –

المحتوى 3
– استمارات الاشغال اليومية للسيارات بعد تاريخ ادخالها
في السجلات المختصة 3 –
– اضابير معاملات الكشف والرقابة الصحية على المعامل 3 –
– اضابير التقارير الطبية الممنوحة لذوي المهن الصحية كونهم
يعملون تحت اشراف رقابة طبية او صيدلانية لهم 3 –
– اضابير النسخ الزائدة للمخابرات المتعلقة بمعاملات الموظفين
والعمال العامة ومراسلات الذاتية الروتينية الاخرى 3 –
– سجلات العيادة الخارجية 3 –
– سفالات استمارة تجهيز المحروقات بالنسيئة (دفاتر
تجهيز المحروقات وتبدأ المدة بعد صرف قيام محتوياتها
الى الجهات المختصة) (المجهزة لهذه المحتويات)
– دفاتر (سجلات) صرفيات الزيوت (الدهون) للسيارات
او المكائن 5 –
– مستندات تجهيز الادوية (اي الطلبيات) في الصيدليات الداخلية 7 –
– شهادات (بيانات) الولادات والوفيات 2 –
– اضابير اوراق مقترفي المخالفات الصحية وتبدأ المدة بعد انتهاء اثار هذه المخالفات 2 –
– استمارات نقل الجنائز والمخابرات المتعلقة بها 2 – – اضابير المخابرات المتعلقة بالدوام الرسمي والعطل الرسمية 2 –
– اضابير المخابرات المتعلقة بالاحتفالات والمهرجانات 2 –
– اضابير المخابرات المتعلقة باحتياجات المؤسسات والاجهزة والادوات 2 –
– ورقة العيادة الخارجية وبطاقات المعالجة المستعملة
في العيادة الخارجية (محاسبة 64/64 أ) وكذلك المستعملة في
الصيدليات وبطاقات التأمين الصحي ذات ثمن محدد 2 –
– بطاقات المعالجة المستعملة في العيادات الطبية
الشعبية التي يتم بموجبها صرف العلاج للمرضى
من قبل صيدلية العيادة وتبدأ المدة بعد تاريخ صدور من قبل
صيدلية العيادة وتبدأ المدة بعد تاريخ صدور من قبل
صيدلية العيادة وتبدأ المدة بعد تاريخ صدور قرار التدقيق الصادر
من مديرية التدقيق.
في المقر العام للعيادات الطبية الشعبية ويشترط عدم وجود نقص
بذمة الموظف المسؤول عن الصيدلية نتيجة القرار الانف الذكر
او نتيجة اجراء دور تسليم وتسلم بين الموظفين في الصيدلية على ان
يؤيد ذلك من قبل مديريتي الحسابات والتدقيق في المقر العام
للعيادات الطبية الشعبية ويثبت هذا التأييد في القوائم التي تنظم من قبل لجان
الاتلاف المساعدة. 2 –
– بطاقات الفحص الشعاعي والتقارير والرقوق الشعاعية
الخاصة بمراجعي العيادات الخارجية والمخابرات المتعلقة بها 1 –
– ترميمات بطاقات المعالجة في العيادة الخارجية (محاسبة
64 و 64أ) وترميمات بطاقات المعالجة في العيادات الطبية
الشعبية وعيادات التأمين الصحي 1 –
– دفاتر (سجلات) ملاحظات لجان استلام الارزاق اليومية 1 –
– استمارات مراجعة طبيب الموظفين 1 –
– اضابير معاملات المحلات العامة الخاضعة للرقابة الصحية 1 –
– تقارير الملاكات الشهرية الخاصة بالامراض المتوطنة
بعد ادخالها في السجلات 1 –
– النسخ الثواني من كتب الصادرة الخاصة بأقسام الدائرة 1 –
– النسخ الزائدة من الاوامر الادارية الخاصة بتعيين
العمال الموقتين بتعليمات الرش لدى قسم الامراض المتوطنة 1 –
– سجلات دوام الموظفين والعمال 1 –
– معاملات الشطب والاتلاف 1 –
– النشرة الاعلامية 1 –
– دفاتر الامتحانات الخاصة بالمعاهد والمدارس والدورات
الصحية والادارية 6 اشهر
جدول رقم /2
جدول بالحدين الاعلى والادنى لاتلاف الوثائق الفنية
اولاً : الوثائق والسجلات والاوراق التي يجب تصويرها الاحتفاظ بها وبصورها بصورة دائمية.
– الاتفاقيات والعقود والبروتوكلات مع الدول الاجنبية والمنظمات الدولية؟
– الكتب والمجلات العلمية التي تدخل المكتبة.
– الدارسات والبحوث العليمة.
– سجلات الولادات والوفيات.
– طبلات مرض مستشفيات الامراض العقلية والعصبية والجدام.
– نتائج تحاليل الهستوباتولوجي المقاطع النسجية والحجيري التقشيري.
ثانياً : – الوثائق والسجلات والاوراق التي تصور وتستبعد اصل كل منها بعد انقضاء الفترة الزمنية المبينة ازاءها اعتباراً من تاريخ تصويرها واعتماد النسخ المصورة منها.
نوع الوثيقة او السجل او الاضبارة الفترة اللازمة للاحتفاظ بها بعد تصويرها
– اجازات المخدرات للمصانع والشركات والمؤسسات الحكومية 15 سنة
– شهادات تداول المستحضرات لمصنع سامراء والمصانع الاهلية والاجنبية 15 سنة
– قوائم تسعير الادوية 15 سنة
– اضابير المذاخر والصيدليات الاهلية والمكاتب العلمية التي صدرت 15 سنة
قرارات اوامر بالغائها
– قرارات لجنة الصيدلة والمخدرات 15 سنة
– سجلات منح الاجازات الصحية للمعامل والمحلات الصحية 15 سنة
– استمارات وجداول وموحدات الاحصاء السنوية 15 سنة

المحتوى 4
ثالثاً – : الوثائق والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مضي الحد الادنى المبينة ازاء كل منها اذا ما تم تدقيقها من قبل الاجهزة التدقيقية المختصة وبعد مضي الحد الاعلى المبينة ازاء كل منها من تاريخ انتهاء المعاملة بشأنها او غلقها في حالة عدم تدقيقها عدا الوثائق والسجلات التي يقع الاعتراض عليها من اية جهة وتتلف بعد حسم الاعتراض بصورة نهائية او صدور قرار من محكمة مختصة واكتساب الدرجة القطعية وتنفيذه.
نوع الوثيقة او السجل او الاضبارة الحد الادنى الحد الاعلى
– التقارير المختبرية النسجية وتقارير امراض الدم
الخبيثة المزمنة 30 سنة –
– مخابرات الولادات والوفيات 15 سنة –
– التقارير الطبية العدلية 15 سنة –
– استمارات الاطفال المستعملة من قبل مراكز
رعاية الامومة والطفولة 15 سنة –
– سجلات المرضى الراقدين في المستشفيات 15 سنة –
– الكتب والتقارير النهائية للمرضى الراقدين
والمراجعين واعادة الفحص للمصابين والتي لها
علاقة بدوائر الشرطة والمحاكم 15 سنة –
– طبلات المرضى في الغرف المأجور في المستشفيات
والمعاهد والمؤسسات الصحية الحكومية 10 سنة –
– طبلات المرضى الراقدين في المستشفيات
والمعاهد والمراكز الصحية في الغرف المجانية 7 سنوات –
– نتائج تحاليل المعهد الكيمياوي 7 سنوات –
– الكارتات الخاصة بفحص مرضى داء الزرقاء 7 سنوات –
– استمارات الحوامل المستعملة في مراكز رعاية
الامومة والطفولة تبدأ المدة من تاريخ اخر
مراجعة مثبتة في الاستمارة 7 سنوات –
– النسخ الثواني من قرارات اللجان الطبية عدا
القرارات الخاصة بالتعيين 5 سنوات –
– تقارير رش المبيدات الخاصة بمشروع مكافحة 5 سنوات –
الملاريا بعد ادخالها في السجلات
– الرقوق الشعاعية وتقاريرها والخاصة بمعاملات
الطب العدلي 5 سنوات –
– الاستمارات الاحصائية رقم (10) للامراض المعدية 5 سنوات –
– نتائج فحوص الغدة الدرقية 5 سنوات –
– المراسلات مع الوكالة الدولية للطاقة الذرية 5 سنوات –
– اضابير المخابرات المتعلقة بالفحوص المختبرية 3 سنوات –
– اضابير المخابرات المتعلقة بالاحصائيات المختلفة 3 سنوات –
– اضابير احصائيات داء الكلب 3 سنوات –
– اضابير الاحصائيات المتعلقة بمصرف الدم 3 سنوات –
– اضابير المخابرات المتعلقة باحصائيات شعب
المختبر والمختبرات الفرعية 3 سنوات –
– سجلات التلقيحات ضد الجدري 3 سنوات –
– نتائج التقارير المختبرية بمعاملات صحة العاصمة
وصحة المدينة والمعاونيات والطبابات التابعة لها 3 سنوات –
– معاملات وقرارات اتلاف الادوية والمواد المخدرة 3 سنوات –
– شهادات التحاليل الخاصة بصناعة الادوية في سامراء
او المعاهد ذات الاختصاص والمصادق عليها 3 سنوات –
– الاستمارات الاحصائية المختبرية والاشعة 3 سنوات –
– الاستمارات الاحصائية رقم (13) الخاصة
بالمرضى الراقدين 3 سنوات –
– الاستمارات الاحصائية للولادات والوفيات وصور
قيد الولادات والوفيات 3 سنوات –
– الاستمارات الاحصائية بالمستشفيات الاخرى 3 سنوات –
– سجلات نتائج التحاليل المختبرية 2 سنة –
– المراسلات مع المنظمة الدولية لهيئة المواصفات
والمقاييس 2 سنة –
– التقارير السنوية لنشاط منظمة الصحة الدولية 2 سنة –
– اجازات مستحضري الادوية 2 سنة –
– اجازات مستحضري الادوية البسيطة والزرنيخ 2 سنة –
– نتائج الفحوصات المختبرية البكترولوجية
والباثولوجية 1 سنة –
– النسخ الثواني من قرارات اللجان الطبية الخاصة
بالتعيين المحفوظة لدى اللجان الطبية 1 سنة –
– تقارير التعرف الجغرافي عن الملاريا بعد ادخالها السجلات 1 سنة –
– التقارير الشهرية للتضبيب المسائي بعد ادخالها
السجلات 1 سنة –
– تقارير رش النفايات بعد ادخالها السجلات 1 سنة –
– تقارير اصابات الملاريا بعد ادخالها السجلات 1 سنة –
– التقارير الاحصائية بالملاريا الاسبوعية والشهرية
لدى قسم الامراض المتوطنة 1 سنة –
– استمارات مرضى البلهارزيا من (1 – 19) بعد
ادخالها السجلات 1 سنة –
– جداول المرضى الشهري وتبدأ المدة من تاريخ
تنظم موحدات جاول المرض السنوي 1 سنة –
– جداول واستمارات احصائيات الامراض العينية
السارية 1 سنة –
– جداول واستمارات احصائيات الامراض المهنية
الشهري 1 سنة –
– استمارات الاختبار الفوري للامراض المعدية 1 سنة –
– استمارات احصائية للامراض المتوطنة الخاصة
بالملاريا والبلهارزيا والانكلستوما الشهرية 1 سنة –