عنوان التشريع: تعليمات التفتيش والتدقيق رقم (3) لسنة 1966 وفق نظام ديوان الاوقاف رقم 18 لسنة 1966
التصنيف: تعليمات
النص
رقم التشريع: 3
سنة التشريع: 1966
تاريخ التشريع: 1966-01-01 00:00:00
استنادا الى احكام المادة الاولى من نظام ديوان الاوقاف رقم (18) لسنة 1966 وايضاحا لاحكام المادة التاسعة منه وتسهيلا لتفتيش وتدقيق معاملات الاوقاف وحساباتها تدقيقا يؤمن حسن مراقبتها .
اصدرنا التعليمات التالية :
القسم الاول
1. يرأس مديرية التفتيش والتدقيق موظف بدرجة مدير يساعده مفتشون ورؤساء ملاحظين وملاحظون وعدد كاف من الموظفين والمستخدمين الاخرين على ان لا تقل خدمة المفتشين عن عشر سنوات وممن لهم الخبرة في الاعمال الادارية والمالية .
2. تؤلف هيئات تفتيشية وتدقيقية ويجوز ان تكون هيئات مشتركة منهما للقيام بجولات لتفتيش وتدقيق دوائر الاوقاف وحساباتهابرئاسة احد موظفي المديرية وتكون مسؤولة بالتضامن عن الاعمال المكلفة بها وعن نتائجها ويجوز الاقتصار على ايفاد مفتش او مدقق او موظف واحد .
3. لمدير التفتيش والتدقيق بموافقة رئيس الديوان الاستعانة بالموظفين التابعين للديوان لاغراض التحقيق او التدقيق في القضايا التي يرى من المناسب تكليفهم بها من غير موظفي مديرية التفتيش والتدقيق .
4. لمدير التفتيش والتدقيق بموافقة رئيس الديوان ان يتجول بنفسه او تكليف غيره من موظفي المديرية ليشرف على سير التفتيش والتدقيق ويتخذ التدابير اللازمة لضمان السرعة والاتقان في العمل ويطلع على النتائج .
5. يضع مدير التفتيش والتدقيق مناهج لتفتيش دوائر الاوقاف واملاكها والمؤسسات الدينية والخيرية وتدقيق حساباتها محليا ويعرض ذلك على رئيس الديوان للموافقة عليها ثم يعمل على تنفيذها بصورة تضمن وتؤمن دوام التفتيش والتدقيق وان يعين اماكن اشتغالها ونوع الاعمال والمهام التي تناط بكل منها والخطة التي تسير عليها وفق المنهج المذكور .
6. للمفتشين والمدققين طلب الاضابير والمعاملات والسجلات والعقود وغيرها الخاصة بالاعمال المبينة في الفقرة (5) اعلاه والمعلومات الاخرى من رئاسة الديوان والدوائر التابعة لها .
7. عندما يتقرر اجراء التفتيش والتدقيق والتحقيق خارج بغداد تصدر رئاسة الديوان امرا بذلك وترسل نسخة منه الى رئيس الوحدة الادارية بيد الموظف الموفد تطلب منه فيه ابداء التسهيلات الممكنة لهم للقيام بمهمتهم الرسمية .
8. أ – على الهيأة عند وصولها الى الدائرة المقصود تفتيشها وتدقيقها ان تعد موجود الصندوق الفعلي بمحضر الموظف المختص وتطلب شهادة المصرف ( البنك) اذا كان للشعبة حساب جار معه لمقابلته مع الموجود والتأكد من مطابقتها مع يومية الصندوق وتنظيم شهادة بمقدار النقود الموجودة في الصندوق والمصرف موقعة منه ومن الموظف والمسؤول واذا كان حضوره بعد اوقات الدوام الرسمي فعليه ان يختم الصندوق بالشمع الاحمر ويعد محتوياته في صباح اليوم الثاني من الدوام الرسمي مع وجوب تدقيق سجل الطوابع ويشعر رئاسة الديوان بذلك .
ب – للمدقق او المفتش الموفد ان يمارس ما تضمنته الفقرة اعلاه على ان ينص على ذلك في امر الايفاد .
9. للمفتش او المدقق استجواب الموظفين والمستخدمين المخول صلاحية تفتيش وتدقيق اعمالهم او اي شخص اخر لع علاقة بأى عمل قاموا به وعن اية قضية كانت .
10 . للمفتش او المدقق سحب يد اي موظف او مستخدم من الخاضعين للتفتيش والتدقيق والذين هم بدرجته فما دون بعد اخبار رئاسة الديوان برقيا لاصدار امرها بذلك في الحالات التالية :
أ – لدى ظهور اختلاس او تصرفات سيئة في المعاملات او تحريف او مسح في دفتر الصندوق او السجلات الرسمية الاخرى .
ب – عند الامتناع عن بيان محتويات الصندوق او عند وجود نقص فيه او الامتناع عن اعطاء الاجوبة اة ابراز السجلات والمعاملات الحسابية .
11 . محظور على المفتشين والموظفين الموفدين بمهمة رسمية ان يحلوا ضيوفا في دور موظفي ومستخدمي الاوقاف والمؤسسات الدينية والخيرية .
القسم الثاني
واجبات التفتيش والتدقيق
1. التحقيق عن المعاملات المخالفة للقوانين والانظمة والتعليمات وتعيين ماهية المخالفة ومرتكبها وتحديد المسؤولية المترتبة عليها .
2. التحقيق في تصرفات الموظفين وسلوكهم وتقديم تقرير سري عن كل منهم .
3. تفتيش وتدقيق الامور المالية والملاكات المصدقة او اي اممر آخر يحال من رئيس الديوان او معاونه
4. ملاحظة الاملاك الخالية والكشف عليها للتأكد من خلوها وسبب ذلك مع بيان عن حالتها العمرانية وبيان المقترحات عن كيفية استغلالها بما في ذلك العرصات والاراضي الزراعية والبساتين داخل حدود البلديات .
5. التحقق عن بدلات ايجار الموقوفات والحقوق على اختلاف انواعها .
6. تدقيق سجلات الاثاث والدعاوى والاملاك وتسجيل الموقوفات في دوائر الطابو .
7. تفتيش الاعمال العمرانية والترميمات السنوية وحسن دوام ومراقبة الموظفين عليها .
8. تدقيق المقاولات والعقود على اختلاف انواعها .
9. تفتيش الموقوفات من مستغلات ومؤسسات وبيان حالتها العمرانية وما تحتاجه من صيانة وترميم وتقديم تقارير عنها .
10 . تفتيش كافة المؤسسات الدينية والخيرية سواء التي بادارة ديوان الاوقاف او المتولين والتحقيق عن حسن ادارتها وقيام المدرسين بالتدريس ودوام الطلاب مع ملاحظة سجل اسماء الطلبة والتحقيق عن كفاءة وصحة قيام اصحاب الجهات والمستخدمين بواجباتهم .
11 .يتضمن التفتيش والتدقيق قسمين من المعاملات : الاول الواردات والثاني المصروفات ويبدأ من اخر يوم للتدقيقات السابقة او من التاريخ الذي يذكر في امر الايفاد .
12 . على المفتشين والمدققين تطبيق احكام قانون اصول المحاسبات العامة رقم (28) لسنة 1940 –المعدل – والتعليمات الحسابية المختصة به وكافة المناشير والتعليمات الصادرة من وزارة المالية ومديرية الحسابات العامة عند قيامهم بمهام التفتيش والتدقيق .
13 . للمفتش والمدقق ان يطلب من خزينة اللواء او القضاء قائمة بمبالغ الحوالات المالية الواردة من الخزائن لغرض مطابقتها مع سجل الصندوق للتأكد من تسلمها .
14 . تدقيق رصيد الحساب الجاري في نهاية كل شهر ومقابلته مع سجل الصندوق وتطبيقه مع سفالات دفتر الصكوك ودفاتر الايداعات .
القسم الثالث
1. تدقيق مفردات المقبوضات والمدفوعات في يومية الصندوق والتثبيت من صحتها مع التأكد من ان المقبوضات والمدفوعات قد تم جمعها في يومية الصندوق قبل انتهاء الدوم الرسمي في كل يوم والتأكد من التوقيع في السجل المذكور على تدوير الموجود الشهري للصندوق في نهايته .
2. تدقيق موجود الصندوق وملاحظة عدم تجاوز مبلغ كفالة الموظف المختص ويستوضح عن اسباب بقاء الموجود الزائد في الصندوق دون ارساله الى المصرف او الى رئاسة الديوان .
3. تطبيقسفالات وصولات الجباية محاسبة / 38 مع الارساليات ومقابلة سفالات مذكرات اذن القبض محاسبة /34 مع يومية الصندوق والتأكد من ادخال مبالغها وتسليمها الى الصندوق مع التأكد من تدوين المبالغ المستحصلة من سفالة وصل الجباية رقما وكتابة .
4. التأكد من ان مذكرات اذن القبض ووصولات الجباية هي من النوع المستعمل في دوائر الدولة وملاحظة ما اذا كانت قد تركت وصولات غير مستعملة في بعض الجلود او ابطلت وبيان الاسباب الموجبة لذلك .
5. تدقيق قوائم المزايدات ودفاتر التخمينات وغيرها من قوائم التحققات والتأكد من درجة تطبيق القوانين والانظمة المرعية والتعليمات الصادرة بموجبها .
6. يقابل سجل مفردات المكلفين للسنة المراد تدقيق حساباتها مع سجل المكلفين للسنة التي قبلها لتأمين عدم اهمال تحقق بعض الواردات واذا ظهر لديه ان بعض الاملاك غير مدونة في سجلات احدى السنين فينبغي تحري السبب الموجب لذلك والتأكد من قيد الملك الذي لم يعثر عليه في سجل مفردات المكلفين للسنة المراد تدقيق حساباتها في سجل اساس الاملاك .
7. تدقيق التنزيلات والسماحات في سجل واردات /4 وسجلات المكلفين والتأكد من انها تمت بموجب اوامر رسمية .
8. تدقيق مفردات ارساليات الجباة والتأكد من ادخال مبالغها في سجلات المكلفين والالتزام حسب الاصول .
9. مقابلة سجل اساس الاملاك الوقفية مع سجلات المكلفين والالتزام لمعرفة ما اذا كانت هذه الاملاك اعطيت بالاجارة وفي حالة عدم ايجار قسم منها يحقق عن اسباب ذلك واذا وجدت املاك خالية فتلاحظ التقارير الشهرية للاملاك الخالية والتأكد من تسجيل الملك الخالي في تلك التقارير والتأكد من خلوها بالكشف عليها .
10. تدقيق قبض بدلات الاستملاك والتأكد من تحويلها الى رئاسة الديوان الاوقاف وفي حالة عدم تحويلها يحقق مع الموظف المختص عن سبب ذلك ويتخذ ما يلزم لتحويلها الى رئاسة الديوان فورا .
11. تدقيق السجلات الخاصة للايجارات المؤجلة (العرصات) اة الطويلة والتأكد من انها تحتوى على جميع تلك الاملاك وحققت بدلاتها في السجلات المذكورة سنة بعد اخرى كما نص عليها منشور مديرية الاوقاف العامة 2771 والمؤرخ 24/3/1941 مع ملاحظ وجوب مطابقة مستندات الايجارات والتأكد من صحة تدوين بدلاتها واقساطها واسمء مستأجريها .
12. ملاحظة بدل ايجار الاملاك الوقفية ومقارنتها مع ايجارات املاك الغير المجاورة لها ويتحرى عن اسباب الفرق ان وجد .
13. تدقيق سجلات الالتزام للمقاطعات والاراضي الزراعية والتأكد من صحة ادخال اسماء الملتزمين فيها وبدلات التزامهم واقساطهم وفي حالة العثور على مخالفة حول ذلك ينبغي التحقيق مع الموظف المسؤول عن ذلك كما يجب مطابقة بدل الالتزام الحالي مع بدلات الالتزام للسنين السابقة فاذا ما وجدت نقص مهم في البدل يجري التحقيق عن اسباب ذلك وفي حالة وجود اراضي او مقاطعات زراعية لم تعط بالالتزام يجري التحقيق كذلك عن كيفية ادارتها .
14. تدقيق السجلات المبحوث عنها في المادة (13) اعلاه للتاكد من تحصيل اقساط بدلات الالتزام باوقاتها المعينة بموجب العقود المصدقة وفي حالة وجود اهمال تحصيل الاقساط يسأل الموظف المسؤول عن سبب ذلك .
15. تدقيق سندات الكفالة او الصكوك عن الايجارات التي تزيد على المائة دينار ودرجة انطباقها على القوانين والانظمة والتعليمات المرعية مع ملاحظة كيفية حفظ سندات العقود والصكوك والتاكد من استمارات تقدير بدلات الموقوفات المصدق عليها واستكمالها للمعلومات .
16. تدقيق تنظيم جداول البقايا الموقوفة في نهاية كل سنة مالية قبل انتهاء شهر تموز من السنة التالية وملاحظة صحة المجاميع ومقابلتها مع حسابات شهر مارت من السنة التي تعود لها تلك البقايا وكذلك تقابل مع بقايا كل مكلف ورد اسمه في القائمة مع سجل المكلفين للتأكد من عدم حصول فرق بين القوائم والسجلات واذا ما ظهر فرق بين المفردات والسجل او المجموع فيجب التحري عن سبب ذلك .
17. اذا ظهر ان الشعبة قد اهملت تنظيم جداول البقايا المذكورة في المادة (16) اعلاه من تاريخ التدقيق يطلب حينذاك من الموظف المسؤول في الشعبة المبادرة الى تنظيم تلك الجداول وتقديمها فورا ويسأل الموظف عن سبب اهماله واتخاذ الاجراءات اللازمة لتحصيلها .
18. يدقق تحقق كل مكلف ورد اسمه في قوائم التحققات ويقابل ذلك مع سجل المكلفين للتأكد من صحة ادخال ذلك في تلك السجلات .
19. على المفتش او المدقق ان يقوم باصلاح ما يمكن اصلاحه محليا من الاغلاط الحسابية التي يلاحظها اثناء التدقيق وتدوين ذلك في تقريره وفي حالة عدم امكان اجراء ذلك عليه عرض الامر على رئاسة الديوان .
20. تطبق محتويات الارساليات مع سجل الواردات /4 و م .ح /5 (سجل مفردات المكلفين) للتأكد من ادخال محتويات الارسالية في تلك السجلات .
21. ملاحظة عدم اعطاء الجباة وصلا جديدا للجباية الا بعد تسلم سفالة كل جلد انتهى استعماله وتأشير ذلك في سجل الوصولات كما وينبغي التأكد من عدم ابقاء مبالغ الارساليات لدى الجباة عند تجاوزها على مبلغ كفالاتهم .
22. ملاحظة ما اذا كان الموظف المسؤول في الشعبة قد قام فعلا بتطبيق سفالات وصولات الجباة مع اصل الوصولات المعطاة من قبل الجابي الى المكلفين وشرح ذلك على اصل السفالة في كل شهر على الاقل مع التاكد من ان الموظف المختص قد وقع على الارساليات والوصولات .
23. ملاحظة ما اذا كان الموظف المسؤول في الشعبة قد قام فعلا بتطبيق سفالات وصولات الجباية مع مفردات ارساليات الجباة للتأكد من صحة تسليمها الى الصندوق وان امين الصندوق قد قام بتنظيم مذكرة اذن القبض وسلمها الى الجابي ودون رقم وتاريخ المذكرة في يومية الصندوق .
24. على مديرية الحسابات في رئاسة الديوان تزويد مديرية التفتيش والتدقيق بقائمة تتضمن ارقام جلود مذكرات اذن القبض ووصولات الجباية ومذكرات اذن الدفع التي زودت الى الشعب المراد تدقيقها لغرض مطابقتها مع سجلات الشعب والتأمد من صحتها وصحة تسجيلها في تلك السجلات .
25. التأكد من ان الشعبة قد قامت بفحص اوراق كل جلد من الجلود المذكورة في المادة (24) اعلاه قبل البدء باستعمالها وان الموظف المسؤول في الشعبة قد تأكد من عدم وجود اي خطأ او نقص في تلك الجلود وانه قد وقع في آخر كل جلد تأييدا بصحة محتوياته .
26. فحص الجلود المبحوث عنها في المادة (24) اعلاه غير المستعملة للتأكد من عدم فقدان اي وصل او مذكرة منها وفي حالة ظهور نقص في ذلك يجري التحقيق حالا مع الموظف المسؤول عن سبب ذلك واشعار رئاسة الديوان بذلك فورا .
27. تدقيق مستندات الصرف التي يجدها المفتش او المدقق حال وصوله ويتأكد من ثبوتها وما اذا كانت قد استوفت رسم الطابع المالي مع مقابلتها هي او نسخها الثانية او سفالات مذكرات اذن الدفع مع ما هو مدون بجهة المدفوعات في يومية الصندوق والتأكد من صحة مجموعها وصحة نقل المجموع من صحيفة الى اخرى .
28. تدقيق الوكالات التي تصرف بموجبها الرواتب الى الوكلاء للتأكد من انها مستوفية الشروط القانونية حسب ما نصت عليه المادة (21) من التعليمات الحسابية رقم (13) مع ملاحظة شهادات الحياة التي يجب تقديمها من قبل المحتاجين مع شهادة الاحتياج موقعة من مختار واختيارية المحلة لكل ستة اشهر مرة واحدة .
29. تدقيق سجل التوقيفات التقاعدية وضريبة الدخل وصندوق الضمان للتاكد من الاستقطاعات ودفعها الى خزينة اللواء او القضاء .
30. تدقيق سجل السلف الدائمية الخاصة بالمصروفات النثرية وفقا للمادتين 38,39 من التعليمات الحسابية رقم (62) مع ملاحظة ما اذا كان قد تم استردادها في 31 مارت من كل سنة مالية والتأكيد على الموظف المسؤول في الشعبة بلزوم مسك هذا السجل وتنبيهه بعدم صرف اي مبلغ من النثرية لغير الاغراض التي خصصت لها السلفة او بدون وصل لقاء المبلغ المصروف مع ملاحظة عدم تسليف الموظفين والمستخدمين مالم يتم استرداد السلف السابقة منه او تأييد صرفها بموجب وصولات .
31. تدقيق سجل م .ح 29 الخاص بحسابات التسليفات المتنوعة والتأكد من صرفها بأوامر من رئاسة الديوان والتأكد من استردادها .
32. تدقيق سجلات الامانات المتنوعة والتأكد من ان الشعبة قد قامت بتطبيق اجكام المادة (45) من قانون اصول المحاسبات العامة التي تلتزم ان تقيد تلك الامانات التي مرت عليها خمس سنوات او اكثر ولم يطالب صاحبها بها ايرادا نهائيا ز
33. التأكد من ان الشعب قد دفعت الرسوم الى دوائر الطابو والمحاكم على اختلاف انواعها حسب القوانين والانظمة والتعليمات المرعية .
34. تدقيق سجلات املاك الاوقاف الملحقة والتأكد من تسجيل كافة الاملاك فيها .
35. تدقيق اجراء معاملات محاسبة المتولين حسب القوانين والانظمة والتعليمات المرعية .
36. جرد اثاث ومكتبات المؤسسات الدينية والخيرية ومطابقة ذلك مع السجل الموجود في الشعبة .
37. يلاحظ المفتش والمدقق اخر تقرير من هيئات التدقيق السابقة او مراقبية الحسابات العامة للتأكد من اصلاح الاخطاء او النواقص التي وردت فيه .
38. تلغى تعليمات التدقيق رقم (2) لسنة 1952 وتعليمات التفتيش لوزارة الاوقاف المنشورة في جريدة الوقائع العراقية بعدد 994 وبتاريخ 29/8/1964 .
39. تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في جريدة الوقائع العراقية .
رئيس الوزراء
الرئيس الاعلى لديوان الاوقاف .
نشرت في الوقائع العراقية عدد 1332 في 6 – 11 – 1966 .