تعليمات رقم (1) لسنة 1981 بشأن تلف الاوراق الرسمية لوزارة التربية

عنوان التشريع: تعليمات رقم (1) لسنة 1981 بشأن تلف الاوراق الرسمية لوزارة التربية
التصنيف: تعليمات

رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1981
تاريخ التشريع: 1981-01-01 00:00:00

بعد الاطلاع على قانون اتلاف الاوراقالؤرسمية رقم 141 لسنو 1972 واستنادا الى المادة الثانية من القانون المذكور وبناء على ما اقرته اللجنة المشكلة بموجب الامر الوزاري المرقم 28039 ولامؤرخ في 26 – 5 – 1981 اصدرنا التعليمات التالية: –

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير التالية المعاني المبينة ازاءها:
1- القانون: قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
2- الوزارة – وزارة التربية
3- الوزير – وزير التربية
4- اللجنة الاولى – اللجنة الوارد ذكرها في الفقرة (1) من لمادة (2) من القانون المشار اليه اعلاه
5- اللجنة الثانية – اللجنة المنوه عنها في الفقرة (2) من المادة 2 من القانون اعلاه .

مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في ديوان الوزارة والدوائر التابعة لها لغرض تنفيذ هذه التعليمات الى الاقسام التالية: –
القسم الاول – أ – السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية .
1- القوانين والانظمة والتعليمات ومجموعة الوقائع العراقية .
2- قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء .
3- مقررات مجلس التربية ومؤتمرات مديري التربية والمؤتمرات الاخرى .
4- سجلات نتائج الامتحانات الوزارية والشهادات الدراسية والدرجات وسجلات التعادل .
5- الاضابير الشخصية لمنتسبي الوزارة ودفاتر الخدمة وتراجم الاحوال وكل ما يتعلق بالمستمسكات الشخصية .
6- السجلات الخزنية وسجلات المختبرات والمكتبات وسجلات الاثاث محاسبة 13 وسجلات اللوازم .
7- المستمسكات الشخصية المتعهلقة بمنتسبي المدارس الاهلية والاجنبية
8- الاتفاقيات والمؤتمرات النقابية
9- المناهج المقررة لجميع المراحل الدراسية
10- المقاولات والعقود وسجلات الذرعات
11- اوراق التسجيل لدى شركة التامين الوطنية
12- دفاتر الضمان للعمال والسجلات المتعلقة بها .
13- المعاملات المتعلقة بتاليف وطبع الكتب المدرسية المقررة
14- سجلات وملفات الدعاوي المقامة لدى المحاكم
15- المخابرات الخاصة بالصلاحيات الممنوحة للموظفين من الوزير او من يخوله
16- الكتب والنشرات والمجلات والصحف التي تدخل المكتبات
17- سجلات السيارات ودواتها الاحتياطية
18- تقارير اللجان التدقيقية والتفتيش المالي والرقابة المالية والمخابرات المتعلقة بها
19- سجلات لجنة انضباط موظفي الوزارة
20- التقارير والدراسات والاحصائيات التربوية
21- سجلات القيد العام للطلاب
22- المخابرات العامة مع الوزارات التعلقة بما ورد اعلاه
23- سجلات التوحيد
ب – يجوز اتلاف سجلات الواردة والصادرة الموثقة من قبل الاجهزة الفنية للمايكروفلم بعد مرور 20 سنو عليها .
القسم الثاني – المخارات والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور 10 عشر سنوات بالنسبة للمعاملات المنتهية وبعد ان يتم تدقيقها .
1- مخابرات الايجارات وعقودها
2- قوائم الاخراج والادخال الخاصة بالمخازن والمكتبات والمختبرات وقوائم دور التسليم والتسلم والجرد
3- المخارات المتعلقة بالتبادل
4- اضبارات الطلاب العامة والخاصة بعد قطع الطالب علاقته بالمدرسة لاي سبب كان
5- النسخ الثالثة من دفاتر التجهيز بالنسيئة ودفاتر اشتغال السيارات .
6- التصاريحالكمركية وما يتعلق بالاخراج الكمركي بالنسبة للمعاملات المنتهية
7- المخابرات المتعلقة بالماء والكهبرباء والهاتف والمجاري
8- المخابرات الخاصة باهداء الاثاث واللوازم والكتب المدرسية وغيرها
9- المخابرات العامة مع الوزارات المتعلقة بما ورد اعلاه
القسم الثالث – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور (5) خمس سنوات بعد ان يتم تدفيفها:
1- المخابرات العامة المتعلقة بالقرطاسية والاثاث واللوازم والمواد المختبرية والاقسام الداخلية والكتب المدرسية
2- المخابرات العامة المتعلقة بالشهادات والوثائق لتصديقها والمتحانات العامة والمدرسية
3- المخابرات العامة المتعلقة بالالعاب والسباقات الرياضية والفعاليات الاخرى .
4- المخابرات العامةت المتعلقة بالمدارس
5- سجلات الملاك
6- المخابرات المتعلقة بالسيرات والالات والادوات الاحتياطية
7- المخابرات المتعلقة بالمحاضرات
8- سجلات الاجازات المدرسية للمدارس الاهلية والاجنبية من تاريخ الغاءها
9- المخابرات التعلقة بالترجمة والتصديق للشهادات والوثائق المدرسية
10- الاستمارات الحصائية للمراحل الدراسية كافة في المديريات العامة للتربية والمدارس
11- القضايا التحقيقية داخل القطر وخارجه
12- ملفات النصوص التعليمية التلفزيونية
القسم الرابع – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة وبعد تدقيقها .
1- نسخ المخابرات الرسميو الاضافية الصادرة من الدوائر والمديريات التابعة للوزارة
2- المخابرات التعلقة بتفتيش المدارس والمعاهد المختلفة والتقارير المرفوعة نتيجة ذلك والتي لا تتعلق بالامور الذاتية .
3- المخارات العامة المتعلقة بقبول ونقل الطلاب في المدارس
4- محضر مقررات مجالس الهيئات التعليمية
5- المخابرات العامة مع الوزارات والدوائر الاخرى التي لا تتعلق بالقسم الاول والثاني من المادة الثانية
6- دفاتر توزيع الرسائل
7- الاستمارات الحصائية للمراحل الدراسية كافة في ديوان الوزارة
القسم الخامس – المخابرات والاوراق التي يجوز اتلافها بع مرور (3) ثلاثة اشهر
1- دفاتر الامتحانات العامة بعد الظهور نتائج الدور الثاني للامتحانات
2- دفاتر الامتحانات المدرسية
3- المخابرات التعلقة بطلبات التعيين والشواغر
4- التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية التي تصدرها الوزارة
5- سجل دوام الموظفين
6- بريد الدوار

مادة 3
لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المتصمنة ابات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها وكذلك الاوراق المتعلقة بحقوق الجنسية ولاحوال الشخصية .

مادة 4
لا يجوز اتلاف المستندات والاوراق في المعاملات المعلقة .

مادة 5
المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية .
القسم الاول – المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية والتي يجوز اتلافها ما بين المدة (10 – 15) سنة .
1- مذكرات اذن القبض محاسبة /35 .
2- قسائم الشيكات
3- النسخ الاوللاى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف
4- الشيكات الزرقاء
5- النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية
6- اشعارات البنك /الدائنة والمدينة
7- سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة/1
8- سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة /1
9- سجل الطوابع المالية محاسبة /5/ 5أ .
10- سجل الرواتب محاسبة/8
11- سجل التاديات التقاعدية محاسبة /9 او البطاقات
12- سجل مراقبة الاستمارات محاسبة 16
13- سجل معاملات الخزائن محاسبة/ 4, 4أ
14- قوائم مخصصات السفر والايفاد
القسم الثاني – المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية والتي يجوز اتلافها ما بين المدة (5 – 10) سنة
1- وصولات القبض محاسبة/ 37 أ
2- مذكرات اذن القبض محاسبة /34
3- قوائم الرواتب
4- النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع
5- وصولات جباية رسوم وسائط النقل/ محسبة
6- وصولات الجباية محاسبة 38
7- سجل يومية الصندوق محاسبة 66
8- سجل يومية رسوم وسائط النق محاسبة/ 67
9- سجلات الرقابة في الخزائن
10- سجل يومية الصندوق /80 للدوائر التي لها ايرادات خاصة
11- السجلات (البطاقات ) المخزنية
12- سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من الراتب محاسبة /69
13- قوائم المصروفات النثرية
القسم الثالث – المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية واليت يجوز اتلافها بعد مرور (5) خمسة سنوات عليها .
1- مستندات الادخال المخزني/ 70 بعد الانتهاء من التدقيق
2- مستندات الاخراج المخزني/ 71 واجراء المطابقة بعد الجرد
3- الحسابات الشهرية مع الجدول (ميزان المراجعة)
4- شهادة تجهيز طوابع رسوم السفر محاسبة 16/ أ
5- سجل الايرادات النهائية محاسبة /6
6- سجل السلفة المستديمة محاسبة/ 10 أ
7- سجل التخصيصات محاسبة / 2,3
القسم الرابع –المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف ولاسجلات الحسابية والتي يجوز اتلافها للمدة المبينة ازاءها
1- بطاقات العيادات الخارجية سنة واحد محاسبة/ 64
2- سفالات الشيكات 2 – 3
3- جداول محاسبة × 24 بانواعها 3 – 5
4- استمارة تحليل السلف /78 3 – 3
5- شهادة الاعفاء من سلفف الوزارج /80 3 – 3
6- سجل الطوابع البريدية محاسبة /12 على ان يتم تدقيقه من قبل الجهة المختصة 3 – 5
7- سجل مراقبة سلف الزواج/79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد اخر سلفة مسجلة في السجل او تدوير الارصدة الى سجل آخر .

مادة 6
اولا – يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات الحسابية المبينة في المادة الخامسة بعد مرور المدة الدنيا اذا ماتم تفتيشها او تدقيقها من قبل الاجهزة الحكومية ذات الاختصاص او اذا تم تصويرها بالمايكروفيلم او اية وسيلة اخرى من الوسائل الفني.
ثانيا – لا يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات الحسابية التي لم تفتش او تتدقق من قبل الجهات المذكورة في الفقرة الاولى اعلاه الا بعد انقضاء الحد الاعلى المبين ازاء كل نوع منها .
ثالثا – يجوز اتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية قبل النقضاء المدة الدنيا المبينة ازائها اذا ماتم تامين الاحتفاظ بصورة منها بواسطة اجهزة التصوير الدقيق او اية وسيلة اخرى فنية .
رابعا – يستثنى من احام الفقرات اولا, ثانيا, ثالثا اعلاه مستندات القبض والصرف والتسوية والسجلات الحسابية التي يقع عليها اعتراض من اية جهة والتي تنشآ عنها قضايا تحال الى المحاكم المختصة حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ قرار المحكمة المختصة واكتسابه الدرجة القطعية .

مادة 7
اولا – تؤلف كل من المديرايت العامة والدوائر التابعا لها اللجنة الثانية تتولى عملية تنفيذ اتلاف الاوراق الرسميو بجميع مراحلها وفقا لهذه التعليمات .
ثانيا – لا يجوز للجان المذكورة في الفقرة الاولى اعلاه اتلاف الاوراق الرسمية الا بعد ان تتخذ قرارا بذلك يتضمن تفاصيل الاوراق المراد اتلافها ويقترن القرار بمصادقة رئيس الدائرة المختص على ان تودع نسخة ن القرار الى مديرية الحسابات او التجهيزات في الوزارة حسب الاختصاص .

مادة 8
تودع الاوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية الى مديرية الاثار العامة او الامانة العامة للمركز الوطني للوثائق او المكتبات الوثائقية لحفظ الاوراق حسب الاختصاص .

مادة 9
يجوز الاستفادة من الاوراق المعدة للاتلاف للاغراض الصناعية بناء على طلب الجهات ذات العلاقة ويعتبر ارسال الاوراق الرسمية الى معمل الورق بمثابة اتلافها على ان تتخذ الاحتياطات اللازمة لمنع تسرب المعلومات الواردة فيها لحين الاتلاف الفعلي

مادة 10
تلغى تعليمات رقم (1) لسنة 1974 بشأن اتلاف الاوراق الرسمية لوزارة التربية .

مادة 11
تنفذ التعليمات اعتبارا من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية .

وزير التربية