تعليمات الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الشباب

عنوان التشريع: تعليمات الحفاظ على الوثائق الفنية والادارية الخاصة بوزارة الشباب
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
رقم التشريع: 26
سنة التشريع: 1983
تاريخ التشريع: 1983-01-01 00:00:00

استنادا الى أحكام المادة ( 14 – ثالثا ) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1982 .
أصدرنا التعليمات الآتية : –

مادة 1
يقصد بالوثائق لاغراض هذه التعليمات، المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو صورة او خريطة أو فلم أو شريحة فلمية ( سلايد ) أو ختم أو شريط ممغنط او أي وعاء آخر .

مادة 2
تصنف الوثائق الفنية والادارية لاغراض هذه التعليمات الى الاصناف الآتية : –
أولا – الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية ولا يجوز اتلافها . ما عدا ما يتقرر تصويره (بالميكروفلم ) وكما مبين في الجدول رقم ( 1 ) المرفق بهذه التعليمات .
ثانيا – الوثائق التي يجوز اتلافها بعد مضي المدة القانونية عليها وكما مبين في الجدول رقم ( 2 ) المرفق بهذه التعليمات .

مادة 3
يجوز تصوير الوثائق بصورتين بأجهزة التصوير ( المايكروفلم ) المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية مع اتلاف الاصل وتعتبر صورة الوثيقة المؤيدة من قبل رئيس الدائرة بحكم الوثيقة الاصلية .

مادة 4
تشكل في وزارة الشباب لجان دائمة تكون مهمتها الاشراف على صيانة الوثائق العائدة لها وتقييمها وتنظيمها بسجلات وقوائم واتخاذ القرار بشأن الاحتفاظ بها او استبعادها واتلافها بالتعاون مع المركز القومي للوثائق وفق ما يأتي : –
أولا – لجنة رئيسية في ديوان الرئاسة، تكون برئاسة مدير الخدمات الادارية وعضوية ممثل عن كل من المعهد القومي للشباب والمديريات العامة على ان يكون بدرجة ملاحظ .
ثانيا – لجنة فرعية في المعهد القومي وفي كل مديرية تابعة للوزارة، تكون برئاسة مسؤول الوحدة الادارية وممثل عن الاقسام التابعة لها .
ثالثا – لجنة مساعدة في كل مديرية شباب ترتبط باللجنة الفرعية لمديرية الادارة العامة واخرى في كل مركز علمي ترتبط باللجنة الفرعية لمديرية الرعاية العلمية العامة، تشكل من ثلاثة موظفين يكون رئيس الوحدة التنظيمية رئيسا للجنة .

مادة 5
أولا – تقوم اللجان الفرعية المشار اليها في المادة الرابعة من هذه التعليمات باعداد خطط دورية لتقييم الوثائق وفرز الوثائق التي لا تكون مفيدة للدائرة او تنتفي الحاجة الى حفظها وتنظيم قوائم بالمطلوب استبعادها واتلافها وعرضها على اللجنة الرئيسية لغرض تدقيقها واستحصال موافقة الوزير على استبعادها واتلافها وايداع – أصول الوثائق لدى المركز الوطني للوثائق اذا كانت ذات أهمية فنية أو ادارية بتقدير من الدائرة التي تعود لها تلك الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف .
ثانيا – لا يجاوز اتلاف الوثائق المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الا بحضور ممثل عن المركز الوطني للوثائق .
ثالثا – يتم اتلاف الوثائق بالطريقة التي تقررها ( اللجنة الرئيسية ) ويعتبر ارسال الوثائق الى معمل الورق اتلافا على أن لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة منها لحين اتلافها .
رابعا – عند اتلاف الوثائق تنظم اللجنة الرئيسية محضرا بنسختين يوقعهما الرئيس والاعضاء وتحفظ نسخة منها مع قوائم الوثائق في محفظة خاصة لدى القلم السري .

مادة 6
تراعى أحكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم ( 71 ) لسنة 1982 على كل حالة لم يرد لها نص في هذه التعليمات .

مادة 7
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الخاصة بوزارة الشباب رقم 18 لسنة 1977 .

مادة 8
تسري هذه التعليمات على المعهد القومي للشباب وكل دوائر وزارة الشباب .

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

المحتوى2
وزير الشباب
جدول رقم ( 1 )
الوثائق التي لا يجوز اتلافها
1 – مقررات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء ومجلس التخطيط .
2 – مجموعة القوانين والانظمة .
3 – التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة الدائمية .
4 – الاضابير الشخصية ودفاتر الخدمة .
5 – البطاقات الشخصية للموظفين والعمال .
6 – جريدة الوقائع العراقية .
7 – تقارير ديوان الرقابة المالية والمدققين القانونيين .
8 – المقاولات والعقود ودفاتر الذرعة .
9 – السجلات بكافة أنواعها عدا ما استثني منها بموجب هذه التعليمات .
10 – أوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية .
11 – دفاتر الضمان والاستمارات المتعلقة بها .
12 – الاتفاقيات والبروتوكولات مع الدول والمنظمات الدولية .
13 – الاوراق المتعلقة بحقوق الجنسية أو الاحوال الشخصية .
14 – الاوراق المتعلقة بحقوق الملكية .
15 – المخابرات الخاصة بالخطة ( المؤقتة او التفصيلية والخطة الخمسية والمنهاج الاستثماري ) .
16 – سجلات الارشيف .
17 – الاوامر الادارية والتعليمات الخاصة بالصلاحيات .
18 – كافة المخابرات السرية .
19 – الاوامر الخاصة بأحداث التشكيلات الادارية .
20 – العلاوات السنوية وكتب الزيادات السنوية للعمال .
جدول رقم ( 2 )
الوثائق التي يجوز اتلافها بعد مضي المدة القانونية
الوثائق المدة القانونية لغرض الاتلاف
الحد الادنى الحد الاعلى
بالسنوات بالسنوات
1 – التقارير الشهرية والفصلية والسنوية 10 15
2 – المعاملات الاحصائية 10 15
3 – الموافقات الخطية للمسؤولين لاتخاذ اجراءات تنفيذية
ذات علاقة بسياسة الوزارة والكتب الصادرة بهذا الشأن
4 – مقررات مجلس الانضباط والتطهير 10 15
5 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين وشؤون المناقصات 10 15
والمزايدات
6 – المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل 10 15
7 – المخابرات المتعلقة بالفحوصات المختبرية 10 15
8 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتابات 10 15
9 – مخابرات عقود الايجار 10 15
10 – المخابرات الخاصة بالمقاولات وعقودها 10 15
11 – قوائم صرفيات الوقود وسحب المحروقات ودفاتر
اشغال السيارات 10 15
الوثائق المدة القانونية لغرض الاتلاف
الحد الادنى الحد الاعلى
بالسنوات بالسنوات
12 – قوائم النثرية والبريد والبرق والهاتف والماء والكهرباء 10 15
13 – جداول دور التسليم والتسلم والمخابرات المتعلقة بها 5 10
14 – المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات 5 10
15 – المخابرات الاعتيادية المتعلقة بالمخصصات والكسوة 5 10
16 – العرائض والطلبات الشخصية والشكاوى والاخباريات
المنتهية معاملاتها 5 10
17 – المخابرات المتعلقة بالبعثات والوفود والخبراء والاجانب 5 10
18 – قرار مجلس ادارة مراكز الشباب 5 10
19 – المخابرات المتعلقة بتشكيل اللجان والايفادات داخل العراق 5 10
20 – المخابرات المتعلقة بالخدمات التي تقوم بها الدوائر
التابعة للوزارة 5 10
21 – المخابرات المتعلقة بتخمينات الميزانية 5 10
22 – دفاتر توزيع الرسائل 2 3
23 – التعليمات المتعلقة بالمؤتمرات والمعارض 1 2
24 – التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية المتعلقة بالاعلام 2 3
25 – النسخ الزائدة من الكتب الرسمية ومسوداتها 1 2
26 – المخابرات المتعلقة بالتبليغات القضائية 1 2
27 – سجل دوام الموظفين 1 2
28 – الاوراق التي لم يرد ذكرها في هذا الجدول يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات