تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية للمؤسسة العامة للصناعات الانشائية

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية للمؤسسة العامة للصناعات الانشائية
التصنيف: تعليمات

المحتوى
سنة التشريع: 1978
تاريخ التشريع: 1978-01-01 00:00:00

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير الآتية المعاني المبينة ازاءها :
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972.
2 – الوزارة – وزارة الصناعة والمعادن
3 – الرئيس – رئيس المؤسسة العامة للصناعات الانشائية.
4 – اللجنة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (2) من مادة 2 من القانون.

مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في المؤسسة والمنشآت التابعة لها لغرض تنفيذ هذه التعليمات وفق ما يلي :
اولا – السجلات والاوراق الرسمية التي لا تتلف ويجب الاحتفاظ بها.
1 – سجل العلاوات والترفيعات والتقارير السنوية.
2 – سجل الهويات الشخصية.
3 – سجل الاحوال الشخصية للموظفين والعمال.
4 – سجل الدعاوى.
5 – الاضابير الشخصية للموظفين والعمال.
6 – اضابير التعليمات.
7 – مجاميع القوانين والانظمة والتعليمات.
8 – مجموعات الوقائع العراقية.
9 – سجل المكائن أو الموجودات الثابتة.
10 – سجل الاثاث.
11 – سجل السيارات
12 – سجل الآلات الكاتبة والحاسبة
13 – الحسابات الختامية.
14 – الميزانيات التخطيطية.
15 – دفتر الاستاذ العام.
16 – دفتر اليومية العام أو المركزي.
17 – اضابير مجلس ادارة المؤسسة وقراراتها.
18 – سجلات تقاعد الموظفين والعمال.
19 – اضابير الهيئة الاستشارية وقراراتها.
20 – التقارير الشهرية.
21 – سجل المخزن العام.
22 – سجل المخزن.
23 – سجل يومية صادر المخزن.
24 – اضبارة التعليمات.
25 – اضابير خاصة بتعليمات النظام المحاسبي الموحد.
ثانيا – الاوراق الرسمية والمخابرات التي يجوز اتلافها بعد مرور (15) سنة من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة :
1 – سجل البريد.
2 – سجل الحوادث والاصابات.
3 – سجل الملاكات.
4 – سجل الواردة والصادرة.
ثالثا – الاوراق الرسمية والمخابرات التي يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة :
1 – جداول دم الموظفين.
2 – المذكرات الداخلية.
3 – نسخ استمارة العلاوات السنوية.
4 – العرائض والطلبات المتفرقة.
5 – سجلات جداول المرضى.
6 – سجل البرقيات.
7 – بطاقات الاجازات المرضية والاعتيادية.
8 – كارتات عيادات المرضى.
9 – جداول حضور العمال.
10 – نسخ من الدعاوى المحسومة والمنتهية.
11 – دفاتر طلب تجهيز من الصيدلية في المنشأة.
12 – دفاتر طلب تجهيز من المخازن.
13 – السجلات الخاصة بتدوين المواد الخارجة من الباب الرئيسي.
14 – كافة الاوامر الادارية الخاصة بالاجازات.
خامسا – السجلات الحسابية والمستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والاضابير التي يجوز اتلافها ما بين المدة (15 – 20) سنة.
1 – سجل المدفوعات
2 – سجل المبيعات.
3 – سجل الاستخدامات.
4 – سجل المقبوضات.
5 – سجل المشتريات.
6 – بايندر المجهزين.
7 – بايندر المصروفات الجارية والتخصيصية المستحقة.
8 – بايندر أرصدة دائنة متنوعة.
9 – بايندر دائنين بمبالغ مستقطعة من العاملين.
10 – سجلات الدائنين المتنوعين.
11 – سجل العملاء.
12 – بايندر الاستخدامات.
13 – سجل الارصدة المدنية الاخرى.
14 – سجل ايرادات جارية وتخصيصية مستحقة.
15 – سجل المدينين المتنوعين والذمم.
16 – سجل الطلبات والاعتمادات.
17 – سجل سلف الزواج.

المحتوى 1
18 – سجل احتياطي الاندثار.
19 – بايندر المخزون.
20 – سجل ضمان الموظفين.
21 – سجل الكفالات.
22 – سندات الصرف.
23 – قيود اليومية المركزية.
24 – قوائم البيع.
25 – قيود المشتريات.
26 – قيود الاستخدامات.
27 – وصولات القبض.
28 – كتب الصكوك.
29 – قوائم السفر والايفاد.
30 – تذكرة اذن القبض.
31 – كشف موازين المراجعة.
32 – دفتر مذكرات داخلية.
33 – تأييدات الارصدة.
35 – كشف مطابقة البنك.
36 – قوائم اجور العمال.
37 – جداول الاستقطاعات الشهرية المترتبة على العمال والموظفين.
38 – قوائم رواتب الموظفين.
39 – سجلات ضريبة الدخل.
40 – سجل يومية المشتريات.
41 – كشوفات صادر المخزن.
42 – كشوفات اشعارات الاستلام والاصدار.
43 – سجل النثرية.
44 – مستندات النثرية.
45 – سجل الصكوك المصروفة.
46 – قوائم موقوفات الاجور.
47 – اضبارة الاوامر.
48 – جدول موجودات الصندوق.
49 – قرميات الصكوك المصروفة.
50 – نموذج ضمان رقم (1) للقانون رقم (39) لسنة 1971 (كذلك نموذج ضمان 2 و3 و4 و5).
51 – نموذج تعهد حول الضمان للقانون رقم (39) لسنة 1971.
52 – سجلات الترحيل للعمال كل حسب قسمه الى الضمان للقانون (39) لسنة 1971.
53 – مجموعة نماذج ضمان (1 و2 و3) للقانون (113) لسنة 1969.
54 – دفاتر ضمان للعاملين كل حسب تسلسل رقمه وتاريخ اشتغاله.
55 – كشوفات كاملة للعاملين في الشركة كل حسب رقمه وتسلسله بالعمل مع تاريخ ولادته وعنوانه حسب دفتر ضمانه.
56 – كشوفات كاملة للعاملين في الشركة كل حسب رقمه وتسلسله والقسم الذي يعمل فيه مع الاجرة الاسبوعية.
57 – سجلات خاصة بأجور عمال الاقسام والزيادات السنوية.
58 – سجلات سلف مصرف الرافدين الخاصة بالعمال.
59 – سجلات الدور الخاصة بالعمال والموظفين.
60 – سجل رواتب الموظفين رؤساء الاقسام وسجلات خاصة بمخصصاتهم.
61 – سجل سلف مصرف الرافدين للموظفين والعمال.
62 – سجل كفالات العملاء.
63 – سجل خاص باستحقاقات العمال المرضى عن الاعانات والاصابة.
64 – الاضابير الخاصة بالمقاولات.
ثامنا – البطاقات والاستمارات والجداول التي يجوز اتلافها بعد مرور (5 – 10) سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة.
1 – بطاقات الارصدة.
2 – استمارات الكلفة.
3 – استمارات تسعير الانتاج.
4 – استمارات المحروقات.
5 – خلاصة الرواتب والاجور.
6 – قوائم الجرد.
7 – مستند طلب مخزن عام.
8 – مستند طلب مخزن مباشر.
9 – اشعار استلام مواد.
10 – مستند اشعار اصدار مواد
11 – محضر استلام مواد المخزن
12 – مستند تحويل.
13 – مستند طلب مواد من المخزن.
14 – بطاقة سيطرة.
15 – مستند استلام الانتاج اليومي.
16 – سجل محاضر الاستلام.
17 – مستند تحميل.

مادة 3
يجوز اتلاف السجلات الحسابية المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف المذكورة في الفقرة (خامسا) من مادة 2 اعلاه بعد مضي المدة اللازمة المبينة اذا تم تفتيشها او تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي أو هيئات الرقابة المالية.

مادة 4
يستثنى من الاوراق الرسمية والمستندات الحسابية الواردة في الفقرات اعلاه المستندات والسجلات التي يقع عليها اعتراض من المفتشين الماليين أو هيئات الرقابة المالية أو طلبها من قبل المحاكم المختصة أو التي قد ينشأ عنها قضايا تزوير أو اختلاس وتحال الى المحاكم المختصة حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات أو صدور قرار المحكمة بشأنها او اكتسابه الدرجة القطعية.

مادة 5
1 – تشكل بأمر الرئيس لجنة مختصة في كل منشأة تابعة للمؤسسة وفي ديوان المؤسسة لتنفيذ عملية الاتلاف بجميع مراحلها وفقا لهذه التعليمات.
2 – يتولى ديوان المؤسسة أو المنشأة تنظيم قوائم مفصلة تتضمن انواع الاوراق المطلوبة اتلافها وعرضها على اللجنة المختصة لاتخاذ الاجراءات اللازمة لعملية الاتلاف.
3 – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها الا بحضور ممثل عن المركز الوطني لحفظ الوثائق لغرض اختيار ما ينسب حفظه في المركز عن تلك الاوراق.
4 – يتم اتلاف الاوراق بالطريقة التي تقررها اللجنة المختصة ويعتبر ارساله الاوراق الى الجهات أو المعامل أو الشركات الصناعية اتلافها على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة عنها لحين اتلافها.
5 – يجوز استخدام الحاسبة الالكترونية (الكومبيوتر) واجهزة التصوير الدقيق (المايكروفلم) في تصوير المعاملات المقرر اتلافها كما يجوز اتلاف المستندات والاوراق والمعاملات بعد تصويرها بتلك الاجهزة وذلك بطلب من المنشأة وحسب تنسيبها وتعتبر الصور لتلك المعاملات والاوراق بحكم الاصل.

مادة 6
تطبق هذه التعليمات على جميع المنشآت التابعة للمؤسسة وفي ديوانها اعتبارا من تاريخ موافقة الجهات المعنية عليها.

رئيس المؤسسة العامة للصناعات الانشائية