عنوان التشريع: النظام الداخلي للشركة العامة لتجارة المواد الغذائية
التصنيف: نظام داخلي
المحتوى1
سنة التشريع: 1997
تاريخ التشريع: 1997-01-01 00:00:00
استنادا الى احكام النظام رقم (4) لسنة 1990 نظام التعديل الاول لنظام وزارة التجارة رقم (7) لسنة 1989 صدر النظام الداخلي الاتي :
النظام الداخلي للشركة العامة لتجارة المواد الغذائية
الفصل الاول : مجلس ادارة الشركة :
مادة 1
1- يتولى ادارة الشركة مجلس ادارة يرأسه مدير عام الشركة ويتم تحديد عدد اعضاءه الاصليين والاحتياط وتعيينهم بقرار من وزير التجارة
2- مجلس ادارة الشركة هو السلطة العليا في الشركة ويتولى وضع السياسة العامة لها ضمن خطة الوزارة وله في سبيل ذلك ممارسة الاختصاصات التالية :
أ- ادارة الشركة والاشراف على سير عمل اقسامها ووضع السياسة العامة لها ضمن خطة الوزارة
ب- اقرار الخطة التجارية للشركة في ضوء توجيهات مركز الوزارة عليها ومتابعة تنفيذها بعد المصادقة عليها ويشمل ذلك خطة الاستيراد والمبيعات والمشتريات المحلية والخدمات المرتبطة بتنفيذها .
ج- اقرار العقود والاتفاقيات المتعلقة بأعمال الشركة
د- اقرار الموازنات التخطيطية والحسابات الختامية السنوية للشركة .
ه- اصدار التعليمات الداخلية في كل ما له علاقة بالامور التجارية والمالية والمحاسبة والادارية وشؤون الافراد .
و- اقتراح مشروعات القوانين والانظمة المتعلقة بنشاط الشركة .
ز- اقتراح استحداث عناوين وظائف واضافتها الى الجداول الملحقة بقواعد الخدمة المعمول بها بما يتلائم وطبيعة اعمال الشركة
ح- اقتراح تأسيس شركات تجارية مع الغير او المساهمة في شركات قائمة داخل القطر وخارجه وبموافقة الجهات المختصة
ط- تضمين الموظفين بعد التأكيد من عدم وجود جريمة وذلك وفقا لاحكام القانون .
ي- شطب الديون التي يتعذر استحصالها بعد استنفاذ كافة الاجراءات القانونية وفي الحدود التي يسمح بها القانون ولما زاد عن صلاحية المدير العام .
3 – لمجلس الادارة تخويل بعض صلاحياته الى رئيسه عدا الصلاحيات المنصوص عليها في الفقرات (ب،د،ح،ط،ي) والواردة في البند (2) اعلاه .
مادة 2
1- يجتمع مجلس الادارة بدعوة من رئيسه مرة واحدة في الشهر على الاقل وتبلغ دعوة الاجتماع الى الاعضاء قبل التاريخ المعين ثلاثة ايام على الاقل ويرفق بها جدول الاعمال
2- لوزير التجارة دعوة المجلس للاجتماع عند الضرورة وله ان يترأس اي من اجتماعاته وتعتبر القرارات التي يصوت عليها بالإيجاب مصدقة من قبله .
3- على رئيس المجلس دعوة المجلس للاجتماع في اي وقت يطلب ثلث الاعضاء ذلك .
4- يعتبر النصاب كاملا اذا حضر اكثرية الاعضاء بضمنهم رئيس مجلس الادارة وتصدر القرارات بأغلبية اصوات الحاضرين، وعند التعادل يرجح الجانب الذي صوت فيه رئيس مجلس الادارة
5- ترسل قرارات مجلس الادارة الى الوزارة للمصادقة عليها من قبل السيد الوزير وتعتبر مصدقة اذا لم يعترض عليها خلال (15) يوما وفي حالة وجود حاجة لتأخير البت تعلم الشركة بتأجيل ذلك ويكون البت في القرار قبولا او رفضا خلال فترة لا تتجاوز (30) يوما من تاريخ تأجيل المصادقة
6- اذا لم يصادق على قرار ما، يعرض القرار مجددا على مجلس الادارة لدراسته مره ثانية واتخاذ القرار المناسب ويعرض مجددا على الوزارة ويكون قرار السيد الوزير في هذه الحالة قطعيا
7- اختيار مقرر لمجلس الادارة من قبل رئيس المجلس ويتولى المقرر المهام التالية :
أ- تهيئة جداول عمل الاجتماعات الاعتيادية والاستثنائية لمجلس الادارة وعرضها على رئيس واعضاء مجلس الادارة في المواعيد المقررة .
ب- تنظيم محاضر جلسات مجلس الادارة واستحصال تواقيع رئيس مجلس الادارة واعضاء المجلس الحاضرين ورفعها الى الوزارة للمصادقة عليها ومتابعة ذلك .
ج- مسك سجل بمحاضر جلسات مجلس الادارة تدون فيه جميع المحاضر ويوقع عليه من قبل رئيس واعضاء مجلس الادارة .
مادة 3
مدير عام الشركة هو الرئيس الاعلى لها ويتولى ادارتها ويمارس الاختصاصات والصلاحيات المخولة له وفق القوانين والانظمة والتعليمات لتحقيق اغراض الشركة اضافة الى الصلاحيات المخولة له من وزير التجارة او مجلس ادارة الشركة في حدود صلاحيات المجلس ويتولى على وجه الخصوص ما يلي :
1-تمثيل الشركة او من ينيبه امام المحاكم واللجان ودوائر الدولة والقطاع الاشتراكي والمختلط والاشخاص الطبيعية والمعنوية
2-تخويل بعض صلاحياته لغيره من منتسبي الشركة .
الفصل الثاني : التشكيلات الادارية للشركة العامة لتجارة المواد الغذائية :
مادة 4
وحدة الخدمات الخاصة والعلاقات :
وتتولى مسؤولية تنظيم ومتابعة المراسلات التي ترد الى المدير العام او تصدر عنه وتصنيف وحفظ البريد الخاص وتنسيق مواعيد الاجتماعات والزيارات الخاصة بالمدير العام والتعريف باعمال الشركة بشكل اخباري واعلامي واية مهام اخرى تكلف بها من قبله .
مادة 5
القسم الاداري :
يتولى اعداد خطة الافراد (الملاك) وتنفيذها بعد اقرارها وتنظيم شؤون العاملين وتوفير البيانات الخاصة بالقوى العاملة وادارة شؤون البريد وتقديم الخدمات الادارية المختلفة لتقسيمات الشركة واعتماد تدريب الكوادر بالتنسيق مع اقسام الشركة المختصة . ويضم التقسيمات التالية :
12- شعبة الافراد
13- شعبة الخدمات الادارية
المحتوى2
مادة 6
القسم المالي :
يتولى ممارسة جميع النشاطات المالية والمحاسبية لشركة واعداد الموازنات التخطيطية السنوية وتنفيذها بعد اقرارها وتنظيم الامور المحاسبية الخاصة بالايرادات والمصروفات وصرف الرواتب والمخصصات للعاملين وصرف اقيام المواد المتوردة واعداد الحسابات الختامية والبيانات والكشوفات والتقارير المالية والقيام بفعاليات التحليل لمصروفات وايرادات الشركة ودراسة المؤشرات المالية المتعلقة بنشاط الشركة ومركزها المالي ومسك السجلات الحسابية الخاصة بالسيطرة على موجودات الشركة ومخازنها والتأمين عليها ضد اخطار الحوادث المختلفة وممارسة الاعمال المحاسبية الخاصة بتنفيذ مشاريع الشركة المعدة من قبل مديرية المحاسبات العامة .
ويضم القسم التقسيمات التالية :
1 – شعبة الميزانية والتخطيط المالي .
2 -شعبة الحسابات المالية
3 – شعبة الاعتمادات والكلفة
4 – شعبة الحسابات المخزنية
5 – شعبة الخزينة
مادة 7
القسم القانوني :
يتولى تمثيل الشركة امام المحاكم والجهات القضائية وابداء الرأي والمشورة القانونية في القضايا التي تحال اليه وصياغة العقود التي تبرمها الشركة والمساهمة في اعداد مشروعات القوانين والانظمة التعليمات الخاصة بعمل الشركة وتنظيم الوكالات . ويضم التقسيمات التالية :
1- شعبة العقود
2- شعبة الدعاوي
3- شعبة الوكالات
4- وحدة حفظ الوثائق والكتب
مادة 8
قسم التسويق :
يتولى تنفيذ ومتابعة خطط خزن المواد التي تتعامل بها الشركة وايصالها الى منافذ التوزيع والمحافظة على سلامتها بالتنسيق مع فروع الشركة ورسم السياسة الخزنية من ناحية الكمية ومتابعتها وتداولها ووضع خطة المشتريات المحلية للمواد التي تتعامل بها الشركة وتطبيق التعليمات الخاصة بالبيع والتجهيز من خلال منفذ التوزيع .
ويضم القسم التقسيمات التالية
1- شعبة التوزيع
2- شعبة المشتريات المحلية
3- شعبة مبيعات دوائر الدولة
4- مراكز البيع في بغداد وفروع الشركة في المحافظات
مادة 9
قسم المخازن :
يتولى متابعة امور المخازن وتهيئة متطلباتها الخزنية والامنية وتوظيب المواد وفق الطاقة الخزنية والمساحات المتوفرة ومتابعة صيانة وادامة السقوف وابواب المخازن والتأسيسات الكهربائية والمجاري ونظافة وتهوية المخازن ومتابعة صيانة االادوات والرافعات الشوكية وكذلك متابعة نفاذية المواد المخزونة ووضع خطة التوزيع حسب اسبقية النفاذية، كما يقوم القسم بمهمة توزيع وخزن المواد في المخازن والمجمعات المتخصصة ” المخازن المبردة والمجمد’” ويضم التقسيمات التالية شعبة مخازن بغداد
1- شعبة مخازن الفروع في المحافظات
2- شعبة النفاذية والامور الامنية .
مادة 10
قسم الاستيراد :
يتولى تنفيذ منهاج الاستيراد للمواد التي تعامل بها الشركة والادوات الاحتياطية للسيارات الانتاجية ابتداء من عملية فتح الاعتماد والشحن ولغاية وصولها الى القطر وتسليمها الى المخازن المركزية في الشركة حسب الخطة المعدة ومطابقة المستندات الخاصة بالشحن مع مستندات الاستلام وارسالها للقسم المالي ومتابعة الاضرار والنواقص وتنظيم المطالبات الخاصة بها مع المجهرين والناقلين وشركة التأمين واجراء التسويات قدر الامكان او احالتها الى المحاكم عند عدم التوصل الى التسوية ومتابعة استلام اقيامها وكذلك دراسة مستوى اسعار المواد في الاسواق العالمية، ويضم القسم التقسيمات التالية :
1- شعبة استيراد السكر والبقوليات
2- شعبة استيراد الزيوت والمنظفات
3- شعبة استيراد الشاي والادوات الاحتياطية
4- شعبة استيراد المواد الطازجة والمعلبة
5- شعبة الاخراج الكمركي
6- شعبة التأمين والتعويضات
مادة 11
قسم الشحن والنقل :
ويتولى اعداد وتنفيذ خطة النقل للمواد التي تتعامل يها الشركة بواسطة اسطول النقل المتوفر للشركة ووسائط النقل للمقر والقيام بصيانة وادامة وسائط النقل والاليات الانتاجية للشركة وتوفير الادوات الاحتياطية لها وبالتنسيق مع اقسام الشركة المعنية ويضم القسم التقسيمات التالية :
1- شعبة شؤون السيارات
2- شعبة الحركة والانتاجية
3- الشعبة الفنية
المحتوى3
مادة 12
القسم الفني :
يتولى الاشراف على اعمال التشغيل والصيانة في كافة مواقع عمل الشركة واجراء الدراسات لتطوير العمل بتلك المواقع وتوفير مستلزمات التطوير وكذلك الادوات الاحتياطية بالتعاون مع الاقسام الاخرى ذات العلاقة , ويضم التقسيمات التالية :
1- شعبة الانشاءات
2- شعبة صيانة المخازن المبردة
3- شعبة الورشة الفنية :
مادة 13
قسم الرقابة والتدقيق
يتولى التدقيق قبل وبعد الصرف للمعاملات المالية التي تجريها الوحدات الحسابية التابعة لاقسام الشركة كافة ومتابعة ورقابة مختلف الانشطة المالية والمخزنية والادارية للشركة والاشراف على عمليات الجرد المخزني والتنسيق مع هيئات الرقابة المالية التابعة لديوان الرقابة المالية ومطابقة كشوفات الحسابات الجارية في المصارف ومتابعة الموقوفات بالتنسيق مع القسم المالي وتدقيق موازين المراجعة الشهرية والفصلية وجرد الصندوق في مقر الشركة ومطابقة الموجود النقدي والتأكد من الإيداع اليومي للإيرادات، ويضم التقسيمات التالية :
1- شعبة الرقابة الداخلي
2- شعبة الرقابة التجارية
3- شعبة الرقابة والتفتيش
مادة 14
قسم السيطرة النوعية :
يتولى الاشراف على جميع عمليات الفحص والتحليل للمواد التي تتعامل بها الشركة والمساهمة في وضع المواصفات والمقاييس الخاصة بالمواد واجراء التحاليل المتعلقة بها واعداد تعليمات وضوابط عمليات مكافحة الحشرات وفحص التلوث واستعمال المبيدات في المخازن والمجمعات ومتابعة تنفيذها، ويضم التقسيمات التالية :
1- شعبة التحاليل والتقييم الغذائي
2- شعبة المكافحة وصيانة الخزين
3- شعبة الفحص الميداني
مادة 15
قسم التخطيط والمتابعة :
ويتولى توحيد وتنسيق الخطط الاولية المعدة من قبل اقسام الشركة بانشطتها المختلفة ومناقشتها مع تلك الاقسام واعادة النظر بها على ضوء التوجيهات وصياغتها بشكل خطة موحدة للشركة ومتابعة تنفيذها بعد اقرارها بشكلها النهائي وتجميع وتبويب البيانات الاحصائية المختلفة والقيام بفعاليات التحليل الاحصائي ويضم التقسيمات التالية :
1- شعبة المتابعة والاحصاء
2- شعبة المعلومات والدراسات .
مادة 16
مركز الحاسبة الالكترونية :
ويتولى تنفيذ الانظمة الخاصة بالسيطرة على الخزين والانشطة الاخرى للشركة وتحليلها وتقديم الخدمات الاستشارية والفنية المتعلقة بتطبيقات انظمة الحاسبة لمختلف اقسام الشركة بشكل يكفل التنظيم وزيادة كفاءة الاداء والتنسيق مع مركز الحاسبة الالكترونية في ديوان وزارة التجارة والمركز القومي للحاسبات من الناحية الفنية والعلمية , ويعامل معاملة القسم .
مادة 17
معمل خلط وتعليب الشاي : ويتولى القيام بعمليات خلط وتعليب الشاي الخام والمستورد ومن عدة مناشيء وتعبئته بعبوات ذات نوعيات وأوزان ملائمة لذوق المستهلك , حيث يقوم المعمل باستلام مختلف انواع الشاي بعد فحصها من قبل مختبر المعمل لتحديد النوعية ومطابقة المواصفات للمباشرة بعمليات الخلط والتعبئة لتجهيز كافة مواقع الشركة في محافظة بغداد والمحافظات بهذه المادة، ويعامل معاملة القسم .
مادة 18
وحدة الدفاع المدني :
وتتولى ممارسة جميع الانشطة ذات العلاقة بفعاليات الدفاع المدني كاعداد خطة الطوارئ في الشركة وتشكيل لجان فرق الحماية الذاتية لجميع المواقع واقامة الدورات التأهيلية لتدريب المنتسبين على كيفية القيام بواجبات الدفاع المدني وبالتنسيق المتبادل مع مراكز الدفاع المدني التابعة لوزارة الداخلية . كذلك متابعة الفحص الدوري لمطافئ الحريق وصيانة وتصليح العاطل منها واعداد الاحصائيات الخاصة بسيارات وآلات الاطفاء واجهزة الانذار المبكر وفوهات الحريق الموجودة في مواقع الشركة ومتابعة تنفيذ وتهيئة مستلزمات الحماية والسلامة الامنية لهذه المواقع . كذلك مسك السجلات واعداد الاحصائيات الخاصة بالاسلحة والاعتدة وكيفية توزيعها واعداد محاضر بصرفياتها .
المحتوى4
الفصل الثالث : احكام عامة :
مادة 19
يدير كل قسم من الاقسام والشعب والفروع الواردة في الفصل الثاني من هذه النظام موظف لا تقل درجته الوظيفية عن مدير، وللمدير العام تحديد المستوى الوظيفي لمسؤولي الشعب والوحدات التابعة لتلك الاقسام .
مادة 20
ترتبط الاقسام في الفصل الثاني من هذه النظام والفروع وكذلك اي تشكيل اداري تقتضيه المصلحة العامة بمدير عام الشركة، اما المجمعات المخزنية في بغداد وكذلك المجمعات الرئيسية في القطر كمخازننا في الكرمة وابو غريب فترتبط بمدير قسم المخازن، وترتبط المجمعات المخزنية في المحافظات بمدير الفرع في المحافظة .
مادة 21
يعتبر كل فرع وحدة ادارية ومالية له موازنة خاصة تكون جزء من موازنة الشركة وللمدير العام استثناء بعض الفروع ذات النشاط المحدود والتي لا تتوفر فيها الكوادر الحسابية والادارية الكامل .
مادة 22
يكون ادارة الشركة في بغداد وفروعها في المحافظات .
مادة 23
لمجلس ادارة الشركة صلاحية اصدار التعليمات اللازمة لتسهيل تطبيق هذا النظام .
محمد مهدي صالح
وزير التجارة