عنوان التشريع: تعليمات رقم (1) لسنة 1979 اتلاف الاوراق الرسمية لوزارة التخطيط
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1974
تاريخ التشريع: 1974-01-01 00:00:00
بناء على ما اقرته اللجنة المشكلة بموجب امرنا الوزاري المرقم 7 – 1 – 2 – 159 والمؤرخ في 15 – 2 – 1973 وتنفيذا لاحكام المادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972.
اصدرنا التعليمات التالية: –
مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير الآتية المعاني المبينة ازاءها: –
1- القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972.
2- الوزارة – وزارة التخطيط.
3- الوزير – وزير التخطيط.
4- اللجنة المختصة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (2) من المادة الثانية من القانون.
مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في الدوائر التابعة للوزارة لغرض تنفيذ هذه التعليمات وفق ما يأتي: –
أولا – السجلات والأوراق التي يجب الاحتفاظ بها صورة دائمة ولا تتلف هي: –
1- القوانين والأنظمة المتعلقة بتشكيل الوزارة والدوائر التابعة لها.
2- مقررات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجالس الوزراء.
3- سجلات احوال وتصنيف الموظفين.
4- الاضابير الشخصية للموظفين والمستخدمين والعمال.
5- المقاولات والعقود وسجلاتها.
6- سجلات الاثاث – محاسبة (3).
7- سجلات السيارات الحكومية والمكائن والآلات وادواتها الاحتياطية الخاصة بها.
8- سجلات الصادرة والواردة.
9- المناشير والبيانات والتعليمات الادارية والمالية والفنية.
10 – التقارير الإحصائية والنشرات التي يصدرها الجهاز المركزي للإحصاء او دائرة الإحصاء المركزية سابقا.
11 – التقارير الإحصائية والنشرات التي تصدرها الدوائر الاخرى.
12 – التقارير الإحصائية والنشرات الأجنبية.
13 – السجلات المخزنية ومستندات الادخال والاخراج.
14 – جريدة الوقائع العراقية.
15 – تقارير ومخابرات اللجان والهيئات التدقيقية والتفتيش المالي.
16 – التقارير والمخابرات الصادرة من ديوان الرقابة المالية ومراقب الحسابات سابقا وما بتعلق بها.
17 – التقارير الخاصة بمقررات مجلس الانضباط العام ولجان الانضباط.
18 – تقارير الخبراء الأجانب والعراقيين وتوصياتهم.
19 – الكتب والنشرات والخرائط الموجودة في دوائر الوزارة ومكتبتها وما يتعلق بها من سجلات.
20 – سجلات توثيق الموجودات وتوثيق اعيان الخطة.
21 – مناهج ومحاضر جلسات وقرارات الهيئة التوجيهية ومجلس التخطيط ومجلس الاعمار والتخطيط الاقتصادي الملغيين.
22 – سجل المقاولين العراقيين المصنفين وكافة المخابرات المودعة بالأضابير الخاصة بهم.
ثانيا – الاوراق والمخابرات التي يجوز إتلافها بعد مرور عشر سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والأنظمة: –
1 – مخابرات الايجارات وعقودها.
2 – المخابرات الخاصة بالمقاولات وعقودها.
3 – استمارات بحث ميزانية الاسيرة الشامل.
ثالثا – السجلات والأوراق والمخابرات التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والأنظمة: –
1- المخابرات المتعلقة بتشكيل دوائر الوزارة.
2- سجلات الملاك.
3- نسخ المخابرات الرسمية الإضافية الصادرة من الدوائر والمديريات التابعة للوزارة.
4- المخابرات المتعلقة بالاثاث.
5- المخابرات المتعلقة بالسيارات والآلات والادوات الاحتياطية.
6- المخابرات المتعلقة بالمواد المخزنية ومستندات الادخال والاخراج.
7- المخابرات المتعلقة بالكتب والخرائط وسجلاتها.
8- سجل القرطاسية والمخابرات المتعلقة بها.
9- الاستمارات والاحصائية الخاصة بإحصاء السيارات والسجلات الاخرى.
10 – التصاريح الكمركية.
11 – المراسلات المتعلقة بتنفيذ مشاريع الخطط الاقتصادية والتعليمات رقم (1) الصادرة جلسه (8) المنعقدة بتاريخ 5 – 5 – 1969 على ان تكون مدة اتلاف محسوبة اعتبارا من تاريخ تسلم المشروع بصورة نهائية وتسديد حساب المقاول النهائي ويستثنى من ذلك المستندات والأوراق في المعاملات التي ما زالت معلقة.
رابعا – الاوراق والاستمارات التي يجوز اتلافها بعد مرور ثلاث سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والأنظمة: –
1- استمارة اسعار المواد للمحافظات ونشرات الغرف التجارية ونشرات التسعير.
2- استمارة بحث ميزانية الاسرة (المراحل الاستطلاعية).
3- مسودات كتاب الجيب.
خامسا – الاوراق والاستمارات التي يجوز اتلافها بعد مرور سنتين من تاريخ انتفاء الحاجة لها: –
1- مسودات المجموعة الإحصائية.
2- استمارات الأبنية الحكومية والإنشاءات العامة الملحقة بها.
3- استمارات الابنية الاهلية وملحقاتها.
سادسا – الاوراق والاستمارات التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة من تاريخ انتهاء العمل بها: –
1- مسودات التقارير التي تصدرها دوائر الجهاز المركزي للإحصاء.
2- الجداول الخاصة باصدار تقارير المحاصيل الريفية كالحنطة والسعير، الشلب، القطن. . . . . الخ.
3- استمارات التعداد الزراعي.
4- استمارات اجازات البناء.
5- الاستمارة الإحصائية الخاصة بإحالة المقاولات.
6- استمارات الإحصاء الإنشائي بالريف.
7- استمارة إحصاء المستشفيات والعيادات الخارجية العائدة لها رقم (1و2).
8- استمارة إحصاء المؤسسات الصناعية.
المحتوى 1
9- استمارة إحصاء المؤسسات الصناعية.
10 – مجموعة الاستمارات الإحصائية للمدارس الابتدائية.
11 – مجموعة الاستمارات الإحصائية للمدارس المتوسطة والثانوية.
12 – مجموعة الاستمارات الإحصائية للمدارس المهنية.
13 – استمارات التعليم الجامعي العالي.
14 – المخابرات ذات الطابع الشخص المحفوظة في قسم الارشيف والتي لها نسخ مماثلة في الاضابير الشخصية.
سابعا – يجوز اتلاف الاستمارات والمخابرات الرسمية والبطاقات الإحصائية والمطبوعات الاخرى او ما شابه التي لا تتعارض مع احكام القانون ولم تعد ذات فائدة رأسا عدا ورود إشعار من الدائرة المختصة.
مادة 3
تصنف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية في الدوائر التابعة للوزارة وفق الأسس الآتية: –
أولا – السجلات الحسابية والمستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف التي يجوز اتلافها ما بين المدة 15 – 20 سنة: –
1- سجل يومية الصندوق محاسبة/66و1.
2- سجل اليومية العامة للمقبوضات والمدفوعات محاسبة /خاص.
3- سجل الرواتب محاسبة/8.
4- سجل الاستمارات محاسبة/16.
5- وصولات القبض محاسبة/37 وما في حكمها.
6- مذكرات اذن القبض محاسبة /25و34 وما في حكمها.
7- قسائم الشيكات.
8- قوائم الرواتب.
9- النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف.
10 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها.
ثانيا – السجلات الحسابية والمستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف التي يجوز اتلافها ما بين المدة 10 – 15 سنة: –
1- سجل التخصيصات محاسبة /2و3.
2- سجل معاملات الخزائن محاسبة /4.
3- سجل الايرادات النهائية محاسبة/6.
4- النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع واذن التسوية.
5- قوائم مخصصات السفر والايفاد والمضربية.
ثالثا – السجلات الحسابية التي يجوز اتلافها ما بين المدة 5 – 10 سنوات: –
1- قوائم المصروفات النثرية.
2- سجل السلفة المستديمة محاسبة/10.
3- سفالات الشيكات.
4- سجل الطوابع البريدية محاسبة/12.
5- سجل مراقبة الاستقطاعات من الراتب (الامانات) محاسبة /69.
رابعا – يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات المذكورة في الفقرات(أولا وثانيا وثالثا) من المادة الثالثة اعلاه بعد مضي المدة الدنيا المبينة إزاء كل نوع منها اذا ما تم تفتيشها او تدقيقا من قبل بعثات التفتيش المالي او هيئات الرقابة المالية.
خامسا – لا يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات التي لم تفتش او تدفق من قبل الجهات المذكورة في الفقرة (رابعا) من المادة الثالثة اعلاه الا بعد انقضاء الحد الأعلى المبين إزاء كل نوع منها.
سادسا – يجوز اتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية قبل انقضاء المدة من المادة الثالثة اذا ما تم تامين الاحتفاظ بصورة منها بواسطة المايكروفيلم او إي طريقة فنية اخرى.
سابعا – يستثنى من احكام الفقرات (رابعا وخامسا وسادسا) من المادة الثالثة اعلاه المستندات الجهات المذكورة في الفقرة (رابعا) من المادة الثالثة وأعلاه او التي تنشا عنها قضايا تزوير واختلاس وتحال الى المحاكم المختصة حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات او صدور قرار المحكمة بشأنها واكتسابه الدرجة القطعية.
مادة 4
أولا – تشكل بأمر الوزير لجنة مختصة او اكثر لتنفيذ عملية الإتلاف بجميع مراحلها وفقا لهذه التعليمات.
ثانيا – تتولى الدائرة التي ترغب بإتلاف أوراقها الرسمية تنظيم قوائم مفصلة تتضمن انواع الاوراق المطلوب اتلافها وعرضها على اللجنة المختصة لاتخاذ الاجراءات اللازمة لعملية الاتلاف.
ثالثا – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الا بحضور ممثل عن المذكر الوطني لحفظ الوثائق لغرض اختيار ما ينسب حفظه في المركز من تلك الاوراق.
رابعا – يتم الاوراق بالطريقة التي تقررها اللجنة المختصة ويعتبر ارسال الاوراق الى معمل الورق اتلافا على ان لا يؤدي إرسالها الى تسرب معلومات مهمة عنها لحين اتلافها.
خامسا – تودع المراسلات والمستندات ذات الصفة التاريخية المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الى مديرية الآثار العامة.
سادسا – يجوز استخدام الحاسبة الالكترونية (الكومبيوتر) وأجهزة التصوير الدقيق (لمايكروفلم) في تصوير المعاملات المقرر اتلافها، كما يجوز اتلاف تصويرها بتلك الاجهزة وذلك بطلب من الدائرة المختصة التي تؤيد الدوائر التابعة للوزارة اخذها بواسطة الجهاز المذكور بحكم الأصل.
سابعا – تطبق هذه التعليمات على جميع الدوائر التابعة لوزارة التخطيط.
مادة 5
تنفيذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير التخطيط
نشر في الوقائع العراقية عدد 2337 في 6 – 4 – 1974