تعليمات بشأن الحفاظ على الوثائق لوزارة العدل

عنوان التشريع: تعليمات بشأن الحفاظ على الوثائق لوزارة العدل
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1989
تاريخ التشريع: 1989-01-01 00:00:00

إستنادا إلى أحكام المادة 14/3 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
أصدرنا التعليمات الآتية :

مادة 1
تصنف الوثائق وفق الجداول رفقة بهذه التعليمات.

مادة 2
تتولى اللجان التي تشكل وفق هذه التعليمات الواجبات الآتية :
أولا – اللجنة الرئيسية وتتألف من :
1- رئيس محكمة إستئناف منطقة بغداد رئيسا
2- مدير عام الدائرة الإدارية عضوا
3- ممثل عن المركز القومي للتخطيط والتطوير الإداري عضوا
4- ممثل عن دار الكتب والوثائق عضوا
5- رئيس اللجنة الفرعية في المحكمة والدائرة العدلية المعنية عضوا
وتتولى اللجنة الرئيسية الواجبات التالية :
1- وضع الخطط الكفيلة بسير عمل وحدات الحفظ والأرشيف في الوزارة وتطوير العمل فيها.
2- عقد إجتماعات دورية مع رؤوساء وممثلي اللجان الفرعية والمساعدة لدراسة المشكلات التي تعترض سير العمل ووضع الحلول المناسبة لها ودراسة المقترحات والتوصيات وتحديد كيفية اعداد محاضر اللجان اللازمة للإحتفاظ ببعض الوثائق الخاصة أو إستبعادها أو إتلافها أو إيداعها حسب مقتضيات العمل.
3- مراجعة تقييم محاضر اللجان الفرعية لحفظ أو إتلاف الوثائق المدرجة في الجداول (3،2،1) المرفقة والمصادق عليها والتي تعدها اللجان الفرعية واللجان المساعدة وفق تعليمات الحفاظ الخاصة بالوزارة أو الوحدة التنظيمية بعد إجراء التدقيق اللازم عليها.
4- التنسيق مع دار الكتب والوثائق واستحصال موافقتها على الأمور المتعلقة بالحفظ أو الإستبعاد وذلك عن طريق ممثل الدار في اللجنة.
5- رفع تقرير سنوي إلى دار الكتب والوثائق عما تم إنجازه من أعمال تقييم الوثائق وحفظها وكمياتها المخزونة.
ثانيا : اللجنة الفرعية وتشكل كما يلي :
1- في مركز الوزارة وتتألف من :
أ‌- موظف لا تقل درجته عن مدير رئيسا
ب‌- ممثلون عن دوائر مركز الوزارة لا تق درجة كل منهم عن مدير قسم أعضاء
جـ – مسؤول وحدة الحفظ في إحدى دوائر مركز الوزارة عضوا
2- في محكمة التمييز ورئاسات محاكم المناطق الإستثنافية والدوائر العدلية :
أ‌- موظف لا تقل درجته عن مدير رئيسا
ب‌- ممثلون عن الأقسام لا تقل درجة كل منهم عن مدير أعضاء
جـ – مسؤول قسم الحفظ والأرشيف في المحكمة أو الدائرة عضوا
وتتولى اللجنة الفرعية الواجبات التالية :
1 – الإشراف على حفظ وصيانة الوثائق وفق الأساليب والأصول المتبعة في الحفظ بموجب القانون.
2 وضع الرموز والأرقام الخاصة بملفات الدائرة وسجلاتها.
3 – مسك سجل بموحتويات وحدة الحفظ والأرشيف في الدائرة.
4 تصنيف الوثائق وتقدير مدد واقتراح عناوين جديدة لإدخالها في الجدول.
5 تقرير حفظ أو إستبعاد الوثائق المحفوظة في الدائرة بعد مرور المدة المحددة لها في الجدولين (3،2) المرفقة بهذه التعليمات والحصول على موافقة اللجنة الرئيسية.
6 دراسة القوائم المعدة للحفظ أو الإستبعاد من قبل اللجان المساعدة بعد التدقيق.
7 تدوين المحاضر الخاصة بإجتماعاتها متضمنة قراراتها لرفعها إلى اللجنة الرئيسية ودراسة الصعوبات الناجمة عن العمل واقتراح الحلول التفصيلية الخاصة بها.
8 الإشراف على أعمال اللجان المساعدة وتوجيهها.
ثالثا – اللجنة المساعدة وتشكل من :
1- مسؤول قسم الأرشيف.
2- عضو من موظفي قسم الأرشيف
3- أحد المناولين
وتتولى اللجنة المساعدة الواجبات التالية :
1- تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها والعمل بها وفق القوائم الملحقة بهذه التعليمات.
2- تنظيم القوائم المرفقة بهذه التعليمات (3،2،1) وتقديمها إلى اللجنة الفرعية.
3- رزم الملفات والسجلات وتهيئتها للترحيل إلى دار الكتب والوثائق بعد وضع نسخة من القائمة رقم (2) مع الرزمة.
4- تسهيل مهمة موظفي الدار وإرشادهم إلى أماكن حفظ الوثائق.
5- حفظ الملفات والوثائق في أماكن بعيدة عن الرطوبة والحشرات والحرائق وغيرها.
6- رفع مقترحاتها وتوصياتها ومحاضر جلساتها إلى اللجنة الفرعية لإتخاذ ما يلزم بشأنها.

المحتوى2
مادة 3
لا يجوز اتلاف الوثائق التالية :
1- الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية والتي يستفاد منها لأغراض الدراسات والبحوث.
2- الوثائق التي تضم معلومات أو حقائق عن أجهزة الدولة والتي يمكن أن تستعمل في الدراسات التاريخية، الإقتصادية، الإجتماعية وغيرها من الدراسات.
3- الوثائق للوزارات ودوائر الدولة والجهات الرسمية التي تحمل معلومات عن نشأتها وتطورها وحقائق ومعلومات ذات قيمة بحثية.
4- الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة.
5- الوثائق التي لها صفة الندوة.
6- الوثائق ذات القيمة المعلوماتية من الأفراد (اعلام المجتمع) القادة والشخصيات السياسية والفكرية والعلمية والثقافية والأدبية والفنية والمناضلون قديما وحديثا والأبطال القوميون ذوو التاريخ الحافل بخدمة المجتمع.
7- الوثائق ذات القيمة الإدارية التي يستفاد منها لأغراض القضاء والإدارة.
8- الإتفاقيات والمعاهدات السياسية والقضائية والعدلية والإقتصادية والثقافية والزراعية وغير ذلك من الإتفاقيات المعقودة بين القطر والدول الأخرى.
9- ملفات وسجلات ووثائق الوزارات والهيئات ألغيت نهائيا أو أدمجت مع غيرها.
10- وقائع توصيات المؤتمرات العراقية أو القومية الدولية التي يشارك بها القطر.
11- المراسلات الشخصية للشخصيات ذات التأثير المجتمع قديما وحديثا لها قيمة تاريخية سياسية على القطر أو المنطقة.
12- الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأخرى المدنية والملكية العامة والخاصة.

مادة 4
على اللجان الفرعية والمساعدات مراعاة ما يلي :
أولا – الإستعانة بأجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية التي تساعد على تحقيق أهداف القانون كلما أمكن ذلك مع مراعاة ما يلي :
1- في حالة إستخدام أجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق المصنفة وفقا لأحكام هذه التعليمات إلى الفئات التالية :

مادة 1
الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصلها كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها أو لوجود صعوبات تحول دون تصويرها.

مادة 2
الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصلها كل منها لأهميتها الخاصة على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرى لها.

مادة 3
الوثائق التي تصور ويستبعد أصل كل منها.

مادة 4
: الوثائق التي لا تصور ويستبعد أصل كل منها بإنتهاء المدة التي يجب الإحتفاظ بها خلالها.
2- يتم التصوير مع الإلتزام بما يلي :
أ‌- يجب أن تصور الوثائق بصورتين أصليتين في الأقل إعتمادهما بعد فحصهما فنيا للتأكد من سلامة التصوير.
ب‌- يجب حفظ الصور المشار إليها في البند أعلاه في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور الأخرى تجنبا للمخاطر المحتملة.
جـ – يجب فحص الصور المصغرة بين فترة وأخرى كل ستة أشهر في الأقل للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية.
د – تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر أو سواها بحكم الوثيقة الأصلية بعد توثيقها بإعتبارها صورة طبق الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس.

مادة 5
أولا – لا يجوز إتلاف أية وثيقة يتم التأكد من أن جميع الحقوق والإلتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل أو انتهت قانونا.
أ‌- لا يجوز إتلاف المعاملات المتعلقة أو المعترض عليها من أية جهة كانت وخاصة الوثائق المختصة بقضايا التزوير أو الإختلاس والتي تحال إلى المحاكم والهيئات المختصة إلا بعد إنتهاء الإعتراضات الواقعة عليها أو صدور حكم بات بشأنها أو إنتهاء الفقرة المحددة لإتلافها بالجدول.
ب‌- لا يجوز إتلاف أية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات إلا بعد تحديد الحدين الأدنى والأعلى للمدة الزمنية لإتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزءا من الجداول الملحقة بالتعليمات.
جـ – تتلف النسخ الإضافية المكررة من الوثائق بدون تصوير أو تسجيل في قوائم الإتلاف.

مادة 6
تطبق بشأن إتلاف الوثائق تعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 التعليمات اللاحقة عليها وأية تعليمات تحل محلها.

مادة 7
للجان الفرعية (إذا اقتضت ) إعداد إضافية بالوثائق الخاصة بها ورفعها إلى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها ويعمل بها أن يتم نشرها في الجريدة الرسمية.

مادة 8
تودع لدى دار الكتب والوثائق الوثائق ذات الأهمية التاريخية أو التراثية أو العلمية أو الفنية بتقدير اللجنة الرئيسية.

مادة 9
تلغى تعليمات اتلاف الأوراق الرسمية لوزارة العدل رقم ( أ14/154) لسنة وتعديلاتها رقم (2) لسنة 1984.

مادة 10
تنفذ هذه التعليمات إعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير العدل

المحتوى3
الجدول رقم “1”
الوثائق التي لا يجوز إتلافها
1- قرارات مجلس قيادة الثورة
2- القوانين والأنظمة والتعليمات
3- أضابير المراسلات بين رئاسة ديوان الرئاسة ومجلس قيادة الثورة والجهات العليا ووزارة العدل.
4- أضابير القرارات الصادرة عن دائرة شؤون السلامة الوطنية الخاصة بإحالة المتهمين.
5- المراسم الجمهورية الخاصة بالإعدام.
6- سجلات الأثاث والممتلكات والموجودات.
7- سجلات الكتاب العدول.
8- سجلات أساس دعاوي محكمة التمييز والمحاكم الإستئنافية والجنايات والجنح والتحقيق والأحداث والبداءة والأحوال الشخصية والمستندات العامة المتعلقة بهذه الدعاوى.
9- السجلات الخاصة بالإعلامات الإستئنافية والبدائية والأحوال الشخصية والمواد الشخصية وسجلات الأذن بعقود النكاح والحجج والقسامات والقيمومات وتحرير التركات والمستندات الأساسية المتعلقة بهذه المعاملات.
10- النسخ الأصلية للقرارات التمييزية الصادرة في القضايا المدنية والجزائية والنسخ الأصلية لقرارات محاكم الجنايات في القضايا الإستئنافية والتمييزية.
11- سجلات أسماء القضاة وأعضاء الإدعاء العام.
12- سجلات مجلس العدل وسجلات لجان شؤون القضاة وأعضاء الإدعاء العام والخدمة القضائية وقراراتها.
13- سجلات الدعاوى المدنية والإنضباطية والنسخ الأصلية لسجلات مجلس الإنضباط العام ولجان إنضباط موظفي الوزارة.
14- السنخ الأصلية للقرارات الصادرة من مجلس العدل ومجلس الإنضباط العام ولجان إنضباط موظفي الدولة.
15- سجلات أساس التنفيذ والسمتندات التي تبرز في التنفيذ من مديريات التنفيذ والمحاضر المحتوية على الدفع أو عدمه.
16- السجلات والأضابير والأوراق المتعلقة بعائدية الأموال غير المنقولة وتحقق ملكيتها.
17- سجلات الأساس وسجلات الخدمة لكافة منتسبي الوزارة والدوائر التابعة لها مع سجل الملاك.
18- النسخ الأصلية للأوامر الوزارية والإداية والتعاميم والتعليمات والإستشارات القانونية الصادرة من الوزارة ومحكمة التمييز ومجلس شورى الدولة ومحاكم الإستئناف.
19- النسخ الأصلية للتقارير السنوية والفصلية والإحصائية.
20- النسخ الأصلية لتشكيلات وزارة العدل والمحاكم والأجهزة والدوائر العدلية.
21- مجلدات الجريدة الرسمية.
22- القرارات والفتاوي الصادرة عن مجلس شورى الدولة.
23- النسخ الأصلية من محاضر مجلس المعهد القضائي.
24- الأضابير والمراسلات المتعلقة بمجلس شورى الدولة.
25- سجلات محاضر لجان الدائرة القانونية.
26- المحاضر الصوتية المسجلة على أشرطة (كاسيت) الخاصة بمشاريع القوانين.
27- أضابير قبول الإيداعات النقديقة والعينية والسندات الخاصة بدوائر الكتاب العدول.
28- أضابير توثيق التراجم (صورة أصل وترجمة ما يصادق على ترجمته الكاتب العدل).
29- أضابير تتعلق بقضايا الإختلاس لموظفي وزارة العدل.
30- الكتب والمراسلات السرية.
31- التعليمات الخاصة بالتعبئة والإحصاء.
32- السجل العقاري الدائمي.
33- سجل التأمينات العينية للحجز المعتبر بحكم الرهن.
34- سجل الخرائط الأصلية.
35- سجل أوصاف الخرائط الأصلية.
36- سجل الخرائط المستنسخة.
37- سجل التأمينات العينية.
38- الإضبارة العينية بجميع مرفقاتها التصرفية والمراسلات الجارية عليها.
39- سجل الأشخاص المصادرة أموالهم.
40- سجل الأشخاص المنوعة تصرفاتهم والوكلاء المعزولين.
41- سجل تاركي العمل.
42- سجل خرائط (الكادسترو والقصبات والمدن).
43- الإضبارة الشخصية للدلالين والمعقبين.
44- السجلات الشخصية في دوائر التسجيل العقاري.
45- دفتر ذمة للمراسلات الداخلية خاص بمحكمة التمييز.
46- الوكالات العامة والخاصة.
47- الكفالات والتعهدات.
48- الإقرار والإعتراف بما فيها إقرار وتعهدات السكن.
49- ورقة تنظيم صكوك الكاتب العدل.
50- الكمبيالات.
51- العقود المقاولات.
52- الإنذارات والإخطارات والإنذارات المقترنة بالايدا والأضابير الخاصة بها.
53- صور المعاملات التي يحتفظ بها الكاتب العدل وفق المادة (21) من قانون الكتاب العدول رقم 7 لسنة 1977 المعدل.
54- معاملات تصديق للترجمة.
55- الإبراءات العامة والخاصة.
56- سجلات المكائن وأضابيرها.
57- أوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية.
58- سجل الكتب والقوانين.

المحتوى4
الجدول رقم (2)
الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور مدد معينة
الحد الأدنى الحد الأعلى بالسنوات
1 – أضابير الدعاوى الإستئنافية البدائية والجنائية 15 20 من تاريخ إكتساب أحكامها الدرجة
القطعية بعد تسجيل قراراتها وأحكامها
في السجلات.
2 – أضابير دعاوى الأحوال الشخصية والمواد
الشخصية 15 20
3- أضابير دعاوى متفرقة والحجز الإحتياطي
والقضاء المستعجل. 15 20
4- التوصيات التي تصدر عن الهيئات
الإستشارية أو الخاصة أو العينية. 15 20
5 – الدعاوى الخاصة بمحكمة التمييز 15 20 من تاريخ اكتساب أحكامها الدرجة
القطعية وبعد سحب نسخها الأصلية منها
وحفظها لدى شعبة المايكروفيلم
6 – دعاوى الضم الخاصة بمحاكم الأحدلاث 15 20 من تاريخ اكتساب أحكامها الدرجة
القطعية.
7 – تقارير ديوان الرقابة المالية والمدققين القانونين 15 20
8 – المعاملات الإحصائية 15 20
9 – المراسلات المتعلقة بالتحقيق 15 20
10 – المراسلات المتعلقة بضريبة الدخل 15 20
11 – مراسلات عقود الإيجار 15 20
12 – المراسلات المتعلقة بتشكيل اللجان
والإيفادات داخل العراق 15 20
13- الأضابير التنفيذية سواء كان مستند
التنفيذ قرار حكم أو أحد المحررات 10 15 من تاريخ آخر معاملة فيها
14- الأضابير الشخصية لمنتسبي الوزارة
والدوائر التابعة لها بعد درج المعلومات الخاصة
في سجلات الأساس ودفاتر الخدمة من تاريخ إنتهاء
الخدمة لأي سبب من الأسباب والأضابير
الشخصية للخبراء الذين يتعينون من قبل محكمة
الإستئناف كخبراء في القضايا البدائية وغيرها
لحين شطب إسم الخبير من سجل الخبراء 10 15
15 – أضابير شكاوى المواطنين الواردة من
رئاسة ديوان الرئاسة والجهات العليا الأخرى 10 15 من تاريخ إنتهاء المعاملة
16 – الدراسات القانونية للقضايا المتعلقة
بالشؤون القانونية وإبداء الرأي فيها. 10 15 من تاريخ أعطاء الرأي وبعد تصويرها
17 – أضابير القضايا التي تخص الدائرة
أمام المحاكم واللجان والهيئات القضائية 10 15 من تاريخ البت فيها ويحتفظ بالقرارات
الصادرة فيها
18 – الأضابير التنفيذية التي يكون مستند
التنفيذ فيها أحد المحررات المذكورة في
المادة 14 من قانون التنفيذ رقم 45 لسنة 980 10 15 من تاريخ آخر معاملة فيها وبعد مرور
التقادم الخاص بتلك المحررات
19 – الأوامر المتعلقة بالصلاحيات 10 15 من تاريخ إنتهاء العمل بها
20 – الوثائق المتعلقة بالدورات 10 15
21 – الأضابير الخاصة بقضايا تعيين المرجع 5 10
22 – أضابير التساويد والصور الزائدة
لقرارات مجلس العدل وأضابير العزل
الصادرة من مجلس الإنضباط العام
عدا النسخ الأصلية منها. 5 10
23 – الأضابير الشخصية للموظفين
والمستخدمين المتوفين بعد البت
في قضايا تقاعد المستحقين منهم
ويجوز تسليم هذه الأضابير
والمستندات الهامة فيها إلى
ورثة هؤلاء عند طلبهم إياها. 5 10
24 – أوراق الدور والتسليم بعد
تدقيقها 5 10
25 – مطالعات الإدعاء العام
وتقارير الإشراف العدلي 5 10 من تاريخ آخر إجراء عليها
26 – الأوراق التحقيقية 5 10 من تاريخ آخر إجراء أتخذ عليها
27 – المراسلات الإدارية 5 10
28 – أضابير المراسلات
الجارية بين مركز الوزارة
والدوائر التابعة لها 5 10 من تاريخ إنتهاء المراسلة
29 – الأضابير الخاصة
بتبليغ قرارات الحجز
ورفع الحجز والمصادرة 5 10 من تاريخ إنتهاء المراسلة

المحتوى5
30 – أضابير القرارات
الصادرة من مجلس شورى
الدولة ومجلس العدل 5 10 من تاريخ إنتهاء المراسلة
31 – أضابير المراسلات
الجارية بين وزارة العدل
وبقية دوائر الدولة 5 10 من تاريخ إنتهاء المراسلة
32 – أضابير المراسلات
الجارية بشأن المراسيم
الجمهورية الخاصة
بالإعدام 5 10 من تاريخ إنتهاء المراسلة
33 – المراسلات
المتعلقة بالدعاوى
المحسومة 5 10
34 – الأضابير
الشخصية للذوات
الذين تم ترقين قيدهم
بسبب الوفاة أو الإحالة
على التقاعد لاحتفاظ
دوائرهم الأصلية
بأضابيرهم الشخصية 5 10
35 – أضابير تحرير
التركات 5 10 من تاريخ تصفية التركة
36 – التعليمات
الخاصة بالخدمة
والملاك 5 10 من تاريخ إنتهاء العمل بها
37 – نسخ الأوامر الوزارية
والإدارية 5 10 من تاريخ صدورها بعد أن تصور
38 – أضابير إنتداب
الموظفين 5 10
39 – طلبات تصديق
الدفاتر التجارية 5 10
40 – الإعمامات القانونية
والإدارية 5 10
41 – العقود التي تكون
الدائرة طرفا فيها 5 7
42 – أضابير الأوراق
والمعاملات المتفرقة
ودفاتر اليد 3 5
43 – دعاوى إزالة
الشيوع التي تمت
إحالتها أو تسجيلها
في سجلات التسجيل
العقاري بإسم المشتري
ولم يبق أية معاملة أو
تعلق حولها 3 5 من تاريخ اكتساب أحكامها الدرجة القطعية
44 – أضابير الأساس
والأملاك للقاصرين
وذلك من تاريخ تسليمها
للقاصر بعد بلوغه سن
الرشد أو رفع الحجر عنه
وتصفية حساباته ونقل
رصيده إلى السجل الخاص
بالأمانات 3 5
45 – الأضابير الخاصة
بشكاوى المواطنين المرفوعة
إلى السيد الوزير 3 5
46 – الكتب الخاصة بتأييد
المقدرة المالية للكفيل 3 5
47 – طلبات تصديق الصور 3 5
48 – معاملات الأذونات 3 5 من تاريخ صدور الأذن على أن تصحف الأذونات الصادرة سنويا وفق
تسلسل وتاريخ إنتهاء صدورها
49 – الأضابير الخاصة
بنقل الدعاوى 3 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة

المحتوى6
50 – أضابير الخاصة بغلق
التحقيق ضد المتهمين
والقرارات الخاصة بإعفاء
المتهمين 3 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
51 – أضابير المراسلات
الخاصة باللجان الشعبية 3 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
52 – أضابير المراسلات
الخاصة بقضايا السلاح
وتقارير الشرطة وقضايا
حجز الأشخاص وقضايا
تشديد العقوبة على تعاطي
المخدرات وطبع الأصابع،
الأحداث، الإعتداء على
الأجانب في العراق والإعتداء
على العراقيين في الخارج
وقرارات مكتب مقاطعة
إسرائيل وقضايا اليهود
المسقطة عنهم الجنسية
والمراسلات المتعلقة
بالنقابات والجمعيات 3 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
53 – المراسلات المتعلقة
بالتبليغات القضائية 3 5
54 – المراسلات المتعلقة
بالأجانب 3 5
55 – المراسلات والمستندات
المتعلقة بالقرطاسية 3 5
56 – الكتب والمراسلات
والشكاوى 3 5
57 – أضابير الإنذارات
وأوراق التبليغ الخاصة
بالكتاب العدول 3 5
58 – العرائض التي لم تتخذ
عليها أي إجراءات 2 5
59 – أضابير هيئات الأملاك
بمديريات القاصرين التي
سدد المدينون مبالغها 2 5
60 – أضابير اللوائح الجزائية
والدعاوى المرسلة للمدعى
العام لإبداء المطالعة عنها 2 5
61 – دفاتر إمتحانات طلاب
الصف الأول والثاني في
المعهد القضائي 2 5
62 – أضابير العقارات
المدارة من قبل مديريات
رعاية القاصرين 2 5 من تاريخ تسليم العقار إلى الورثة الكبار
63 – أضابير محاسبة
الأولياء والأوصياء 2 5 من بلوغ القاصر سن الرشد وتسليمه أمواله
64 – أضابير أقراض
الموظفين لقاء كفالة مالية
أو عقارية 2 5 من تاريخ إنتهاء تسديد آخر قسط من أقساط القرض
65 – المراسلات الخاصة
بالمتوفين العرب والأجانب 2 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
66 – المراسلات الخاصة
بالإستملاك ومعاملات
تمليك العرب والأجانب
والسفارات 2 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
67 – المراسلات الخاصة
بالاذن بتحريك الدعوى
الجزائية والإحالة على
المحكمة وانتداب قاضي
تحقيق للتحقيق في قضية
معينة. 2 5 من تاريخ إنتهاء المراسلة
68 – أضابير الدعاوى
الجزائية الموجزة وغير
الموجزة من المكتسبة
أحكامها الدرجة القطعية
وذلك بعد إدخال قراراتها
وأحكامها السجلات الخاصة
بها وتوقيعها 1 3 من تاريخ اكتساب أحكامها الدرجة القطعية أو تاريخ إنتهاء آخر معاملة متخذة
بشأنها

المحتوى7
69 – أوراق الإدعاء العام
المختصة بجدول الدعاوى
الجزائية اليومية وجداول
الموقوفين وإخبار المعلومات
الأولى والتقارير اليومية
والخاصة والنهائية والمراسلات
التي تتصل بإجراء التعقيبات
القانونية وإبقائها وإعادة
المحاكمة أو رفضها وكذا
الأضابير المقتضية برد
إعتبارهم وإعادة المحاكمة
أو رفضها 1 3
70 – الهويات الشخصية القديمة 1 3
71 – دفاتر إمتحانات الكفاءة
القانونية للمتقدمين إلى المعهد
القضائي 1 3
72 – دفاتر إمتحانات المشاركين
في الدورات التي تقام في المعهد
القضائي 1 3
73 – أضابير البحث الإجتماعي 1 3 من تاريخ بلوغ القاصر سن الرشد أو رفع الحجر عنه
74 – إستمارات مسح الجريمة
في مرحلة الحكم 1 3 من تاريخ اكتساب أحكامها الدرجة القطعية
75 – إستمارات متابعة القراارت
والأوامر والتوجيهات 1 2 من تاريخ إعداد التقرير
76 – الأوامر الوزارية الخاصة
بالتعيينات والتنقلات 1 2 من تاريخ تأشيرها
77 – نسخ خطة الوزارة الزائدة
للسنين السابقة 1 2 من تاريخ اعداد كل خطة
78 – السجلات الإحصائية 10 15 من تاريخ إنتهاء العمل بها بعد تصويرها
79 – سجلات الدعاوى اليومية 5 10 من تاريخ إنتهاء الإجراءات المتخذة بشأنها
80 – سجلات متابعة تقارير
الإشراف العدلي 5 10 من تاريخ آخر إجراء أتخذ عليها
81 – السجلات الخاصة
بالملاك وشؤون الأفراد 5 10 من تاريخ إنتهاء العمل بها بعد تصويرها
82 – سجل العناوين الدائمة
للموظفين 5 10
83 – سجل الأوامر الإدراية 5 10
84 – سجل الهويات 5 10
85 – سجل الموازنة اليومي
لمختلف الهيئات التمييزية 5 10
86 – سجلات مراقبة السلوك
الجارية للأحداث 5 8
87 – سجلات الصادرة والواردة 3 5 من تاريخ إنتهاء الإجراءات المتخذة عليها أو تاريخ تدقيقها أو تفتيشها أو
إدخال محتوياتها بالسجلات الأساسية الخاصة بها
88 – سجل الإستعلامات اليومي
وسجل الدوام الرسمي 1 3
89 – الجداول الشهرية للرسوم
والحوالات والمستندات والأوراق
المتعلقة بالأجور الإضافية للرسوم 5 10
90 – جداول الدعاوى اليومية 2 5
91 – جداول إحصائيات المحاكم
الفصلية 2 5 من تاريخ إنتهاء معاملاتها
الجدول رقم (3)
الوثائق المالية/ مستندات القبض والصرف والتسوية والسجلات المالية
مستندات القبض الحد الأدنى الحد الأعلى
1 – وصولات الجباية محاسبة / 38 وما في حكمها في
الدوائر الأخرى 5 10
2 – وصولات القبض محاسبة 37أ وما في حكمها في
الدوائر الأخرى 5 10
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة 34 وما في حكمها
في الدوائر الأخرى 5 10
4 – مذكرات إذن القبض محاسبة (35/35) وما في
حكمها في الدوائر الأخرى 5 10
5 – قسائم الشيكات 10 15
6 – إشعارات البنك/ الدائنة والمدينة 10 15
7 – بطاقات العيادات الخارجية محاسبة 64 سنة واحدة
8 – وصولات جباية رسوم وسائط النقل/ محاسبة 67 5 10
9 – قوائم المبيعات النقدية سنة واحدة بعد 5
المصادقة على الحسابات
الختامية

المحتوى8
10 – قوائم المبيعات بالأجل 5 10
11 – قوائم المبيعات النقدية والاجلة للأسواق الحرة 5 10
12 – جلود محاسبة 73 5 إذا كانت مدققة من قبل هيئة الرقابة المختصة أو 10 إذا
لم تدقق.
13 – إستمارة تحليل السلف 78 2 3
14 – مستندات الإدخال المخزني/ 70 5 5 بعد الإنتهاء من التدقيق وإجراء
المطابقة بعد الجرد
15- مستندات الإخراج المخزني/ 71 أو
ما في حكمها 5 5 بعد الإنتهاء من التدقيق وإجراء
المطابقة بعد الجرد
16 – شهادة الإعفاء من سلف الزواج/ 80 3 3
17 – الحسابات الشهرية مع الجداول(ميزان المراجعة)5 5
18 – شهادة تجهيز طوابع رسوم السفر محاسبة 16/أ 5 5
19 – محاضر لجان استلام المواد 5 5
20 – البطاقات المخزنية 7 10
21 – الحسابات الختامية لا تتلف
22 – الإتفاقيات والمعاهدات المالية لا تتلف حتى لو صورت
23 – التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت
24 – التشريعات والأنظمة والتعليمات المالية لا تتلف
25 – البطاقات المالية المستعملة في المصرف
العقاري وما في حكمها 5 10 بعد تسديد كامل القرض
26 – أضابير المقترضين 1 5 بعد تسديد كامل القرض وتنظيم بطاقة
معلومات
مستندات الصرف الحد الأدنى الحد الأعلى
1 – النسخ والأولى من مذكرات إذن الدفع ومستنداتها
الفرعية المعززة للصرف وما في حكمها في
الدوائر الأخرى 10 15
2 – قوائم الرواتب 5 10
3 – الشيكات الزرقاء 10 15
4 – النسخ الأولى من مذكرات إذن التسوية والمستندات
المرفقة بها وما في حكمها في الدوائر الأخرى 10 15
5 – النسخ الثانية من مذكرات إذن الدفع 5 10
6 – سفالات الشيكات 2 3
7 – جداول محاسبة/24 بأنواعها 2 5
8 – النسخ الثواني من مذكرات إذن التسوية 5 10 بعد التأكد من وجود وحفظ
النسخ الأصلية في مكان أمين
9 – سجل يومية الصندوق محاسبة/66 5 10
10 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة / خاص 10 15
11 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة 1/ خاص 10 15
12 – سجل يومية رسوم وسائط النقل محاسبة/67 5 10
13 – سجل الطوابع المالية محاسبة 5/5أ 10 15
14 – سجل الرواتب محاسبة/8 وما في حكمها 10 15
15 – سجل التأديات التقاعدية محاسبة / 9أ والبطاقات 10 15
16 – سجل مراقبة الإستمارات محاسبة/16 10 15
17 – سجل التخصيصات محاسبة/2 5 5
18 – سجل معاملات الخزائن محاسبة/4،14 10 15
19 – سجل الإيرادات النهائية محاسبة/6 5 5
20 – سجل الطوابع البريدية محاسبة/ 12 على أن يتم تدقيقه
من قبل الجهة المختصة 3 5
21 – سجل مراقبة الحساب الجاري لإستقطاعات من الراتب
محاسبة/ 69 5 10
22 – سجل الأثاث والموجودات الثابتة محاسبة /12 لا يتلف حتى ولوصور
23 – سجل مراقبة سلف الزواج /79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد آخر
سلفة مسجلة في السجل أو تدوير الأرصدة
إلى سجل آخر
24 – سجل يومية الصندوق/80 للدوائر التي لها
إيرادات خاصة 5 10
25 – السجلات (البطاقات) المخزنية 5 10
26 – سجل التوحيد لا يتلف
27 – سجل اليومية العام 10 15
28 – سجل اليوميات المساعدة 5 10
29 – سجل الأستاذ العام 15 20 ويتلف بعد تصويره
30 – سجلات الأستاذ الفرعية بأنواعها 10 15
31 – سجل الإيرادات محاسبة/4 5 5
32 – سجل السلف محاسبة/4 5 5
33 – سجل سلف الزواج محاسبة/2 يتلف بعد ثلاث سنوات من تسديد آخر سلفة مسجلة
في السجل وتدوير الأرصدة إلى سجل آخر
34 – سجل القرطاسية 5 5
35 – كافة السجلات التي أبطل إستعمالها تتلف حال إصدار أمر بإبطالها
36 – سجل يومية الصندوق محاسبة س – أ – د13 10 15
37 – سجل يومية الصندوق محاسبة ق – ح – 3 10 15
38 – سجل الموظفين والعمال محاسبة 8 10 15
39 – مستند القيد 5 10
40 – شهادة مطابقة كشف البنك محاسبة 44 5 10
41 – بيان قيام الزوجية محاسبة/ 63 2 3
42 – جداول الإيرادات النهائية على الميزانية الإعتيادية
محاسبة 43هـ 3 5

المحتوى9
43 – ميزان المراقبة والجداول الإجمالية الشهرية 3 5
44 – جداول الإستقطاعات الشهرية 3 5
45 – إستمارات الحسابات الشخصية الدائنة والمدينة
محاسبة 24د 3 5
46 – جداول مراقبة المتغيرات الشهرية للرواتب 5 10
47 – جدول تحليل الإستقطاعات الشهرية من الراتب 3 3
48 – ورقة الإيداع لدى المصرف 5 10
49 – شهادة آخر راتب محاسبة 3أ 3 3
50 – بطاقة الصرف الخاصة بصندوق النفقات 5 5
51 – كافة المستندات التي أبطل إستعمالها تتلف حال إصدار أمر إبطالها
52 – كافة أضابير المصروفات والمستندات التابعة لها 10 10
53 – كافة أضابير الإيرادات والمستندات التابعة لها 10 10
54 – جداول المصروفات النهائية على الميزانية الإعتيادية
محاسبة/42هـ 3 5
55 – مذكرات دفع الأمانات الخاصة بالتنفيذ ( أ/ د/21) 10 15
56 – البطاقات الحسابية الخاصة بدوائر التنفيذ 5 10
57 – قائمة توزيع المبالغ الخاصة بدوائر التنفيذ 15 5 5
58 – جداول دور التسليم والتسلم 10 15
59 – قوائم صرفيات الوقود وسحب المحروقات ودفاتر أشغال
السيارات 10 15
60 – المخابرات المتعلقة بتخمينات الميزانية 5 10
القائمة رقم (1)
الملفات المعدة للإتلاف
الوزارة : رمز الدائرة : / /
الدائرة : التاريخ : / /
ت رقم الملفة موضع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
مسحة منه إلى :
دار الكتب والوثائق
القائمة رقم (2)
الوزارة : : رمز الدائرة : / /
الدائرة : التاريخ : / /

ت رقم الملفة موضع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه إلى :
دار الكتب والوثائق
القائمة رقم (3)
محتويات أوعية الإرسال
الوزارة : : رمز الدائرة : / /
الدائرة : التاريخ : / /
ت رقم الملفة رقم وعاء الحفظ الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه إلى :
دار المكتب والكتب والوثائق