عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بالمؤسسة العامة للتربية و استصلاح الاراضي و المنشآت التابعة لها
التصنيف: تعليمات
المحتوى1
سنة التشريع: 1976
تاريخ التشريع: 1976-01-01 00:00:00
بناء على ما اقرته اللجنة المشكلة بموجب الامر الديواني الصادر عن المؤسسة العامة للتربة واستصلاح الاراضي المرقم 2/4/7787 المؤرخ في 3 – 7 – 1976، وتنفيذا لاحكام الفقرة (2) من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972، اصدرنا التعليمات الآتية : –
مادة 1
التعاريف – يقصد بالكلمات التعابير الآتية، المعاني المبينة ازاءها : –
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
2 – المؤسسة – المؤسسة العامة للتربة واستصلاح الاراضي، المنشآة بموجب القانون رقم (83) لسنة 1973 .
3 – الرئيس – رئيس المجلس الاعلى للزراعة .
4 – رئيس المؤسسة – رئيس المؤسسة العامة للتربة واستصلاح الاراضي .
5 – الاوراق الرسمية – الاوراق المتداولة ضمن الدائرة الواحدة او الدوائر المختلفة، وسجل المراسلات والمستندات، ووثائق سجلات الخرائط والاضابير، وكل محرر رسمي آخر يتحدد اتلافه بموجب هذه التعليمات .
6 – اللجنة الدائمة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (1) من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
7 – اللجنة المختصة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (2) من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
مادة 2
1 – تؤلف في المؤسسة لجنة دائمية، لغرض تحديد الاوراق الرسمية المراد اتلافها، برئاسة موظف لا تقل درجته عن مدير، وعضوين، وتخضع قراراتها لمصادقة رئيس المؤسسة .
2 – تؤلف في كل منشأة او هيئة او دائرة تابعة للمؤسسة لجنة مختصة، لغرض تصنيف الاوراق الرسمية المطلوب اتلافها، وتنظيم قوائم مفصلة بها لعرضها على اللجنة الدائمية، لغرض استحصال موافقة رئيس المؤسسة على اتلافها .
مادة 3
1 – تودع الاوراق الرسمية او المراسلات او المستندات ذات الصبغة التاريخية المراد اتلافها، الى مديرية الاثار العامة او المركز الوطني لحفظ الوثائق، وفقا للاحكام القانونية لكل منها، والتعليمات الصادرة بموجبها .
2 – يجوز للجنة المختصة الاستعانة بالوسائل العلمية واجهزة التصوير (مايكروفيلم) لتصوير الاوراق والمستندات المهمة، وفقا للاصول المتبعة، ويكون للصورة حكم الاصل بعد تصديقها .
3 – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات، والا بحضور ممثل عن المركز الوطني لحفظ الوثائق، لغرض اختيار ما ينسب لحفظه في المركز المذكور من تلك الاوراق .
4 – يتم اتلاف الاوراق الرسمية بالطريقة التي تقررها اللجنة المختصة، ويعتر ارسال الاوراق الى معمل الورقاو الجهات الصناعية الاخرى اتلافا، على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة منها لحين اتلافها .
5 – يجوز اتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية، بعد مضي المدة الدنيا المحددة لكل نوع منها، اذا تم تفتيشها او تدقيقها من قبل هيئات الرقابة المالية او الجهات التدقيقية المختصة الاخرى .
6 – تعامل السجلات الحسابية التي تستخدم لقيد مستندات القبض والصرف، معاملة مستندات القبض والصرف من حيث تطبيق القواعد المقررة لاتلافها .
7 – يجوز اتلاف المستندات المؤثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية قبل مضي المدة الواردة بالمادة (الخامسة)، اذا تم الاحتفاظ بصورة منها باي من الطرق الفنية المذكور بالمادة (4) من القانون اعلاه، والفقرة (2) من هذه المادة .
8 – يستثنى من احكام الفقرات (5، 6، 7) من هذه المادة، المستندات والسجلات التي تقع عليها اعتراضات من قبل هيئات الرقابة المالية والجهات التدقيقية المختصة الاخرى، والتي تنشأ عنها قضايا وتزوير واختلاس، وتحال الى المحاكم المختصة، حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات او صدور قرار المحكمة واكتسابه الدرجة القطعية،
9 – كل ورقة لم ترد في البنود ادناه، تسري عليها احكام المواد الواردة بالقوانين المرعية .
المحتوى2
مادة 4
تصنيف الاوراق الرسمية للمؤسسة والمنشآت والهيئات والدوائر التابعة لها، لغرض تنفيذ هذه الفقرات حسب البنود التالية : –
اولا – 1 – السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية، ولا يجوز اتلافها، عدا ما يتقرر تصويره (بالمايكروفيلم) : –
1 – القوانين والانظمة وقرارات مجلس قيادة الثورة .
2 – تعليمات وبيانات المؤسسة الصادرة وفقا لاحكام القانون رقم (83) لسنة 1973 وتعديلاته، وبيانات الهيئة العاليا للاصلاح الزراعي (الملغاة) النافذ المفعول بمقتضى قانون الاصلاح الزراعي رقم (117) لسنة 1970 .
3 – مجاميع القوانين والانظمة واعداد الوقائع العراقية .
4 – مناهج ومحاضر جلسات وقرارات المؤسسة العامة للتربة واستصلاح الاراضي والهيئة الخاصة والعليا للاصلاح الزراعي (الملغاة) .
5 – القرارات التفسيرية الصادرة عن المؤسسة العامة للتربة واستصلاح الاراضي .
6 – الاضابير الخاصة بالاشخاص الخاضعين للاستيلاء واضابير الموزع عليهم واضابير تثبيت العائدية .
7 – اضابير هيئة تمييز الاصلاح الزراعي والقرارات الصادرة فيها .
8 – سجلات الاثاث .
9 – سجلات توثيق الموجودات .
10 – سجلات الملاك للموظفين والمستخدمين والعمال وعقود استخدام الاجانب واضابيرهم الشخصية العادية والسرية ودفاتر خدماتهم والضمان وتراجم الاحوال المستمسكات الشخصية .
11 – اي سجلات اخرى، عدا ما مستثنى منها بموجب هذه التعليمات .
12 – تقارير مراقبي الحسابات وديوان الرقابة المالية والمفتشين الماليين والمدققين القانونيين .
13 – المقاولات والعقود ودفاتر الذرعات والتعهدات .
14 – اوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية .
15 – دفاتر رصد الزوايا والمرتسمات الحقلية والنهائية .
16 – دفاتر رصد مزوق الارتفاعات والمخابرات المتعلقة باعمال العد والتثبيت والمسح .
17 – الاتفاقيات والعقود مع الدول والمنظمات الدولية .
18 – قرارات مجلس الانضباط العام ولجنة الانضباط .
19 – الآراء القانونية الصادرة عن مكتب الشؤون القانونية (سابقا) ودائرة المشاور القانوني في المجلس الزراعي الاعلى .
20 – تقارير الخبراء الاجانب والعراقيين وتوصياتهم .
21 – الكتب والنشرات والمجلات الموجودة في المكتبة وما يتعلق بها من سجلات .
ب – يحتفظ بأصل كافة الوثائق والاوراق الرسمية المبينة في ادناه والتي مضى على صدورها عشر سنوات فاكثر، وتتلف النسخ الاخرى : –
1 – التقارير السنوية والاحصائية .
2 – تقارير البحوث والدراسات والتجارب والمؤتمرات .
3 – الاوامر الصادرة بمنح الصلاحيات .
4 – الموافقات الصادرة بمنح الاجازات والزمالات والمنح الدراسية .
5 – الموافقات الخطية (للمسؤولين) باتخاذ اجراءات تنفيذية ذات علاقة بسياسة المؤسسة والمخابرات المتعلقة بها .
6 – مصادقات مجلس قيادة الثورة ومقررات مجلس قيادة الثورة ومقررات مجلس الوزراء والاعمار والتخطيط .
7 – تخمينات الميزانية السنوية .
8 – اي اوراق او وثائق او مستمسكات تحدد بقرار من اللجنة الدائمة .
ثانيا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس عشرة سنة : –
1 – المخابرات المتعلقة بانشاء المباني والمعامل ومحطات المكائن .
2 – المخابرات المتعلقة بشؤون الري والسداد والتحاويل وكري الانهر والجداول والمبازل وتطهيرها .
3 – معاملات ايجار المسقفات وعقودها .
4 – المعاملات المتعلقة بالايرادات والمصروفات الديون والنفقة والاستقطاعات .
5 – جداول دور التسليم والتسلم .
6 – المعاملات المتعلقة باموال الاسرة المالكة .
7 – المخابرات المتعلقة بحوادث السرقات والحرائق والفقدان والشطب والاتلاف .
8 – المخابرات الخاصة بالمضخات والمكائن والالات الزراعية والادوات الاحتياطية لها .
9 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين وشؤون المناقصات والمزايدات .
ثالثا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات : –
1 – قوائم صرفيات الوفود وسحب المحروقات ودفاتر اشغال السيارات .
2 – قوائم البريد والبرق والهاتف والماء والكهرباء .
3 – القوائم المتعلقة بضريبة الدخل والتنفيذ .
4 – المخابرات بايجار والتزام البساتين والغابات والاحراش والمقالع والمحاجر .
5 – المخابرات المتعلقة بالحوادث الجنائية .
6 – المخابرات المتعلقة بالفحوصات المختبرية .
7 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتاب .
8 – الاوراق الموجودة لدى الجهات المرتبطة بالمؤسسة والتي تم ارسال نسخ منها الى المركز الوطني لحفظ الوثائق .
رابعا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات : –
1 – المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات .
2 – المخابرات المتعلقة بأجور وسائط النقل وجداولها .
3 – المخابرات المتعلقة بالمخصصات بمختلف أنواعها والكسوة .
4 – العرائض والطلبات الشخصية والشكاوى والإخباريات المنتهية معاملاتها .
5 – دفاتر توزيع الرسائل .
6 – المقترحات المتعلقة بقانون الاصلاح الزراعي رقم (117) لسنة 1970 وتطبيقاته .
7 – المخابرات المتعلقة بتوزيع وتخصيص الاراضي والاراضي المسلمة الى الهيئة العليا للاصلاح الزراعي (الملغاة) والمجلس بموجب قانون المصرف الزراعي .
8 – المعاملات الخاصة بالمواقع الاثرية .
9 – المخابرات المتعلقة بتشكيلات الوزارات والدوائر والمخابرات الخاصة بالنقابات والجمعيات التعاونية الزراعية والمصرف التعاوني .
10 – المخابرات المتعلقة بالزمالات والدورات التدريبية والمنح والاجازات الدراسية، مع مراعاة الفقرة (4 – 7) من (اولا) اعلاه .
11 – المخابرات المتعلقة بالبعثات والوفود والخبراء الاجانب .
12 – قرارات المجالس الزراعية في المحافظات .
13 – المخابرات الخاصة بالشيكات ونماذج التواقيع .
14 – المخابرات الخاصة بتشكيل اللجان .
15 – المخابرات المتعلقة بتصحيح صنف الاراضي .
16 – بطاقات المقاييس اليومية والاسبوعية وما يتعلق بمناسيب المياه .
17 – المخابرات المتعلقة بالمجازر والثروة الحيوانية .
18 – المخابرات المتعلقة بتخويل الصلاحيات .
خامسا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة، بشرط انتفاء الغرض منها : –
1 – المخابرات المتعلقة بالمؤتمرات والمعارض المحلية .
2 – التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية والفصلية .
3 – النسخ الزائدة من الكتب الرسمية ومسوداتها .
4 – المخابرات المتعلقة بالتبليغات .
5 – سجلات دوام الموظفين .
6 – المخابرات المتفرقة الاخرى التي لم يرد ذكرها في هذه التعليمات .
المحتوى3
مادة 5
تصنيف السجلات الحسابية والمستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف في المؤسسة، والفترة الزمنية للحدين الادنى والاعلى التي تتلف فيها، وفق ما يلي : –
اولا – السجلات الحسابية : –
التسلسل نوع السجل الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 سجلات الرواتب 15 20
2 سجل اليومية العامة 15 20
3 سجل الاستاذ 15 20
4 سجل الطوابع البريدية 5 10
5 سجل السلف المستديمة 5 10
ثانيا – المستندات الموثقة لعمليات القبض : –
التسلسل نوع المستند الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 مستندات الصرف ومرفقاتها 15 20
2 قوائم الرواتب 15 20
3 التسوية والمستندات المرفقة بها 15 20
4 سندات القيد اليومية ومرفقاتها 15 20
5 قوائم مخصصات السفر والايفاد 10 15
6 سفالات الشيكات 5 10
ثالثا – يكون الحدان الادنى والاعلى للفترة الزمنية اللازمة لاتلاف مستندات القبض التي تشمل وصولات القبض ما بين (15 – 20) سنة .
مادة 6
تطبق هذه التعليمات على كافة المنشآت والهيئات الدوائر التابعة لهذه المؤسسة .
مادة 7
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها بالجريدة الرسمية .
رئيس المؤسسة