عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق لوزارة التجارة والشركات والدوائر التابعة لها
التصنيف: تعليمات
المحتوى
سنة التشريع: 1987
تاريخ التشريع: 1987-01-01 00:00:00
استنادا الى الصلاحية المخولة بموجب المادة (19) منقانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 اصدرنا التعليمات التالية : –
مادة 1
1 – الوثائق : وتشمل الوثائق المنصوص عليها بالفقرة اولا من المادة 3 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 .
2 – تكون الجهة المسؤولة عن حفظ الوثائق والمعلومات في مركز الوزارة والشركات والدوائر التابعة لها مسؤولة عن حفظها وكيفية تداولها .
مادة 2
1 – تشكل في مركز الوزارة لجنة رئيسية دائمية من رئيس واعضاء لا يزيد عددهم عن ستة اعضاء يختارهم الوزير بتوصية من مدير عام الدائة الادارية .
2 – تشكل في كل شركة ودائرة تابعة للوزارة لجنة فرعية ترتبط باللجنة الرئيسية الدائمية تتكون من ثلاثة اعضاء يختارهم مدير عام الشركة او الدائرة .
مادة 3
تكون مهام اللجنة الرئيسية الدائمية ما يلي : –
1- الاشراف والمحافظة على الوثائق وتقييمها وتنقيحها او استبعادها او اتلافها بالتعاون مع المركز الوطني للوثائق وتخضع قراراتها لمصادقة الوزير او من يخوله .
2- تقوم باعداد التعليمات الخاصة بتنظيم حفظ وثائق وزارة التجارة والشركات والدوائر التابعة لها .
3- اصدار التوجيهات الى اللجان الفرعية فيما يخص اسلوب العمل في دوائرها والتوصية بالمصادقة على قراراتها .
4- تحديد الوثائق التي تصور بواسطة اجهزة الحفظ الدقيقة المايكروفلم او الفيديوفيش واتلاف الوثائق التي يتقرر استبعادها .
5- تحديد الوثائق التي تودع لدى المركز الوطني للوثائق والتي له اهمية تراثيةاو تارخية او علمية او فنية .
مادة 4
اصناف الوثائق
1- في حالة استخدام اجهزة التصوير المصغرة (المايكروفلم) وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق الى الفئات الاربع التلاية : –
2 – 1 الوثائق التي لا تصور ويحتفظ باصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيه او لوجود صعبوات فنية تحول دون تصويرها .
2 – 2 – الوثائق التي تصور ويحتفظ باسل كل منها لاهميتها الخاصة على ان تعتمد في التداول نسخ الوثائق والصور المصغرة لها .
2 – 3 الوثائق التي تصور ويستبعد اصل كل منها
2 – 4 الوثائق التي لا تصور ويستبعد اصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها .
2 – تصور الوثائق بصورتين اصليتين يتم اعتمادهما بعد فحصهما فنيا للتأكد من سلامتهما ويتم فحص الصور المصغرة بين فترت واخرى وتعتبر الوثيقة المصورة بحكم الاصل ويتم التعامل بها على هذا الاساس .
مادة 5
تراعىتعلميات وزارة المالية عدد (5) لسنة 1983 والجدولان المرفقان بها بشأن تصنيف الوثائق المالية وفرزها او اية تعلميات اخرى تحل محلها .
مادة 6
تصدر اللجنة الرئيسية جداول لاحقة لتسهيل مهام اللجان الفرعية .
مادة 7
تطبق احكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 في الحالات التي لم يرد لها نص في هذه التعليمات .
ع/ وزير التجارة