التعديل الاول لتعليمات الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعات الثقيلة

عنوان التشريع: التعديل الاول لتعليمات الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعات الثقيلة
التصنيف: تعليمات

المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1987
تاريخ التشريع: 1987-01-01 00:00:00

استنادا لأحكام المادة (19) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 ولغرض تطبيق اسلوب عملي لخدمة قضايا الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة الصناعات الثقيلة واستنادا الى تعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 وتعديلاتها قررنا اصدار التعليمات الآتية : –

مادة 1
– يقصد بالتعابير الآتية، المعاني المبينة ازاءها : –
1 – القانون – قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
2 – التعليمات – تعليمات وزارة المالية والتعليمات الصادرة بموجب هذا القانون.
3 – الوزارة – وزارة الصناعات الثقيلة.
4 – الوزير – زير الصناعات الثقيلة.
5 – المركز – مركز وزارة الصناعات الثقيلة.
6 – الوحدات التنظيمية – المنشأت العامة والدوائر التابعة لها والشركة الهندسية العامة للتصميم والانشاء الصناعي والمعهد المتخصص للصناعات الهندسية ومعهد الصناعة والمراكز التدريبية ومركز المحاسبة الالكترونية للكهرباء.
7 – اللجان – لجان الحفاظ على الوثائق في وزارة الصناعات الثقيلة والدوائر المرتبطة بها.

مادة 2
– استنادا الى المادة (4) من القانون ولاغراض تطبيق هذه التعليمات طبقا لأنشطة العمل تصنيف الوثائق الى الاصناف الرئيسية الآتية ووفق الجداول الملحقة بهذه التعليمات.
1 – الوثائق الفنية.
2 – الوثائق المالية.
3 – الوثائق الادارية.
وللجان – تصنيف الوثائق الى اصناف فرعية ضمن الاصناف الرئيسية أعلاه.

مادة 3
استنادا الى احكام المادة (7) من القانون، تشكل اللجان الدائمة الآتية : –
أولا : أ – اللجنة الرئيسية وتتألف من : –
1 – رئيس لا تقل وظيفته عن مدير عام أو من يخوله.
2 – ممثل عن مركز الوزارة.
3 – ممثل عن الدائرة التي سيتم فيها عملية تقييم الوثائق (رئيس اللجنة الفرعية).
4 – ممثل عن المركز القومي للاستشارات والتطوير الاداري.
5 – ممثل عن المركز الوطني للوثائق.
ب – تقوم بالواجبات التالية : –
1 – وضع الخطط الكفيلة بالمحافظ على الوحدات الوثائقية في الدائرة وتطوير العمل فيها.
2 – عقد اجتماعات دورية مع رؤساء وممثلي اللجان الفرعية والمساعدة لدراسة المشكلات التي تعترض سير العمل ووضع الحلول المناسبة لها، دراسة المقترحات والتوصيات التي ترفعها.
3 – مراجعة وتقييم محاضر اللجان الفرعية لحفظ أو اتلاف الوثائق المدرجة في القوائم (1 و 2) المصادقة عليها والتي تعدها اللجان الفرعية واللجان المساعدة وفق تعليمات الاتلاف الخاصة بتلك الوزارة أو الدائرة بعد اجراء التدقيق اللازم عليها.
4 – التنسيق مع المركز الوطني للوثائق واستحصال موافقته على الأمور المتعلقة بالحفظ او الاتلاف وذلك عن طريق ممثل المركز في اللجنة.
5 – رفع تقرير سنوي الى المركز الوطني للوثائق عما تم انجازه من أعمال تقييم الوثائق وحفظها وكمياتها المخزونة في كل دائرة.
ثانيا : أ – اللجنة الفرعية وتتألف من : –
1 – رئيس لا تقل وظيفته عن مدير.
2 – اعضاء يمثلون الدوائر والاقسام المختلفة في الوزارة على أن لا تقل وظائفهم عن مدير أو رئيس قسم.
3 – مسؤول الاوراق (الارشيف) في الدائرة.
ب – وتقوم بالواجبات التالية : –
1 – الاشراف على حفظ وصيانة الوحدة الوثائقية على الدائرة وفق الاساليب والاصول المتبعة في الحفظ.
2 – وضع الرموز والارقام الخاصة بملفات الدائرة وسجلاتها.
3 – مسك سجل بمحتويات الوحدة الوثائقية في الدائرة.
4 – تصنيف الوثائق وتقدير مدد واقتراح عناوين جديدة لادخالها في الجداول.
5 – تقرير حفظ واتلاف الوثائق المحفوظة في الدائرة بعد مرور المدة المحددة لها في الجداول، والحصول على موافقة اللجنة الرئيسية.
6 – دراسة القوائم المعدة للحفظ او الاتلاف من قبل اللجان المساعدة بعد التدقيق.
7 – كتابة المحاضر الخاصة باجتماعاتها متضمنة قراراتها لرفعها الى اللجنة الرئيسية ودراسة الصعوبات الناجمة عن العمل.
8 – الاشراف على أعمال اللجان المساعدة.
ثالثا : أ – اللجنة المساعدة وتتألف من : –
1 – مدير قسم الاوراق (الارشيف) في الدائرة أو من ينوب عنه.
2 – عضوين أو أكثر من موظفي قسم الاوراق (الارشيف).
3 – احد المناولين.
ب – وتقوم بالواجبات التالية : –
1 – تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها أو العمل بها وفق الجداول الملحقة بالتعليمات الخاصة باتلاف الاوراق لتلك الدائرة.
2 – تنظيم القوائم (1 و2 و3) وتقديمها الى اللجنة الفرعية.
3 – تسهيل مهمة موظفي المركز وارشادهم الى أماكن حفظ المواد الوثائقية.
4 – حفظ الملفات والوثائق في اماكن آمنة بعيدة عن الرطوبة والحشرات والحرائق وغيرها.

المحتوى 1
مادة 4
على اللجان الفرعية والمساعدة المذكورة في المادة الثالثة من هذه التعليمات مراعاة ما يلي :
1 – الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر (المايكروفلم) وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية التي تساعد على تحقيق اهداف القانون كلما امكن ذلك مع مراعاة ما يلي : –
1 – 1. في حالة استخدام اجهزة التصوير المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية فرز الوثائق المصنفة وفقا لأحكام المادة الثانية من هذه التعليمات الى الفئات الأربع الآتية : –
الفئة الأولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها، أو لوجود صعوبات تحول دون تصويرها.
الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة، على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرة لها.
الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ويستبعد أصل كل منها.
الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور ويستبعد أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها.
1 – 2. يتم التصوير مع الالتزام بما يلي : –
أ – يجب تصوير الوثائق بصورتين أصليتين في الاقل يتم اعتمادها بعد فحصهما فنيا للتأكد من سلامة التصوير.
ب – يجب حفظ احدى الصور المشار اليها في البند (أ) من هذه الفقرة في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور الأخرى تجنبا للمخاطر المحتملة.
جـ – يجب فحص المصغرة بين فترة وأخرى كل ستة أشهر في الأقل للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية.
2 – تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر أو سواها بحكم الوثيقة الاصلية بعد توثيقها باعتبارها صورة طبق الاصل ويتم التعامل بها على هذا الاساس.
3 – لا يجوز استبعاد او اتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
4 – عدم اتلاف أية وثيقة ما لم يتم التأكد من أن كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل أو انتهت قانونا.
5 – عدم اتلاف المعاملات المتعلقة أو المعترض عليها من أية جهة كانت وخاصة الوثائق المتعلقة بقضايا التزوير أو الاختلاس أو التي تحال الى المحاكم أو الهيئات المتخصصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها وانتهاء الفترة المحددة لاتلافها بالجدول.
6 – عدم اتلاف اية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات الا بعد تحديد الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية اللازمة لاتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزء من الجداول الملحقة بالتعليمات.
7 – كافة النسخ الاضافية المكررة من الوثائق تتلف بدون تصوير أو تسجيل في قوائم الاتلاف.
8 – يجوز تصوير الوثائق والسجلات المالية بصورتين بأجهزة التصوير المصغر وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية وتتلف اصل الوثائق والسجلات المذكورة بشرط ان يكون الاصل قد دقق من قبل الجهات التدقيقية المختصة.

مادة 5
تطبق كافة تعليمات وزارة المالية فيما يخص اتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والسجلات المالية عملا بتعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1982 والتعليمات اللاحقة بها.

مادة 6
للجان الفرعية في المركز وفي الوحدات التنظيمية (اذا اقتضت الضرورة) اعداد جداول اضافية بالوثائق الخاصة بها ورفعها الى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها ويعمل بها بعد أن يتم نشرها في الجريدة الرسمية.

مادة 7
تودع لدى المركز الوطني للوثائق اصول الوثائق ذات الأهمية التاريخية أو التراثية أو العلمية أو الفنية بتقدير اللجنة الرئيسية.

مادة 8
تلغى كافة التعليمات السابقة الخاصة باتلاف الاوراق الرسمية والصادرة عن هذه الوزارة والدوائر المرتبطة بها (قبل نشر هذه التعليمات).

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

وزير الصناعات الثقيلة