عنوان التشريع: تعليمات رقم 4980 اتلاف الاوراق والسجلات الخاصة بالشركة العامة للمقاولات الانشائية
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 4980
سنة التشريع: 1979
تاريخ التشريع: 1979-01-01 00:00:00
استناداً الى احكام مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972.
اصدرنا التعليمات التالية : –
مادة 1
تصنف اوراق الشركة العامة للمقاولات الانشائية كما في الجدول المرفقة.
مادة 2
تؤلف في الشركة اعلاه لجان لاتلاف الاوراق التي يجوز اتلافها، قوامها رئيس لا تقل درجته عن مدير وعضوان آخران.
مادة 3
يتم اتلاف الاوراق الرسمية القديمة المقرر اتلافها بالطريقة التي تقررها اللجان المذكورة في (مادة 2) ويعتبر ارسال الاوراق الى الجهات الصناعية اتلافاً على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب المعلومات منها.
مادة 4
يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية الحديثة كالحاسبة الالكترونية واجهزة التصوير (مايكروفلم) لتنفيذ اغراض هذه التعليمات.
مادة 5
لا يجوز للجان المشار اليها في (مادة 2) اعلاه اتلاف الاوراق الا بعد تنظيم قوائم مفصلة بالاضابير التي تحتوي عليها رقم الاضبارة وموضوعها وتاريخ فتحها وغلقها وموقعه من اللجنة المختصة ويوافق عليها رئيس الشركة.
مادة 6
عند اتلاف الاوراق تنظم اللجنة محضراً بنسختين يوقعها الرئيس ويحتفظ بنسخة منهما مع قوائم الاوراق في محفظة خاصة.
مادة 7
يتم اتلاف الاوراق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية بعد مضي المدة الدنيا المحددة في الجدولين المرفقين بمنشور وزارة المالية المرقم 1 م / 1 في 17 – 1 – 1974 مع مراعاة الاحكام الاخرى الواردة فيه اذا ما تم تفتيشها او تدقيقها من قبل الجهات المالية المختصة.
مادة 8
تودع الاوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية الى مديرية الآثار العامة او المركز الوطني لحفظ الوثائق حسب الاختصاص وفقاً للاحكام القانونية لكل منها والتعليمات الصادرة بموجبها.
مادة 9
كل ورقة او سجل لم ترد في الجداول المرفقة تسري عليها مدة عشرين سنة.
رئيس الشركة
ورئيس مجلس الادارة
القسم الاول : –
السجلات والاضابير والاوراق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة.
1 – القوانين والانظمة وقرارات مجلس قيادة الثورة والجريدة الرسمية.
2 – الاضابير الشخصية للموظفين والعمال ودفاتر خدماتهم وسجلاتهم.
3 – معاملات ضمان الموظفين والاجراء.
4 – مخابرات الصلاحيات الفنية والادارية والمالية.
5 – سجلات الموجودات الثابتة بالاثاث والسيارات والمكائن والمعدات والممتلكات الاخرى.
6 – اضابير محاضر وقرارات لجان اتلاف الاوراق الرسمية.
7 – أي مخابرة رسمية يقرر رئيس الشركة عدم اتلافها.
8 – سجل بيع الاموال المنقولة.
9 – اضابير معاملات ومخابرات الدعاوى وسجلاتها.
10 – التعاميم المصدقة والخرائط الصادرة بموجبها وسجلاتها.
11 – مناهج وقرارات مجلس الادارة وسجلاتها.
12 – الميزانيات التخمينية والملاك وسجلاتها.
13 – التقارير السنوية كافة والمخابرات المحددة للصلاحيات.
14 – اضابير المقاولات والمخابرات المتعلقة بها والسجلات الخاصة بها.
15 – سجلات التوقيفات التقاعدية.
16 – سجلات ومخابرات الدور والشقق السكنية ومعاملات تسليف الموظفين والعمال لغرض الاسكان.
17 – التقارير العلمية والفنية وتقارير الحسابات الختامية والميزانيات العامة وتقارير الهيئات التدقيقية.
18 – المخابرات الخاصة بمقررات لجان التعهدات ولجان التنسيق.
19 – تقارير لجان الانضباط والتحقيق.
20 – تقارير الخبراء الاجانب والموظفين وتوصياتهم.
المحتوى 1
القسم الثاني : –
السجلات والمستندات الحسابية التي يجوز اتلافها بعد 20 سنة من انتهاء الاجراءات المتخذة بشأنها.
1 – وصولات القبض.
2 – سندات الصرف ومستنداتها المعززة للصرف.
3 – التسويات القيدية ومرفقاتها والاشعارات الدائنة والمدينة.
4 – قوائم الرواتب والاجور والمخابرات المتعلقة بها.
5 – سجلات الاستقطاعات لحساب الغير.
6 – سجل اليومية العامة للمقبوضات والمدفوعات.
7 – سجل اليومية العامة ويومية المصرف.
8 – سجل يومية الصندوق.
9 – سجلات الحسابات المخزنية.
10 – سجلات الحسابات العامة / الاستاذ العام والسجلات الفرعية.
القسم الثالث : –
السجلات والاضابير والاوراق التي يجوز اتلافها بعد 15 سنة من انتهاء الاجراءات المتخذة بشأنها.
1 – اضابير الدعاوى بعد انتهاء المراحل التنفيذية.
2 – التعليمات والمناشير التي انتهت احكامها – الملغاة –
3 – شهادات التسليم والتسلم بين الموظفين.
4 – سجلات الصادرة والواردة ودفاتر الذمة.
5 – السجلات والمخابرات الخاصة بالتأمين على ممتلكات الشركة.
6 – معاملات التضمين.
7 – الجداول الحسابية.
8 – معاملات الايجارات الخاصة بتأجير المباني لتخاذها دوائر ومقرات للشركة.
9 – معاملات المخابرات المتعلقة بأجور الماء والكهرباء والهاتف.
القسم الرابع : –
السجلات والاضابير والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات من تاريخ الاجراءات المتخضة بشأنها.
1 – المخابرات المتخذة بشأن التسويات القيدية.
2 – مخابرات الاستيراد وفتح الاعتمادات.
3 – معاملات الرسوم والتصاريح الكمركية واجازات الاستيراد ومخابرت استرجاع الرسوم ومستندات الشحن.
4 – مخابرات المطالبة بأجور التأمين.
5 – سندات استلام واصدار المواد المخزنية والبطاقات والسجلات المخزنية والجداول والمخابرات المتعلقة بها وطلبات التجهيز واوراق الشراء المخزنية.
6 – سجلات الديون والاستقطاعات التي انتهى مفعولها.
7 – اضابير المخابرات العامة والمتفرقة.
8 – المخابرات المتعلقة بشطب اموال الدولة المنقولة.
9 – البرقيات.
10 – النسخ الثواني للمعاملات الحسابية.
11 – قوائم السفر والنقل والايفاد للموظفين والعمال والمستندات المتعلقة بها.
القسم الخامس : –
السجلات والاضابير والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء الاجراءات المتخذة بشأنها : –
1 – دفاتر توزيع الرسائل.
2 – المخابرات المتعلقة بالمخصصات الاضافية واجور الخدمات الخاصة والمهنية والمخصصات بأنواعها.
3 – المخابرات المتعلقة بالمجلات والنشرات والجرائد والاعلانات.
4 – المخابرات المتعلقة بمفردات الملاك.
5 – اضابير مخابرات تسجيل سندات الاراضي والاملاك.
6 – اضابير المعاملات المتعلقة بالترميمات.
7 – معاملات المشتريات المحلية.
8 – سجلات القرطاسية والمطبوعات.
9 – النشرات والمجلات والكتلوكات.
10 – قوائم المصروفات النثرية.
11 – سفالات الشيكات.
12 – المناشير والتعاميم من الدوائر الاخرى.
13 – سلف مصرف الرافدين للموظفين والعمال.
14 – سجل الطوابع البريدية.
القسم السادس : –
السجلات والاضابير والاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور ثلاث سنوات من تاريخ انتهاء الاجراءات المتخذة بشأنها.
1 – العرائض والطلبات المتفرقة.
2 – المخابرات المتعلقة بالدوام الرسمي وسجلاتها.
3 – النسخ الزائدة للمخابرات.
4 – سجلات الحوادث والاصطدام المنتهية معاملاتها.
5 – بطاقات العمال وسجلات ضابط الوقت.
6 – المطبوعات التي تقرر الغاء استعمالها بسبب انتفاء الحاجة اليها.
7 – عطاءات المناقصات الفاشلة والتي صرف النظر عنها.