الحفاظ على الوثائق الخاصة بديوان الرقابة المالية

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق الخاصة بديوان الرقابة المالية
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
رقم التشريع: 3
سنة التشريع: 1999
تاريخ التشريع: 1999-01-01 00:00:00

مادة 1
تصنف الوثائق وفق الجدولين المرفقين بهذه التعليمات .

مادة 2
تشكل في ديوان الرقابة المالية لجنة رئيسية ولجنة فرعية وتحدد مهامهما وفقا لما يأتي : –
أ – اللجنة الرئيسية : –
أولا – تشكل اللجنة الرئيسية على النحو الآتي :
1 – احد نواب رئيس الديوان او من يخوله رئيس الديوان . رئيسا
2 – اثنان من المدراء العامين لدوائر النشاط . عضوين
3 – مدير المديرية الادارية والقانونية والفنية . عضوا
4 – ممثل عن اللجنة الفرعية في الدائرة او الفرع الذي تتم فيه عملية تقييم الوثائق عضوا
5 – ممثل عن المركز القومي للتخطيط والتطوير الاداري . عضوا
6 – ممثل عن دار الكتب والوثائق . عضوا
7 – مدير قسم تدوين وتوثيق المعلومات . مقررا
ثانيا – تقوم اللجنة الرئيسية بما يأتي : –
1 – وضع الخطط الكفيلة بالحفاظ على الوحدات الوثائقية في الديوان وتطوير العمل فيه .
2 – عقد اجتماعات دورية مع رئيس واعضاء اللجنة الفرعية لدراسة المشكلات التي تعترض سير الاعمال ، ووضع الحلول المناسبة لها ، ودراسة المقترحات والتوصيات التي ترفعها .
3 – مراجعة وتقييم محاضر اللجنة الفرعية لحفظ او اتلاف الوثائق المدرجة في الحدولين المنظمة وفق هذه التعليمات والمصادقة عليها .
4 – التنسيق مع دار الكتب والوثائق واستحصال موافقتها على الامور المتعلقة بالحفظ والاتلاف وذلك عن طريق ممثل الدار في اللجنة .
5 – ارسال التقرير السنوي الى دار الكتب والوثائق بما تم انجازه من اعمال تقييم الوثائق وحفظها وكمياتها المخزونة في الدائرة .
6 – رفع تقرير سنوي الى رئيس الديوان تبين فيه نشاطها وفعاليات اللجنة الفرعية ونتائج اعمالها .
7 – تقديم التوصيات اللازمة للاستفادة من وسائل الحفظ والتصوير الحديثة المتطورة التي من شأنها حماية الوثائق وصيانتها من التلف .
ب – اللجنة الفرعية : –
اولا – تشكل اللجنة الفرعية في مقر الديوان على النحو الآتي : –
1 – مدير المديرية الادارية والقانونية والفنية . رئيسا
2 – مدير قسم تدوين وتوثيق المعلومات . عضوا
3 – مدير الرقابة او مدير الفرع او مدير القسم المختص . عضوا
4 – رئيس شعبة نظام تدوين وتوثيق المعلومات في قسم تدوين وتوثيق المعلومات . عضوا
ثانيا – تقوم اللجنة الفرعية في الديوان بما يأتي :
1 – الاشراف على حفظ وصيانة الوحدة الوثائقية في الديوان وفق الاساليب والاصول المتبعة في الحفظ .
2 – وضع الرموز والارقام الخاصة بالملفات والسجلات .
3 – مسك سجل بمحتويات الوحدة الوثائقية .
4 – تصنيف الوثائق التي لم ترد في الجدولين المرفقين بهذه التعليمات وتقدير مدد واقتراح عناوين جديدة لادخالها في الجدولين المرفقين بهذه التعليمات .
5 – تقرير حفظ واتلاف الوثائق المحفوظة بعد مرور المدة المحددة لها في الجدولين المرفقين بهذه التعليمات ورفعها الى اللجنة الرئيسية للموافقة عليها .
6 – دراسة القوائم المعدة للحفظ او الاتلاف من الدائرة المختصة بعد التدقيق .
7 – كتابة المحاضر الخاصة باجتماعاتها متضمنة قراراتها وتشخيص الصعوبات الناجمة عن العمل لرفعها الى اللجنة الرئيسية .
8 – تسهيل مهمة موظفي دار الكتب والوثائق وارشادهم الى اماكن حفظ المواد الوثائقية .
9 – رزم الملفات والسجلاتوتهيئتها للترحيل الى دار الكتب والوثائق .
10 – دراسة الصعوبات الناجمة عن العمل لرفعها الى اللجنة الرئيسية .
ثالثا – تقوم الدوائر والفروع والاقسام طالبة الاتلاف بما يأتي : –
1 – تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها او العمل بها وفق الجدولين المرفقين بهذه التعليمات .
2 – تنظيم القوائم والنماذج المطلوبة لتقييم الوثائق واتلافها وتقديمها الى اللجنة الفرعية .
3 – حفظ الملفات والوثائق في الاماكن المناسبة للحفاظ عليها من التأثيرات والتغييرات البيئية والطبيعية .

مادة 3
على الوحدات التنظيمية الاستعانة بأجهزة التصوير المصغر ( المايكروفلم ) وسواها من الاجهزة والمعدات الفنية التي تساعد على تحقيق اهداف القانون وهذه التعليمات كلما أمكن ذلك مع مراعاة ما يأتي : –
أ – في حالة استخدام أجهزة التصوير او سواها من الاجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق وفقا لاحكام المادة ( 5 ) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم ( 70 ) لسنة 1983 الى الفئات الاربع الآتية : –
اولا – الفئة الاولى – الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها .
الفئة الثانية – الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لاهميتها الخاصة على ان تعتمد في التداول نسخ الوثائق او الصور المصغرة لها .
ثالثا – الفئة الثالثة – الوثائق التي تصور ويلتف أصل كل منها .
رابعا – الفئة الرابعة – الوثائق التي لا تصور ويتلف أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها .
ب – عند التصوير يتم الالتزام بما يأتي : –
اولا – يجب التصوير بصورتين اصليتين في الاقل يتم اعتمادهما بعد فحصها فنيا للتأكد من سلامة التصوير .
ثانيا – تستنسخ النسخة الاصلية الى عدة نسخ وحسب الحاجة ومتطلبات نظام الحفظ المطبق من حيث ( المركزية واللامركزية ) .
ثالثا – يجب حفظ احدى الصور الاصلية المشار اليها في الفقرة ( أولا ) من هذا البند في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصور تجنبا للمخاطر المحتملة .
رابعا – يجب فحص الصور بين فترة واخرى على ان لا تقل عن ستة أشهر للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية .
خامسا – تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر او سواها بحكم الوثيقة الاصلية بعد توثيقها باعتبارها صورة طبق الاصل .
سادسا – لا يجوز استبعاد او اتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الملكية .
سابعا – عدم اتلاف اية وثيقة مالم يتم التأكد من ان الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل او انتهت قانونا .
ثامنا – عدم اتلاف المعاملات المعلقة او المعترض عليها من اية جهة كانت وخاصة الوثائق المتعلقة بقضايا التزوير والاختلاس والتي تحال الى المحاكم او الهيئات المختصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها وانتهاء الفترة المحددة لاتلافها بالجدولين المرفقين بهذه التعليمات .
تاسعا – عدم اتلاف اية وثيقة لم يرد ذكرها في الجدولين المرفقين بهذه التعليمات الا بعد تحديد الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية لاتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية وعندئذ تعتبر جزءا من الجدولين المرفقين بهذه التعليمات بعد نشرها في الجريدة الرسمية .
عاشرا – تتلف النسخ الاضافية المكررة من الوثائق بدون تصوير او تسجيل في قوائم الاتلاف .

المحتوى2
مادة 4
لا يجوز اتلاف الوثائق التالية على ان تصور ويحتفظ بأصا كل منها : –
أ – الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية التي يستفاد منها لاغراض البحوث .
ب – الوثائق التي تحمل معلومات او حقائق عن اجهزة الدولة والتي يمكن ان تستعمل في الدراسات ( التاريخي ، الاقتصادية ، الاجتماعية ) وغير ذلك من العلوم الانسانية .
جـ – وثائق المجلس الوطني ومجلس الوزراء والوزارات ودوائر الدولة الاخرى التي تحمل معلومات عن نشأة وتطور هذه المؤسسات وحقائق ومعلومات ذات قيمة بحثية .
د – الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة .
هـ – الوثائق القديمة التي لها صفة الندرة .
و – الوثائق المتعلقة بالممتلكات الخاصة بالافراد .
ز – الوثائق ذات القيمة المعلوماتية عن الافراد ( اعلام المجتمع ) القادة والشخصيات السياسية والفكرية والعلمية والادبية والفنية والمناضلين قديما وحديثا والابطال القوميين ذوي التاريخ الحافل بخدمة المجتمع .
ح – الوثائق ذات القيمة الادارية التي يستفاد منها لاغراض القضاء والادارة .
ط – الاتفاقيات والمعاهدات السياسية والاقتصادية والثقافية والزراعية وغير ذلك من الاتفاقيات المعقودة بين العراق والدول الاخرى .
ي – ملفات وسجلات ووثائق الوزارات والهيئات التي الغيت نهائيا او ادمجت مع غيرها .
ك – وقائع وتوصيات المؤتمرات القطرية او القومية او العالمية التي يشارك بها العراق .
ل – المراسلات الشخصية للشخصيات ذات التأثير في الالكجتمع قديما وحديثا التي لها قيمة تاريخية او سياسية على العراق او المنطقة .
م – محاضر الجلسات والاجتماعات الرسمية لمجلس الوزراء والمجلس النيابي سابقا وكذلك مجلس الوزراء والمجلس الوطني .
ن – الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة .
س – معلومات اساسية وتاريخية عن الديوان .
ع – نظم وادلة العمل الاداري والتنظيم في الديوان .
ف – برامج وادلة الرقابة والتدقيق .
ص – القوانين والانظمة والتوجيهات ذات العلاقة بعمل الديوان .
ق – نظام التخطيط والمتابعة .
ر – التقارير السنوية للديوان .
ش – محاضر اجتماعات مجلس الرقابة المالية .
ت – محاضر اجتماعات المؤتمر السنوي العام للديوان .
ث – القواعد والقرارات المحاسبية والرقابية الصادرة عن مجلس المعايير .
خ – الوثائق التي تصنف حسب سرية المعلومات .
ذ – الاتفاقيات العربية والدولية التي يكون الديوان طرفا فيها .
ض – الوثائق والمستندات المتعلقة باثبات حقوق الملكية والعينية .
ظ – سجلات الصادرة والواردة السرية والعادية .
غ – الملف الدائم المعدل .
لا – القوانين والقرارات والانظمة والتوجيهات التي تنظم عمل الجهات الخاضعة لتدقيق الديوان .
أ – أية وثيقة رسمية يقرر رئيس الديوان تصويرها وحفظ نسخة منها .

مادة 5
تحدد الوثائق المنصوص عليها في المادة ( 4 ) من هذه التعليمات من اللجنة الفرعية وتودع لدى الجهة المختصة قانونا بحفظ الوثائق .

مادة 6
يتم اتلاف الوثائق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف وفقا لتعليمات وزارة المالية المرقمة ( 5 ) لسنة 1983 .

مادة 7
لا يجوز اتلاف أية وثيقة مالم يتم التأكد من أن جميع الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل وانتهت قانونا .

مادة 8
يصور ويستبعد أصل كل من الوثائق المبينة في الجدول رقم ( 1 ) المرفق بهذه التعليمات .

مادة 9
تحفظ الوثائق الرسمية المبينة في الجدول رقم ( 2 ) المرفق بهذه التعليمات ضمن الفترة الزمنية المحددة لكل منها يجري بعد ذلك اتلافها وفق هذه التعليمات .

مادة 10
تلغى تعليمات الحفاظ على الوثائق في ديوان الرقابة المالية رقم ( 1 ) لسنة 1996 .

مادة 11
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
جاسم محمد خلف
رئيس ديوان الرقابة المالية

المحتوى3
جدول رقم ( 1 )
الوثائق التي يجري تصويرها ويتم استبعاد الاصل بعد التوثيق
ت نوع الوثيقة تصور الاتلاف
1 – التقارير الوزارية السنوية تصور يتم استبعاد الاصل بعد مرور
سنتين من تاريخ التصوير .
2 – الحسابات الختامية للجهات الخاضعة تصور بعد يتم اتلاف الاصل بعد مرور
مرور سنة خمسة سنوات من تاريخ التصوير .
3 – تقارير نتائج اعمال الرقابة والتدقيق
والمراسلات الخاصة بها . تصور تتلف بعد انتهاء اجراءات المتابعة .
4 – تقارير الزيارات التفتيشية والميدانية
والدورية والمراسلات الخاصة بها تصور تتلف بعد انتهاء اجراءات المتابعة
5 – تقارير كفاءة الاداء والمهام الخاصة تتلف بعد انتهاء اجراءات المتابعة
والمراسلات الخاصة بها .
6 – الاضابير الشخصية تصور تتلف بعد خمسة سنوات من
تاريخ الاحالة ( على التقاعد ، الاستقالة ) ، ترك العمل .
7 – اضابير الصادرة العامة تصور تتلف عند بدء تنفيذ التعليمات .
8 – تقارير اللجان التحقيقية تصور تتلف بعد 3 سنوات .
9 – تقارير اللجان الفنية والتدقيقية تصور تتلف بعد 3 سنوات .
جدول رقم ( 2 )
الوثائق التي لا تصور وتتلف بمرور المدة الزمنية للاتلاف
ت نوع الوثيقة الفترة الزمنية
1 – اوراق العمل المتعلقة بالحسابات الختامية الرأي الايجابي 3 سنوات
الرأي السلبي 5 سنوات او 3 سنوات من صدور الرأي الايجابي بها .
2 – معاملات اعداد الموازنة التخمينية للديوان والمراسلات
المتعلقة بها والمصادق عليها ومعاملات المناقلات
والاضافات والتعديلات على الموازنة وكل ما يتعلق بتنفيذها . 4 سنوات من انتهاء السنة المالية المختصة
3 – الموازنات المتعلقة بحسابات الفروع . سنتان
4 – تقارير ممارسة المسؤولية من موقع ادنى . سنتان
5 – المخابرات والاستمارات والملفات الخاصة بطلبة دبلوم
مراقبة الحسابات والدورات التي يقيمها الديوان بعد انتهاء مدتها سنتان
6 – المراسلات المتعلقة بالايفادات داخل العراق وخارجه . سنتان .
7 – الاجازة الدراسية والزمالات خارج العراق وداخله بعد مضي
ضعف مدة الاجازة والزمالة . سنتان
8 – الدفاتر الامتحانية للدورات سنة واحدة
9 – دفاتر الذمة لتسليم البريد الخاص بالديوان الى كافة دوائر الدولة . 5 سنوات
10 – المراسلات المتعلقة باجور التدقيق 5 سنوات
11 – كافة المراسلات والاوامر الادارية والديوانية المتعلقة بشؤون
الموظفين المتبادلة بين دوائر الرقابة والتدقيق ومديرياتها وفروع
واقسام الديوان . سنة واحدة
ت نوع الوثيقة الفترة الزمنية
12 – الاجازات بكافة انواعها سنة واحدة
13 – اوامر منح المخصصات 3 سنوات
14 – نسخ اوامر الترفيعات والعلاوات 3 سنوات
15 – كتب التبليغات . سنتان
16 – المراسلات المتعلقة بالاشتراك بالصحف والمجلات
والنشرات والاعلانات سنة واحدة
17 – المراسلات المتعلقة بالاستقطاعات 5 سنوات
18 – سجلات الواردة والصادرة لدوائر التدقيق 3 سنوات
19 – سجلات الدفاع المدني 3 سنوات
20 – سجل تواقيع الموظفين سنتان
21 – سجل اعمال التصوير والاستنشاخ والرونيو الطابعة . سنة واحدة
22 – سجل متابعة انجاز الحسابات الختامية 3 سنوات
23 – محاضر تسليم وتسلم الذمة بين الموظفين 10 سنوات
24 – جدول خفارات الدفاع المدني سنة واحدة
25 – استمارات الخطة والمتابعة الفصلية والسنوية في دوائر
وفروع واقسام الديوان . 3 سنوات
26 – استمارات الاطلاع 3 سنوات
27 – استمارات اعداد التقارير 3 سنوات
28 – استمارات التصوير سنة واحدة
29 – استمارات متابعة الاجتماعات الدورية للهيئات سنة واحدة
30 – استمارات التقارير الشهرية وحركة تواجد الهيئات . سنة واحدة
31 – العقود والكفالات والتعهدات بعد مضي ضعف المدة للعقد
او الكفالة او التعهد . سنتان