عنوان التشريع: تعليمات الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة العمل والشؤون الاجتماعية
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 15
سنة التشريع: 1988
تاريخ التشريع: 1988-01-01 00:00:00
استنادا لاحكام المادة (7) والفقرة ثالثا من المادة (14) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 أصدرنا التعليمات الاتية :
مادة 1
أولا أ تشكل في مركز الوزارة لجنة رئيسية يرأسها :
1 رئيس/ موظف لا تقل درجته عن مدير عام.
2 ممثل عن مركز الوزارة.
3 ممثل عن الدائرة التي سيتم فيها تقييم الوثائق (رئيس عن اللجنة الفرعية).
4 ممثل عن المركز القومي للاستشارات والتطوير الاداري.
5 ممثل عن دار الكتب والوثائق، وسيعبر عنها بالدار أينما وردت في التعليمات.
ب تقوم اللجنة الرئيسية بالواجبات الاتية :
1 وضع الخطط الكفيلة بالحفاظ على الوحدات الوثائقية في الدائرة، وتطوير العمل فيها.
2 عقد اجتماعات دورية مع رؤساء وممثلي اللجان الفرعية والمساعدة لدراسة المشكلات التي تعترض سير العمل ووضع الحلول المناسبة لها ودراسة المقترحات والتوصيات التي ترفعها.
3 مراجعة وتقييم محاضر اللجان الفرعية لحفظ أو اتلاف الوثائق والمصادقة عليها وفق ما نص عليه بهذه التعليمات بعد اجراء التدقيق اللازم عليها.
4 التنسيق مع دار الكتب والوثائق واستحصال موافقته على الامور المتعلقة بالحفظ أو الاتلاف عن طريق ممثل الدار في اللجنة.
5 رفع تقرير سنوي إلى الدار عما تم انجازه من أعمال تقييم الوثائق وحفظها وكمياتها المخزونة في كل دائرة.
ثالثا أ تشكل في مركز الوزارة وفي كل دائرة من الدوائر التابعة لها لجان فرعية تتألف من :
1 رئيس لا تقل درجته عن مدير.
2 أعضاء يمثلون الاقسام في الدائرة على أن لا تقل درجاتهم الوظيفية عن مدير أو رئيس قسم.
3 مسؤول الاوراق (الارشيف) في الدائرة.
ب تقوم اللجان الفرعية بالواجبات الاتية :
1 الاشراف على حفظ وصيانة الوحدة الوثائقية في الدائرة وفق الاساليب والاصول المتبعة في الحفظ.
2 وضع الرموز والارقام الخاصة بملفات الدائرة وسجلاتها.
3 مسك سجل بمحتويات الوحدة الوثائقية.
4 تصنيف الوثائق وتقدير مدد واقتراح عناوين جديدة، ترفع إلى اللجنة الرئيسية لغرض التوصية واستحصال المصادقة.
5 تقرير حفظ واتلاف الوثائق المحفوظة في الدائرة بعد مرور المدة المحددة لها في الجداول والحصول على موافقة اللجنة الرئيسية.
6 دراسة القوائم المعدة للحفظ والاتلاف من قبل اللجان المساعدة بعد التدقيق.
7 كتابة المحاضر الخاصة باجتماعاتها متضمنة قراراتها لرفعها إلى اللجنة الرئيسية ودراسة الصعوبات الناجمة عن العمل واقتراح الحلول التفصيلية الخاصة بها.
8 الاشراف على أعمال اللجان المساعدة.
ثالثا أ تشكل حسب الانشطة النوعية لجان مساعدة وتتألف من :
1 مدر قسم الاوراق (الارشيف) أو من ينوب عنه.
2 عضوين أو أكثر من موظفي قسم الاوراق (الارشيف).
ب تقوم اللجان المساعدة بالواجبات التالية :
1 تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها أو العمل بها وفق الجداول الخاصة باتلاف الاوراق لذلك القسم.
2 تنظيم القوائم وفق النماذج (1،2،3) الملحقة بهذه التعليمات وتقديمها إلى اللجنة الفرعية.
3 رزم الملفات والسجلات وتهيئتها للترحيل إلى الدار بعد وضع نسخة من نموذج القائمة رقم (3) في الرزمة الوثائقية.
4 تسهيل مهمة موظفي الدار وارشادهم إلى أماكن حفظ المواد الوثائقية.
5 حفظ الملفات والوثائق في أماكن أمنة.
6 رفع مقترحاتها وتوصياتها ومحاضر جلساتها إلى اللجنة الفرعية لاتخاذ ما يلزم بشأنها.
مادة 2
الوثائق غير القابلة للاتلاف :
1 الوثائق ذات القيمة التاريخية التراثية والعلمية للقطر أولا وللمنطقة ثانيا التي يستفاد منها لاغراض البحوث.
2 الوثائق التي تحمل معلومات أو حقائق عن أجهزة الدولة التي يمكن أن تستعمل في الدراسات التاريخية والاقتصادية والاجتماعية وغير ذلك من العلوم الانسانية.
3 وثائق الوزارات ودوائر الدولة الاخرى التي تحمل معلومات عن نشأة وتطور الاجهزة المذكورة وحقائق ومعلومات ذات قيمة تاريخية.
4 الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة.
5 الوثائق القديمة التي لها صفة الندرة.
6 الوثائق المتعلقة بالممتلكات الخاصة للافراد.
7 الوثائق ذات القيمة المعلوماتية عن الافراد (أعلام المجتمع) القادة والشخصيات السياسية والعلمية والادبية والفنية والمناضلون قديما وحديثا والابطال القوميون ذو التاريخ الحافل بخدمة المجتمع.
8 الوثائق ذات القيمة الادارية التي يستفاد منها لاغراض القضاء والادارة.
9 الاتفاقيات والمعاهدات وغير ذلك من الاتفاقيات المعقودة بين القطر والدول الاخرى.
10 ملفات وسجلات ووثائق الوزارات والهيئات التي الغيت نهائيا أو ادمجت مع غيرها.
11 وقائع وتوصيات المؤتمرات القطرية أو القومية أو العالمية التي تشارك بها الوزارة كممثل عن القطر.
12 المراسلات الشخصية للشخصيات ذات التأثير في المجتمع قديما وحديثا التي لها قيمة تاريخية أو سياسية على القطر أو المنطقة.
13 محاضر الجلسات والاجتماعات الرسمية لمجلس الوزراء والمجلس النيابي سابقا وكذلك مجلس الوزراء والمجلس الوطني في الوقت الحاضر.
14 الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.
15 وثائق المعاملات المعلقة أو المعترض عليها والمحالة إلى المحاكم والهيئات المختصة ولم يصدر بشأنها حكم قطعي، والوثائق التي لم تدقق من قبل الجهات التدقيقية المختصة.
المحتوى 1
مادة 3
1 لا يجوز ايداع أية وثيقة لدى الدار إلا بعد مرور 25 سنة على حفظها في الدائرة المعنية.
2 ايداع أصول الوثائق للفترة ما قبل عام 1958 لد الدار إذا كانت ذات أهمية تاريخية أو تراثية أو علمية أو فنية حسب تقدير الدائرة المعنية المودعة لديها تلك الوثائق ويتم تقدير أهمية هذه الوثائق عن طريق اللجنة الفرعية لهذا الغرض في الدائرة ذات العلاقة أو في مركز الوزارة لفرز هذه الوثائق واتخاذ التوصيات اللازمة بها ومن ثم احالة محضر اللجنة المذكورة إلى اللجنة الرئيسية في مركز الوزارة للمصادقة عليها واتخاذ الاجراءات المطلوبة لايداعها لدى الدار.
3 يتم تعبئة الوثائق التي يتقرر اتلافها في أوعية (كارتونات أو أكياس) ملائمة تحافظ عليها من التلف وفق القائمة رقم (3) المرفقة بهذه التعليمات لتسهيل مهمة موظفي الدار عند الكشف عليها لاختيار ما يناسب حفظه في الدار.
4 على الدائرة المعنية توفير وتنظيم وسائل حديثة ومتطورة لحفظ الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف.
5 لا يجوز اتلاف أية وثيقة مالم يتم التأكد من أن جميع الحقوق والالتزامات المتعلقة قد نفذت بالكامل أو انتهت قانونا.
6 لا يجوز اتلاف أية وثيقة قبل الكشف عليها من قبل الدار والموافقة على اتلافها.
7 تعتبر الوثيقة المصورة بواسطة التصوير الدقيق بعد تأييد الدائرة المختصة بحكم الاصل.
8 يجوز للدائرة المختصة اتلاف الوثائق بعد تصويرها قبل مضي الحد الزمني المؤشر أزاء كل منها.
9 تتلف جميع النسخ الاضافية المكررة بدون تصوير أو تسجيل في قوائم الاتلاف.
مادة 4
1 تصنف الوثائق العائدة إلى وزارة العمل والشؤون الاجتماعية والدوائر التابعة لها وفقا للجداول الملحقة بهذه التعليمات.
2 يكون الحدين الادنى والاعلى للفترة الزمنية اللازمة للحفاظ على الوثائق المدرجة في الجداول الملحقة بهذه التعليمات وفق المدد المبينة أزاء كل منها.
3 تراعى تعليمات وزارة المالية عدد (5) لسنة 1983 والجداول الملحقة بها الخاصة بتقييم الوثائق المالية وأية تعديلات قد تطرأ عليها.
4 على اللجنة الفرعية عرض الوثائق التي لم يرد ذكرها في الجداول المرفقة مع اقتراحاتها على اللجنة الرئيسية للبت فيها وفق أحكام القانون أنف الذكر واصدارها بملحق الجداول.
مادة 5
تلغى تعليمات وزارة العمل والشؤون الاجتماعية رقم (2) لسنة 1985 الخاصة بالحفاظ على الوثائق.
مادة 6
تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير العمل والشؤون الاجتماعية
القائمة رقم (1)
الملفات المعدة للاتلاف
وزارة : رمز الدائرة : / / /
دائرة : التاريخ : / / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه إلى /
دار الكتب والوثائق
القائمة رقم (2)
الملفات المعدة للحفظ
وزارة : رمز الدائرة : / / /
دائرة : التاريخ : / / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه إلى /
دار الكتب والوثائق
القائمة رقم (3)
محتويات أوعية الارسال
وزارة : رمز الدائرة : / / /
دائرة : التاريخ : / / /
ت رقم الملفة رقم وعاء الحفظ الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه إلى /
دار الكتب والوثائق
جدول رقم (1)
الوثائق العامة الخاصة بوزارة العمل والشؤون الاجتماعية والدوائر التابعة لها التي لا يجوز اتلافها
1 القوانين.
2 قرارات مجلس قيادة الثورة.
3 المراسيم الجمهورية.
4 توجيهات ديون الرئاسة.
5 قرارات مجلس الوزراء.
6 مجاميع الوقائع العراقية.
7 الانظمة والتعليمات المناشير.
8 وثائق التعبئة والاحصاء والجيش الشعبي والدفاع الوطني.
9 الهيكل التنظيمي للدوائر وأوامر أحداث أو دمج أو الغاء التشكيلات الادارية.
10 التوجيهات الصادرة عن الوزارة.
11 المعاهدات والاتفاقيات والبروتوكولات والقرارات والتوصيات الصادرة عن المؤتمرات والندوات العربية والدولية والاقليمية والوثائق الملحقة بها.
12 قرارات المحاكم وقرارات محاكم العمل والمحاكم الاخرى.
13 الاضابير والسجلات الشخصية الخاصة بالعاملين وكذلك الموافقات الخاصة بالمواطنين للاشتغال خارج القطر.
14 الوثائق التي تحفظ في مكتب الوزير حسب تنسيبه.
15 الأضابير والسجلات الخاصة بلجان الانضباط ومجلس الانضباط العام.
17 البحوث والدراسات والتقارير التي لها علاقة بأنشطة الوزارة ودوائرها.
18 المخابرات الخاصة بالخطة الفصلية والسنوية.
19 المخابرات السرية وحسب الاهمية.
20 العقود والمقاولات.
21 الوثائق المتعلقة بحقوق الملكية والحقوق العينية.
22 المراسلات والسجلات ذات الصفة التاريخية.
23 تقارير الزيارات التفتيشية والتدقيق الميداني.
24 الوثائق والمستندات والسجلات الخاصة بعقارات وممتلكات الوزارة والدوائر التابعة لها.
المحتوى 2
جدول رقم (2)
الوثائق الفنية الخاصة بوزارة العمل والشؤون الاجتماعية والدوائر التابعة لها التي لا يجوز اتلافها
1 المصادقة على قرارات مجلس ادارة صندوق الضمان وقرارات مجالس الادارة.
2 أضابير اصابات العمل والاضابير التقاعدية لا تتلف إلا بعد توثيق المعلومات الخاصة بها.
3 سجلات الاجازات والعلاوات والترفيعات.
4 الاضابير والسجلات والبطاقات والوثائق الخاصة بالمشاريع المشمولة بقانون أرباح الشركات رقم (101) لسنة 1964 المعدل والمشاريع غير المشمولة بالقانون المذكور.
5 قرارات العفو الخاص والعام.
6 استمارات المعلومات والعقوبات والسيرة الخاصة بالنزلاء والمودعين.
7 القضايا التحقيقية وطلبات النزلاء من المحاكم والشرطة.
8 الاعفاء واطلاق السراح للنزلاء والمودعين.
9 الاضابير الشخصية للنزلاء والمودعين.
10 الاضابير الخاصة بالنزلاء العرب والاجانب.
11 السجلات الخاصة بالافراج الشرطي.
12 سجلات وفيات النزلاء والمودعين.
13 سجلات (123) خاصة بالنزلاء.
14 الوثائق الخاصة بتشغيل وتدريب عوائل الشهداء.
15 الوثائق والسجلات الخاص بمنح وتجديد ممارسة المهنة لخدمات ما بعد البيع.
16 الوثائق والسجلات الخاصة بالقوى العاملة والاحتياجات والكوادر الفنية والادارية والتسرب.
17 الوثائق المتعلقة بادارة شؤون الفلسطينيين.
18 بطاقات صندوق رعاية الاسرة.
19 وثائق ايقاف أو قطع الراتب.
20 وثائق وفاة رب الاسرة المستفيدة.
21 الاضابير الخاصة براتب رعاية الاسرة للمواطنين.
22 أضابير المشاريع المشمولة باحكام قانون الضمان الاجتماعي بما في ذلك قرارات الشمول ورفع الشمول وتحديد المسؤولية.
جدول رقم (3)
الوثائق الفنية الخاصة بمركز وزارة العمل والشؤون الاجتماعية والدوائر التابعة لها التي لا يجوز اتلافها
نوع الوثيقة مدة الاحتفاظ
1 الوثائق والسجلات والاضابير الخاصة بتعويض العمال غير المشمولين بأحكام قانون التقاعد والضمان الاجتماعي رقم 39 لسنة 1971. 15 سنة
2 الاضابير الخاصة بالشركات الاجنبية والعربية. 10 سنوات
3 سجلات الشواغر في مكاتب العمل والنسخ الثانية من الكتب الموجه بلا اعتذار 10 سنوات للسجلات سنتين بالنسبة لنسخ الاعتذار
4 المخابرات والسجلات الخاصة بتشغيل النزلاء والمودعين والاجازات المنزلية 10 سنوات
5 أضابير العمال الاجانب الذين منحو اجازات عمل ومضى على وجودهم في القطر خمس سنوات. 8 سنوات
6 أضابير تعويض الاجازات المرضية والحمل والوضع تتلف بعد مضي 5 سنوات من تاريخ الصرف أو اجراء التسوية الحسابية مع الجهات التي قامت بالصرف. 5 سنوات
7 أضابير مكافأة نهاية الخدمة تتلف بعد مضي خمس سنوات من تاريخ الصرف بشرط نقل المعلومات إلى بطاقة الحساب الشخصي أو نظام البطاقة الالي. 5 سنوات
8 تقارير الزيارات التفتيشية. 5 سنوات
9 التقارير والتحقيقات الخاصة باصابة العمل. 5 سنوات
10 الوثائق المتعلقة بهروب النزلاء والمودعين. 5 سنوات
11 التقارير الخاصة باعتراضات العمال على قانون التشييد والبناء رقم (12) لسنة 1987. 5 سنوات
12 تقارير احصائية تشمل بيانات تخص العمل والعمال عن محافظات القطر. 5 سنوات
13 وثائق تدقيق ذوي المهارات الحرفية بموجب قرار مجلس قيادة الثورة رقم 125 لسنة 1974. 5 سنوات
14 وثائق انهاء خدمة العمال العراقيين. 5 سنوات
15 وثائق تشغيل العمال العراقيين. 5 سنوات
16 القرارات والوثائق الخاصة بالخدمة العامة. 5 سنوات
17 تقارير احالة أصحاب العمل على قضاء العمل وتقارير شمول المشاريع بأحكام قانون الضمان. 5 سنوات
18 الاضابير الخاصة باشتغال العمال العراقيين والعرب لدى الشركات الاجنبية والتي تتعلق بمفاتحة الجهات الامنية بشأن اشتغالهم ومضي عليهم 5 سنوات فما فوق. 5 سنوات
19 الطلبات والعرائض المقدمة للدائرة من قبل الفلسطينيين. 5 سنوات
20 أضابير المستفيدين من وحدات دور الدولة. 5 سنوات
21 استمارة دراسة الحالة الخاصة بالمستفيدين من وحدات دور الدولة. 5 سنوات
22 سجل القيد العام لدور الدولة. 5 سنوات
23 سجل القبول وقطع العلاقة في وحدات دور الدولة. 5 سنوات
24 التقارير الفصلية والاحصائية بدور الدولة. 5 سنوات
25 الاستمارات الخاصة بقبول الاطفال في دور الحضانة. 5 سنوات
26 القرارات الخاصة بدور مدينة الرشاد ومحاضر اجتماع اللجان. 5 سنوات
27 الوثائق والكتب الخاصة بمشروع (تقوية) وتوسيع خدمات التأهيل المهني للمعوقين. 5 سنوات
28 نتائج تقييم المناهج التعليمية للمعوقين سمعيا وعقليا. 5 سنوات
29 محاضر اجتماع اللجان الدائمة الخاصة بالمعوقين. 5 سنوات
30 الوثائق الخاصة بتسديد الاشتراكات للمقاولين. 3 سنوات
31 أضابير بطاقات العمل للعمال العراقيين. 3 سنوات
32 أضابير عقود العمل للعمال العرب. 3 سنوات
33 تقارير التفتيش اليومية. سنة
34 الكتب الواردة لقسم تفتيش العمل للاستفسار أو الاطلاع عليها. سنة
35 المعاملات المتعلقة بتقليص حجم العمل أو توقف المشاريع أو التخلية. سنة
36 وثائق اللجنة القطرية للاحتفال بالاسبوع العربي الخليجي. سنة
37 تقارير الزيارات التفقدية لمعاهد المعاقين ودور المسنين. سنة
38 التحقيق في تقدير الحاجة. سنة
39 تقارير التفتيش الخاصة بتقدير كون المشروع قائم (الكتب الموجهة إلى مديرية التنظيم والمساعدات العامة). سنة
المحتوى 3
جدول رقم (4)
الوثائق الادارية الخاصة بمركز وزارة العمل والشؤون الاجتماعية والدوائر التابعة لها التي لا يجوز اتلافها
نوع الوثيقة مدة الاحتفاظ
1 المعاملات الاحصائية. 10 سنوات
2 التقارير الدورية عن مدى تطبيق الاتفاقيات والتوصيات العربية. 10 سنوات
3 أوامر الصلاحيات. 10 سنوات
4 رسوم بيانية حول أنشطة الوزارة ودوائرها. 10 سنوات
5 الوثائق الخاصة بالاجازات الدراسية والبعثات والمنح والزمالات للعائدين إلى الخدمة بعد مضي عشر سنوات من تاريخ العودة للخدمة. 10 سنوات
6 الوثائق الخاصة بالاجازات الدراسية والبعثات والمنح والزمالات لغير العائدين إلى الخدمة فلا تتلف بعد مضي عشر سنوات من تاريخ تصفية الحقوق. 10 سنوات
7 وثائق تدقيق ذوي المهارات الحرفية بموجب قرار مجلس قيادة الثورة رقم 125 لسنة 1974. 10 سنوات
8 التقارير الشهرية والفصلية والسنوية الخاصة بالخطة والمتابعة. 5 سنوات
9 الوقائع العراقية (غير المجلدة). 5 سنوات
10 التقارير الخاصة بممارسة المسؤولية من موقع أدنى. 5 سنوات
11 دفاتر الذمة. 5 سنوات
12 وثائق مؤتمرات المعوقين. 5 سنوات
13 استمارات الحاسبة في صندوق رعاية الاسرة. 5 سنوات
14 التقارير الصادرة عن الموفدين خارج القطر. 5 سنوات
15 التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية المتعلقة بالاعلام. 3 سنوات
16 قرارات لجنة توزيع وتخطيط القوى العاملة. 3 سنوات
17 قرارات وتعليمات وزارة التخطيط. 3 سنوات
18 التحقيق في شكاوى العمال. 3 سنوات
19 محاضر اجتماع مجلس ادارة معاهد رعاية وتأهيل المكفوفين. 2 سنة
20 المعاملات الخاصة بالدفاع المدني والاسعافات الاولية. 1 سنة
21 الملف الدوار والنسخ الزائدة 1 سنة
جدول رقم (5)
الوثائق المالية الخاصة بمركز الوزارة ودوائرها
تطبق التعليمات المالية عدد (5) لسنة 1983 والمنشورة في جريدة الوقائع العراقية عدد 2966 في 7/11/1983 وتعديلاته.