عنوان التشريع: رقم 18 لسنة 1977 تعليمات اتلاف الاوراق الخاصة بوزارة الشباب
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 18
سنة التشريع: 1977
تاريخ التشريع: 1977-01-01 00:00:00
استنادا إلى أحكام الفقرة الثالثة من مادة 2 من قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972.
أصدرنا التعليمات التالية :
مادة 1
يقصد بالتعابير التالية : الماني المبينة إزاءها :
1- الوزير – وزير الشباب
2- الوزارة – وزير الشباب
3- اللجنة الدائمة اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (1) من مادة 2 من قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم 114 لسنة 1972.
4- اللجنة المختصة اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة /2/ من مادة 2 من القانون.
5- القانون – قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم /114/ لسنة 1972.
مادة 2
تصنف الأوراق الرسمية من هذه الوزارة والدوائر التابعة لها، عدا المؤسسة العامة لتدريب الشباب حسب البنود التالية :
أولا : السجلات والأوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة ولا يجوز إتلافها ما عدا بها بصورة دائمة ولا يجوز إتلافها ما عدا المؤسسة العامة لتدريب الشباب حسب البنود التالية.
أولا : السجلات والأوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة ولا يجوز إتلافها ما عدا ما يتقرر تصويره بالميكروفيلم :
1- مقررات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية.
2- مجموعات القوانين والأنظمة وجريدة الوقائع العراقية.
3- التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة الدائمة.
4- الأضابير الشخصية ودفاتر الخدمة والبطاقات الشخصية للموظفين والعمال.
5- تقارير ديوان الرقابة المالية والمدققين القانونيين.
6- المقاولات والعقود ودفاتر الذرعة النهائية.
7- السجلات بكافة أنواعها عدا ما استثنى منها بموجب هذه التعليمات.
8- أوراق التسجيل لدى شركة التأميم الوطنية.
9- دفاتر الضمان والاستثمارات المتعلقة بها.
10 – الاتفاقيات والعقود والبروتوكولات مع الدول والمنظمات الدولية.
11 – المستندات والأوراق في المعاملات المعلقة.
12 – الأوراق المتعلقة بحقوق الجنسية اوالأحوال الشخصية.
13 – الأوراق المتعلقة بحقوق الملكية اوالحقوق العينية المتعلقة بها.
14 – المخابرات الخاصة بالخطة (المؤقتة، اوالتفصيلية) والخطة الخمسية والمنهاج الاستثماري.
15 – سجلات أرشيف الإعلام بديوان الوزارة.
16 – الأوامر الإدارية والتعليمات الخاصة بالصلاحيات.
17 – سجلات وأضابير الدعاوى.
18 – سجلات الصادرة والواردة.
19 – سجلات ومستندات الإدخال والإخراج، وقوائم التجهيزات.
20 – كافة المخابرات السرية.
21 – سجلات وتقارير ومخابرات إتلاف الأوراق.
22 – سجلات الأثاث رقم /3/ والسيارات والمكائن والآلات وأدواتها الاحتياطية الخاصة بها.
ثانيا : يكون الحدان الأدنى والأعلى لأتلاف مستندات الصرف والقبض والسجلات الحسابية وفق ما يلي :
أ – جدول الحد الأدنى والأعلى لأتلاف مستندات الصرف.
نوع المستند الحد الأدنى
بالسنوات الحد الأعلى
بالسنوات
1- النسخ الأولى من مذكرات إذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف ومستندات الصرف ومرفقاتها.
2- قوائم الرواتب
3- الشيكات الزرقاء
4- النسخ الأولى من مذكرات إذن التسوية والمستندات المرفقة بها.
5- قوائم ومخصصات السفر والإيفاد
6- النسخ الثانية من مذكرات إذن الدفع
7- قوائم النثرية
8- سندات قيد اليومية ومرفقاتها
9- سلفات الشيكات 15
15
15
15
10
10
5
15
5 20
20
20
20
15
15
10
20
10
المحتوى 1
ب – جدول حد الأدنى والأعلى لأتلاف مستندات القبض
نوع المستند الحد الأدنى
بالسنوات الحد الأعلى
بالسنوات
1- وصولات الجباية محاسبة / 38 وما في حكمها في الدوائر الأخرى.
2- وصولات القبض محاسبة /37 وما في حكمها من الدوائر الأخرى.
3- مذكرات إذن القبض محاسبة / 34 وما في حكمها في الدوائر الأخرى.
4- مذكرات إذن القبض محاسبة /35 وما في حكمها في الدوائر الأخرى.
5- قسام الشيكات
6- الاستثمارات الدائنة والمدينة
7- بطاقات العيادات الخارجية / 64 15
15
15
15
15
15
15 20
20
20
20
20
20
20
ج – جدول الحد الأدنى والأعلى لأتلاف السجلات الحسابية
نوع المستند الحد الأدنى
بالسنوات الحد الأعلى
بالسنوات
1- سجل يومية الصندوق محاسبة / 1
2- سجل يومية الصندوق محاسبة / 66
3- سجل اليومية العام للمقبوضات / 1 خاص
4- سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة / 1 خاص.
5- سجل الطوابع المالية محاسبة / 5
6- سجل الرواتب محاسبة / 8
7- سجل التأديات التقاعدية محاسبة /9
8- سجل الاستثمارات محاسبة / 16
9- سجل التخصيصات محاسبة / 2 و3
10 – سجل معاملات الخزائن محاسبة / 4
11 – سجل الإيرادات النهائية محاسبة / 6
12 – سجل السلف المستديمة محاسبة / 10 و10 أ
13 – سجل الطوابع البريدية محاسبة / 12
14 – سجل اليومية العامة
15 – سجل الأستاذ 15
15
15
15
15
15
15
15
10
10
10
5
5
15
15 20
20
20
20
20
20
20
20
15
15
15
10
10
20
20
ثالثا : الأوراق التي يجوز إتلافها بعد مرور خمس عشر سنة :
1- المعاملات المتعلقة بالإيرادات والمصروفات الأخرى والديون والنفقة والاستقطاعات.
2- المعاملات المتعلقة بحوادث الاختلاس والسرقات والحرائق والفقدان والشطب والإتلاف بعد صدور الحكم واكتساب القطعية.
3- مخابرات الإيجار وعقودها.
4- سجل سفالات الصكوك ودفاتر موازنة الأرصدة.
5- مستندات القيد والقبض والصرف.
رابعا : الأوراق التي يجوز إتلافها بعد مرور عشر سنوات.
1- التقارير الشهرية والفصلية والسنوية.
2- المعلومات الإحصائية السنوية.
3- أية أوراق والمستمسكات التي تحدد بقرار من اللجنة الدائمة.
4- الموافقات الخطية للمسؤولين لاتخاذ الإجراءات تنفيذية ذات علاقة بسياسة الوزراء والكتب الصادرة بهذا الشأن.
5- مصادقات مجلس قيادة الثورة ومقررات مجلس التخطيط والوزارة والانضباط والتطهير وأية مصادقات أخرى بقرار من اللجنة الدائمة.
6- المخابرات المتعلقة بالمتعهدين وشؤون المناقصات والمزايدات.
7- المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل والتنفيذ.
8- المخابرات المتعلقة بالفحوصات المختبرية.
9- التشكيلات والملاكات، وما يتعلق بها من سجلات.
10 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتابات.
11 – مخابرات الإيجارات وعقودها.
12 – المخابرات الخاصة بالمقاولات وعقودها.
13 – قوائم صرفيات الوقود وسحب المحروقات ودفاتر اشتغال السيارات.
14 – قوائم النثرية وقوائم البريد والبرق والهاتف والماء والكهرباء.
المحتوى 2
خامسا : الأوراق التي يجوز إتلافها بعد مرور خمس سنوات :
1- جدول دور التسليم والتسلم والمخابرات المتعلقة بها.
2- المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات.
3- المخابرات الاعتيادية المتعلقة بالمخصصات بمختلف أنواعها والكسوة.
4- العرائض والطلبات الشخصية والشكاوى والإخباريات المنتهية معاملاتها.
5- المخابرات المتعلقة بتشكيلات الوزارات والدوائر الأخرى، عدا وزارة الشباب.
6- المخابرات المتعلقة بالبعثات والوفود والخبراء الأجانب.
7- قرارات مجالس الإدارة لمركز الشباب.
8- المخابرات المتعلقة بالصكوك ونماذج التواقيع.
9- المخابرات المتعلقة بتشكيل اللجان والايفادات داخل العراق.
10 – المخابرات المتعلقة بالخدمات التي تقوم بها الدوائر التابعة لهذه الوزارة.
11 – المخابرات المتعلقة بتخويل الصلاحيات القضائية.
12 – تخمينات الميزانية السنوية.
سادسا : الأوراق التي يجوز إتلافها بعد مرور سنة واحدة بشرط انتهاء الغرض منها.
1- دفاتر توزيع الرسائل.
2- التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة السرية.
3- المخابرات المتعلقة بالمؤتمرات والمعارض المحلية.
4- التقارير والنشرات الشهرية والأسبوعية والمتعلقة بمديرية الإعلام.
5- النسخ الزائدة من الكتب الرسمية ومسوداتها.
6- المخابرات المتعلقة بالتبليغات القضائية.
7- المخابرات المتفرغة الأخرى التي لم يرد ذكرها في هذه التعليمات.
8- سجلات دوام الموظفين.
سابعا : الأوراق التي لم يرد ذكرها في هذه التعليمات، ويجوز إتلافها بعد مرور عشر سنوات عدا ما تقرره اللجنة الدائمة بإتلافه قبل هذه المدة.
مادة 3
أولا : تقوم اللجان المختصة بتنظيم قوائم مفصلة تتضمن الأوراق الرسمية المطلوب إتلافها ومواضيعها وعرضها على اللجنة الدائمة لاستحصال موافقة الوزير.
ثانيا : لا يجوز إتلاف الأوراق المقرر إتلافها بمقتضى هذه التعليمات، إلا بحضور ممثل من المركز الوطني لحفظ الوثائق لغرض اختيار ما ينسب حفظه في المركز من تلك الأوراق.
ثالثا : يتم إتلاف الأوراق بالطريقة التي تقررها اللجنة الدائمة ويعتبر إرسال الأوراق إلى معمل الورق إتلافا على ان لا يؤدي إرسالها إلى تسرب معلومات مهمة منها لحين إتلافها.
رابعا : تودع المراسلات والمستندات المقررة إتلافها بمقتضى هذه التعليمات ذات الصفة التاريخية إلى مديرية الآثار العامة.
خامسا : يجوز للجان المختصة ان تصور تقرير تصوير بعض الأوراق الرسمية قبل إتلافها وذلك بجهاز التصوير الدقيق ويكون للصورة التي تؤيد الدائرة المختصة أخذها بواسطة الجهاز المذكور حكم الأصل.
سادسا : يكون للورقة المصورة بأجهزة التصوير الأخرى والمؤيدة من قبل الدائرة الرسمية حكم الأصل.
سابعا : يجوز إتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية بعد مضي المدة الدنيا، إذا تم تفتيشها اوتدقيقها من قبل هيئات الرقابة المالية والجهات التدقيقية.
ثامنا : تعامل السجلات الحسابية التي تستخدم لقيد مستندات القبض والصرف معاملة مستندات القبض والصرف من حيث تطبيق القواعد المقررة لإتلافها.
تاسعا : يجوز إتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية قبل انقضاء المدة والصرف والسجلات الحسابية قبل انقضاء المدة المقررة في مادة 2 من هذه التعليمات، إذا تم تامين الاحتفاظ بصورة منها بأي طرق الفنية المذكورة في مادة 4 من القانون رقم /141/ لسنة 1972 والفقرتين / 5 و6 / من هذه المادة.
عاشرا : تستثنى من أحكام الفقرات (سابعا وثامنا وتاسعا) المستندات والسجلات التي يقع عليها اعتراضات من قبل هيئات الرقابة المالية والجهات التدقيقية، والتي تنشا منها قضايا تزوير واختلاس وتحال إلى المحكم المختصة حيث يكون إتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات اوصدور قرار المحكمة واكتسابه القطعية.
احد عشر : عند إتلاف الأوراق تنظم اللجنة محضرا بنسختين يوقعهما الرئيس والأعضاء وتحفظ نسخة منهما مع قوائم الأوراق في محفظة خاصة.
مادة 4
تنطبق هذه التعليمات على كافة الدوائر التابعة لهذه الوزارة ما عدا المؤسسة العامة لتدريب الشباب.
مادة 5
تراعى أحكام قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم /141/ لسنة 1972 والتعليمات الصادرة بموجبه على كل حالة لم يدر لها نص في هذه التعليمات.
مادة 6
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير الشباب