الحفاظ على الوثائق لمركز وزارة الثقافة والاعلام والدوائر التابعة لها

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق لمركز وزارة الثقافة والاعلام والدوائر التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استنادا إلى أحكام قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983.
أصدرنا التعليمات التالية.
تعليمات الحفاظ على الوثائق لمركز وزارة الثقافة والإعلام والدوائر التابعة لها.

مادة 1
تصنف الوثائق العائدة إلى مركز وزارة الثقافة والإعلام والدوائر التابعة لها وفقا للجداول المحقة بالتعليمات.

مادة 2
– أولا – تشكل لجنة رئيسية في مركز الوزارة برئاسة وكيل الوزارة الأقدم وعضوية كل من :

1- مدير عام دائرة الشؤون الإدارية.
2- معاون مدير عام دائرة الشؤون الإدارية.
3- مدير إدارة الأفراد.
4- مدير الحسابات
5- مدير المراسلات والمعلومات.
6- مدير التطوير الإداري.
7- مدير هيئة الرقابة المركزية.
8- مدير الخدمات الإدارية.

ثانيا – تتولى اللجنة مهمة الإشراف والمتابعة على عمل اللجان الفرعية.

مادة 3
أولا – تشكل لجان فرعية في مركز الوزارة والدوائر التابعة لها برئاسة أحد مدراء الأقسام وعضوية ما لا يزيد على الخمسة من موظفي الأقسام الأساسية في الدائرة وبقرار من المدير العام للدائرة المعنية.

ثانيا – تكون مهمة اللجان الفرعية الإشراف على صيانة الوثائق وتقييمها وتنظيمها بسجلات وقوائم واتخاذ القرارات بشأن الاحتفاظ بها أو استبعادها وإتلافها.

ثالثا – تخضع قرارات اللجان الفرعية المتعلقة بالإتلاف إلى مصادقة اللجنة الرئيسية قبل تنفيذها.

رابعا – على اللجان الفرعية مراعاة أحكام المادة الخامسة من القانون عند قيامها بالعمل.

خامسا – يجوز تشكيل لجان مساعدة ترتبط باللجان الفرعية أهلاه وحسب الحاجة.

مادة 4
يتم إتلاف الوثائق المقرر إتلافها وفقا لأحكام الفقرة الثالثة من المادة الثانية من القانون وهذه التعليمات ويعتبر إرسالها إلى الجهات الصناعية إتلافا على أن لا يؤدي إرسالها إلى تسر المعلومات منها.

مادة 5
تودع الوثائق ذات الصفة التاريخية والتراثية أو العلمية أو الفنية لدى المركز الوطني للوثائق.

مادة 6
يجوز الاستعانة بكافة الوسائل العلمية الحديثة مثل أجهزة التصوير المايكرو فلم وساواها لتنفيذ أحكام هذه التعليمات.

مادة 7
تقوم اللجان الفرعية بتنظيم محاضر إتلاف الوثائق بنسختين توثق من قبلها وترسل نسخة منها إلى اللجنة الرئيسية عن طريق مدير عام الدائرة المعنية لغرض المصادقة عليها وتحفظ النسخة الثانية في محفظة خاصة لهذا الغرض.

مادة 8
أولا – لا يجوز إتلاف الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.

ثانيا – لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بالمعاملات المعلقة.

ثالثا – لا يجوز إتلاف الوثائق الأمنية والعسكرية والسياسية إلا بعد استحصال موافقة الجهات المختصة.

مادة 9
كل وثيقة لم ترد في الجداول المرفقة بهذه التعليمات ترفع إلى اللجنة الرئيسية لتحديد المدة الصغرى لإتلافها أو التصرف بها حسب أهميتها.

مادة 10
تعتبر الوثيقة المصورة بواسطة أجهزة التصوير المعتمدة والموثقة بتأييد الدائرة المختصة بحكم الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس.

مادة 11
تلغى تعليمات إتلاف الأوراق الرسمية لدوائر وزارة الثقافة والإعلام رقم 2 لسنة 1983.

مادة 12
تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

المحتوى 1
جدول رقم 1 الوثائق الإدارية

التسلسل نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم الجمهورية لا تتلف لا تتلف
3 الأنظمة والتعليمات لا تتلف لا تتلف
4 المعاهدات والاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
5 القرارات الخاصة بالمؤتمرات الدولية لا تتلف لا تتلف
6 قرارات مجلس الوزراء والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
7 الأضابير الشخصية للعمال والموظفين ودفاتر الخدمة. لا تتلف لا تتلف
8 سجلات الطلبة لا تتلف لا تتلف
9 أضابير محاضرات وقوائم إتلاف الأوراق الرسمية. لا تتلف لا تتلف
10 سجلات وأضابير الدعاوى القضائية والانضباطية. تتلف 20 سنة
11 جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
12 سجلات العمل تتلف لا تتلف
13 سجلات وأضابير الصحفيين والمراسلين تتلف لا تتلف
14 المناشير والبيانات تتلف لا تتلف
15 المخابرات السرية والصلاحيات تتلف 10 سنوات
16 قرارات مجالس الإدارة تتلف 10 سنوات
17 أضابير وسجلات الملاك تتلف 10 سنوات
18 سجلات تصنيف الموظفين تتلف 10 سنوات
19 مخابرات مجلس الانضباط العام ولجان الانضباط وقرارات اللجان الرسمية تتلف 10 سنوات
20 مخابرات الإجازات الدراسية والبعثات والمنح والزمالات تتلف 10 سنوات
21 مخابرات الإحصاء والتخطيط والتطوير الإداري والمتابعة تتلف 10 سنوات
22 عقود الاستخدام تتلف 10 سنوات
23 الصلاحيات الإدارية تتلف 10 سنوات
24 مخابرات العاملين العرب والأجانب تتلف 10 سنوات
25 دفاتر الصادرة والواردة تتلف 5 سنوات
26 مراسلات الدعوات والوفود تتلف 10 سنوات
27 مراسلات الإيفاد خارج القطر تتلف 3 سنوات
28 العرائض والطلبات الشخصية تتلف بدون تصوير 5 سنوات
29 أضابير الطلبة تتلف 5 سنوات
30 سجلات غيابات الطلبة تتلف بدون تصوير 5 سنوات
31 دفاتر توزيع الكتب والرسائل. تتلف بدون تصوير 1 سنة
32 الملف الدوار والنسخ الزائدة تتلف بدون تصوير 1 سنة
33 استمارات العيادات الطبية للعمال والموظفين التي لم يتمتع أصحابها بالإجازات المرضية تتلف بدون تصوير 1 سنة
34 المسودات وأوراق الأعمال التحضيرية تتلف بدون تصوير

المحتوى 2
جدول رقم 2 الوثائق المالية

التسلسل نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 وصولات الجباية محاسبة /38 وما في حكمها تتلف 10
2 وصولات القبض محاسبة /37 وما في حكمها تتلف 10
3 مذكرات أذن القبض محاسبة /34 وما في حكمها تتلف 10
4 مذكرات أذن القبض محاسبة 35ز و 35أ تتلف 15
5 قسائم الشيكات تتلف 15
6 إشعارات البنك / الدائنة والمدينة تتلف 15
7 بطاقات العيادات الخارجية محاسبة /64 سنة واحدة سنة واحدة
8 وصولات جباية رسوم وسائط النقل / محاسبة / 67 تتلف 10
9 قوائم المبيعات نقدية وبالأجل تتلف 10
10 النسخ الأولى من مذكرات أذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف. تتلف 10
11 قوائم الرواتب تتلف 10
12 الشيكات الزرقاء تتلف 15
13 النسخ الأولى من مذكرات أذن التسوية والمستندات المرفقة بها وما في حكمها. تتلف 15
14 النسخ الثانية من مذكرات أذن الدفع تتلف 10
15 سفلات الشيكات تتلف 3
16 جدول محاسبة /24 بأنواعها. تتلف 5
17 استمارة تحليل السلف /78 تتلف 5
18 مستندات الإدخال المخزني / 70 (بعد الانتهاء من التدقيق وإجراء المطابقة بعد الجرد). تتلف 5
19 مستندات الإدخال المخزني / 71 وما في حكمها (بعد الانتهاء من التدقيق وإجراء المطابقة بعد الجرد). تتلف 5
20 شهادة الإعفاء من سلف الزواج / 80 تتلف 3
21 الحسابات الشهرية مع الجداول ميزان المراجعة. تتلف 5
22 شهادة تجهيز طوابع رسوم السفر محاسبة 16/أ. تتلف 5
23 محاضر لجان استلام المواد تتلف 5
24 البطاقات المخزنية تتلف 10
25 الحسابات الختامية لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
26 الاتفاقيات والمعاهد المالية لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
27 التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
28 التشريعات والأنظمة والتعليمات المالية لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
29 سجل يومية الصندوق محاسبة /66 تتلف 10
30 سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة / 1 خاص تتلف 15
31 سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة / 1 خاص تتلف 15
32 سجل يومية رسوم وسائط النقل محاسبة / 67 تتلف 10
33 سجل الطوابع المالية محاسبة /5 /15. تتلف 15
34 سجل الرواتب محاسبة / 8 وما في حكمها. تتلف 15
35 سجل التأديات التقاعدية محاسبة /19 والبطاقات تتلف 15
36 سجل مراقبة الاستمارات محاسبة /16 تتلف 15
37 سجل التخصيصات محاسبة /2. تتلف 5
38 سجل معاملات الخزائن محاسبة /4، 14 تتلف 15
39 سجل الإيرادات النهائية محاسبة /6 تتلف 5
40 سجل السلفة المستديمة محاسبة / 10أ تتلف 5
41 سجل الطوابع البريدية محاسبة /12 على أن يتم تدقيقه من قبل أجهزة المختصة تتلف 5
42 سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من الراتب محاسبة /69. تتلف 10
43 سجلات الرقابة في الخزائن. تتلف 10
44 سجل الأثاث والموجودات الثابتة محاسبة /13 لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
45 سجل مراقبة سلف الزواج /79. يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد أخر سلفة مسجلة في السجل أو تدوير الأرصدة إلى سجل آخر يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ تسديد أخر سلفة مسجلة في السجل أو تدوير الأرصدة إلى سجل آخر
46 سجل يومية الصندوق /80. تتلف 10
47 السجلات البطاقات المخزنية تتلف 10
48 سجل التوحيد لا تتلف حتى لو صورت لا تتلف حتى لو صورت
49 سجل اليومية العام تتلف 15
50 سجلات اليوميات المساعدة تتلف 10
51 سجل الأستاذ العام تتلف 15
52 سجلات الأستاذ الفرعية بأنواعها. تتلف 15

المحتوى 3
جدول رقم 1 الوثائق الفنية

التسلسل نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 التقارير العلمية والفنية وأضابير المشاريع تتلف 10 سنوات
2 المخابرات الخاصة بإنشاء المباني المنتهية أو الملغية تتلف 10 سنوات
3 الصلاحيات الفنية تتلف 5 سنوات بعد نفاذ العمل بها
4 عقود الخدمات والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد مرور خمس سنوات على تاريخ انتهاء العمل تتلف بعد مرور خمس سنوات على تاريخ انتهاء العمل
5 عقدة المقاولات والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد مرور خمس سنوات على تاريخ إنهاء العمل تتلف بعد مرور خمس سنوات على تاريخ انتهاء العمل
6 الخرائط والمواصفات للمشاريع والأعمال غير المنفذة والعطاءات الفاشلة تتلف 5 سنوات
7 خرائط أبنية الوزارة ودوائرها تتلف 5 سنوات بعد تاريخ الاستلام
8 العروض والكتلوكات تتلف 3 سنوات على رفضها
9 المطبوعات الدورية وغير الدورية تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها
10 البوسترات تتلف بعد انتفاء الحاجة لها تتلف بعد انتفاء الحاجة لها
11 النصوص المسرحية تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها
12 الأفلام السينمائية والتلفزيونية تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها
13 أشرطة الكاسيت وأشرطة الفيديو والنوتات تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها تودع إلى المركز الوطني للوثائق بعد مرور 20 سنة على صدورها عند عدم الحاجة إليها