عنوان التشريع: لوزارة النفط ومؤسساتها الخاصة بقانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983
التصنيف: تعليمات
المحتوى
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00
استنادا إلى أحكام المادة 19 من القانون أعلاه وتسهيلا لتطبيق أحكام الفقرة ثالثا من المادة الثانية والفقرة ثالثا من المادة 14 من القانون ذاته.
أصدرنا التعليمات الآتية.
أولا :
1- يقصد بالوثائق المراسلات والمستندات والسجلات والمحررات الرسمية والخرائط وكل وعاء لحفظ المعلومات لأغراض هذه التعليمات.
2- تكون الجهة المسؤولة عن حفظ الوثائق والمعلومات في مركز هذه الوزارة وفي المؤسسات والمنشآت التابعة لها هي المسؤولة عن حفظها وعن كيفية تداولها.
ثانيا – اللجان
1- تشكل في مركز الوزارة لجنة رئيسية دائمية برئاسة موظف لا تقل درجته عن مدير عام أو خبير للإشراف والمحافظة على الوثائق وتقييمها وتنظيمها بسجلات أو إتلافها بالتعاون مع المركز الوطني لحفظ الوثائق وتخضع قراراتها لمصادقة الوزير أو من يخوله.
2- تشكل لجنة فرعية دائمية في كل من مركز الوزارة والمؤسسات والمنشآت النفطية التابعة لها برئاسة موظف لا تقل درجته عن مدير وعضوي موظفين لا تقل درجتهم عن ملاحظ وترتبط باللجنة الرئيسية المبينة في الفقرة 1 من ثانيا.
3- تشكل لجنة أو لجان مساعدة دائمة برئاسة موظف لا تقل درجته عن رئيس ملاحظين وعضوية موظفين من الشعب المختصة ترتبط باللجنة الفرعية المشار إليها بالفقرة 2 من ثانيا.
ثالثا :
1- اللجنة الرئيسية.
مسؤولة عن إعداد التعليمات الخاصة بوزارة النفط والمؤسسات التابعة لها وإجراء أية تعديلات لاحقة أو تفسير للتعليمات.
– إصدار التوجيهات إلى اللجان الفرعية فيما يخص تقييم الوثائق.
– متابعة أعمال اللجان الفرعية من خلال اجتماعات دورية تعقد كل ثلاثة أشهر وعند الحاجة لذلك.
– دراسة التوصيات التي تعرض من قبل اللجان الفرعية فيما يتعلق لصيانة الوثائق.
– البت في الأمور التي لم تتوصل اللجان الفرعية إلى اتخاذ القرار اللازمة بشأنها.
– إضافة ما تراه مناسبا من الوثائق إلى الجداول المرفقة بهذه التعليمات.
2- اللجنة الفرعية.
– وضع خطة دورية لتقييم الوثائق ومتابعتها بشكل مستمر لمنع تراكم الوثائق غير المفيدة وتقرر حفظ الوثائق المقيدة والحفاظ عليها وعلى ضوء التعليمات.
– تدقيق توصيات اللجان المساعدة والمصادقة عليها لغرض تنفيذها.
– التوصية بشأن تصوير الوثائق من عدمها.
– متابعة أعمال اللجان المساعدة من خلال اجتماعات دورية تعقد مرة واحدة كل شهرين أو عند الحاجة.
3- اللجان المساعدة.
– فرز الوثائق وتدقيقها وإعداد التوصية بشأن ما يتم تصويره وإتلافه من عدمه وعرضها على اللجنة الفرعية.
– عقد اجتماعات مرة واحدة أو أكثر في كل شهر أو عند الحاجة لإنجاز العمل وتدقيقه.
رابعا :
على اللجان الفرعية والمساعدة أن تراعي عند فرز الوثائق وتقييمها التمييز بين الوثائق المفيدة واتخاذ القرار بشأن الحفاظ عليها أما الوثائق غير المفيدة فتقرر استبعادها أو إتلافها بموجب محاضر إتلاف تعد للغرض المذكور وفقا للتعليمات وبعد مصادقة رئيس الدائرة.
خامسا – تصنف الوثائق العائدة لمركز الوزارة والمؤسسات والمنشآت التابعة لها إلى الأصناف الرئيسية التالية :
أ- الوثائق الفنية والمبينة بالجدول رقم 1.
ب- الوثائق المالية والمبينة بالجدول رقم 2. بالإضافة إلى ما ورد بالجدول رقم 1 و 2 المرفقين بالتعليمات عدد 5 لسنة 1983 الصادرة عن وزارة المالية أو أية تعليمات أخرى تحل محلها.
ج – الوثائق الإدارية المبينة بالجدول رقم 3.
2 – في حالة استخدام أجهزة التصوير المصغر وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق المصنفة وفقا لأحكام الفقرة رابعا من هذه التعليمات إلى الفئات الأربع التالية.
الفئة الأولى – الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها أو لوجود صعوبات فنية تحول دون تصويرها.
الفئة الثانية – الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرة لها.
الفئة الثالثة – الوثائق التي تصور ويستبعد أصل كل منها.
الفئة الرابعة – الوثائق التي لا تصور ويستبعد أصل كل منها بإنهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها.
3 – تصور الوثائق بصورتين أصليتين على الأقل وسيتم اعتمادهما بعد فحصها فنيا للتأكد من سلامتها ويتم فحص الصور المصغرة بين فترة وأخرى وبما لا تزيد عن ستة أشهر للتأكد من سلامتهما وصلاحيتهما وعدم بأهرها وتعتبر الوثيقة المصورة والمصدقة من الدائرة المختصة بحكم الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس.
المحتوى 1
جدول رقم 1 الوثائق الفنية
التسلسل نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 السجلات والتقارير الإحصائية الخاصة بإنتاج النفط والغاز. لا تتلف لا تتلف
2 التقارير الفنية المتعلقة بمواصفات النفط وتحاليل النماذج والصفات النفطية والغازية المختلفة وتقارير تحاليل اللباب والماء. كذا كذا
3 البحوث والتقارير والمعلومات والخرائط الفنية الخاصة بالحقول والمنشآت النفطية كذا كذا
4 جداول نفط موجودات الغاز واستمارات حركة المواد الغازية لدي المؤسسات وجداول استلام الغاز. تتلف تتلف بعد مرور خمسة عشر عاما.
5 التفاسير الجيوفيزيائية لا تتلف لا تتلف
6 التقارير الاستكشافية النهائية. كذا كذا
7 التقارير السنوية لنشاطات الاستكشاف والحفر والإنتاج والتحميل والناقلات. كذا كذا
8 ملفات حفر الآبار والإنتاج كذا كذا
9 التقارير النهائية لحفر الآبار. كذا كذا
10 السجلات الأصلية للمجسات. كذا كذا
11 التقارير الفنية المختلفة والخطط السنوية والخمسية والبعيدة المدى. كذا كذا
12 التصاميم الأساسية والتفصيلية لمشاريع الوزارة والمؤسسات التابعة لها. لا تتلف كذا
13 بطاقات وحسابات تجهيز النفط الخام والغاز إلى المؤسسات تتلف بعد مرور عشر سنوات تتلف بعد مرور خمسة عشر عاما.
14 أضابير المشاريع بعد تنفيذها. تتلف كذا
15 قوائم تجهيز الخرائط ومستندات أوصافها. كذا كذا
16 الأضابير الفنية للراديو والإرسال والإجازات اللاسلكية. تتلف تتلف بعد مرور خمسة عاما.
17 استمارات اختيار وصيانة مقاييس الإزاحة الإيجابية والجهاز الفاحص. تتلف كذا
18 التقارير الشهرية والفصلية لنشاطات الحفر والاستكشاف والنقل والتحميل. تتلف تتلف بعد مرور خمسة عاما.
19 استمارات حالة عمليات التركيز وحركة النفط لموجودات التركيز. كذا كذا
20 التقارير السنوية عن النفط الخام المصدر ومشتقاته المباعة والمصدرة. تتلف بعد مرور خمس سنوات كذا
21 السجلات الخاصة بالنفط الخام المصفى ومشتقاته المباعة والمصدرة كذا كذا
22 استمارة حالة عمليات التركيز وحركة النفط لوحدات التكرير. كذا كذا
23 التقارير السنوية عن النفط الخام المصدر ومشتقاته. تتلف بعد مرور خمس سنوات كذا
24 السجلات والتقارير الخاصة بالنفط الخام المصفى ومشتقاته المباعة والمصدرة. كذا كذا
25 وثائق ومستندات استلام وإصدار المنتجات النفطية تتلف بعد مرور خمس سنوات. تتلف بعد مرور عشر سنوات
26 أضابير الأعمال الرأسمالية والتشغيلية. كذا كذا
27 التقارير اليومية والأسبوعية للمنتجات النفطية. تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة
28 جداول الكيل اليومي في محطات عزل الغاز والخزانات الرئيسية وجداول إنتاج المكامن وشهادة خلو النفط الخام من الغاز. تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة
29 طلبات تجهيز النفط الخام والجداول والمراسلات المتعلقة بها. تتلف تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة.
جدول رقم 2 الوثائق المالية
التسلسل نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
1 أ بطاقات وكشوفات التكاليف الرأسمالية. تتلف بعد مرور خمس سنوات من انجاز العمل
ب بطاقات وكشوفات المعدات والآلات والسيارات
السنوية لا تتلف لا تتلف
الشهرية تتلف بعد مرور سنة واحدة من تدقيقها
ج بطاقات وكشوفات التكاليف التشغيلية
السنوية تتلف بعد خمسة عشر سنة
الشهرية تتلف بعد خمسة عشر سنة
د الكشوفات الفرعية التفصيلية للتكاليف والإندثارات والأجور والرواتب وخلاصة قواسم الجرد تتلف بعد خمس سنوات
هـ استمارات تغذي الحاسبة الإلكترونية لا تصور بعد ثلاث سنوات
2 سجل الموجودات الثابتة والممتلكات لا تتلف لا تتلف
3 سجلات مبيعات الزيوت والشحوم واستمارات خلاصة تطبيق مبيعات الوقود المحلية والمستوردة وسجلات كلفة منتجاتها والرسوم المفروضة عليها. تتلف بعد مرور عشر سنوات
4 البطاقات الشهرية وسجلات حفظ موجودات المنتجات النفطية. تتلف بعد مرور عشر سنوات
5 مراسلات مشاريع خطة التنمية القومية. تتلف كذا
6 المراسلات المتعلقة بإنشاء المباني والطرق والمنشآت بعد انتهاء العمل فيها. كذا مرور خمس سنوات على مدة الصيانة
7 العقود والكفالات والتعهدات الدولية والمقاولات المحلية خلال فترة العمل بها. تتلف الدولية بعد مرور خمس عشر عاما والمحلية بعد مرور عشر سنوات
8 مراسلات الاستيراد فتح الاعتمادات والأوراق والمستندات المتعلقة بها. لا تصور بعد مرور عشر سنوات
9 الجداول والمستندات والأوراق والاستمارات المتعلقة بمنتوج وقود الطائرات وجداول البيع بالنسيئة. كذا خمس سنوات
10 سجلات تعويض الإجازات المرضية. كذا خمس سنوات
11 دفاتر ومستندات الطلب وتجهيز وشراء وإخراج المواد المخزنية واستماراتها. تتلف خمس سنوات
12 بطاقات تصليح الوحدات ومضخات الوقود وأضابير صيانة المكائن. لا تصور خمس سنوات
13 الميزانية التخمينية الرئيسية المصدقة والمنهاج الاستثماري السنوي. تصور
14 استمارات وتقارير الإصابات تصور
15 بطاقات مطعم الموظفين والعمال. لا تصور بعد مرور سنة واحدة
16 العقود والتعهدات العامة والخاصة بالإيجارات لا تتلف لا تتلف
17 السجلات الخاصة بالديون الممتازة كذا بعد مرور خمس عشر سنة
18 تقارير ومراسلات المفتشين والمدققين وديوان مراقبي الحسابات العام لا تصور بعد مرور خمس سنوات من انجاز العمل
19 مراسلات الصلاحيات المالية والإدارية النافذة تتلف لا تتلف
20 سجلات ومراسلات الدور الحكومية ومعاملات تسليف الموظفين والعمال لغرض الإسكان لا تتلف بعد عشر سنوات من استرداد القرض أو السلفة
21 وثائق التأمين على الممتلكات الحكومية بوليصة التأمين تتلف بعد استنفاذ أغراضها
22 سجل تسديد اشتراكات الضمان الاجتماعي والتثقيفات التقاعدية تتلف بعد استنفاذ أغراضها
23 التفتيش والتدقيق الداخلي والمراسلات والسجلات والأوراق والجداول المتعلقة بها. تتلف بعد مرور خمس سنوات من انجاز العمل
24 بطاقات وقوائم الاستقطاعات للموظفين والعمال وشهادة آخر راتب والاستقطاعات الأخرى تتلف كذا
25 التقارير المالية الشهرية تتلف كذا
26 أوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية مع وثائق التأمين وسجل التعويضات تتلف بعد استنفاذ أغراضها
27 التصاريح الكمركية تتلف بعد مرور عشر سنوات
28 المراسلات حول الودائع والأمانات لدى المصارف تتلف بعد خمس سنوات بعد مرور عشر سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها
29 المراسلات الخاصة بالصكوك ونماذج التوقيع تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة.
المحتوى 2
جدول رقم 3 الوثائق الإدارية
نوع الوثيقة الإتلاف في حالة تصوير الوثيقة الإتلاف في حالة عدم تصوير الوثيقة
القوانين تتلف لا تتلف
قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم الجمهورية كذا كذا
الأنظمة والتعليمات كذا كذا
قرارات مجلس التخطيط كذا كذا
دفاتر الخدمة والضمان الاجتماعي لا تتلف لا تتلف
الاتفاقيات والبروتوكولات والوثائق الملحقة بها كذا كذا
جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
محتويات المكتبة والسجلات والملفات الخاصة بها والتقارير والبحوث العلمية العينية المتعلقة بها كذا كذا
الأوراق المتعلقة بحقوق الملكية وحقوق الامتياز والحقوق العينية والمدنية لا تتلف لا تتلف
الأوراق المتعلقة بحقوق الجنسية والأحوال الشخصية كذا كذا
مجموعات القوانين والأنظمة تتلف لا تتلف
الملفات الشخصية تتلف عدا أوراق ومستمسكات التعيين وأمر المباشر واستمارة العلاوة لا تتلف
الدعاوي المتنازع عليها والتي لم تحسم بعد وقرارات المحاكم التي لم تكتسب الدرجة القطعية لا تتلف إلا بعد انتفاء الغرض منها
سجل الأساس للموظفين والعمال والطلاب لا تتلف لا تتلف
سجلات الأملاك تتلف لا تتلف
قرارات مجلس النفط وشركة النفط الوطنية وقرارات مجالس الإدارة في المؤسسات النفطية وتوصيات اللجان الاستشارية والوثائق الملحقة بها. تتلف بعد مرور خمس سنوات من انتهاء العمل بها.
قرارات المحاكم على اختلاف أنواعها تتلف بعد مرور خمس عشرة سنة على اكتسابها الدرجة القطعية
قرارات الهيئات القضائية ذات العلاقة بشؤون الوزارة والمؤسسات التابعة لها. لا تتلف كذا
العقود على اختلاف أنواعها والمستندات الملحقة بها عدا العقود المدونة في جدول الأوراق الفنية تتلف بعد نفاذ الغرض منها بعد مرور خمسة عشر عاما
ملفات الدعاوي القضائية والانضباطية تتلف كذا
الصلاحيات الإدارية والمالية والفنية كذا كذا
سجلات مجلس النفط والنفط الوطنية والهيئات الاستشارية ومجالس إدارات المؤسسات النفطية لا تتلف لا تتلف
المراسلات الخاصة بالخبراء الفنيين العرب والأجانب بعد انتفاء الحاجة إليها. تتلف بعد مرور خمس سنوات
المراسلات والسجلات العامة والخاصة لشؤون المتقاعدين لا تتلف بعد مرور خمس سنوات
سجل الصادرة والواردة السري والعائدة ودفاتر الذمة والأضابير العامة والتعاميم تتلف كذا
المراسلات الخاصة بالمراسلات العربية والدولية كذا كذا
طلبات التعيين والإعلانات والمراسلات المتعلقة بها بعد مرور خمس سنوات
النشرات والمجلات كذا
أضابير الدوار
أوراق سير السيارات والمراسلات المتعلقة بها
المراسلات الخاصة بالتعليمات
استمارات وجداول المناوبة بعد مرور سنة واحدة
بطاقات ووثائق استعمال البطاريات والإطارات كذا
عروض وعطاءات المناقصات الفاشلة بعد مرور ثلاث سنوات
جداول خفارات الدفاع المدني والمراسلات الخاصة بها بعد مرور سنة واحدة
مذكرات الشحن وقوائم حمولات البواخر بعد مرور خمس سنوات
المراسلات المتعلقة بالسلامة الصناعية بعد مرور خمس سنوات
استمارات طلب أدوات الإطفاء وطلب أدوات الإسعاف بعد مرور ثلاث سنوات
استمارات الإجازات الوقتية تتلف
طلبات خدمات متفرقة والمراسلات المتعلقة بها لا تصور بعد مرور خمس سنوات
النسخ الثواني من الكتب والمخابرات والمراسلات لا تصور بعد مرور سنة واحدة