النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية

عنوان التشريع: النظام الداخلي للمؤسسة العامة لتجارة السلع الانتاجية
التصنيف: نظام داخلي

المحتوى 1
سنة التشريع: 1980
تاريخ التشريع: 1980-01-01 00:00:00

مادة 1
مهام المؤسسات – تقوم المؤسسة ومنشآتها في مجال اختصاصها بكافة الاعمال التجارية وفقاً لأحكام القوانين والانظمة والقرارات المرعية في هذا المجال وللمؤسسة على وجه الخصوص ما يلي : –
1 – تخطيط وتوجيه ومراقبة انشطة المنشآت التابعة لها .
2 – تقديم الاقتراحات الخاصة بتخطيط سياسات الاستيراد .
3 – توفير احتياجات القطر بصفة مستمرة من السلع المحصور استيرادها بالمنشآت التي تساهم في استيراد جزء منها وذلك عن طريق متابعة تنفيذ مناهج الاستيراد .
4 – اعداد الدراسات الخاصة بأمور النقل والتخزين والتوزيع لضمان استمرار انسياب السلع لكافة انحاء القطر .
5 – تنظيم استيرادات القطاع الخاص بالنسبة للسلع المحصور استيرادها بمنشآت المؤسسة .
6 – استثمار اموال المؤسسة ومنشآتها للاغراض التجارية .
7 – تدقيق ومراقبة حسابات المنشآت .
8 – اعداد وتدريب ورفع كفاءة اداء الافراد في المؤسسة والمنشآت بمختلف المجالات عن طريق الدورات والحلقات الدراسية والتدريب .

مادة 2
الهيكل التنظيمي لديوان المؤسسة – أ – يتكون ديوان المؤسسة من الوحدات التنظيمية التالية : –
1 – دائرة الشؤون الادارية .
2 – دائرة الرقابة المالية .
3 – الدائرة التجارية .
4 – دائرة الهندسة .
5 – دائرة المحاسبة الالكترونية .
6 – قسم التنظيم والاساليب .
ب – يتولى مدير قسم التخطيط والمتابعة في ديوان المؤسسة اعمال سكرتارية مجلس الادارة اضافة لأعمال وظيفته .

مادة 3
اختصاصات دوائر المؤسسة والتشكيلات التابعة لها .
1 – دائرة الشؤون الادارية – يرأسها موظف بدرجة خبير وتتولى تخطيط القوى العاملة للمؤسسة ومنشآتها وتقدير احتياجاتها من مختلف المهن والاختصاصات وضمان سلامة توزيعهم بالشكل الذي يحقق وضع الفرد المناسب في المكان المناسب والعمل على تدريب وتطوير القوى العاملة بما يؤمن رفع مستوى الاداء، كما تتولى اعداد الاقتراحات واللوائح والانظمة والقواعد العامة والتعليمات التي تطبق على الافراد ومتابعة تنفيذها .
وترتبط بهذه الدائرة الاقسام التالية : –
أ – قسم الافراد – ويختص بالمهام التالية : –
1 – اقتراح مشروعات اللوائح والقواعد والتعليمات العامة التي تطبق على الافراد في المؤسسة ومنشآتها وكذلك تجميع ما يرد الى القسم من مشروعات لوائح او انظمة او قواعد او اعداد المذكرات اللازمة بها .
2 – تخطيط الافراد من مختلف الفئات للمؤسسة ومنشآتها واعداد التوصيات وبيان الوسائل التي تؤدي الى توفيرهم بالتوصيف المطلوب .
3 – دراسة مدى ملائمة توزيع الافراد – على المؤسسة ومنشآتها واقتراح اعادة توزيعهم بما يكفل وضع الفرد المناسب في المكانب المناسب .
4 – دراسة الشكاوي التي ترد من الافراد واتخاذ الاجراءات اللازمة لازالة اسبابها واعداد تقارير تحليلية عن اتجاهات الشكاوى والاقتراحات اللازمة لتذليلها .
5 – متابعة اجراءات العمل بالمنشآت فيما يختص بشؤون الافراد .
6 – متابعة تنفيذ المنشآت بالنسبة لقضايا الافراد التي سبق ابداء الرأي بها .
7 – الاشراف على كل ما يتعلق بشؤون الافراد في المؤسسة ومنشآتها ومسك سجل خاص لتدوين البيانات الخاصة بهم ومؤهلاتهم وخبراتهم والامور الاخرى ومعرفة كل ما يهم المؤسسة عنهم .
8 – مسك سجل بمستويات الوظائف في المؤسسة ومنشآتها والملاك المعتمد والوظائف الشاغرة .
9 – تطبيق وتنفيذ النظام الداخلي والقواعد الخاصة بشؤون الافراد .
10 – اعداد ملاك ديوان المؤسسة وتدقيق ملاكات المنشآت التابعة للمؤسسة .
11 –تنفيذ اجراءات التعيينات والعلاوات والترفيعات والاعتزال والتقاعد والنقل والندب والاعارة والعقوبات وانهاء الخدمة لمنتسي ديوان المؤسسة .
12 – القيام بايضاح القواعد والتعليمات التي تصدرها المؤسسة او الجهات الاخرى والتأكد من سلامة تطبيقها .
ب – قسم الادارة – ويختص بالمهام التالية : –
1 – استلام البريد الوارد واتخاذ الاجراءات لتوزيعه حسب عائديته وتأمين اصدار الكتب .
2 – حفظ المراسلات وتنظيمها وتصنيفها .
3 – القيام بأعمال الطبع والرونيو والاستنساخ .
4 – القيام بأعمال التلكس .
5 –تأمين احتياجات ديوان المؤسس من الاثاث والقرطاسية .
6 – المحافظة على مبنى ديوان المؤسسة ومحتوياته ومراقبة اعمال التنظيف والصيانة وتوزيع اعمال الفراشين والحراس والمستلزمات الاخرى .
7 – مراقبةدوام منتسبي ديوان المؤسسة والقيام بمهمة الاستعلامات .
8 – مسؤولية ادارة وخدمات السيارات التابعة لديوان المؤسسة .
جـ – قسم العلاقات والتدريب – ويختص بالمهام التالية –
1 – تعريف العاملين الجدد بأهداف المؤسسة ومنشآتها وواجباتها وهياكلها التنظيمية وعلاقاتها وتدريب العاملين وزيادة مهاراتهم وخبراتهم وتطويرها عن طريق تنفيذ البرامج التدريبية وفقاً لخطة لتدريب المقررة من قبل الوزارة والمؤسسة .
2 – الاشراف على تدري الطلبة والمتدربين الخارجين وفقاً للبرامج التدريبية الخاصة وبالتنسيق مع الاجهزة المختصة .
3 – القيام بأعمال العلاقات الداخلية بما يحقق تدعيم الروابط بين الافراد في المؤسسة ومنشآتها وتوجيه النشاط الاجتماعي .
4 – دراسة المشاكل التي تتعرض اليها المؤسسة ومنشآتها فيما يتعلق بالعلاقات الانسانية والعامة ورفع التوصيات اللازمة لحلها ودراسة ما يحال من شكاوى المراجعين والمواطنين ورفع التوصيات اللازمة بشأنها .

المحتوى 2
5 – القيام بأعمال الاعلام داخل المؤسسة وخارجها عن طريق ما تقوم به من طبع ونشر الكتيبات والنشرات والمعلومات التي تخدم المؤسسة ومنشآتها ومتابعة ما ينشر في الصحف فيما يتعلق بنشاطاتها .
6 – اعداد التنظيمات الخاصة باقامة الندوات والاجتماعات والمؤتمرات والحفلات واجراءات الاستقبال ومرافقة الوفود وكافة اعمال التشريفات .
7 – القيام بالاجراءات الخاصة بايفاد العاملين في المؤسسة ومنشآتها وكافة الاغراض .
8 – القيام بالاجراءات الخاصة بالمعاملات المتعلقة بالخبراء الاجانب والوفود الخارجية واقامتهم وسفرهم وترتيب زياراتهم .
9 – ادارة المكتبة تهيأة وتوفير المصادر والكتب والنشرات .
10 – اعداد الكتاب السنوي عن نشاط المؤسسة والاشراف على توزيعه .
11 – القيام بمهمة ترجمة مخابرات المؤسسة .
12 – اعداد تقرير سنوي عن مراحل تنفيذ الخطة التدريبية ووضع خطة التدريب الجديدة .
13 – اعداد سياسة التدريب وفقاً للاحتياجات الفعلية وتنفيذها .
14 – متابعة اعمال من يتم تدريبهم وتقديم التقارير عن نشاطاتهم .
د – قسم الحقوق والاراضي – ويختص بالمهام التالية : –
1 – القيام باجراءات استملاك وبيع الاراضي والعقارات وتسجيلها باسم المؤسسة .
2 – القيام باجراءات ايجار واستئجار وتنظيم العقود للاموال المنقولة وغير المنقولة للمؤسسة ومتابعة تنفيذها .
3 – القيام بتنظيم الانذارات القانونية والرد عليها وابداء الرأي فيما يتعلق بمعاملات المؤسسة .
4 – مراجعة وتدقيق الوثائق والعقود التي تبرمها المؤسسة والمنشآت التابعة لها .
5 – الحضور في الدعاوى والقضايا التي تكون المؤسسة طرفاً فيها وبتخويل من رئيس المؤسسة .
6 – ابداء الرأي بشأن الاستفسارات القانونية التي تحال اليه .
7 – حفظ النسخ الاصلية من العود وتزويد الدوائر والمديريات المختصة بنسخ منها للتصرف كل بقدر تعلق الامر به .
2 – دائرة الرقابة المالية – ويرأسها موظف بدرجة مدير حسابات اقدم وتتولى متابعة ورقابة مختلف الانشطة المالية للمؤسسة ومنشآتها واقتراح الانظمة والوسائل التي من شأها تلافي الاخطاء قبل وقوعها .
وترتبط بهذه الدائرة الاقسام التالية : –
آ – قسم الرقابة المالية – ويختص بالمهام التالية : –
1 – التأكد من كفاءة اعمال الحسابات في المؤسسة ومنشآتها سواء من ناحية النظام المحاسبي المطبق او كفاءة القائمين بما يضمن سلامة النواحي المالية .
2 – القيام بايضاح القواعد والتعليمات المالية التي تصدرها المؤسسة او الجهات الاخرى والتأكد من سلامة تطبيقها .
3 – التثبيت من ايداع حصيلة المبيعات اليومية للمنشآت التابعة لدى المصارف .
4 – التأكد من اجراء التأمين على موجودات المؤسسة ومنشآتها وكذلك التأمين ضد خيانة الامانة .
5 – رقابة واردات المؤسسة ومنشآتها وتفتيش السجلات للتثبت من سلامة الاجراءات والقيود .
6 – التأكد من سلامة اجراءات الجرد والتقييم وان تحديد معدلاته قد تم وفق القواعد والاصول المرعية .
7 – التعليق على تقارير ديوان الرقابة المالية المتعلقة بالمؤسسة ومنشآتها والرد عليها .
8 – تدقيق صحة احتساب السلف المستحقة للمقاولين والمبالغ الاخرى المستحقة وكذلك المدد والذرعات النهائية للمقاولات .
ب – قسم الميزانيات والتحليل المالي – ويختص بالمهام التالية : –
1 – دراسة النظم المتبعة في اعداد الميزانيات التخمينية واصدار التعليمات بالقواعد المطلوبة ووضع تلك الميزانيات على اساسها والتأكد من ان الميزانية التخمينية للمؤسسة ومنشآتها قد اعدت وفق هذه التعليمات .
2 – توحيد ميزانيات المؤسسة ومنشآتها بميزانية موحدة .
3 – دراسة وتحليل الميزانيات والحسابات الختامية وموازين المراجعة للمؤسسة ومنشآتها على مؤشرات تعرض على مجلس الادارة .
4 – دراسة الاسباب الحقيقية للابتعادت عن الميزانيات التخمينية وبحث نقاط الخلاف التي قد تقوم بين المنشآت وديوان الرقابة المالية وعرض صورة لهذه المواضيع على مجلس ادارة المؤسسة .
5 – ابداء الرأي فيما تثيره المنشآت عن مدى كفاية رؤوس اموالها تمهيداً لعرضها على مجلس الادارة .
6 – دراسة طلبات التسهيلات اللازمة للمنشآت ووضع التوصيات المناسبة لمجلس الادارة بالنسبة لكتب الضمان المطلوب اصدارها .
7 – طلب البيانات المالية من المنشآت والتي قد تحتاجها الدوائر والاقسام المختلفة بالمؤسسة او التي قد تكون مطلوبة من قبل مجلس الادارة .
8 – القيام بالدرسات الخاصة بدمج بعض المنشآت القائمة لانشاء المشروعات الجديدة من الناحية المالية .
9 – دراسة موقف الحسابات الجارية بالمنشآت متابعة المتحصلات وابداء الرأي والتوصيات لتحسين وتطوير نظم التحصيل .
جـ – قسم حسابات الكلف والتسعير – ويختص بالمهام التالية : –
1 – اقتراح نظم حسابات الكلفة والسجلات اللازمة لذلك في المنشآت واقتراح التحسينات التي يمكن اجراؤها في انظمة الكلفة القائمة .
2 – تدقيق حسابات كلفة منتجات المنشآت ومتابعتها والتثبت من سلامة الطرق المتبعة من اجل ذلك .
3 – دراسة تطور عناصر التكاليف على مستوى مراكز الكلفة في المنشآت وبيان الانحرافات ومسبباتها والمقترحات اللازمة لمعالجتها .
4 – التأكد من تطبيق المنشآت لأسس وقواعد التسعير المعتمدة للقطاع التجاري الاشتراكي والتقدم بالمقترحات اللازمة لتعديل تلك الاسس والقواعد في ضوء السياسة الاقتصادية العامة للدولة والتوجيهات الواردة في خطط التنمية القومية .
5 – تدريب الكوادر المسؤولة عن حسابات الكلفة في المنشآت واعدادهم لكي يقوموا بأعباء مسؤولياتهم بالشكل المطلوب .
6 – تقديم تقارير دورية وسنوية عن المواضيع اعلاه .
د – قسم الحسابات – ويختص بالمهام التالية : –
1 – استلام وقيد الايرادات والتأمينات الخاصة بديوان المؤسسة ومتابعة ايداعها ومطابقة حسابات المؤسسة مع المصارف .
2 – اعداد المستندات والكشوفات الاصولية بمدفوعات ديوان المؤسسة .
3 – صرف المدفوعات المتحققة على ديوان المؤسسة بعد التأكد من مطابقتها للقانون والتعليمات وتوفر الاعتماد اللازم .
4 – اعداد كشوفات صرف الرواتب والاجور والمخصصات والمكافآت والكسوة ومسك السجلات الخاصة بها .
5 – مسك السجلات الحسابية وفق النظام المحاسبي الموحد .
6 – اعداد احسابات الختامية والميزانية العامة لديوان المؤسسة .
7 – اعداد الميزانية التخمينية السنوية لديوان المؤسسة .
8 – حفظ الكفالات وخطابات الضمان الاولية والنهائية المستلمة من المقاولين ومتابعة تجديدها او تمديدها وتنفيذها بعد التنسيق مع الجهات المختصة بالديوان .
9 – احتساب استحقاق المقاولين من السلف للاعمال المنجزة واجراء التسويات النهائية لعقود المقاولات لمشاريع المؤسسة .
10 – اجراء التأمين على موجودات ديوان المؤسسة والتأمين ضد خيانة الامانة .

المحتوى 3
3 – الدائرة التجارية – يرأسها موظف بدرجة خبير وتتولى تخطيط السياسات التسويقية المختلفة واعداد الخطة السنوية للمؤسسة ومنشآتها في اطار خطة التنمية القومية للقطر ومتابعة تنفيذها . كما تتولى تقديم الخدمات التجارية الى المنشآت التابعة للمؤسسة في مجالات التخزين والنقل اضافة الى تنظيم استيرادات القطاع الخاص بالنسبة للسلع التي تختص بها منشآت المؤسسة وترتبط بهذه الدائرة والاقسام التالية : –
آ – قسم الاحصاء والابحاث – ويختص بالمهام التالية : –
1 – تجميع الاحصائيات والبيانات لمختلف الانشطة في المؤسسة والمنشآت التابعة لها .
2 – تحليل الارقام والاحصائيات والتوصل لاستخراج مؤشرات عامة تجعل الدوائر المختصة بالمؤسسة في موقع تستطيع معه التعليق على مثل هذه المؤشرات وايضاح اسباب الظواهر من عجز وزيادة .
3 –استلام النماذج الاحصائية من الجهات ذات العلاقة وارسالها الى المنشآت واصدار التعليمات اللازمة بتطبيقها .
4 – اجراء البحوث الاقتصادية المختلفة فيما يتعلق بالتجارة بصفة عامة والسلع التي تتعامل بها المنشآت بصفة خاصة .
5 – اعداد ابحاث تحليلية دورية عن نشاط التجارة في نطاق منشآت المؤسسة .
6 – اعداد التقرير السنوي للمؤسسة .
ب – قسم التخطيط والمتابعة – ويختص بالمهام التالية : –
1 – اعداد الخطط السنوية لنشاط المؤسسة ومنشآتها في مجالات الاستيراد والتوزيع والتخزين والنقل وعرضها على المجلس لاقرارها ومتابعة تنفيذها .
2 – اقتراح الحلول المناسبة للمشاكل والمعوقات التي تعترض تنفيذ خطط واعمال المؤسسة ومنشآتها وتقديم تقارير تقييمية بذلك .
3 – دراسة مناهج الاستيراد المقترحة من المنشآت وتوحيدها وتنسيقها ببرامج موحدة للمؤسسة ككل .
4 – ابلاغ منهاج الاستيراد الى المنشآت بعد اقراره من قبل الجهات المختصة ومتابعة التنفيذ .
5 – القيام بايضاح القواعد والتعليمات التي تصدرها المؤسسة او الجهات الاخرى والتأكد من سلامة تطبيقها .
جـ – قسم الخدمات التجارية – ويختص بالمهام التالية : –
1 – متابعة عمليات سحب البضائع المستوردة من مخازن وارصفة الموانئ العراقية والمخازن الكمركية ومخازن السكك وشركات النقل وعدم السماح بتكدسها .
2 – الاشراف على متابعة شحن ونقل البضائع المستوردة من مناشئها حتى موانئ ومحطات الوصول خارج وداخل القطر .
3 – العمل على تطوير صيغ الشحن والنقل للبضائع المستوردة بما يضمن وصول البضائع بأسرع وقت واقل كلفة .
4 – متابعة اعمال الاخراج الكمركي للبضائع المستوردة والاشراف على عمليات استلام ونقل تلك البضائع من الموانئ ومحطات الوصول الى المخازن المختلفة .
5 – مراقبة خزن البضائع في المخازن والمجمعات المخزنية وبالشكل الاصولي الذي يضمن عدم تلف تلك البضاعة .
6 – متابعة حركة دخول وخروج البضائع وطلب الكشوفات الشهرية والسنوية بذلك .
7 – مراجعة الحدود الدنيا والعليا ونقطة اعادة الطلب لكل صنف بالخازن للتأكد من ملائمته للاحتياجات واقتراح الحلول اللازمة لتصريفها او مناقلتها .
8 – تحليل التقارير عن حركة البضائع في المنشآت ومعرفة البضائع البطيئة الحركة ووضع الحلول المناسبة لها .
9 – متابعة اعمال نقل البضائع بين محافظات القطر واستخدام وسائل النقل والمناولة المتوفرة لدى المنشآت بما يضمن استغلال اقصى طاقة ممكنة لتلك الوسائل .
10 – الاشراف العام على المجمعات المخزنية المركزية ومراقبة دوام العاملين فيها .
11 – المحافظة على امنية وسلامة المخازن والمجمعات المخزنية ومتابعة اعمال الحراسات والتأكد من توفير وصلاحية وسائل مكافحة الحريق والاشراف على مراكز الاطفاء التابعة للمجمعات المخزنية .
12 – متابعة تهيئة الكراجات اللازمة لايواء وتصليح وسائط النقل ووسائل المناولة ومراقبة اعمال الصيانة على تلك الوسائل والوسائل على معدات التصليح لضمان استمرار اعمال الصيانة وتقديم الخدمات اللازمة .
د – قسم التسويق والرقابة التجارية – ويختص بالمهام التالية : –
1 – دراسة احتياجات القطر السنوية من السلع المختلفة على اساس التقديرات المتاحة للانتاج والاستهلاك .
2 – دراسة وتحليل التقارير الاقتصادية المختلفة ومتابعة اجراءات المنشآت بشأن ما ورد فيها .
3 – دراسة مشاكل الوكلاء ومدى انتظام تجهيزهم وطبيعة علاقاتهم بالمنشآت .
4 – تقدير الحاجة لمنافذ التوزيع المباشر وغير المباشر في جميع انحاء القطر .
5 – متابعة ما ينشر في الصحف اليومية من شكاوى حول شحة السلع في الاسواق ومعرفة اسبابها ووضع العلاج اللازم لذلك .
6 – العمل على ازالة الاختناقات السلعية الحاصلة في السوق ومعرفة اسبابها ووضع دراسة تحليلية لغرض القضاء عليها .
7 – الاشراف العام على المجمعات التسويقية بما يخص شحة السلع المعروضة .
8 – توجيه المنشآت فيما يتعلق بابرام العقود التسويقية ودراسة وتحليل العقود المبرمة وفقاً للاحكام والشروط العامة المقررة من قبل مجلس التخطيط .
9 – القيام بجولات ميدانية للاسوا ومنافذ التوزيع من وكلاء ومعارض للتعرف على موقف السوق ومدى توفير السلع والمواد ومراقبة ايصال البضاعة الى المواطنين .
هـ – قسم تنظيم استيرادات القطاع الخاص – ويختص بالمهام التالية : –
1 – اصدار اجازات الاستيراد للتجار والحرفيين المصنفين وفقاً للحصص المحددة في منهاج الاستيراد وفي ضوء التعليمات السارية وتمديدها وتعديلها والغائها ومتابعة تنفيذها .
2 – تصنيف التجار وتحديد اختصاصاتهم والغاء هوياتهم .
3 – مسك السجلات الخاصة بتنظيم استيرادات القطاع الخاص التجاري .
4 – دائرة الهندسة – يرأسها موظف بدرجة رئيس مهندسين وتتولى دراسة وضع التصاميم لمشاريع المؤسسة ومنشآتها وتنفيذها وصيانتها .

المحتوى 4
وترتبط بهذه الدائرة الاقسام التالية : –
آ – قسم الدراسات والتصاميم – ويختص بالمهام التالية : –
1 – اعداد دراسة الجدوى الاقتصادية المتعلقة بمشاريع المؤسسة ومنشآتها .
2 – وضع التصاميم المعمارية والانشائية والمكيانيكية والكهربائية والصحية .
3 – اعداد صيغة المناقصات وجداول الكميات .
4 – الاعلان عن المناقصات وتحليل العروض المقدمة .
5 – اعداد الخطة السنوية والخمسية لمقترحات المنهاج الاستثماري .
6 – متابعة تنفيذ المشاريع .
7 – اعداد الاستمارات الفصلية بالمشاريع وارسالها الى الوزارة ووزارة التخطيط .
ب – قسم التنفيذ – ويختص بالمهام التالية : –
1 – تنفيذ المشاريع او الاشراف عليها .
2 – تدقيق سلف المقاولين واحالتها للصرف .
3 – مسك سجلات بالمبالغ المصروفة والمدد الممنوحة والمواد المجهزة للمشاريع .
4 – تقديم المقترحات لتحسين أي جزء بالمشروع قبل تفنيذه .
5 – القيام بالذرعة النهائية للمشاريع .
جـ – قسم الصيانة والتشغيل – ويختص بالمهام التالية : –
1 – القيام بتشغيل المكائن والمعدات التي تنصب في المشاريع وصيانتها والاشراف عليها وتدريب الكادر الفني لها .
2 – صيانة المشاريع الهندسية التابعة للمؤسسة ومنشآتها بصورة عامة .
3 – صيانة الابنية المخزنية والمجمعات المخزنية والتسويقية للمؤسسة ومنشآتها .
5 – دائرة الحاسبة الالكترونية – يرأسها موظف بدرجة مدير تنفيذي وتتولى اجراء الدراسات وتصميم الانظة الممكنة الخاصة بنشاطات المؤسسة ومنشآتها ومتابعة تنفيذها وتقديم الخدمات الاستشارية المتعلقة بتطبيقات انظمة الحاسبات الالكترونية لمختلف اقسام المؤسسة ومنشآتها بشكل يكفل من التنظيم وزيادة كفاءة الاداء والتنسيق مع المركز القومي للحاسبات الالكتروينة من الناحية الفنية والتطبيقية منعاً للازدواجية في العمل . وترتبط بهذه الدائرة الاقسام التالية : –
آ – شعبة الادارة – وتختص بالمهام التالية : –
1 –استلام البريد الوارد وتسجيله .
2 – اعداد وحفظ المراسلات المتعلقة بأعمال الدائرة .
3 – القيام بأعمال طبع وتصوير المستندات واستمارات العمل في الدائرة .
4 – تأمين احتياجات الدائرة من الاثاث والقرطاسية الخاصة بعمل اجهزة الحاسبة (من الاقراص والاشرطة الممغنطة وورق الطبع المستمر . . . الخ) وادارة وتنظيم المخزن الخاص بها .
5 – المحافظة على مبنى دائرة الحاسبة ومحتوياتها ومراقبة اعمال التنظيف والصيانة .
6 – مراقبة الدوام الاعتيادي والاضافي لمنتسبي الدائرة .
7 – اعداد النشرات الخاصة بانجازات ونشاطات الدائرة .
8 – ادارة وتنظيم وتوفير المصادر والنشرات للمكتبة الخاصة بالدائرة .
9 – اعداد جداول المخصصات الخاصة بمنتسبي اقسام الدائرة ورفعها الى الجهات المعنية لاستحصال الموافقات الاصولية على منحها .
10 – اعداد الملاك السنوي والخطة السنوية استناداً الى متطلبات العمل والتوصيات المرفوعة من قبل اقسام الدائرة .
11 – اختبار المتقدمين للعمل في اقسام دائرة الحاسبة وارسال النتائج الى قسم الافراد في دائرة الشؤون الادارية في المؤسسة والى المركز القومي للحاسبات الالكترونية .
ب – قسم الانظمة والدراسات – يكون القسم مسؤولاً عن اجراء البحوث والدراسات عن طريق مسح وتحليل اوضاع المنشآت لوضع الانظمة اللازمة لها ومتابعة التطورات الحاصلة في اساليب العمل وتطبيقات الحاسبات الالكترونية والاشتراك في وضع الخطط العامة للدائرة ويضم القسم الشعب التالية : –
ب – 1 – شعبة تحليل الانظمة – وتختص بالمهام التالية : –
1 – جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالانظمة التي اقرت مكننتها .
2 – اشراك كوادر من الجهة المستفيدة خلال مراحل تصميم وتنفيذ النظام وحسب مقتضى الحال بهدف اعداد هذه الكوادر لتتولى مسؤولية الاشراف على تطبيق النظام والتنسيق مع شعبة السيطرة في دائرة الحاسبة مستقبلاً .
3 – تحديد اجراءات التحول من النظام القديم الى النظام الجديد .
4 – تحليل البيانات والمعلومات ووضع حلول عامة للمشاكل ونقاط الاختناق ووضع بدائل مختلفة لها واقرارها .
5 – اعداد التقرير النهائي المتضمن عرض نتائج جمع المعلومات والحلول المقترحة وبدائلها على الادارات المستفيدة من النظام لاستحصال موافقتها على احدى البدائل المطروحة والمقرة من قبل الدائرة . وبجدول زمني للتنفيذ .
6 – وضع التصاميم التفصيلية للنظام المقر من قبل الادارات المستفيدة كتفاصيل السجلات الرئيسية والوسيطة وسجلات الحركات والاستمارات المستعملة وتقسيم النظام الى مجموعة من البرامج العملية التي يمكن كتابتها باستعمال احدى لغات الحاسبة الالكترونية .
7 – وضع وتوثيق مواصفات البرامج المطلوبة للنظام .
8 – فحص النظام بصورة كاملة والتأكد من صحة المعلومات الداخلية اليه والخارجة منه .
9 – وضع دليل التشغيل ودليل الاستعمال .
10 – تدريب الجهات المستفيدة على كيفية استعمال النظام .
11 – القيام باجراء بعض التعديلات التي يتطلبها تطوير النظام او التي تطلبها الجهة المستفيدة عند الضرورة .
12 – التنفيذ المتوازي للنظام ومقارنة نتائجه بنتائج النظام القديم والنتائج المتنوعة وتصحيح اية اخطاء تظهر خلال ذلك والاستمرار بالتجربة لحين التأكد من صحة النظام صورة عامة .
13 – توثيق النظام وتحديث التوثيق بانتظام .
14 – تقديم الاستشارت في مجال الانظمة .

المحتوى 5
ب – 2 – شعبة الدراسات – وتختص بالمهام التالية : –
1 – اجراء جميع الدراسات المتعلقة بشراء او تبديل او توسيع منظومة الحاسبة الالكترونية وملحقاتها .
2 – تقييم عروض تجهيز الحاسبات وملحقاتها وتطبيقاتها المقدمة من قبل الشركات المجهزة والاستشارية .
3 – اجراء الدراسات المتعلقة باستخدام الحاسبات الالكترونية من حيث الاجهزة والبرامج الاساسية والتطبيقات .
4 – استخدام الاساليب الرياضية وبحوث العمليات المختلفة لتسهيل مكننة الاعمال في مجال الادارة والحسابات والمخازن والتخطيط والمتابعات .
5 – دراسة البرامج التشغيلية للحاسبات وتقديم المشورة الفنية للاقسام ذات العلاقة بخصوص المميزات المتوفرة فيها وطرق استخدامها لغرض الاستفادة من تلك البرامج في العمل .
6 – استمرار الاتصال مع الشركة المجهزة عن البرامج التشغيلية للاستفادة منها .
7 – اجراء التعديلات والتطويرات على البرامج التشغيلية حسب متطلبات العمل .
8 – تصميم وكتابة اجزاء مستقلة او مكملة للبرامج التشغيلية .
9 – معالجة المشاكل والصعوبات الناجمة عن البرامج التشغيلية او البرامج والتطبيقات الجاهزة المستفاد منها .
10 – تدريب المتعينين الجدد في الشعبة .
جـ – قسم البرمجة – ويختص بالمهام التالية : –
1 – دراسة مواصفات البرامج ووضع المخططات الانسيابية والتفصيلية لها .
2 – كتابة البرامج حسب المواصفات الموضوعة لها .
3 – اختبار البرامج بصورة يدوية قبل الشروع باختبارها على الحاسبة .
4 – اختبار البرامج على الحاسبة ومتابعة الاخطاء وتصحيحها .
5 – اجراء التغييرات والتطويرات المطلوبة على البرامج عند الضرورة .
6 – المشاركة في تحليل البرامج لوضع المواصفات وحسب متطلبات النظم .
7 – توثيق البرامج وتحديث التوثيق بانتظام .
8 – معالجة المشاكل والشوائب الطارئة في البرامج .
9 – تكييف البرامج الجاهزة وفقاً لمتطلبات الدائرة .
10 – المتابعة المستمرة لكافة التطورات في اساليب البرمجة الحديثة والعمل على استخدامها في البرنامج .
11 – الاشتراك في وضع الخطط العامة للدائرة .
12 – تدريب المتعينين الجدد في القسم .
د – قسم الصيانة – ويختص بالمهام التالية : –
1 – صيانة اجهزة الحاسبة الالكترونية وملحقاتها .
2 – صيانة اجهزة التكييف والاجهزة الكهربائية الاخرى المساعدة .
3 – مراقبة وتنظيم الطلبيات اللازمة لكافة المواد الاحتياطية المستخدمة في صيانة وادامة كافة الاجهزة .
4 – الاشتراك فيوضع الخطط العامة للدائرة .
5 – تدريب المتعينين الجدد في القسم .
هـ – قسم العمليات – يكون القسم مسؤولاً عن تشغيل اجهزة الحاسبة الالكترونية وملحقاتها وتنظيم اساليب استخدامها بشكل يكفل الاستغلال الامثل ويشترك هذا القسم في وضع الخطط العامة للدائرة ويتضمن الشعب التالية : –
هـ – 1 – شعبة تشغيل الحاسبة – وتختص بالمهام التالية : –
1 – تشغيل اجهزة الحاسبة الالكترونية والمحافظة عليها .
2 – تهيئة مستلزمات التشغيل واستخدام الاجهزة لتلبية متطلبات اعمال الدائرة والجهات المستفيدة الاخرى .
3 – تنفيذ تعليمات التشيل وادارته بصورة تؤدي الى السيطرة المثلى على جميع عمليات التشغيل .
4 – وضع الجداول الزمنية الكفيلة بتشغيل الاجهزة واستغلالها على اكفء وجه .
5 – تقديم تقارير تفصيلية بما يخص عمليات التشغيل .
6 – تحديد احتياجات الشعبة من القرطاسية المستخدمة في العمل .
7 – تدريب المتعينين الجدد في الشعبة .
هـ – 2 – شعبة تهيئة المعلومات – وتختص بالمهام التالية : –
1 – تهيئة مستلزمات التشغيل واستخدام اجهزة تهيئة المعلومات .
2 – تسجيل وتدقيق البيانات المراد تنفيذها على الحاسبة الالكترونية بما يكفل الاستخدام الامثل للاجهزة والجهد البشري .
2 – وضع تنفيذ التعليمات واعداد الجداول الزمنية لتمشية الاعمال الواردة للشعبة .
4 – تقديم تقارير تفصلية فيما يخص استخدام الاجهزة .
5 – تدريب المتعينين الجدد في الشعبة .
هـ – 3 – شعبة السيطرة والتدقيق – وتختص بالمهام التالية : –
1 – الاشراف على متابعة تطبيق الانظمة الممكننة على المعلومات الحقيقية من قبل الجهات المستفيدة وتقديم التقارير التفصيلية بذلك .
2 – السيطرة على استلام وتسليم وتدقيق البيانات .
3 –اتخاذ الاجراءات اللازمة لتدارك وتصحيح الاخطاء الناجمة عن التشغيل واعلام الجهات المستفيدة بذلك .
4 – متابعة تنفيذ الانظمة على الحاسبة وفق الجداول الزمنية المحددة لها .
5 – التنسيق مع شعبتي تهيئة المعلومات وتشغيل الحاسبة في تنفيذ البيانات المقدمة من قبلها .
6 – تدريب المتعينين الجدد في الشعبة .
6 – قسم التنظيم والاساليب – يرأسه موظف بدرجة مدير ويتولى ما يلي : –
1 – جمع المعلومات واجراء المسوحات الخاصة بالتنظيمات الادارية ومراجعة وتحليل اهدافها واختصاصاتها واقتراح تطويرها .
2 – دراسة اساليب العمل واجراءاته واقتراح الحلول التي تؤدي الى تبسيطها وازالة العراقيل الناجمة عن تكدس وزخم الاعمال والتعطيل الازدواجية والتداخل .
3 –دراسة الهيكل التنظيمي للمؤسسة والمسؤوليات المناطة بها وتحديد المستويات الادارية لهذه المسؤوليات والاختصاصات .
4 – وضع (اوصاف اعمال) تبين اهداف الوظائف والواجبات والاختصاصات والصلاحيات المناطة بها والعلاقات التنظيمية فيما بينها .
5 – اصدار(دليل المعاملات) يسمح لموظفي المؤسسة والمنشآت والمواطنين من ان يكونوا على بينة من كيفية انجاز المعاملات الرئيسة المختلفة .
6 – دراسة اهداف واختصاصات وخطط عمل الوحدات الادارية وسير العمل فيها للديوان والمنشآت للتعرف على نقاط الاختناق والضعف والتخلف التي تحتاج الى معالجة وتطوير عن طريق مزيد من التأهيل للقوى العاملة والخروج ببيانات اولية من الاحتياجات الدراسية والتدريبية الازمة وذلك في ضوء دراسة القوى العاملة من حيث المستوى الدراسي والمتخصص والخبرة والممارسة ومدة الخدمة والعمر وطبيعة العمل الممارس فعلاً والمشاركات السابقة في الدورات التدريبية .
7 – دراسة برامج الزمالات الدراسية التدريبية الممنوحة او المقترحة ومناقشتها مع الوحدات الادارية المعنية ووضع ملاحضاتها وتوصياتها بشأنها وتسمية مرشحيها ووضع مواصفاتهم وذلك بالنسبة للديوان والمنشآت .

وزير التجارة