عنوان التشريع: تعليمات رقم (1) لسنة 1980اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بالمؤسسة العامة للصناعات الفنية
التصنيف: تعليمات
المحتوى1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1981
تاريخ التشريع: 1980-01-01 00:00:00
استنادا لاحكام الفقرة 3 من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية 141 لسنة 1972 ولغرض تطبيق نظام عملي للحفظ والتوثيق باستخدام اجهزة الرقوق الدقيقة ( المايكروفيلم ) في مركز التوثيق المايكروفيلم عند حفظ واسترجاع المعلومات وبناء على ما اقرته اللجنة المؤلفة بموجب امرنا الاداري المرقم ( 897 ) 109 / 1 / 6340 في 8 – 5 – 1975 . قررنا اصدار التعليمات التالية :
مادة 1
يقصد بالتعابير التالية المعاني المبينة ازائها .
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم ( 141 ) لسنة 1972 .
2 – المؤسسة – المؤسسة العامة للصناعات الفنية .
3 – الرئيس – رئيس المؤسسة العامة للصناعات الفنية .
4 – المركز – ديوان المؤسسة .
5 – المرافق العامة – الوحدات التنظيمية والمنشآت .
6 – اللجنة الرئيسية – اللجنة الرئيسية الدائمة في المركز لغرض متابعة تنفيذ القانون بمقتضى هذه التعليمات .
7 – اللجنة الفرعية – اللجنة الفرعية في كل من المركز والمرافق العامة لغرض تنفيذ القانون بمقتضى هذه التعليمات .
8 – التصنيف – تجميع الوثائق ذات النوعيات الواحدة في مجموعات رئيسية .
9 – التسجيل – عملية نقل المعلومات من الوعاء الورقي الى وعاء المايكروفيلم ( الرقوق الدقيقة ) .
مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية لاغراض هذه التعليمات تبعا لانشطة العمل الى الاصناف التالية وبموجب الجداول الملحقة بها .
1 – الاوراق الادارية .
2 – الاوراق المالية .
3 – الاوراق التجارية .
4 – الاوراق الفنية .
مادة 3
1 – تشكل اللجنة الرئيسية برئاسة مدير عام الدائرة التخطيط والمتابعة في المركز وعضوية مدير الشؤون الادارية والافراد ومدير الشؤون القانونية ومدير التنظيم والاساليب ومدير التخطيط والرقابة المالية ومسؤول قسم المايكروفيلم وموظف بدرجة معاون مدير عام او مدير عن كل مرفق من المرافق العامة ويكون ممثل المرفق العام في اللجنة الرئيسية رئيسا للجنة الفرعية في مرفقه .
2 – تشكل اللجنة الفرعية برئاسة موظف معاون مدير عام او مدير بالنسبة للمركز والمرافق العامة ويكون رئيس اللجنة الفرعية ممثلا للمرفق العام في اللجنة الرئيسية وعضوية موظف من الشؤون القانونية وموظف من الشؤون المالية وموظف من الشؤون الادارية وموظف من التخطيط والمتابعة في المركز والمرافق العامة .
مادة 4
تتولى اللجنة الفرعية اتلاف الاوراق الرسمية وفقا لاحكام القانون وهذه التعليمات وعليها بوجه خاص مراعاة ما يلي :
1 – تصنيف الاوراق الرسمية واعداد قوائم مفصلة بالاوراق المراد اتلافها تتضمن ارقامها وتواريخها ومواضيعها واية معلومات اخرى تراها ضرورية وكذلك تنظيم محضر بعناية الاتلاف على ان يتم ذلك كل ستة اشهر على الاقل .
2 – عدم اتلاف اية ورقة رسمية ما لم يتم التأكد من ان كافة الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت او انتهت قانونا .
3 – عدم اتلاف اية ورقة رسمية الا بعد مصادقة رئيس المؤسسة او من يخوله بالنسبة للمركز او الرئيس الاعلى بالنسبة للمرافق العامة .
مادة 5
لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية للمعاملات المتعلقة او المعترض عليها من اية جهة كانت خاصة الاوراق التي تتعلق بقضايا التزوير او الاختلاس او التي تحال الى المحاكم او الهيئات المختصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي بشأنها .
مادة 6
اية ورقة رسمية لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات يتم تحديد الحدين الادنى والاعلى للمدة الزمنية اللازمة لاتلافها بتوصية من اللجنة الفرعية وقرار من اللجنة الرئيسية يصادق عليه رئيس المؤسسة او من يخوله وعندئذ تعتبر جزءا من الجداول الملحقة بالتعليمات .
مادة 7
1 – تجوز الاستفادة من الاوراق الرسمية المعدة للاتلاف للاغراض الصناعية ( باستثناء الاوراق التي لها صفة امنية ) وللمؤسسة والمرافق العامة مفاتحة الجهات الصناعية المختصة بهذا الشأن ويعتبر ارسالها الى تلك الجهات بمثابة الاتلاف .
2 – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية ، ويتوجب ايداعها الى المؤسسة العامة للاثار او المركز الوطني للوثائق حسب الاختصاص .
مادة 8
1 – تسري احكام هذه التعليمات على المركز والمرافق العامة .
2 – تسري احكام منشور وزارة المالية المرقم 1 / م / 1 والمؤرخ في 17 – 1 – 1974 او اي منشور اخر يحل محله ، على الاوراق الرسمية للمركز او لاي مرفق عام تخضع حساباته لاحكام قانون اصول المحاسبات العامة رقم 38 لسنة 1940 المعدل ، وتسري احكام هذه التعليمات على الاوراق الرسمية التي لم يرد ذكرها في المنشور المذكور .
مادة 9
تنفذ احكام هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
رئيس المؤسسة العامة للصناعات الفنية وكالة
المحتوى2
جدول الاوراق الادارية
نوع الورقة الاتلاف في حالة الاتلاف في حالة عدم
تصوير الورقة تصوير الورقة
1 – القوانين تتلف لا تتلف
2 – قرارات مجلس قيادة تتلف لا تتلف
الثورة والمراسيم الجمهورية .
3 – الانظمة والتعليمات تتلف لا تتلف
4 – قرارات مجلس التخطيط تتلف لا تتلف
5 – قرارات الهيئة التوجيهية تتلف لا تتلف
6 – الاتفاقيات والبروتوكولات لا تتلف لا تتلف
والوثائق الملحقة بها ذات العلاقة
بالمؤسسة .
7 – جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
8 – محتويات المكتبة والسجلات تتلف لا تتلف
والملفات الخاصة بها والتقارير
والبحوث العلمية .
9 – قرارات مجلس الادارة تتلف تتلف بعد خمس سنوات من
وتوصيات الهيئات الاستشارية تاريخ اصدارها
والوثائق الملحقة بها
10 – دلائل وقوانين والصلاحيات تتلف لا تتلف
واي دليل اخر
11 – المناهج الاستثمارية لا تتلف لا تتلف
12 – الاوراق المتعلقة بحقوق لا تتلف لا تتلف
الملكية وحقوق الامتياز والحقوق
العينية والمدنية
13 – الاوراق المتعلقة بحقوق لا تتلف لا تتلف
الجنسية والاحوال الشخصية
14 – مجموعات القوانين والانظمة تتلف لا تتلف
15 – الملفات الشخصية تتلف عدا اوراق ومستمسكات لا تتلف
التعيين وامر المباشرة والتعيين
واستمارة العلاوة
16 – سجلات الاملاك تتلف لا تتلف
17 – النشرات والتقارير الدورية تتلف تتلف بعد 15 سنة
وغير الدورية
18 – قرارات المحاكم على تتلف تتلف بعد 15 سنة على
اختلاف انواعها اكتسابها الدرجة القطعية
19 – قرارات الهيئات القضائية تتلف كذا
والتملكية ذات العلاقة بشؤون المؤسسة
والمرافق العامة الملحقة بها
20 – العقود على اختلاف انواعها تتلف بعد انتهاء تتلف بعد 15 سنة
والمستندات الملحقة بها عدا العقود الالتزامات المترتبة عليها
المدونة في جدول الاوراق الفنية
21 – المنشورات المتعلقة باعمال تتلف تتلف بعد 15 سنة على
المؤسسة ومرافقها العامة انتهاء العمل بها
22 – ملفات الدعاوي القضائية تتلف تتلف بعد 15 سنة على انتهائها
والانضباطية
23 – الصلاحيات المالية تتلف تتلف بعد 15 سنة على
والادارية والفنية انتهاء العمل بها
24 – سجلات مجلس الادارة لا تتلف لا تتلف
والهيئات الاستشارية
25 – سجلات دليل المهندسين تتلف لا تتلف
الاستشاريين
26 – سجلات الوظائف المضمونة تتلف تتلف بعد 15 سنة
27 – سجلات الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد 15 سنة
28 – سجلات الكفالات المصرفية تتلف تتلف بعد 15 سنة على غلقها
29 – المخابرات المتعلقة بالحقوق تتلف لا تتلف
التقاعدية
30 – المخابرات المتعلقة بالضمان تتلف لا تتلف
الاجتماعي للعمال
31 – المخابرات المتعلقة بالاجانب تتلف تتلف بعد 5 سنوات من تاريخ
العاملين في المؤسسة والمرافق انتهاء عمل اجنبي
العامة التابعة لها
32 – المخابرات المتعلقة بالاحصاء تتلف تتلف بعد 15 سنة عليها
33 – المخابرات المتعلقة بخدمات تتلف تتلف بعد 3 سنوات عليها
الماء والكهرباء والهاتف والخدمات
الاخرى
34 – المخابرات المتعلقة تتلف تتلف بعد سنة واحدة عليها
بالمناسبات الدينية والوطنية
والقومية والاعياد والعطل الرسمية
35 – المخابرات المتعلقة بالدوام تتلف تتلف بعد سنة واحدة عليها
الرسمي
36 – المخابرات المتعلقة تتلف تتلف بعد سنة واحدة عليها
بالدورات التدريبية والتدريسية
37 – المخابرات المتعلقة بحظر تتلف تتلف بعد رفع الحضر عدا القرار الاصلي
التعامل مع الشركات والافراد
38 – المخابرات المتعلقة بادخال تتلف تتلف بعد رفع الحضر عدا القرار الاصلي
المقاولين في القائمة السوداء
39 – العرائض التي استنفذت تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة
الاجراءات المتخذة بشأنها
40 – ملفات محاضر وقوائم تتلف لا تتلف
اتلاف الاوراق الرسمية المعدة
تتلف من قبل اللجان الفرعية
41 – الاوامر الادارية الصادرة تتلف تتلف بعد 5 سنوات من تاريخ انتهاء
من المؤسسة او المنشآت عدا العمل بها
الداخل منها تحت بنود اخرى
من هذا الجدول
42 – الاوامر الادارية الصادرة تتلف تتلف بعد 5 سنوات من تاريخ انتهاء
من جهات اخرى وتخص المؤسسة العمل بها
ومنشأتها عدا الداخل منها
تحت بنود اخرى من هذا الجدول
43 – البيانات الصادرة من مجلس تتلف تتلف بعد 5 سنوات من انتهاء
الوزراء والجهات الاخرى وتخص العمل بها
المؤسسة ومرافقها العامة عدا
الداخل تحت بنود اخرى بهذا الجدول
44 – الاعلانات تتلف تتلف بعد سنة من تاريخ نشرها
45 – المخابرات الادارية العامة تتلف تتلف بعد سنة من تاريخ اصدارها
وغير المذكورة في هذا الجدول
جدول الاوراق المالية
نوع الورقة الاتلاف في حالة الاتلاف في حالة عدم
تصوير الورقة التصوير
الحد الادنى الحد الاعلى
للاتلاف للاتلاف