استبعاد واتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بالمركز القومي للاستشارات والتطوير

عنوان التشريع: استبعاد واتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بالمركز القومي للاستشارات والتطوير
التصنيف: تعليمات

رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1980
تاريخ التشريع: 1980-01-01 00:00:00

استناداً الى احكام المادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
اصدرنا التعليمات الآتية : –

مادة 1
تصنف الوثائق الرسمية للمركز القومي للاستشارات والتطوير الاداري، المشار اليه بـ “المركز” فيما بعد، بموجب الجداول الملحقة بهذه التعليمات المرقمة (1، 2، 3، 4) .

مادة 2
تؤلف في المركز لجنة لتحديد الوثائق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد استبعادها عن غيرها من الوثائق الرسمية الواجب الاحتفاظ بها، ويتم اختيار عضاءها من بين منتسبي المركز، من قبل مديره العام .

مادة 3
تناط باللجنة المؤلفة بموجب المادة الثانية اعلاه، مهام التصنيف المتعلقة بتجميع الوثائق المتماثلة من حيث المضمون وتنفيذ عمليات استبعادها واتلافها بموجب الاحكام القانونية المنصوص عليها بقانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972، او أي قانون يحل محله .

مادة 4
يتم اتلاف الوثائق الرسمية المستبعدة المقرر اتلافها بالطريقة التي تقررها اللجنة المذكورة، ويعتبر ارسال الوثائق الى الجهات الصناعية اتلافاً على ان لا يؤثر ارسالها في تسرب المعلومات منها . ويجوز اتلاف الوثائق ذات المعلومات السرية موقعياً وحسبما تقرره اللجنة .

مادة 5
تودع الوثائق الرسمية ذات الصفة التاريخية الى المؤسسة العامة للآثار والتراث، او المركز الوطني للوثائق حسب الاختصاص وبموجب الاحكام القانونية لكل منهما والتعليمات الصادرة بموجبها .

مادة 6
يجوز الاستعانة بالوسائل التقنية والاجهزة الحديثة كالحاسبة الالكترونية واجهزة التصوير المصغر (المايكروفلم) لتنفيذ اغراض هذه التعليمات .

مادة 7
لا يجوز للجنة المشار اليها اعلاه اتلاف الوثائق الرسمية الا بعد تنظيم قوائم مفصلة بالاضابير والاوراق التي تحتوي عليها، تتضمن ارقامها وتواريخها ومواضيعها واية معلومات اخرى تراها ضرورية، وقعة من قبل رئيس اللجنة واعضاءها ومصادقة مدير عام المركز عليها .

مادة 8
عند اتلاف الوثائق تنظم اللجنة محضراً بنسختين يوقعها الرئيس والاعضاء، تحفظ نسخة منها مع القوائم المعدة بموجب المادة السابعة اعلاه في اضبارة خاصة ويتم الاتلاف مرة واحدة في السنة على الاقل .

مادة 9
يتم اتلاف الوثائق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف ووفقاً للفقرة (3) من منشور وزارة المالية المرقم ام/1 في 1 – 1 – 1974، مع مراعاة الاحكام الاخرى الواردة فيه او اية تعليمات تصدر حول ذلك .

مادة 10
لا يجوز اتلاف اية وثيقة رسمية ما لم يتم التأكد من ان جميع الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت او انتهت قانوناً، كما لا يجوز اتلاف الوثائق الرسمية للمعاملات المعلقة او المعترض عليها من اية جهة رغم انقضاء المدد الزمنية اللازمة للاحتفاظ بها، الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او البت فيها بشكل قطعي .

مادة 11
كل وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات يتم تحديد المدة الزمنية اللازمة لاتلافها، بتوصية من اللجنة ومصادقة مدير عام المركز، وعندئذ تعتبر جزءاً من الجداول الملحقة بالتعليمات .

مادة 12
تنفذ احكام هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

وزير التخطيط
رئيس المركز القومي للاستشارات
والتطوير الاداري

الوثائق الرسمية الواجب
الاحتفاظ بها بشكل دائم حتى

الجدول
ت نوع الوثيقة
1 خطط التنمية الادارية الخمسية والسنوية للمركز وتشكيلاته .
2 الاتفاقيات والمؤتمرات الدولية والاقليمية والثقافية ادلة التشكيلات الادارية .
3 اداة التشكيلات الادارية .
4 خرائط الهياكل التنظيمية للدولة واجهزتها .
5 قررات مجلس الادارة واولياتها .
6 القوانين والانظمة والقواعد والتعليمات التي تنظم العمل في المركز .
7 الوثائق والمستندات المتعلقة بإثبات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها .
8 اية وثيقة رسمية يقرر المدير العام عدم اتلافها .

الوثائق الرسمية الواجب الاحتفاظ بها
بشكل دائم وال

الجدول 2
ت نوع الوثيقة
1 القوانين والانظمة والتعليمات والصلاحيات الواردة للمركز من الجهات المختلفة .
2 قرارات مجلس قيادة الثورة ومجلس التخطيط والهيئة التوجيهية .
3 التقارير السنوية .
4 التقارير والدراسات والمشاريع عن المهام واللجان والفرق الاستشارية المعدة بشكل نهائي، شرط ان تحتفظ المكتبة بنسخ مناسبة منها لغرض التداول والاطلاع .
5 محاضر اجتماعات لجان اتلاف الاوراق الرسمية .
6 المحاضرات المتفرقة بعد اقرار اهميتها من قبل ادارات الاقسام المعنية .
7 مناهج الدورات والندوات والمؤتمرات التي يعقدها المركز .
8 ادلة العمل المختلفة، بشرط ان تحتفظ المكتبة بنسخ مناسبة منها لغرض التداول والاطلاع .
9 الاوامر الادارية، على ان تصور نخسة واحدة من كل امر اداري ويتلف ما عداها من النسخ التي تتوفر في تشكيلات المركز او في الاضابير الشخصية للمنتسبين .
10 محاضر اجتماعات رؤساء الاقسام وهيئة التنسيق والتطوير .
11 المراسلات السرية .
12 الموازنات التخمينية والحسابات الختامية للمركز .

الجدول 3
ت نوع الوثيقة المدة
1 سجلات الواردة والصادرة السرية
والعادية . خمسة عشر سنة
2 ملفات الدعاوى بعد انتهاء المراحل
التنفيذية . خمسة عشر سنة
3 محاضر تسلم وتسليم الذمة بين
الموظفين . عشرة سنوات
4 السجل الخاص بتسليم المرسالات
الصادرة من المركز الى الدوائر
الاخرى خمسة عشر سنة
5 تقارير ديوان الرقابة المالية خمسة عشر سة
6 معاملات ومخابرات الدورات
التدريبية ذات القيمة التوثيقية
بقرار من الادارة المختصة عشرة سنوات
7 نسخ الاوامر الوزارية والادارية
الواردة لأغراض التدقيق والاطلاع عشر سنوات
8 بطاقة حياة الآلية عشر سنوات
9 المستندات الموثقة لعمليات القبض تعامل بموجب
والصرف والسجلات الحسابية في منشور وزارة
المركز المالية عدد
1 م/1 في
17 – 1 – 1974
او اية تعليمات
تحل محله .

الوثائق الرسمية التي لا تصور
والتي تتلف بعد انقضا

الجدول 4
ت نوع الوثيقة
1 معاملات التضمين .
2 المناقصات والمزايدات والتعهدات غير النافذة المفعول، عدا الالتزامات القائمة بين المركز والجهات العربية والاجنبية .
3 المراسلات المتعلقة بالايفادات والاجازات الدراسية والزمالات، عدا امر الايفاد وقرار معادلة الشهادة وما يحكمها .
4 معاملات تقسيط المبالغ
5 المراسلات المتعلقة بالتسويات القيدية .
6 خفارات الدفاع المدني .
7 معاملات السيارات، على ان تفرغ معلوماتها في بطاقة حياة الالية .
8 معاملات التأمين الصحي في الارياف .
9 معاملات ومراسلات مكافحة الامية .
10 معاملات الهواتف .
11 المراسلات المتعلقة بالمجلات والجرائد والنشرات والاعلانات .