حفظ الوثائق في وزارة التخطيط

التصنيف ادارة عامة
الجهة المصدرة العراق – اتحادي
نوع التشريع تعليمات
رقم التشريع 3
تاريخ التشريع 07/02/2010
سريان التشريع ساري
عنوان التشريع حفظ الوثائق في وزارة التخطيط
المصدر الوقائع العراقية | رقم العدد:4176 | تاريخ:07/02/2011 | عدد الصفحات: 0 | رقم الصفحة:1 | رقم الجزء:0

استناد

استنادا الى أحكام الفقرة ( ثالثا ) من المادة ( 14 ) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم ( 70 ) لسنة 1983 .
اصدرنا التعليمات الآتية :
المادة 1

يقصد بالعبارات التالية لأغراض هذه التعليمات المعاني المبينة ازاؤها :
اولا : القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم ( 70 ) لسنة 1983 .
ثانيا : الوزارة : وزارة التخطيط .
ثالثا : الوزير : وزير التخطيط .
رابعا : مركز الوزارة : الهيئات والدوائر في مركز الوزارة .

المادة 2

تصنف الوثائق في دوائر الوزارة الى الأصناف الآتية :
أولا : الوثائق الادارية .
ثانيا : الوثائق المالية .
ثالثا : الوثائق المتعلقة بمشروعات القوانين .

المادة 3

تشكل في الوزارة اللجان الدائمة الآتية :
أولا ــ أ ــ لجنة رئيسة تضم الوكيل الإداري رئيسا وعضوية كل من مدير عام الدائرة الادارية والمالية ورؤساء اللجان الفرعية في التشكيلات المرتبطة بالوزارة وممثلا عن مكتب المفتش العام والمركز الوطني للوثائق .
ب ــ تمارس اللجنة المنصوص عليها في الفقرة ( أ ) من هذا البند المهام الآتية :
(1) وضع الخطط الكفيلة للحفاظ على الوثائق الورقية والالكترونية وتطوير العمل بها بالشكل الأمثل .
(2) التوجيه والاشراف على عمل اللجان الفرعية والمساعدة وعقد اجتماعات دورية معها لتنسيق وتنظيم العمل .
(3) متابعة تنفيذ هذه التعليمات وتطبيقها فيما يخص الوثائق العائدة للدوائر .
(4) النظر في توصيات اللجان الفرعية والمساعدة ومراجعتها واتخاذ القرار المناسب في شأنها وفقا للجداول المرافقة بهذه التعليمات .
(5) التنسيق مع المركز الوطني للوثائق في المسائل الداخلية في اختصاصه والمتعلقة بتطبيق هذه التعليمات عن طريق ممثل المركز في اللجنة .
(6) وضع الاسس والمعايير الخاصة بفرز الوثائق حسب التنصيف السنوي للأنشطة .
(7) تخضع قرارات اللجنة الرئيسة لمصادقة الوزير .
ثانيا ــ أ ــ لجان فرعية في مركز الوزارة تضم مدير عام الدائرة الادارية والمالية وعضوية ممثلين عن هيئات ودوائر مركز الوزارة لا تقل درجاتهم الوظيفية عن مدير قسم ومسؤول قسم الحفظ والارشيف في مركز الوزارة .
ب ــ لجان فرعية تضم الرئيس الاعلى للتشكيل المرتبط بالوزارة رئيسا وعضوية المدراء العامين للأجهزة ومسؤول قسم الحفظ والارشيف في التشكيل ومدراء الاقسام في الدوائر .
ج ــ تمارس اللجنة المنصوص عليها في الفقرتين ( أ ) و ( ب ) من هذا البند المهام الآتية :
(1) الاشراف على اللجان المساعدة وتوجيهها .
(2) الإشراف على حفظ وصيانة الوثائق المتداولة في الدائرة المعنية وفقا للأساليب والاصول المتبعة في الحفظ .
(3) مسك سجل بمحتويات الوثائق .
(4) وضع الرموز والأرقام الخاصة بملفات الدائرة وسجلاتها .
(5) تصنيف الوثائق الواردة في الجداول المرافقة بهذه التعليمات والتوجيه بالاحتفاظ بها اواتلافها .
(6) اقتراح عناوين جديدة لادخالها في الجداول المرافقة بهذه التعليمات وعرضها على اللجنة الرئيسة لاتخاذ القرار في شأنها وتعد العناوين الجديدة للوثائق التي يصادق الوزير على اضافتها جزء من الجداول المرفقة بهذه التعليمات وتنشر في الجريدة الرسمية .
(7) دراسة قوائم الوثائق المعدة للحفظ او الاتلاف في الدوائر المعنية بعد تدقيقها ورفعها الى اللجنة الرئيسة لمصادقة عليها .
(8) دراسة القوائم التي تم اعدادها للحفاظ او الاتلاف من الجان المساعدة بعد التوثيق .
(9) تقديم التوصية بحفظ او اتلاف الوثائق المحفوظة بعد مرور المدة المحددة لها في الجداول المرافقة بهذه اتعليمات الى اللجنة الرئيسة لمراجعتها والبت فيها .
(10 ) تقديم التقارير الخاصة باجتماعاتها المتضمنة توصياتها وتشخيص الصعوبات الناتجة عن العمل لرفعها الى اللجنة الرئيسة لاقرارها .
ثالثا ــ أ ــ لجان مساعدة في كل هيئة اودائرة في مركز الوزارة والدوائر المرتبطة بالوزارة وتضم مدير قسم الارشيف رئيسا وعضوية ممثلين من موظفي الدائرة او القسم او احد المناولين .
ب ــ تمارس اللجنة المنصوص عليها في الفقرة ( أ ) من هذا البند المهام الآتية :
(1) تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها والعمل بها ضمن القوائم الملحقة بالتعليمات الخاصة باتلاف الاوراق لتلك الدائرة .
(2) تنظيم القوائم المرافقة بهذه التعليمات ( 1 ) و ( 2 ) و ( 3 ) وتقديمها الى اللجنة الفرعية .
(3) رزم الملفات والسجلات وتهيئتها للترحيل الى المركز الوطني للوثائق بعد وضع قائمة رقم ( 2 ) مع الرزمة .
(4) تسهيل مهمة موظفي المركز وارشادهم الى اماكن حفظ الوثائق .
(5) حفظ الملفات والوثائق في اماكن بعيدة عن التأثيرات الجوية والقوارض .
(6) رفع مقترحاتها وتوصياتها ومحاضر جلساتها الى اللجنة الفرعية لاتخاذ الاجراءات المناسبة بصددها .

المادة 4

تستعين اللجان الفرعية واللجان المساعدة بالحاسبة الالكترونية وغيرها من الاجهزة والمعدات الفنية مع مراعاة ما يأتي :
أولا : في حالة استخدام أجهزة التصوير او غيرها من الاجهزة والمعدات الفنية يتم تصنيف الوثائق الى الفئات الآتية :
أ ــ الفئة الاولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها .
ب ــ الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لاهميتها الخاصة ويعتمد في التداول نسخ الوثائق والصور الخاصة بها .
ج ــ ــ الفئة الثالثة : الوثائق التي لا تصور ويتلف اصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها .
ثانيا : عند تصوير الوثائق يجب أن :
أ ــ يكون التصوير بصورتين اصليتين في الاقل يتم اعتمادها بعد فحصها للتأكد من سلامة التصوير .
ب ــ تحفظ احدى الصورتان الاصليتان المنصوص عليها في الفقرة ( أ ) من هذا البند في مبنى مستقل عن المبنى الذي تحفظ فيه الصورة الاخرى تجنبا للمخاطر المحتملة .
ج ــ ــ يتم فحص الصورتين المصغرتين بين فترة واخرى كل ( 6 ) ستة اشهر في الاقل للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية .
ثالثا : تعتبر صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر او سواها بحكم الوثيقة الاصلية بعد ختمها وتصديقها باعتبارها طبق الاصل ويتم التعامل بها على هذا الاساس .
رابعا : أ ــ لا يجوز اتلاف او استبعاد الوثائق ما لم يتم التأكد من ان الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفدت بالكامل او انتفت الحاجة منها قانونا .
ب ــ عدم إتلاف الوثائق المعلقة وغير المحسومة او المعترض عليها من اي جهة كانت والوثائق المتعلقة بقضايا التزوير والاختلاس التي تحال الى المحاكم او الهيئات المختصة الا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها او صدور حكم قطعي في شأنها وانتهاء الفترة المحددة باتلافها وفقا للجداول المرافقة بهذه التعليمات مع مراعاة الفقرة ( أ ) من هذا البند .
ج ــ ــ تتلف النسخ الاضافية المكررة من الوثائق بدون تصوير او تسجيل في الإتلاف .

المادة 5

اولا : تطبق تعليمات وزارة المالية عدد ( 6 ) لسنة 1986 فيما يخص إتلاف الوثائق المالية المتعلقة بتعليمات القبض والصرف والسجلات المالية .
ثانيا : تطبق تعليمات وزارة الثقافة عدد ( 2 ) لسنة 1984 في شأن الحفاظ على الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية او أية وثيقة اخرى حسب تعليمات المركز الوطني للوثائق .
المادة 6

تودع لدى المركز الوطني للوثائق اصول الوثائق ذات الاهمية التاريخية والتراثية والعلمية والفنية بقرار من اللجنة الرئيسية ومصادقة الوزير عليها .

المادة 7

تتولى الدائرة الإدارية في الوزارة إتلاف الوثائق الورقية والوثائق الاخرى وفقا لاحكام القانون وهذه التعليمات وترسل مخلفاتها الى مركز تجمع الملفات الورقية التابع للشركة العامة للصناعات الورقية لغرض الاستفادة منها للأغراض الصناعية على ان تتخذ الاحتياطات اللازمة لمنع تسرب ما تحتويه هذه الوثائق من معلومات .

المادة 8

تلغى تعليمات عدد ( 1 ) لسنة 1986 تعليمات الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة التخطيط والتعاون الاننمائي .
المادة 9

تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
نصار الربيعي
وزير التخطيط/وكالة