الحفاظ على وثائق المصرف العراقي للتجارة

التصنيف مصارف
الجهة المصدرة العراق – اتحادي
نوع التشريع تعليمات
رقم التشريع 1
تاريخ التشريع 22/06/2009
سريان التشريع ساري
عنوان التشريع الحفاظ على وثائق المصرف العراقي للتجارة
المصدر الوقائع العراقية | رقم العدد:4126 | تاريخ:22/06/2009 | عدد الصفحات: 0 | رقم الصفحة:3 | رقم الجزء:0

استناد

استناداً الى أحكام المادة (7) والفقرة (ثالثا) من المادة (14) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
أصدرنا التعليمات الآتية:

المادة 1

تصنف الوثائق الرسمية الخاصة بالمصرف العراقي للتجارة والمدد المحددة للحفاظ عليها وفق الجـداول المرقمـة (1) و(2) و(3) و(4) و(5) و(6) المرافقة بهذه التعليمات.

المادة 2

يشكل مدير عام المصرف لجنة رئيسة ولجان فرعية ويجوز تشكيل لجان مساعدة عند الحاجة بقرار يصدر عنه.

المادة 3

أولاً- تتولى اللجنة الرئيسة المهام الآتية:
أ- وضع الخطط الكفيلة للحفاظ على الوحدات الوثائقية.
ب -الإشراف على صيانة وتقويم الوثائق.
جـ- مراجعة وتقويم محاضر اللجنة الفرعيـة لحفظ أو إتلاف الوثائق المدرجة في الجداول المنظمة وفق هذه التعليمات وإقرار التوصيات في شأن تصنيف الوثائـق وتقدير المدد الزمنية لها.
د -عقد اجتماعات دورية مع رئيس وأعضـاء اللجنة الفرعية لدراسة المعوقات التي تعترض سير عملها ووضع الحلول المناسبة لها.

ثانياً- تتولى اللجنة الفرعية المهام الآتية:
أ -تدقيق القوائم المعدة من اللجان المساعدة الخاصـة بالوثائق المقرر إتلافها.
ب -وضع الرموز والأرقام الخاصـة بملفات المصرف وسجلاتـه .
جـ – تقرير حفظ وإتلاف الوثائـق المحفوظـة بعد مرور المدد المحددة لها في الجداول المرافقة بهذه التعليمات ورفعها الى اللجنة الرئيسة للموافقة عليها.
د -تدوين المحاضر الخاصة باجتماعاتهـا متضمنة قراراتها لرفعها الى اللجنة الرئيسة ودراسـة الصعوبات واقتـراح الحلول المناسبة لها.
هـ -الإشراف على عمل اللجان المساعدة.

المادة 4

أولاً- يعد التدقيق السنوي لحسابات المصرف الذي يجريه ديوان الرقابة المالية تدقيقاً من الأجهزة التدقيقية المختصة.
ثانياً- لايجوز إتلاف الوثائق التي يقع عليها اعتراض من أية جهة الا بعد حسمه بصورة نهائية أو صدور قرار من محكمة مختصـة مكتسباً درجـة البتات.

المادة 5

تحدد اللجنة الرئيسة الآلية التي يتم بموجبها إتلاف الوثائق والمستندات أو تسليمها الى جهة حكومية للإستفادة منها لأغراض صناعيـة على ان تتخذ الإحتياطات اللازمة لمنع تسرب ما تحتويه هذه الوثائق من معلومات وبإشراف من اللجنة الفرعية.

المادة 6

للمصرف الإحتفاظ بالوثائق التالية وفقاً للقانون:
أولاً- الوثائق التأريخية ذات العلاقة بتأسيسه وأنشطته المختلفة.
ثانياً- أية وثائق يرتأيها المصرف اسـتثناءً من المدد المحددة بالجـداول المرافقة في هذه التعليمات.

المادة 7

يجوز إتلاف أصول الوثائق اذا تم توثيقها في أجهزة الحاسوب أو سواها، وتعد بحكم الوثيقة الأصليـة، على أن يكون الأصل قد دقق من الجهـات التدقيقية المختصة في المصرف بعد مضي المدة المحددة في الجداول المرافقة بهذه التعليمات.

المادة 8

يحدد المصرف الجهة المسـؤولة عن كيفيـة تداول أو إسـترجاع أصول المستندات والوثائق الموثقة بأجهزة الحاسوب، على أن يؤخذ بنظر الإعتبار سرية هذه المعلومات.

المادة 9

تحفظ نسخ إضافية من الأقراص المدمجة أو أي أوعية أخرى للوثائق التي توثق بأجهزة الحاسوب أو سواها في مبنى آخر، على أن يتم فحصها مرة واحدة في الأقل كل سنة للتأكد من سلامتها وصلاحيتها فنياً.

المادة 10

تنفذ هذه التعليمات من تأريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

حسين عصام الازري
المدير العام
ورئيس مجلس الادارة

الوثائق التي يجب الإحتفاظ بها بصورة دائمية
جدول 1

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 قانون تأسيس المصرف ج1/1
2 محاضر اجتماع مجلس الادارة ج1/2
3 أعضاء مجلس الادارة ج1/3
4 الاضبارات الشخصية لمنتسبي المصرف ج1/4
5 الاتفاقيات المعقودة مع الدول ج1/5
6 الاتفاقيات الخاصة بـ (الفيزا كارت) ج1/6
7 تواقيع المفوضين بالتوقيع عن المصرف ج1/7
8 عقود الائتمان ج1/8
9 العقود الخاصة بالـ IT وSwift ج1/9
10 عقود وسندات الأملاك وأولياتها ج1/10
11 خرائط الأبنية ج1/11
12 المستندات الثبوتية (وثائق الضبط) ج1/12
13 القوانين والأنظمة والقواعد والتعليمات (النافذة) ج1/13
14 أوليات سيارات المصرف المشتراة ج1/14
15 الميزانية والحسابات الختامية ج1/15
16 محاضر لجان تقييم الوثائق ج1/16
17 الأقراص المدمجة للوثائق الدائمية ج1/17
18 قوائم الملفات المشمولة بالاتلاف ج1/18
19 سجلات تدقيق الملفات الموثقة بالحاسبة ج1/19
20 الأرقام الرمزية للمصرف ج1/20

الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور(10) سنوات من تأ
جدول 2

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 الحسابات الجارية لوزارات الدولة وشركاتها ومؤسساتها ج2/1
2 حسابات المراسلين مع المصرف ج2/2
3 حسابات المصرف مع مراسليه في الخارج ج2/3
4 أوليات قانون تأسيس المصرف/ نسخة الرقابة ج2/4
5 محاضر اجتماع مجلس الإدارة/ نسخة الرقابة ج2/5
6 صلاحيات المدير العام ومدراء الفروع والأقسام ج2/6
7 جدول أسعار العمليات المصرفية ج2/7
8 اجراءات العمل المعدة من قبل المصرف والمعالجات القيدية ج2/8
9 برامج التدقيق ج2/9
10 شركة آرنست ويونغ ج2/10
11 الدراسات والآراء ج2/11
12 معايير تقييم الأداء ج2/12
13 المخاطبات مع المراسلين ج2/13
14 الاتفاقيات مع المراسلين/ نسخة علاقات البنوك ج2/14
15 الاتفاقيات مع الوكالات الائتمانية للتصدير/ نسخة علاقات البنوك ج2/15
16 شروط التعامل الخاصة بالمصرف ج2/16
17 الاعتمادات المستندية الصادرة والواردة ج2/17
18 الحوالات الصادرة والواردة ج2/18
19 سجلات الأساس للاعتمادات المستندية والحوالات ج2/19
20 الكفالات وخطابات الضمان ج2/20
21 الصكوك و(الكمبيالات) والقيود والاشعارات ج2/21
22 موازين المراجعة والكشوفات والتحاليل والتقارير ج2/22
23 عقود وسندات الاملاك/ نسخة الرقابة ج2/23
24 المراسلات والمخاطبات مع دوائر الدولة والقطاع الخاص ج2/24
25 الحسابات الجارية والتوفير والودائع ج2/25
26 مستندات المعاملات اليومية ج2/26
27 الائتمان المصرفي ج2/27
28 معاملات رهن العقار ج2/28
29 أسماء حاملي البطاقة الائتمانية ومستمسكاتها ج2/29

الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور(5) سنوات من تأر
جدول 3

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 عقود الخبراء والاستشاريين ج3/1
2 الأوامر الإدارية/ نسخة الإدارة ج3/2
3 شؤون الموظفين/ نسخة الإدارة ج3/3
4 اضبارة الصادرة والواردة ج3/4
5 سجل الصادرة والواردة ج3/5
6 تدقيق الإدارة العامة والفروع ج3/6
7 جدول الموجود النقدي ج3/7
8 جرد الموجودات الثابتة ج3/8
9 لجان التحقيق ج3/9
10 الجداول الشهرية للمطابقة ج3/10
11 مراسلات البنك المركزي وديوان الرقابة المالية ج3/11
12 قوائم الملفات المشمولة بالتوثيق الالكتروني أو الأرشيف ج3/12
13 المخاطبات الداخلية لعمل المصرف ج3/13

الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور(3) سنوات من تأر
جدول 4

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 إجراءات اقامة المتعاقدين الأجانب ج4/1
2 الاحتياطات القانونية ج4/2
3 أسعار الصرف والمزاد ج4/3
4 الحراسات والحماية ج4/4
5 شؤون الموظفين/ ماعدا نسخة الإدارة ج4/5
6 كعوب الصكوك وطلبات دفاتر الصكوك ج4/6
7 معاملات سيارات المصرف/ نسخة الآليات ج4/7

الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور (2) سنتين من تأ
جدول 5

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 التعاميم والأوامر الإدارية/ ماعدا نسخة الإدارة ج5/1
2 طلب القرطاسية والمواد الأخرى ج5/2
3 المراسلات الإعلامية ج5/3
4 متابعة أجور الشحن ج5/4
5 اضبارة المطبوعات ج5/5
6 معاملات البريد والهاتف والماء والكهرباء ج5/6
7 سجل السلف ج5/7

الوثائق التي يجوز إتلافها بعد مرور(1) سنة واحدة من
جدول 6

ت عنــوان الملــف رمز الملف
1 صيانة وتصليح وتجهيز وقود السيارات ج6/1
2 أوامر خروج السيارات ج6/2
3 استمارة استهلاك وقود مولدات المصرف ج6/3
4 الأقراص (الليزرية) للوثائق غيرالدائمية بعد انتهاء المدة ج6/4
5 استمارة معلومات لإصدار هوية منتسبي المصرف ج6/5
6 طلب ملفات ومستندات من الأرشيف ج6/6
7 نسخ من استمارة الاعتمادات و(الفيزاكارت) ج6/7
8 الوكالات البحرية والتأمين ج6/8
9 المطابقات الخارجية والمحلية ج6/9
10 النسخ الزائدة من وثائق المصرف الصادرة أو الواردة ج6/10
11 الإحصائيات الأسبوعية والشهرية ج6/11
12 Ack وReceived ج6/12
13 سجل الزائرين ج6/13