عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بديوان الرقابة المالية
التصنيف: تعليمات
المحتوى
سنة التشريع: 1983
تاريخ التشريع: 1983-01-01 00:00:00
استنادا الى الصلاحية المخولة لنا بموجب أحكام قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم ( 141 ) لسنة 1972.
اصدرنا التعليمات الآتية : –
1 – يتم اتلاف الوثائق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف وفقا لمنشور وزارة المالية – مديرية المالية العامة المرقم 507/4/9 والمؤرخ في 3/6/1981 أو أية تعليمات تصدر حول الموضوع مستقبلا.
2 – تحدد الوثائق التي لم يجر ادراجها ضمن الجدولين المرفقين ومدد الاحتفاظ بها باقتراح من لجنة مؤلفة لهذا الغرض وبعد مصادقة رئيس الديوان على ذلك.
3 – يتم اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها بعد تنظيم محاضر باتلافها بثلاث نسخ من قبل المجموعات ومصادقة رئيس القطاع أو رئيس الدائرة الفرعية بالنسبة لاوراق المجموعات.
4 – تؤلف لجنة مركزية في كل من مقر الديوان ومقررات الدوائر الفرعية للاشراف على اتلاف اوراق القطاعات والاقسام والمديريات المقرر اتلافها بعد تنظيم محاضر باتلافها بثلاث نسخ.
5 – يتم تحديد الوثائق الرسمية ذات الصفة التاريخية من قبل اللجان المشار اليها وايداعها الى كل من المؤسسة العامة للاثار والتراث أو المركز الوطني لحفظ الوثائق كل حسب اختصاصه وفي ضوء الاحكام القانونية لكل منهما والتعليمات الصادرة منهما.
6 – لا يجوز اتلاف أية وثيقة رسمية قبل التأكد من أن جميع الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت أو انتهت قانونا رغم انتهاء المدة المحددة بالاحتفاظ بها.
7 – الاحتفاظ بالوثائق الرسمية المبينة في الجدول رقم ( 1 ) المرفق بشكل دائم.
8 – الاحتفاظ بالوثائق الرسمية المبينة في الجدول رقم ( 2 ) المرفق للفترة المؤشرة ازاء كل منها.
رئيس ديوان الرقابة المالية
جدول رقم ( 4 )
الوثائق الرسمية الواجب الاحتفاظ بها بشكل دائم.
التسلسل نوع الوثيقة
1 – القوانين والانظمة والقواعد والتعليمات التي تنظم العمل في الديوان والجهات الخاضعة لتدقيق الديوان.
2 – الاتفاقيات الدولية والعربية التي يكون الديوان طرفا فيها.
3 – قرارات مجلس الرقابة المالية.
4 – قرارات الهيئة الفنية العامة واللجان الفنية للقطاع النافذة المفعول.
5 – الوثائق والمستندات المتعلقة باثبات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها.
6 – الملف الدائم المعدل.
7 – التقارير السنوية للديوان ( التقرير العام والتقارير الوزارية ).
8 – اية وثيقة رسمية يقرر رئيس الديوان عدم اتلافها.
جدول رقم ( 2 )
الوثائق الرسمية التي يتم اتلافها بعد مرور الفترة الزمنية المحددة ازاءها وانتهاء الاجراءات المتخذة بشانها : –
التسلسل نوع الوثيقة الفترة الزمنية
1 – الحسابات الختامية 10 سنوات
2 – اوراق العمل المتعلقة بالحسابات الختامية 3 سنوات
3 – معاملات اعداد الموازنة التخمينية للديوان
والمراسلات المتعلقة بها والمصادقة عليها
ومعاملات المناقلات والاضافات والتنزيلات
على الموازنة وكل ما يتعلق بتنفيذها 4 سنوات
4 – الموازنات المتعلقة بحسابات الفروع سنة واحدة
5 – تقارير نتائج اعمال الرقابة والتدقيق 5 سنوات
6 – تقارير كفاءة الاداء والمهام الخاصة 10 سنوات
7 – المخابرات المتعلقة باللجان الداخلية والخارجية 3 سنوات
8 – المخابرات والاستمارات والملفات الخاصة
بطلبة دبلوم مراقبة الحسابات والدورات
التي يقيمها الديوان سنتان
9 – المراسلات المتعلقة بأجور التدقيق 5 سنوات
10 – المراسلات المتعلقة بالايفادات والاجازات
الدراسية والزمالات وأوامر الايفاد خارج
العراق الخاصة بمنتسبي الديوان سنتان
11 – كافة المراسلات والاوامر الادارية المتعلقة
بشؤون الموظفين المتادلة بين المجموعات
والقطاعات ودوائر الديوان سنة واحدة
12 – الاجازات بكافة أنواعها 3 سنوات
13 – استمارة العلاوات 5 سنوات
14 – اوامر منح المخصصات 5 سنوات
15 – نسخ أوامر الترفيع والعلاوة 5 سنوات
16 – كتب التبليغات سنتان
17 – النسخة الثانية من ورقة تجهيز الوقود
( النسيئة) سنتان
18 – المراسلات المتعلقة بالاشتراك بالصحف
والمجلات والنشرات والاعلانات سنة واحدة
19 – المراسلات المتعلقة بالاستقطاعات 5 سنوات
20 – سجلات الواردة والصادرة السرية والعادية
للديوان 15 سنة
21 – سجلات الواردة والصادرة للقطاعات
والمجموعات سنتان
22 – محاضر تسلم وتسليم الذمة بين الموظفين 5 سنوات
23 – جداول خفارات الدفاع المدني سنة واحدة