الحفاظ على لوثائق المجلس الوطني

عنوان التشريع: الحفاظ على لوثائق المجلس الوطني
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1992
تاريخ التشريع: 1992-01-01 00:00:00

مادة 1
يقصد بالمصطلحات التالية المعاني المبينة ازاءها :
أولا – القانون – قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 .
ثانيا – المجلس – المجلس الوطن
ثالثا – الرئيس – رئيس المجلس الوطني
رابعا – الديوان – مديرية الديوان العامة
خامسا – اللجنة – لجنة الحفاظ على الوثائق في المجلس
سادسا – التصنيف – تجميع الوثائق المتماثلة من حيث المضمون .
سابعا – الوثائق – المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية ومحاضر الجلسات والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو الصوت أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو صورة أو خريطة أو قلم أو شريحة فلمية (سلايد) أو ختم أو شريط ممغنط أو أي وعاء آخر .

مادة 2
تصنف الوثائق لأغراض هذه التعليمات تبعا لأنشطة العمل الى الأصناف الآتية :
أولا – الوثائق الفنية – وتشمل الوثائق التي تنظم وتعبر عن نشاط المجلس النوعي المتخصص الذي يحقق أهدافه واختصاصاته .
ثانيا – الوثائق المالية – وتشمل الوثائق التي تنظم الأمور المالية في المجلس والتي تعبر عن أوضاعه المالية .
ثالثا – الوثائق الادارية – وتشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن نشاط الاداري الذي يساعد المجلس على تحقيق أهدافه .

مادة 3
أولا – يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية الحديثة كأجهزة التصوير المصغر (الميكروفلم) والحاسبات الالكترونية أو أية وسيلة أخرى لتنفيذ هذه التعليمات .
ثانيا – تعتبر صورة الوثيقة المصدقة من ادارة المجلس بحكم الوثيقة الأصلية ويتم التعامل بها على هذا الأساس

مادة 4
أولا – يجوز الاستفادة من الوثائق المعدة للاتلاف لأغراض صناعية تابعة للدولة أو القطاع الاشتراكي ويعتبر ارسالها الى الجهات ذات العلاقة اتلافا لها، على أن تتخذ الاحتياطات اللازمة لمنع تسرب ما تحتويه هذه الوثائق من معلومات .
ثانيا – في حالة رفض الجهات ذات العلاقة لأي سبب كان استلام الوثائق التي تريد اتلافها تجري عملية الاتلاف المباشر للوثائق في المجلس باشراف اللجنة وبما لا يؤدي الى تسرب المعلومات منها .

مادة 5
تشكل اللجنة بقرار من رئيس المجلس برئاسة مدير السكرتارية وعضوية كل من مدير الادارة ومدير القسم القانوني ومدير قسم العلاقات والترجمة .

مادة 6
أولا – تتولى اللجنة ما يأتي :
أ‌- الاشراف على صيانة وحفظ الوثائق العائدة للمجلس .
ب‌- تنظيم وثائق المجلس في سجلات وقوائم خاصة لاتخاذ القرارات المناسبة بالاحتفاظ بها أو استبعادها أو اتلافها بموافقة رئيس المجلس .
ثانيا – تجتمع اللجنة ثلاث مرات في السنة بدعوة من رئيسها .
ثالثا – على اللجنة التعاون والتنسيق مع دار الكتب والوثائق لغرض كشف الوثائق وتقييمها ودراستها قبل اتلافها رابعا – عند اتلاف الوثائق تنظم اللجنة محظرا بنسختين وتحفظ نسخة من القوائم والأوليات في ملف خاص .
خامسا – ترفع اللجنة تقريرا سنويا الى دار الكتب والوثائق عما تم انجازه من أعمال تقييم الوثائق وحفظها .

مادة 7
يكون مركز الحفظ في المجلس مسؤولا عن الاحتفاظ بالوثائق المقرر حفظها لديه والحفاظ عليها وتنظيم اسلوب تداولها .

مادة 8
لا يجوز اتلاف الوثائق الآتية :
أولا – الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية التي يستفاد منها لأغراض البحوث .
ثانيا – الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة .
ثالثا – الوثائق النادرة .
رابعا – الوثائق المتعلقة بحقوق الأفراد .
خامسا – الوثائق المتعلقة بالاتفاقيات الدولية .
سادسا – الوثائق التي تتضمن معلومات مهمة عن المجلس الوطني ومجلس الوزراء والوزارات ودوائر الدولة الأخرى .
سابعا – الوثائق ذات القيمة القانونية والادارية .
ثامنا – الوثائق ذات القيمة المعلوماتية عن القادة والشخصيات السياسية والفكرية والعلمية والأدبية والمناضلين قديما وحديثا والابطال القوميين وذوي التاريخ الحافل بخدمة المجتمع .
تاسعا – محاضر جلسات المجلس الوطني ومجلس الوزراء والمجلس النيبابي (سابقا) .

مادة 9
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
رئيس المجلس الوطني

المحتوى2
جدول رقم – 1 –
أ‌- جدول الوثائق القانونية :
نوع الوثيقة في الحالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 – القوانين لا تتلف لا تتلف
2 – قرارات مجلس قيادة الثورة لا تتلف لا تتلف
3 – الأنظمة والتعليمات لا تتلف لا تتلف
4 – جريدة الوقائع العراقية تتلف تتلف بعد صدور المجموع السنوية
5 – ملفات الدعاوى القضائية تتلف بعد مرور تتلف بعد مرور (15) سنة من اكتساب
خمس سنوات من تاريخ الحكم الدرجة القطعية
اكتساب الحكم الدرجة
القطعية
6 – العقود والمقاولات تتلف بعد مرور (5) سنوات تتلف بعد مرور(15) سنة من تاريخ
من انتهاء الالتزامات القانونية انتهائها
7 – الكفالات تتلف تتلف بعد انتهاء الالتزامات المترتبة
عليها
8 الاتفاقيات والبروتوكولات
والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
9 – الوثائق المتعلقة بحقوق الملكية
وحقوق الامتياز لا تتلف لا تتلف
10 – قرارات اللجان التحقيقية تتلف تتلف بعد مرور(5) سنوات من
انتهاء التحقيق .
ب – وثائق شؤون الأفراد
نوع الوثيقة في الحالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 – قرارات لجان احتساب الخدمة لأغراض تتلف تتلف بعد مرور(10)
التقاعد والوثائق المتعلقة بها سنوات عليها .
2 – مراسلات الاحالة على التقاعد تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات
على انتهاء المعاملة
3 – المراسلات المتعلقة بالايفاد والزمالات تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات على
والاجازات الدراسية تاريخ انتهائها .
4 – استمارات الاحالة الى المستشفى لا تتلف لا تتلف
5 – مراسلات استحصال الموافقة بعقد لا تتلف لا تتلف
6 – الأضابير الشخصية للموظفين لا تتلف لا تتلف
7 – الأضابير الشخصية للمستقلين لا تتلف لا تتلف
والمفصولين والمعزولين
8 – دفاتر الضمان والوثائق الخاصة بها لا تتلف لا تتلف
9 – سجلات الملاك لا تتلف لا تتلف
10 – الوثائق الخاصة بالجنسية والأحوال لا تتلف لا تتلف
الشخصية
11 – دفاتر الخدمة الخاصة للموظفين لا تتلف لا تتلف
جـ – الوثائق الادارية العامة
نوع الوثيقة في الحالة التصوير في حالة عدم التصوير
1 – تعاميم مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان تتلف لا تتلف
الرئاسة
2 – سجلات العلاوة والترفيع والتقارير السرية تتلف لا تتلف
3 – سجل الهويات الشخصية تتلف تتلف بعد مرور (10) سنوات
4 – البطاقات والهويات الشخصية تتلف لا تتلف
5 – سجلات الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور(5) سنوات على
غلقها
6 – سجل البريد تتلف بعد مرور (3) سنوات
7 – دفاتر الذمة تتلف بعد مرور (3) سنوات
8 – التعاميم والأوامر الادارية تتلف تتلف بعد مرور (5) سنوات عليها
9 – وثائق القلم السري وسجلاته لا تتلف لا تتلف
10 – المراسلات تتلف تتلف بعد مرور(5) سنوات
11 – سجلات الأعمال الاضافية تتلف تتلف بعد مرور(سنتين) عليها
12 – سجلات الدوام تتلف تتلف بعد مرور(سنتين) عليها
13 – محاضر لجان الحفاظ على الوثائق تتلف تتلف بعد مرور(5) سنوات على انتهاء
الالتزامات المتعلقة بها .
جدول رقم 1
ت نوع السجل الحد الأدنى الحد الأعلى
1 – سجل يومية الصندوق محاسبة/66 5 10
2 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة/1خاص 10 15
3 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة/1 خاص 10 15
4 – سجل يومية رسوم وسائط النقل محاسبة/67 5 10
5 – سجل الطوابع المالية محاسبة/5/5أ 10 15
6 – سجل الرواتب محاسبة /8 وما في حكمها 10 15
7 – سجل التأديات التقاعدية محاسبة/9 أ والبطاقات 10 15
8 – سجل مراقبة الاستمارات محاسبة/16 10 15
9 – سجل التخصيصات محاسبة/2 5 15
10 – سجل معاملات الخزائن محاسبة/4،4أ 10 15
11 – سجل الايرادات النهائية محاسبة/6 5 15
12 – سجل السلفة المستديمة محاسبة/ 10أ 5 15
13 – سجل الطوابع البريدية محسابة/12 على أن يتم تدقيقه من 3 15
قبل الجهات المختصة .
14 – سجل مراقبة الحساب الجاري لاستقطاعات من الراتب 5 10
محاسبة/69
15 – سجلات الرقابة في الخزائن 5 20
16 – سجل الأثاث والموجودات الثابتة محاسبة/13 لا يتلف حتى ولو صور
17 – سجل مراقبة سلف الزواج /79 يتلف بعد ثلاث سنوات على تاريخ آخر سلفة
مسجلة في السجل أو نقل الأرصدة الى سجل
آخر .
18 – سجل يومية الصندوق /80 للدوائر التي لها ايرادات خاصة 5 10
19 – السجلات (البطاقات) المخزنية 5 –
20 – سجل التوحيد لا يتلف –
21 – سجل اليومية العام 10 15
22 – سجلات اليوميات المساعدة 5 –
23 – سجل الأستاذ العام 15 – 20 ويتلف بعد تصويره –
24 – سجلات الأستاذ الفرعية بأنواعها 10

المحتوى3
جدول رقم (2)
المدد الدنيا والعليا لاتلاف مستندات القبض والصرف والتسوية
التسلسل نوع المستند المدة الأدنى المدة الأعلى
مستندات القبض
1 – وصولات الجباية محاسبة /38 وما في حكمها في الدوائر الأخرى . 5 10
2 – وصولات القبض محاسبة/ 37أ وما في حكمها في الدوائرالأخرى 5 10
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة /34 وما في حكمها في الدوائرالأخرى 5 10
4 – مذكرات اذن القبض محاسبة(35،35أ) وما في حكمها في الدوائر 10 15
الأخرى
5 – قسائم الشيكات 10 15
6 – اشعارات البنك الدائنة والمدينة 10 15
7 – بطقات العيادات الخارجية محاسبة/64 سنة واحدة
8 – وصولات جباية رسوم وسائط النقل/ محاسبة 67 5 10
9 – قوائم المبيعات (نقدية) 5 10
مستندات الصرف
1 – السنخ الأولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف 10 15
وما في حكمها في الدوائر الأخرى .
2 – قوائم الرواتب 5 10
3 – الشيكات الزرقاء 10 15
4 – النسخ الأولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها وما في حكمها 10 15
في الدوائر الأخرى .
5 – النسخ الثانية من مذكرات اذان الدفع 5 10
6 – سقالات الشيكات 2 3
7 – جداول محاسبة/ 24 بأنواعها 3 5
8 – استمارة تحليل السلف/78 3 3
9 – مستندات الادخال المخزني/70 بعد الانتهاء من التدقيق واجراء المطابقة بع الجرد 5 5
10 – مستندات الاخراج المخزني/71 أو ما في حكمها 5 5
11 – شهادة الاعفاء من سلف الزواج/80 3 3
12 – الحسابات الشهرية مع الجداول (ميزان المراجعة) . 5 5
13 – شهادة تجهيز طوابع رسوم السفر محاسبة 16/1 5 5
14 – محاضر لجان استلام المواد 5
15 – البطاقات المخزنية 7 10
16 – الحسابات الختامية لا تتلف
17 – الاتفاقيات والمعاهدات المالية لا تتلف حتى لو صورت
18 – التقارير المالية الخاصة لا تتلف حتى لو صورت
19 – التشريعات والأنظمة والتعليمات المالية لا تتلف
جدول رقم (3)
نوع الوثيقة في حالة التصوير وفي حالة عدم التصوير
1 – محاضر الجلسات لا تتلف لا تتلف
2 – كاسيتات صوت خاصة بالجلسات لا تتلف لا تتلف
3 – كاسيتات فيديو الخاصة بالجلسات لا تتلف لا تتلف
4 – سجل معلومات عن أعضاء المجلس لا تتلف لا تتلف
5 – سجل خلاصات الجلسات لا تتلف لا تتلف
6 – بطاقات أعضء المجلس (معلومات) لا تتلف لا تتلف
7 – قرارات المجلس الخاصة بمشاريع القوانين والقرارات تتلف لا تتلف
8 – الملفات الخاصة بالأعضاء لا تتلف لا تتلف
9 – محاضر اجتماعات اللجان الدائمة تتلف لا تتلف
10 – محاضر لجان التفتيش تتلف لا تتلف
11 – طلبات المواطنين والكتب التي تصدر بموجبها لا تتلف لا تتلف
12 – تراجم وثائق المؤتمرات والندوات البرلمانية التي ترد الى المجلس لا تتلف لا تتلف
13 – محاضر المباحثات واللقاءات التي تجري في المجلس تتلف لا تتلف
14 – البيانات المشتركة التي يصدرها المجلس مع الوفود البرلمانية لا تتلف لا تتلف
15 – تقارير الوفود تتلف لا تتلف
16 – محاضر اللقاءات التي يجريها السيد رئيس المجلس الوطني لا تتلف لا تتلف
17 – محاضر اجتماعات لجنة العلاقات العربية والدولية تتلف لا تتلف

المحتوى4
القائمة رقم (1)
االملفات المعدة للاتلاف
رمز الدائرة : / /
التاريخ : / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة
نسخة منه الى/ –
المركز الوطني للوثائق
القائمة رقم (2)
الملفات المعدة للحفظ

رمز الدائرة : / /
التاريخ : / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو رئيس اللجنة
نسخة منه الى/ –
المركز الوطني للوثائق
القائمة رقم (3)
محتويات أوعية الارسال

رمز الدائرة : / /
التاريخ : / /
ت رقم الملفة رقم وعاء الحفظ الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو رئيس اللجنة
نسخة منه الى/ –
المركز الوطني للوثائق