عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الوراق الرسمية لوزارة الصحة
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
سنة التشريع: 1976
تاريخ التشريع: 1976-01-01 00:00:00

بعد الاطلاع على قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972، واستنادا الى احكام المادتين الثانية والثالثة من القانون المذكور، وبناء على ما أقرته اللجنة المشكلة بأمرنا الوزاري المرقم (4599) والمؤرخ في 21 – 10 – 1975 .
اصدرنا التعليمات التالية : –

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعبير التالية المعاني المبينة ازاءها : –
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
2 – الوزارة – وزارة الصحة .
3 – الوزير – وزير الصحة .
4 – اللجنة الدائمة – اللجمة الوارد ذكرها في الفقرة (1) من مادة 2 من القانون المشار اليه اعلاه .
5 – اللجنة الثانية – اللجنة الوارد ذكرها في الفقرة (2) من مادة 2 من القانون المشار اليه اعلاه، والتي تؤلف في كل مؤسسة صحية .

مادة 2
يتم اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها بالطريقة التي تقررها اللجنهة الدائمة في ديوان وزارة الصحة، ويجوز ارسال هذه الاوراق الى الجهات الصناعية، ويعتبر ارسالها اتلافا، على ان لا يؤدي ذلك الى تسرب المعلومات الواردة فيها .

مادة 3
تودع الاوراق ذات الصفة التاريخية الى مديرية الآثار العامة او المركز الوطني لحفظ الوثائق حسب الاختصاص، وفقا للاحكام القانونية لكل منها، والتعليمات الصادرة بموجبها .

مادة 4
يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية، كالحاسبة الالكترونية، واجهزة التصوير (المايكروفلم)، لتنفيذ اغراض هذه التعليمات .

مادة 5
تنظم قوائم بأربع نسخ من قبل اللجان الثانية المشكلة في المؤسسات الصحية، والمشار اليها بالفقرة (5) من مادة 1 من هذه التعليمات تتضمن وبشكل مفصل عدد الاوراق والسجلات والاضابير المراد اتلافها، وتاريخي فتح وغلق هذه الاضابير والسجلات وأسباب طلب اتلافها، وترسل الى ديوان الوزارة لعرضها على اللجنة الدائمة تمهيداً للمصادقة عليها .

مادة 6
كل ورقة رسمية لم يرد ذكرها في هذه التعليمات ولم تكن الورقة الرسمية هذه مقررة او منشأة او مثبتة بحق ما للدولة او للافراد، يجوز للجنة الدائمة الوارد ذكرها في الفقرة (4) من المادة الولى من هذه التعليمات ان تقرر اتلافها في فترة زمنية تتراوح بين ستة أشهر وخمس عشرة سنة حسب اهمية الورقة وتقدير اللجنة لها، وبعد استحصال المصادقة عليها .

مادة 7
تصنف الاوراق الرمسية في ديوان الوزارة والدوائر التابعة لها، لغرض تنفيذ هذه التعليمات، وفقا لما يلي : –
القسم الاول – السجلات والاوراق والوثائق التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية، ولا يجوز اتلاقها : –
1 – القوانين والانظمة والتعليمات ومجموعة القوانين العراقية وجريدة الوقائع العراقية .
2 – قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء .
3 – الاضابير الشخصية للموظفين والمستخدمين والعمال دفاتر خدماتهم وسجلات أحوال الموظفين .
4 – الاتفاقيات والعقود والبروتوكولات مع الدول الاجنبية والمنظمات الدولية .
5 – دفاتر ضمان العمال والسجلات والاستمارات المتعلقة بها .
6 – سجلات السيارات وادواتها الاحتياطية .
7 – سجلات وقرارات لجنة اتلاف الاوراق الرسمية .
8 – الكتب والمجلات العلمية التي تدخل المكتبة .
9 – سجلات الولادات والوفيات .
10 – سجلات الدرجات النهائية وسجلات الخريجين للمعاهد والمدارس والدورات الصحية والادارية .
11 – نتائج تحاليل الهستوباثولوجي المقاطع النسجية والحجيري التقشيري .
12 – اجازات المخدرات للمصانع والشركات والمؤسسات الحكومية .
13 – شهادات تداول المستحضرات لمصنع سامراء والمصانع الاهلية والاجنبية .
14 – قوائم تسعير الادوية .
15 – اضابير المذاخر والصيدليات الاهلية والمكاتب العلمية، والتي صدرت قرارات او اوامر بالغائها .
16 – قرارات لجنة الصيدلة والمخدرات .
17 – سجلات منح الاجازات الصحية للمعامل والمحلات العامة .
18 – استمارات وجداول وموحدات الاحصاء السنوية .
19 – الدراسات والبحوث العلمية .
20 – سجلات ارشيف الاعلام بديوان الوزارة .
21 – خطابات السيد الوزير في المناسبات .
22 – قرارات مؤتمر وزراء الصحة العرب .
23 – قرارات مجالس الادارة في المؤسسات التابعة للوزارة .
24 – قرارات مجالس التخطيط والهيئة التوجيهية .
25 – الخطة الخمسية والمناهج الاستثمارية وصلاحياتها وتعليماتها .
26 – طبلات مرضى مستشفيات الامراض العقلية والعصبية والجذام .

المحتوى2
القسم الثاني – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور (20) سنة من تاريخ انتهاء المعاملة بشأنها او غلقها : –
1 – مخابرات الولادات والوفيات .
2 – التقارير الطبية العدلية .
3 – استمارات الاطفال المستعملة من قبل مديرية رعاية الامومة والطفولة والمراكز الصحية التابعة لها .
القسم الثالث – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور (15) سنة من تاريخ انتهاء المعاملة بشأنها او غلقها : –
1 – سجلات الراقدين في المستشفيات .
2 – الكتب والتقارير النهائية للمرضى الراقدين والمراجعين واعادة الفحص للمصابين والتي لها علاقة بدوائر الشرطة والمحاكم .
3 – البطاقات المخزنية وبطاقات التسجيل والتي تم الجرد السنوي المتواصل عليها .
4 – اضابير الدعاوى بعد اكتساب الحكم فيها الدرجة القطعية وانتهاء كافة الاجراءات القانونية المتعلقة بها، واستيفاء كافة الديون التي ترتبت عنها .
القسم الرابع – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، والتي يجوز اتلافها بعد مرور (10) عشر سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة بشأنها او غلقها : –
1 – نتائج تحاليل مديرية المعهد الكيمياوي .
2 – اضابير السيارات المستهلكة والمباعة .
3 – معاملات العقود والمناقصات المحلية التي تجريها مديرية التجهيزات الطبية العامة بعد تدقيقها .
4 – معاملات العقود والمناقصات الخارجية التي تجريها مديرية التجهيزات الطبية العامة بعد تدقيقها .
5 – سجلات الصادرة والواردة وسجلات التأشير العادية والسرية .
6 – معاملات طلب دفاتر المخردات من قبل الاطباء والمستشفيات الاهلية .
7 – الكارتات الخاصة بفحص مرضى داء الزرقاء .
8 – استمارات الحوامل المستعملة من قبل مديرية رعاية الامومة والطفولة والمراكز الصحية التابعة لها، وتبدأ المدة اعلاه من تاريخ آخر مراجعة مثبتة في الاستمارة .
9 – طلبات المرضى في المستشفيات والمعاهد الصحية في الغرف المجانية .
10 – عقود ذوي المهن الطبية والصحية والتعهدات الخاصة بالايفادات والاجازات الدراسية وتعهدات المعاهد والدورات الصحية بعد تنفيذ الالتزامات الواردة فيها وتأشيرها في سجلات خاصة واعلام دوائر الكتاب العدول بذلك .
القسم الخامس – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور (5) خمس سنوات من اريخ انتهاء المعاملات بشأنها او غلقها او تدقيقها : –
1 – أضابير طلاب المعاهد والمدارس والدورات الصحية، وتبدأ المدة اعلاه من تاريخ تخرجهم .
2 – سجلات الغيابات وانتظام الدوام للمعاهد والمدارس والدورات الصحية .
3 – النسخ الثواني من قرارات اللجان الطبية، عدا القرارات الخاصة بالتعيين .
4 – سجلات الصادرة والواردة الخاصة باللجان الطبية .
5 – تقارير رش المبيدات الخاصة بمشروع مكافحة الملاريا بعد ادخالها في السجلات .
6 – سجلات اعمال سير السيارات بعد تاريخ انتهاء تدقيقها .
7 – الرقوق الشعاعية وتقاريرها والخاصة بمعاملات الطب العدلي .
8 – المخابرات المتعلقة بطلبات الاستيراد المباشر (أ ج . أ س) .
9 – النسخ الحمراء والبيضاء من قوائم التجهيز في مديرية التجهيزات الطبية العامة .
10 – التقارير التفتيشية والتدقيقية والمخابرات المتعلقة بها بعد ازالة اثر المخالفات الواردة فيها .
11 – الاستمارات الاحصائية رقم (10) للامراض المعدية .
12 – المراسلات مع الوكالة الدولية للطاقة الذرية .
13 – المراسلات مع المؤسسة العامة للادوية والشركة العامة لصناعات الادوية في سامراء بخصوص الاسئلة عن الاسعار والاستفسارات عن الادوية والمواد الكيمياوية .
14 – المخابرات المتعلقة بفتح الدورات وتغيبات الطلاب وسلوكهم اثناء الدورة في مديرية التعليم الصحي بديوان الوزارة .
15 – نسخ مخابرات ذاتية المؤسسات الصحية الواردة الى ديوان الوزارة، ما عدا المخابرات المتعلقة بالمخالفات والعقوبات المالية والانضباطية .
16 – نسخ مخابرات شؤون العمال في المؤسسات الصحية الواردة الى ديوان الوزارة، ما عدا المخابرات المتعلقة بالمخالفات والعقوبات المالية والانضباطية .
17 – دفاتر توزيع الكتب الرسمية .
18 – التعاميم الاعتيادية والتي لا تتعلق بقضايا الارزاق والامور المالية والحقوقية والقوانين والانظمة والتعليمات المعمول بها .
القسم السادس – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور (3) ثلاث سنوات من تاريخ انتهاء المعاملات بشأنها او غلقها : –
1 – سجلات التلقيحات ضد الجدري .
2 – نتائج التقارير المختبرية الخاصة بمعاملات مديرية صحة العاصمة والمعاونيات والطبابات التابعة لها .
3 – بطاقات اذن الحركة للسيارات بعد تاريخ ادخالها في السجلات المختصة .
4 – استمارات الاشغال اليومية للسيارات بعد تاريخ ادخالها السجلات المختصة .
5 – استمارات مجمل الاسفار الشهرية بعد تاريخ ادخالها السجلات المختصة .
6 – معاملات وقرارات اتلاف الادوية والمواد المخدرة .
7 – معاملات الكشف والرقابة الصحبة على المعامل .
8 – سجلات الفحص الطبي الخاصة بوصف النظارات الطبية .
9 – التقارير الطبية الممنوحة لذوي المهن الصحية بغية تجديد اجازات ممارسة المهن لهم .
10 – اوراق الاستشهاد الممنوحة لذوي المهن الصحية كونه يعمل تحت اشراف ورقابة طبية او صيدلانية .
11 – النسخ الزائدة للمخابرات المتعلقة بمعاملات الموظفين والمستخدمين والعمال العامة ومراسلات الذاتية الروتينية الاخرى .
12 – شهادات التحليل الخاصة بصناعة الادوية في سامراء او المعاهد ذات الاختصاص والمصادق عليها .
13 – الاستمارات الاحصائية للفحوص المختبرية والاشعة .
14 – الاستمارات الاحصائية (3 – 1) الخاصة بالمرضى الراقدين .
15 – الاستمارات الاحصائية للولادات والوفيات .
16 – الاستمارات الاحصائية للمستشفيات الاخرى .

المحتوى3
القسم السابع – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور سنتين من تاريخ انتهاء المعاملات بشأنها او غلقها : –
1 – سجلات العيادة الخارجية .
2 – سجلات نتائج التحاليل المختبرية .
3 – شهادات الولادات والوفيات بعد ادخالها السجلات المختصة .
4 – اوراق مقترفي المخالفات الصحية بعد انتهاء آثار هذه المخالفات .
5 – المخابرات المتعلقة بالدوام الرسمي والعطل الرسمية .
6 – المخابرات المتعلقة بالاحتفالات والمهرجانات .
7 – المراسلات مع المنظمة الدولية لهيئة المواصفات والمقاييس .
8 – التقارير السنوية لنشاطات منظمة الصحة الدولية .
9 – اجازات مستحضري الادوية .
10 – اجازات مستحضري الادوية البسيطة والزرنيخ .
11 – الكتب المتعلقة باحتياجات المؤسسات من الاجهزة والادوات .
12 – استمارات قوائم الارزاق بعد تدقيقها لدى مديرية التديق بديوان الوزارة .
13 – ورقة العيادة الخارجية وبطاقات المعالجة في العيادة الخارجية المستعملة، والتي يدون عليها الطبيب ملاحظاته (بطاقة 64) .
القسم الثامن – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور (1) سنة واحدة من تاريخ انتهاء الاجراءات بشأنها او غلقها : –
1 – معاملات المحلات العامة الخاصع للرقابة الصحية .
2 – النسخ الثواني من قرارات اللجان الطبية الخاصة بالتعيين المحفوظة لدى اللجان الطبية .
3 – سجلات تصديق التقارير الطبية الممنوحة من الاطباء في عياداتهم الخاصة .
4 – تقارير التعرف الجغرافي للملاريا بعد ادخالها السجلات .
5 – التقارير الشهرية للتضبيب المسائي بعد ادخالها السجلات .
6 – تقارير رش النفايات بعد ادخالها السجلات .
7 – تقارير اصابات الملاريا بعد ادخالها السجلات .
8 – التقارير الاحصائية بالملاريا الاسبوعية والشهرية لدى مديرية معهد الامراض المتوطنة .
9 – تقارير الملاك الشهرية الخاصة بالامراض المتوطنة بعد ادخالها السجلات .
10 – النسخ الثواني من كتب الصادرة الخاصة بأقسام الدائرة .
11 – استمارات مرض البلهارزيا من (1 – 19) بعد ادخالها السجلات .
12 – النسخ الزائدة من الاوامر الادارية الخاصة بتعيين العمال المؤقتين لعمليات الرش لدى مديرية معهد الامراض المتوطنة .
13 – جداول المرضى الشهرية، وتبدأ المدة من تاريخ تنظيم موحدات جداول المرضى السنوية .
14 – نسخ الاوامر الوزارية والادارية التي تزود لها مفتشية الصحة العامة عن التعيينات والترفيعات والعقوبات الانضباطية والتأديبية والخفارات لموظفي ومستخدمي وعمال وزارة الصحة .
15 – جداول خفارات الصيدليات الاهلية المحفوظة لدى مفتشية الصحة العامة .
16 – جداول واستمارات احصائيات الامراض المهنية الشهرية .
17 – استمارات احصائية الامراض العينية السارية .
18 – استمارات الاخبار الفوري للامراض المعدية .
19 – استمارات احصائيات التلقيحات الشهرية .
20 – استمارات احصائية الامراض المتوطنة الخاصة بالملاريا والبلهارزيا والانكلستوما الشهرية .
21 – سجلات دوام الموظفين والمستخدمين والعمال .
22 – سجلات خفارات الدفاع المدني .
23 – النشرة الاعلامية .
24 – معاملات الشطب والاتلاف .
القسم التاسع – السجلات والاضابير والاوراق الرسمية، التي يجوز اتلافها بعد مرور ستة أشهر من تاريخ انتهاء الاجراءات بشأنها او غلقها : –
1 – دفاتر الامتحانات الخاصة بالمعاهد والمدارس والدورات الصحية والادارية .
2 – اضابير المذاخر والصيدليات الاهلية والمكاتب العلمية لدى مفتشية الصحة العامة، والتي صدرت قرارات او اوامر بالغائها، والتي لم تترتب عليها آثار قانونية .
القسم العاشر – يجوز اتلاف الاوراق والاستمارات والسجلات الرسمية المذكورة ادناه، بالحد الادنى المبين ازاءها، اذا ما تم تدقيقها او تفتيشها وبالحد الاعلى ان لم تدقق او تفتش : –
1 – قوائم واستمارات الارزاق لدى المستشفيات والمعاهد والمؤسسات الصحية الحكومية .
15 سنة 20 سنة
2 – طبلات المرضى في الغرف المأجورة في المستشفيات والمعاهد والمؤسسات الصحية الحكومية .
10 سنة 15 سنة
3 – سجلات شعب الاشعة
5 سنة 10 سنة
القسم الحادي عشر – يتم اتلاف الاوراق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف، وفقا للمدد المحددة في الجدولين المرفقين لمنشور وزارة المالية المرقم (1/م/1) في 17 – 1 – 1974، والذي اجاز الاتلاف بالحد الادنى، اذا ما تم تفتيشها او تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي او هيئات الرقابة المالية او الهيئات التدقيقية للوزارات والدوائر، وبالحد الاعلى اذا لم تفتش او تدقق، مع مراعاة الاحكام الاخرى الواردة فيه وبكل دقة : –

المحتوى4
جدول رقم (1)
بالحدين الادنى والاعلى لاتلاف مستندات القبض والصرف
التسلسل نوع المستند الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
مستندات القبض
1 – وصولات الجباية محاسبة /28 وما في حكمها في الدوائر الاخرى . 15 20
2 – وصولات القبض محاسبة /37 وما في حكمها في الدوائر الاخرى . 15 20
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة /34 وما في حكمها في الدوائر الاخرى . 15 30
4 – مذكرات اذن القبض محاسبة /35 وما في حكمها في الدوائر الاخرى . 15 20
5 – قسائم الشيكات 15 20
6 – الاستمارات الدائنة والمدينة 15 20
مستندات القبص
7 – خرميات بطاقات العيادات الخارجية محاسبة /64 . 15 20
8 – وصولات جباية رسوم وسائط النقل محاسبة /67 . 15 20
مستندات الصرف
1 – النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف . 15 20
2 – قوائم الرواتب 15 20
3 – الشيكات الزرقاء 15 20
4 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها . 15 20
5 – قوائم مخصصات السفر والايفاد والمضربية . 10 15
6 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع 10 15
7 – قوائم المصروفات النثرية 10 15
8 – سفالات الشيكات 5 10

جدول رقم (2)
بالحدين الادنى والاعلى لاتلاف السجلات الحسابية
التسلسل نوع السجل الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 – سجل يومية الصندوق محاسبة /1 15 20
2 – سجل يومية الصندوق محاسبة /66 15 20
3 – سجل اليومية العامة للمقبوضات محاسبة /1 خاص . 15 20
4 – سجل اليومية العامة للمدفوعات محاسبة /1 خاص . 15 20
5 – سجل يومية رسوم وسائط النقل محاسبة /68 . 15 20
6 – سجل الطوابع المالية محاسبة /5 15 2 –
7 – سجل الرواتب محاسبة /8 15 20
8 – سجل التأديات التقاعدية محاسبة /9 15 20
9 – سجل الاستمارات محاسبة /16 15 20
10 – سجل التخصيصات محاسبة /2 و3 10 15
11 – سجل معاملات الخزائن محاسبة /4 10 15
12 – سجل الايرادات النهائية محاسبة /6 10 15
13 – سجل السلفة المستديمة محاسبة /10 5 10
14 – سجل الطوابع البريدية محاسبة /12 5 10
15 – سجل مراقبة الاستقطاعات من الراتب محاسبة /69 . 5 10
16 – سجلات الرقابة في الخزائن 5 10
17 – سجل الاثاث محاسبة /3 وسجلات توثيق الموجودات لا يتلف .
مادة 8 – تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
وزير الصحة