تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الزراعة و الاصلاح الزراعي و الدوائر التابعة لها

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بوزارة الزراعة و الاصلاح الزراعي و الدوائر التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
سنة التشريع: 1976
تاريخ التشريع: 1976-01-01 00:00:00

بناء على ما اقرته اللجنة المشكلة بموجب امرنا الوزاري املرقم 26501 في 6 – 5 – 1976 وتنفيذا لاحكام الفقرة (2) من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 واستنادا الى احكام الفقرة (3) من المادة المذكورة اصدرنا التعليمات التالية : –

مادة 1
التعاريف – يقصد بالكلمات والتعابير التالية المعاني المبينة ازاءها : –
1 – الوزارة – وزارة الزراعة والاصلاح الزراعي
2 – الوزير – وزير الرزاعة الاصلاح الزراعي .
3 – اللجنة الدائمة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (1) من مادة 2 من قانون اتلاف الاوراق الاوراق الرسمية رقم (4) لسنة 1972 .
4 – اللجنة المختصة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (2) من مادة 2 من القانون اعلاه .
5 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .

مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في هذه الوزارة والدوائر التابعة لها حسب البنود التالية : –
اولا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية لا يجوز اتلافها عدا ما يتقرر تصويره بالمايكروفيلم : –
1 – مجموعات القوانين والانظمة وجريدة الوقائع العراقية .
2 – التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة الدائمية .
3 – الاضبارات الشخصية ودفاتر الخدمة .
4 – السجلات بكافة انواعها عدا ما استثنى منها بموجب هذه التعليمات .
5 – تقارير ديوان الرقابة المالية والمدققين القانونيين .
6 – المقاولات والعقود ودفاتر الذرعات والتعهدات .
7 – اوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية .
8 – دفاتر الضمان .
9 – دفاتر رصد فروق الارتفاعات واستمارات حساباتها .
10 – الاضابير الخاصة بالاشخاص الخاضعين للاستيلاء بالنسبة لمديرية شؤون الاراضي العامة .
11 – اضابير الموزع عليهم بالنسبة لمديرية شؤون الاراضي العامة .
12 – الخرائط وموافقات مديرية الاستخبارات العسكرية على توزيعها .
13 – الكتب والسجلات والصحف والنشرات التي تدخل المكتبة .
14 – الاتفاقيات والعقود مع الدول والمنظمات الدولية .
15 – تقارير البحوث والتجارب والدراسات والمؤتمرات .
16 – الاوراق الرسمية المتضمنة اثبات حقوق الملكية او الحقوق العينية المتعلقة بها .
ثانيا – يكون الحدان الادنى والاعلى لاتلاف مستندات الصرف والقبض والسجلات الحسابية وفق ما يلي : –
أ – جدول الحد الادنى والاعلى لاتلاف مستندات الصرف :
ت نوع المستند الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 – النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للصرف ومستندات الصرف ومرفقاتها . 15 20
2 – قوائم الرواتب 15 20
3 – الشيكات الزرقاء 15 20
4 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها . 15 20
5 – قوائم مخصصات السفر والايفاد والمضربية 10 15
6 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع 10 15
7 – قوائم المصروفات النثرية 5 10
8 – سفالات الشيكات 5 10
9 – مستندات قيد اليومية ومرفقاتها 15 20
ب – جدول الحد الادنى والاعلى لاتلاف مستندات القبض :
ت نوع المستند الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 – وصولات الجباية محاسبة / 38 وما في حكمها في الداوئر الاخرى 15 20
2 – وصولات القبض محاسبة / 37 وما في حكمها في الداوئر الاخرى 15 20
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة/ 34 وما في حكمها في الداوئر الاخرى 15 20
4 – مذكرات اذن القبض محاسبة/ 35 وما في حكمها في الداوئر الاخرى 15 20
5 – قسائم الشيكات 15 20
6 – الاستمارات الدائنة والمدينة 15 20
7 – بطاقات العيادات الخارجية محاسبة / 64 15 20
8 – وصولات جباية رسوم وسائط النقل محاسبة / 67 15 20
ج – جدول الحد الادنى والاعلى لاتلاف مستندات القبض :
ت نوع المستند الحد الادنى بالسنوات الحد الاعلى بالسنوات
1 – سجل يومية الصندوق ومحاسبة/1 15 20
2 – سجل يومية الصندوق محاسبة/66 15 20
3 – سجل اليومية العام للمقبوضات محاسبة/1 خاص 15 20
4 – سجل اليومية العام للمدفوعات محاسبة/1 خاص 15 20
5 – سجل يومية رسوم وسائط النقل العام/68 15 20
6 – سجل الطوابع المالية محاسبة/5 15 20
7 – سجل الرواتب محاسبة/8 15 20
8 – سجل التأديات التقاعدية محاسبة/9 15 20
9 – سجل الاستمارات محاسبة/16 15 20
10 – سجل التخصيصات محاسبة/2 و3 10 15
11 – سجل معاملات الخزائن محاسبة/4 10 15
12 – سجل الايرادات النهائية محاسبة/6 10 15
13 – سجل السلفة المستديمة محاسبة/10 5 10
14 – سجل الطوابع البريدية محاسبة/12 5 10
15 – سجل مراقبة الاستقطاعات من الراتب محاسبة/69 5 10
16 – سجل الرقابة في الخزائن 5 10
17 – سجل الاثاث محاسبة/13 وسجلات تدقيق الموجودات لا يتلف
18 – سجل اليومية العامة 15 20
19 – سجل الاستاذ 15 20

المحتوى2
ثالثا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس عشرة سنة : –
1 – المعاملات المتعلقة بالايرادات والمصروفات والديون والنفقة والاستقطاعات .
2 – المعاملات المتعلقة بحوادث السرقات والحرائق والفقدان والشطب والاتلاف وبيع الحاصلات وتسديد رسومها .
3 – الاوراق المتعلقة بالخاضعين للاستيلاء من غير مديرية شؤون الاراضي العامة .
4 – الاوراق المتعلقة بتوزيع الاراضي على الموزع عليهم من غير مديرية شؤون الاراضي العامة .
5 – المخابرات المتعلقة بانشاء المباني والمعامل ومحطات المكائن .
6 – اضبارات الدعاوى والمخابرات المتعلقة بالعلاقة الزراعية .
رابعا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات : –
1 – التقارير الشهرية والفصلية والسنوية .
2 – المعلومات الاحصائية السنوية .
3 – اية اوراق والمستمسكات التي تحدد بقرار من اللجنة الدائمية .
4 – الموافقات الخطية للمسؤلين لاتخاذ اجراءات تنفيذية ذات علاقة بسياسة الوزارة والكتب الصادرة بهذا الشأن .
5 – مصادقات مجلس قيادة الثورة ومقررات مجلس الوزراء، التخطيط، والرزاعي الاعلى، الانضباط، الهيئة التوجيهية لمجلس التخطيط، الهيئة الخاصة للاصلاح الزراعي، هيئة التمييز لجان الانضباط والتنسيق والتطهير واية مصادقات اخرى بقرار من اللجنة الدائمية .
6 – اجازات نصب المضخات والنواعير والرافعات المائية .
7 – المعاملات المتعلقة باموال الاسرة المالكة .
8 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين وشؤون المناقصات والمزايدات .
9 – المخابرات المتعلقة بشؤون الري والسداد والتحاويل وكري الانهر، والجداول والمبازل وتطهيرها .
10 – المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل والتنفيذ .
11 – المخابرات المتعلقة بايجار والتزام البساتين والغابات والاحراش والمقالع والمحاجر .
12 – المخابرات المتعلقة بالحوادث الجنائية .
13 – المخابرات المتعلقة بالفحوصات المختبرية .
14 – التشكيلات والملاكات وما يتعلق بها من سجلات .
15 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتابات .
خامسا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات : –
1 – معاملات المسقفات وعقودها .
2 – جداول دور السليم والتسلم .
3 – المخابرات الخاصة بالمضخات والمكائن والآلات والادوات الاحتياطية لها .
4 – قوائم تجهيز الخرائط ومستندات ادخالها .
5 – المخابرات المتعلقة بدور التسليم والتسلم .
6 – المخابرات المتعلقة بعقود الايجار والعقود الزراعية .
7 – المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات .
8 – المخابرات المتعلقة باجور وسائط النقل وجداولها .
9 – المخابرات الاعتيادية المتعلقة بالمخصصات بمختلف انواعها والكسوة .
10 – العرائض والطلبات الشخصية والشكاوى والاخباريات المنتهية معاملاتها .
11 – المقترحات المتعلقة بقانون الاصلاح الزراعي وتطبيقاته .
12 – المخابرات المتعلقة بالتوزيع وتخصيص الاراضي، والاراضي المسلمة الى المجلس الزراعي الاعلى بموجب قانون المصرف التعاوني الزراعي .
13 – المعاملات الخاصة بالمواقع الاثرية .
14 – المخابرات المتعلقة بتشكيلات الوزارات والدوائر الاخرى (عدا وزارة الزراعة والاصلاح الزراعي) والمخابرات الخاصة بالنقابات والجمعيات الزراعية والمصرف الزراعي التعاوني .
15 – المخابرات المتعلقة بالبعثات والوفود والخبراء والاجانب .
16 – قرارات المجالس الزراعية .
17 – المخابرات الخاصة بالصكوك ونماذج التواقيع .
18 – المخابرات الخاصة بتشكيلات اللجان والايفادات داخل العراق .
19 – المخابرات المتفرقة مع دوائر التسجيل العقاري والتسوية والاوقاف .
20 – المخابرات المتعلقة بتصحيح صنف الاراضي .
21 – المخابرات الخاصة بالخدمات التي تقوم بها الدوائر التابعة للوزارة .
22 – بطاقات المقاييس اليومية والاسبوعية وما يتعلق بمناسيب مياه الامطار .
23 – المخابرات المتعلقة بالحيوانات .
24 – المخابرات المتعلقة بالمجازر وفحص اللحوم .
25 – المخابرات المتعلقة بالمنتجات الحيوانية .
26 – المخابرات المتعلقة بتخويل الصلاحيات القضائية .
27 – المرتسمات الحقلية والمخابرات المتعلقة باعمال العد والتثليث والمسح .
28 – تخمينات الميزانية السنوية .
سادسا – الاوراق التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة بشرط انتهاء الغرض منها : –
1 – دفاتر توزيع الرسائل .
2 – التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة السرية .
3 – المخابرات المتعلقة بالمؤتمرات والمعارض المحلية .
4 – التقارير والنشرات الشهرية والاسبوعية المتعلقة بمديرية الري العامة .
5 – النسخ الزائدة من الكتب الرسمية ومسوداتها .
6 – المخابرات المتعلقة بمديرية الري العامة .
7 – المخابرات المتعلقة بالتبليغات القضائية .
8 – المخابرات المتفرقة الاخرى التي لم يرد ذكرها في هذه التعليمات .
9 – سجلات دوام الموظفين .

المحتوى3
مادة 3
احكام عامة : –
1 – تقوم اللجان المختصة بتنظيم قوائم مفصلة تتضمن الاوراق الرسمية المطلوب اتلافها ومواضيعها وعرضها على اللجنة الدائمة لاستحصال موافقة الوزير .
2 – لا يجوز اتلاف الاوراق المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الا بحضور ممثل عن المركز الوطني لحفظ الوثائق لغرض اختيار ما ينسب حفظه في المركز من تلك الاوراق .
3 – يتم اتلاف الاوراق بالطريقة التي تقررها (اللجنة الدائمة) ويعتبر ارسال الاوراق الى معمل الورق اتلافا على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة منها لخين اتلافها .
4 – تودع المراسلات والمستندات المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات ذات الصفة التاريخية الى مديرية الاثار العامة .
5 – يجوز للجان المختصة ان تقرر تصوير بعض الاوراق الرسمية قبل اتلافها وذلك بجهاز التصوير الدقيق ويكون للصورة التي تؤيد الدائرة المختصة اخذها بواسطة الجهاز المذكور حكم الاصل .
6 – يكون للورقة المصورة باجهزة التصوير الاخرى المؤيدة من قبل الدائرة الرسمية حكم الاصل .
7 – يجوز اتلاف المستندات المؤثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية بعد مضي المدة الدنيا اذا تم تفتيشها او تدقيقها من قبل هيئات الرقابة المالية والجهات التدقيقية .
8 – تعامل السجلات الحسابية التي تستخدم لقيد مستندات القبض والصرف من حيث تطبيق القواعد المقررة لاتلافها .
9 – يجوز اتلاف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف والسجلات الحسابية قبل انقضاء المدة الواردة في مادة 2 من هذه التعليمات اذا تم تأمين الاحتفاظ بصورة منها بأي من الطرق الفنية المذكورة في مادة 4 من القانون رقم (141) لسنة 1972 والفقرتين (5 و6) من هذه المادة .
10 – تستثنى من احكام الفقرات (7، 8، 9) المستندات والسجلات التي يقع عليها اعتراضات من قبل هيئات الرقابة المالية والجهات التدقيقية والتي تنشأ عنها قضايا تزوير واختلاس وتحال الى المحاكم المختصة حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات او صدور قرار المحكمة واكتسابه الدرجة القطعية .

مادة 4
تلغى التعليمات رقم 1 و6 .

مادة 5
تطبق هذه التعليمات في كافة الدوائر الرسمية والمؤسسات والمصالح التابعة لهذه الوزارة .

مادة 6
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

وزير الزراعة والاصلاح الزراعي