تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بشركة النفط الوطنية العراقية

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بشركة النفط الوطنية العراقية
التصنيف: تعليمات

المحتوى1
سنة التشريع: 1976
تاريخ التشريع: 1976-01-01 00:00:00

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير الآتية المعاني المبينة ازاءها:-
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 .
2 – الشركة – شركة النفط الوطنية العراقية .
3 – الرئيس – رئيس مجلس ادارة شركة النفط الوطنية العراقية .
4 – اللجنة المختصة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة (2) من مادة 2 من القانون .

مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في الدوائر التابعة للشركة لغرض تنفيذ هذه التعليمات وفق ما يأتي:-
اولا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمية ولا تتلف هي:-
1 – القوانين والانظمة والتعليمات والتعاميم والبيانات والماشير .
2 – قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس التخطيط .
3 – قرارات مجلس ادارة الشركة .
4 – الاضابير الشخصية للموظفين والمال والمستخدمين والمتدربين .
5 – الاوامر الادارية الصادرة بالتشكيلات الادارية للشركة والشركات المملوكة لها .
6 – الاتفاقيات والعقود وقرارات المؤتمرات .
7 – دفاتر الضمان الاجتماعي للعمال والسجلات المتعلقة بها .
8 – سجل التوقيفات التقاعدية للموظفين والمستخدمين والجداول المتعلقة بها .
9 – الجريدة الرسمية (الوقائع العراقية) .
10 – الكتب والنشرات والمجلات والصحف والادلة التنظيمية والخرائط التي تدخل المكتبة .
11 – تقارير اللجان التدقيقية والرقابة المالية والمخابرات والمتعلقة بها .
12 – اضابير لجنة انضباط الموظفين والمستخدمين .
13 – النسخ الاصلية من عقود الخدمة .
14 – السجلات والقرارات الاساسية لمقاطعة اسرائيل والقائمة السوداء .
15 – اوراق التسجيل لدى شركة التأمين الوطنية مع وثائق التأمين وسجل التعويضات .
16 – التقارير الفنية بمواصفات النفط .
17 – بطاقات التكاليف الايرادية والموجودات المخزنية والمصاريف الرأسمالية والمعدات والآلات والسيارات والاثاث .
18 – التقارير والمعلومات المتعلقة بالحقول والمنشآت النفطية .
19 – اضابير الابار .
20 – كشوفات واحصائيات النفط والغاز .
21 – دفاتر رصد الزوايا والمرتسمات الحقلية والنهائية وفروق الارتفاعات .
22 – تحاليل النماذج والعينات المختلفة .
23 – تقارير لجان اتلاف الاوراق الرسمية .
24 – المخابرات والسجلات العامة والخاصة بشؤون المتقاعدين وسجلات تعويض الاجازات المرضية .
25 – سجلات الديون وكفالات الضمان .
26 – التقارير السنوية عن النفط الخام المصدر ومشتقاته والجداول المتعلقة بها .
27 – بطاقات وقوائم الاستقطاعات من المظفين والعمال وشهادات آخر راتب والاستقطاعات الاخرى .
28 – الانظمة والقوانين الصادرة بخصوص التكاليف (الاندثارات) .
29 – الكشوفات التحليلية الرئيسية للتكاليف وخلاصات قوائم الجرد .
30 – قوائم ضريبة الدخل وملحقاتها .
31 – سجلات الاساس للموظفين والعمال والمتدربين .
32 – سجل الموجودات الثابتة والمنقولة .
33 – اصابير الدعاوى .
34 – سجل مكافآت نهاية الخدمة .
35 – الحسابات الختامية (الميزانية العمومية) المصادق عليها من قبل المدقق القانوني (الرقابة المالية) مع التقارير الملحقة بها .
36 – سجلات ومخابرات الدور العائدة للشركة والمعاملات المتعلقة بها .
37 – الميزانية العمومية .
38 – الاوراق الرسمية المتضمنة اثبات الحقوق الملكية او الحقوق العينية المتعلقة بها وكذلك الاوراق المتعلقة بحقوق الجنسية او الاحوال الشخصية .
ثانيا – السجلات والاوراق الرسمية والمخابرات التي يجوز اتلافها بعد مرور (15) سنة من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة هي:-
1 – معاملات ايجار المسقفات وعقودها .
2 – قوائم تجهيز الخرائط ومستندات ادخالها .
3 – الاضابير الفنية للراديو والاجازات اللاسلكية .
4 – الاستمارات والاوامر الادارية الخاصة بمنح المخصصات والمخابرات المتعلقة بها .
5 – اضابير المشاريع بعد تنفيذها .
6 – مستندات الاستلام والصرف والتحويل والاعادة المخزني .
7 – سندات القبض ومرفقاتها .
8 – سندات القيد ومرفقاتها .
9 – مذكرات الدائن والمدين .
10 – قوائم الرواتب .
11 – المستندات المخزنية .
12 – يومية المدفوعات .
13 – اليومية العامة .
14 – الاستاذ العام .
15 – الاستاذ العام الفرعي .
16 – سجل الاعتمادات .

المحتوى2
ثالثا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور (10) سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة وهي:-
1 – مستندات الشحن واستلام المواد المخزنية .
2 – المراسلات حول الودائع والامانات لدى المصارف .
3 – التقارير المالية الشهرية .
4 – استمارات بيان قيام الزوجية وسجلات سلف الزواج .
5 – استمارات حالة عمليات التركيز وحركة النفط لوحدات التكرير .
6 – بطاقات الاستاذ العام للمخازن وصفحات اليومية .
7 – المخابرات والصلاحيات المالية والادارية .
8 – المخابرات المتعلقة بانشاء المباني والطرق .
9 – اضابير المشاريع بعد تنفيذها .
10 – موازين المراجعة .
11 – المقاولات والعقود الانشائية والمخابرات المتعلقة بها .
رابعا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة وهي:-
1 – المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع الاستمارات .
2 – المخابرات المتعلقة باجور وسائط النقل وجداولها .
3 – المخابرات الخاصة بالصكوك ونماذج التواقيع .
4 – المخابرات المتعلقة بالخدمات التي تقدمها الشركة الى الدوائر الاخرى وبالعكس .
5 – سجل الطوابع .
6 – المخابرات الخاصة بشؤون الكيل .
7 – تقارير شركة النفط الوطنية والمخابرات الخاصة بها .
8 – المخابرات المتعلقة بشؤون الطيران .
9 – استمارات وجداول المناوبة .
10 – التقارير اليومية والاسبوعية والشهرية للمنتجات النفطية .
11 – المخابرات المتعلقة بالمعرض والمؤتمرات المحلية .
12 – مطابقة كشوفات البنوك .
13 – النسخ الثواني من مستندات القبض، الصرف، القيد، ومذكرات الدائن والمدين .
14 – سفالات الشيكات .
15 – المخابرات المتعلقة بالايفاد خارج العراق لغير الاغراض التدريبية .
16 – المخابرات الخاصة بالمواقع الاثرية .
17 – التصاريح الكمركية .
18 – المخابرات المتعلقة باضافة الخدمة والتقاعد (بعد صدور القرارات بالاضافة) .
19 – جداول جرد المواد المخزنية واستمارات النقد وقراءات العدادات الختامية .
20 – طلبات تجهيز النفط الخام والجداول والمخبرات المتعلقة بها .
21 – الاوراق المتعلقة باجازات الموظفين والمستخدمين والعمال (الاعتيادية والمرضية) .
22 – سجلات الواردة والصادرة .
23 – طلبات التجهيز او الشراء .
24 – مخابرات الاستيراد وفتح الاعتمادات والاوراق والمستندات المتعلقة بها .
25 – قوائم صرف الوقود وسحب المحروقات ودفاتر اشتغال السيارات .
26 – قوائم النثرية والبريد والبرق والهاتف والماء والكهرباء .
27 – اجازات العمل للاجانب .
28 – الميزانية التخمينية الرئيسية المصدقة والمنهاج الاستثماري السنوي .
29 – سجل السلف والمخابرات المتعلقة بها .
30 – عقود الايجارات والخدمات .
31 – عقود التجهيز .
خامسا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور سنتين من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة وهي:-
1 – اضابير التدوير .
2 – المخابرات المتعلقة بالتبليغات القضائية .
3 – مسودات المجموعة الاحصائية .
4 – التنظيف والصيانة .
5 – خدمات النقل .
6 – كتب تأييد الخدمة .
7 – الاوامر الادارية المتعلقة بالايفادات داخل العراق .
سادسا – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة من تاريخ انتهاء المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة المعاملة عليها وبعد تدقيقها حسب القوانين والانظمة وهي:-
1 – التقارير وانشرات الشهرية والاسبوعبة والاعلامية .
2 – النسخ الثواني والنسخ الزائدة من المخابرات والجداول .
3 – عروض وعطاءات المناقصات الفاشلة .
4 – سجلات الدوام الرسمي وبطاقات دوام الموظفين والعمال .
5 – سجل وحدات خفارات الدفاع المدني .
6 – بطاقات مطاعم الموظفين والعمال .
7 – مذكرات الشحن وقوائم حمولات البواخر .
8 – تقارير انتاجية الموظفين الاسبوعية .
9 – المخابرات المتعلقة بزيارات المنشآت النفطية .
10 – المخابرات المتعلقة بالسلامة الصناعية .
11 – جداول الكيل اليومي في محطات عزل الغاز والخزانات الرئيسية وجداول انتاج المكائن وشهادات خلو النفط الخام من الغاز .
12 – استمارات طلبات ادوات الاطفاء وطلبات الاسعاف .
13 – سجلات معدات الخدمة الشهرية .
14 – استمارات الاجازات الوقتية .
15 – كتب التحويل الزائدة .
16 – مسودات العقود والاتفاقيات والقوانين والانظمة والتعليمات .
17 – صور معاملات واضابير المتدربين المنتهية .
18 – الاوراق الزائدة المتعلقة باجازات الموظفين والمستخدمين والعمال .
19 – الاعلانات وطلبات التعيين والعرائض .
مادة 3 – احكام عامة .
اولا – للدوائر الاستعانة بالوسائل العلمية كالحاسبات الالكترونية (الكومبيوتر) وأجهزة التصوير الدقيق (المايكروفلم) وغيرها، وللجان اتلاف الاوراق الرسمية ان تقرر تصوير بعض المستندات والسجلات والمعاملات والاوراق الرسمية قبل اتلافها الصور التي تؤيد الدائرة المختصة اخذها بواسطة الجهاز المذكور بحكم الاصل .
ثانيا – تشكل بامر من رئيس مجلس ادارة الشركة لجنة مختصة او اكثر لغرض تنفيذ عملية الاتلاف بجميع مراحلها وفقا لهذه التعليمات .
ثالثا – تتولى الدائرة التي ترغب باتلاف اوراقها الرسمية تنظيم قوائم مفصلة تتضمن انواع الاوراق المطلوب اتلافها وعرضها على اللجنة المختصة لاتخاذ الاجراءات اللازمة لعملية الاتلاف .
رابعا – تودع الاوراق والمستندات الرسمية ذات الصفة التاريخية المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الى مديرية الاثار العامة او المركز الوطني لحفظ الوثائق حسب الاختصاص .
خامسا – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المقرر اتلافها بمقتضى هذه التعليمات الا بحضور ممثل عن المركز الوطني لحفظ الوثائق لغرض اختيار ما ينسب حفظه في المركز من تلك الاوراق .
سادسا – يتم اتلاف الاوراق بالطريقة التي تقررها اللجنة المختصة ويعتبر ارسال الاوراق الى معمل الورق اتلافا على ان لا يؤدي ارسالها الى تسرب معلومات مهمة عنها لحين اتلافها .
سابعا – تطبق هذه التعليمات على جميع الدوائر التابعة لهذه الشركة والشركات المملوكة لها .
ثامنا – يخول رئيس مجلس ادارة الشركة صلاحية تعديل هذه التعليمات .
مادة 4 – تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

رئيس مجلس ادارة
شركة النفط الوطنية العراقية