عنوان التشريع: تعليمات رقم 1 لسنة 1975 (اتلاف الاوراق الرسمية لمديرية الاحوال المدنية العامة)
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1975
تاريخ التشريع: 1975-01-01 00:00:00
استناداً إلى أحكام المادة الثانية من قانون إتلاف الأوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972، أصدرنا التعليمات التالية بشأن إتلاف الأوراق الرسمية لمديرية الأحوال المدنية العامة:
مادة 1
تصنف الأوراق الرسمية العائدة لمديرية الأحوال المدنية العامة، لغرض تنفيذ هذه التعليمات إلى الأقسام التالية:
القسم الأول السجلات والأضابير والأوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة:
1 القوانين والأنظمة وقرارات مجلس قيادة الثورة.
2 التعليمات والمناشير ذات الصفة الدائمية.
3 جريدة الوقائع العراقية.
4 السجل المدني والسجلات الملحقة به والأجزاء المستنسخة عنه، وسجل الجاليات العراقية، وسجل الأجانب مع مراعاة الفقرتين (1 و2) من القسم السادس من هذا الجدول.
5 السجلات الخاصة بأسماء الأشخاص المسقطة عنهم الجنسية العراقية، والأشخاص المتجنسين بها.
6 السجلات الخاصة باللقطاء، ومجهولي النسب.
7 السجلات الخاصة بقرارات التسجيل المجدد.
8 السجلات الخاصة بالقرارات الإدارية.
9 سجلات النفوس للتسجيل العام للسنوات 1927 و1934 و1947.
10 سجلات الواقعات لتسجيل عام 1957.
11 الأضابير الشخصية ودفاتر خدمات، وسجلات أحوال الموظفين والمستخدمين والعمال، عدا المتوفين منهم، إذا روعي في إتلافها أحكام الفقرة (1) من القسم الثالث من هذا الجدول.
12 تقارير المديري العامين والفنيين وذوي الاختصاص والمفتشين الإداريين والماليين.
13 سجلات الآثاث الرسمية محاسبة / 13، وسجلات توثيق الموجودات.
14 قوائم إتلاف الأوراق الرسمية.
15 سجلات الإحصاء الشهرية.
16 المخابرات السرية المتعلقة بمواضيع هذا القسم.
القسم الثاني أولاً السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور (20) عشرين سنة من تاريخ غلقها:
1 سجلات يومية الصندوق محاسبة / 1.
2 سجلات الرواتب محاسبة / 8.
3 قوائم الرواتب.
4 سجلات الاستمارات محاسبة / 16.
5 وصولات القبض محاسبة / 37 و(37 1).
6 مذكرات إذن القبض محاسبة / 34 و(35) و(35 1).
7 قسائم الشيكات.
8 سجلات وأضابير المخابرات المتعلقة بضمان الموظفين، وشركة التأمين الوطنية، ووثائق الضمان المتعلقة بتسجيل الموظفين لدى شركة التأمين الوطنية.
9 المخابرات الخاصة بالمصرف العقاري.
10 أضابير المخابرات المتعلقة بصندوق تقاعد وضمان العمال.
ثانياً يجوز إتلاف السجلات والأضابير والأوراق والمذكرات الواردة في الفقرات (1 8) من البند الأول أعلاه بعد مضي (15) خمس عشرة سنة، إذا ما تم تفتيشها أو تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي أو هيئات الرقابة المالية أو الهيئات التدقيقية.
القسم الثالث أولاً السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور أولاً السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور (15) خمس عشرة سنة من تاريخ غلقها:
1 المحافظ الشخصية، ودفاتر خدمات الموظفين والمستخدمين والعمال المتوفين بعد انتهاء الإجراءات المتخذة بشأنها.
2 إضبارة الصلاحيات الممنوحة للمدير العام أو لغيره من موظفي هذه المديرية.
3 سجلات الصادرة والواردة، وسجلات التأشير.
4 سجل التخصيصات محاسبة / 2.
5 سجل معاملات الخزائن محاسبة / 4.
6 قوائم مخصصات السفر والنقل والإيفاد.
7 النسخ الثواني من مذكرات إذن الدفع.
8 النسخ الثواني والثوالث من مذكرات إذن التسوية محاسبة / 65.
9 النسخ الثواني من مستندات الصرف المعززة لمذكرات إذن الدفع، ومذكرات إذن التسوية على اختلاف أنواعها.
10 سجلات المحاسبة / 16 مكررة، وسجل نموذج / 1 الخاص بصرفيات دفاتر النفوس وجداولها، وسجل صرفيات هويات الأحوال المدنية وجداولها.
ثانياً يجوز إتلاف السجلات والأضابير والمستندات الواردة في الفقرات (4 10) من البند الأول أعلا بعد مضي (10) عشر سنوات، إذا ما تم تفتيشها أو تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي أو هيئات الرقابة المالية أو الهيئات التدقيقية.
القسم الرابع أولاً السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور (10) عشر سنوات من تاريخ غلقها:
1 سجل السلفة المستديمة محاسبة / 10.
2 سجل الطوابع البريدية محاسبة / 12.
3 قوائم المصروفات النثرية.
4 سفالات الشيكات.
5 المخابرات المتعلقة بالمخططات والتصاميم والتحضيرات الأولية الخاصة بالتعداد العام أو التسجيل الفرعي.
6 أضابير المخابرات المتعلقة بالتسويات القيدية.
7 أضابير المخابرات المتعلقة بالإيجارات وعقودها.
8 أضابير المخابرات المتعلقة بالأبنية الحكومية ومعاملات الاستملاك.
9 أضابير المخابرات المتعلقة بصندوق الاحتياط للمستخدمين.
10 أضابير المخابرات المتعلقة بالحجز والتنفيذ وأموال القاصرين.
11 أضابير المخابرات المتعلقة بالمصرف التعاوني الملغى.
12 أضابير المخابرات المتعلقة بنفقات شراء السيارات والمكائن.
13 أضابير المخابرات المتعلقة بمخصصات غلاء المعيشة.
14 أضابير المخابرات المتعلقة بشهادة آخر راتب.
15 أضابير المخابرات المتعلقة بنفقات ترحيل قيود السجلات المدنية.
16 أضابير المخابرات المتعلقة بالسلفات والمنح.
17 أضابير المخابرات المتعلقة بالتعاميم الحسابية والمالية.
18 أضابير المخابرات المتعلقة بقوائم الدور والتسليم.
19 أضابير المخابرات المتعلقة بنفقات التعداد العام للسنوات 1947 و1957 و1965.
20 الأضابير الخاصة بالسجل المدني.
21 الأضابير الخاصة بالقضايا الانضباطية المغلقة والمنتهية إجراءاتها.
22 القرارات الإدارية بالتصحيح والحذف والإضافة ومخابراتها.
23 سجلات الواقعات للتسجيلات العامة السابقة لتسجيل 1957.
24 استمارات ومسودات التعداد العام، والتسجيل الفرعي بعد الانتهاء من الإجراءات المتخذة بشأنها.
25 أضابير المخابرات المتعلقة بالتسجيل المجدد.
26 قوائم المكلفين.
27 شهادات وحجج الولادة وصور قيودها.
28 شهادات وحجج الوفاة وصور قيودها.
29 حجج وقرارات الزواج والطلاق والفرقة ومخابراتها.
30 أضابير المخابرات المتعلقة بترحيل القيود من سجلات الأجانب إلى السجل المدني بعد اكتساب أصحابها الجنسية العراقية أو المتعلقة بتسجيلهم مجدداً.
31 قرارات التصحيح القضائية والعسكرية ومخابراتها.
32 المخابرات المتعلقة بترقين القيود والتسجيل المكرر بعد الانتهاء من الإجراءات المتخذة بشأنها.
33 دفاتر توزيع الرسائل.
34 أضابير المخابرات المتعلقة بالآثاث الرسمية.
المحتوى 1
ثانياً يجوز إتلاف السجلات والقوائم والسفالات الواردة في الفقرات (41) من البند الأول أعلاه بعد مضي خمس سنوات، إذا ما تم تفتيشها أو تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي أو هيئات الرقابة المالية أو الهيئات التدقيقية.
القسم الخامس السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور خمس سنوات من تاريخ غلقها:
1 المخابرات المتعلقة بترحيل القيود للهجرة.
2 المخابرات المتعلقة بترحيل القيود للزواج.
3 المخابرات المتعلقة بترحيل القيود للتوحيد مع الأسرة.
4 المخابرات المتعلقة بترحيل القيود الخاصة بالجاليات العراقية في الخارج.
5 المخابرات المتعلقة بإسقاط الجنسية بعد الانتهاء من الإجراءات المتخذة بشأنها.
6 أضابير المخابرات المتعلقة بتجهيز دفاتر النفوس وهويات الأحوال المدنية.
7 أضابير المخابرات المتعلقة بالملاك والميزانية والمناقلات.
8 أضابير المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل.
9 أضابير المخابرات المتعلقة بالسفر والنقل والإيفاد.
10 أضابير المخابرات المتعلقة بالاستقطاعات المختلفة.
11 أضابير المخابرات المتعلقة بالمخصصات المحلية.
12 أضابير المخابرات المتعلقة بصيانة وتصليح وسائط النقل والمكائن.
13 أضابير المخابرات المتعلقة بوقود وسائط النقل.
14 أضابير المخابرات المتعلقة الطبع والقرطاسية.
15 أضابير المخابرات المتعلقة بأجور الماء والكهرباء.
16 أضابير المخابرات المتعلقة بأجور البريد والبرق والهاتف.
17 أضابير المخابرات المتعلقة بمصروفات الدفاع المدني.
18 أضابير المخابرات المتعلقة بالصلاحيات المالية.
19 أضابير المخابرات المتعلقة بالمبايعات.
20 أضابير المخابرات المتعلقة بمصرف الرافدين والرهون الملغى.
21 أضابير المخابرات المتعلقة بالتجليد والتصحيف.
22 أضابير المخابرات المتعلقة بآلات الطابعة والرونيو.
23 أضابير المخابرات المتعلقة بالإعلانات.
24 أضابير المخابرات المتعلقة بالجمعية التعاونية الاستهلاكية.
25 أضابير المخابرات المتعلقة بجمعيات باء المساكن لموظفي ومستخدمي الدولة.
26 أضابير المخابرات المتعلقة بنادي وزارة الداخلية.
27 أضابير المخابرات المتعلقة بالنقابة العامة للخدمات الاجتماعية.
28 أضابير المخابرات المتعلقة بجداول أجور وسائط النقل.
29 أضابير المخابرات المتعلقة بنقل الرزم والآثاث.
30 أضابير المخابرات المتعلقة بتجهيز الطوابع الرسمية وغير الرسمية.
31 أضابير الاستجوابات المنتهية والقضايا التحقيقية المغلقة والدعاوى المنتهية إجراءاتها والمكتسبة قراراتها الدرجة القطعية.
القسم السادس السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور ثلاث سنوات من تاريخ غلقها:
1 النسخة الأولى من السجلات المدنية المحفوظة في ديوان المديرية العامة بعد تسلمها النسخة الثانية المستنسخ عنها واعتبارها نسخة أولى.
2 إجراء السجل المدني التالفة والصحائف الممزقة منها، بعد الانتهاء من إعادة طبعها أو استنساخها بسجلات أو صحائف جديدة.
3 استثمارات طلب دفاتر النفوس وهويات الأحوال المدنية ومخابراتها.
4 صور القيود المطلوبة من الدوائر المختلفة للتسجيلات القديمة للسنوات 1934 و1947 ومخابراتها.
5 صور قيود الأجانب المطلوبة من الدوائر للسنوات 1947 و1957 ومخابراتها.
6 صور قيود 1957 المطلوبة من الدوائر وذوي العلاقة ومخابراتها.
7 المخابرات المتفرقة مع دوائر التجنيد.
8 أضابير الأوامر الإدارية الخاصة بمديرية الحسابات التي تم تنفيذها في سجلات الرواتب.
9 أضابير المخابرات المتعلقة برسوم المحاكم والمصروفات القضائية.
10 أضابير المخابرات المتعلقة بالأعمال الإضافية.
11 أضابير المخابرات المتعلقة بالتعميرات الطفيفة.
12 أضابير المخابرات المتعلقة بالكتب والمجلات والاشتراك في الصحف.
13 أضابير المخابرات المتعلقة بالملابس والكساوي.
14 أضابير المخابرات المتعلقة بالنثرية.
15 أضابير المخابرات المتعلقة باستحداث دوائر الأحوال المدنية.
16 أضابير المخابرات المتعلقة بالمجموعة الإحصائية.
17 قوائم وجداول الإحصاء الشهري للواقعات والتنمية المفردة والموحدة ومخابراتها.
18 المخابرات المتعلقة بتشكيل اللجان.
19 أضابير المخابرات المتعلقة بالجداول الخاص بتعداد السكان للمناطق الانتخابية.
20 أضابير المخابرات المتفرقة المنتهية إجراءاتها.
القسم السابع السجلات والأضابير والأوراق الرسمية، التي يجوز إتلافها بعد مرور سنة واحدة من تاريخ غلقها:
1 الأضابير الخاصة بمسودات صور القيود الفوتوغرافية ومخابراتها.
2 دفاتر نفوس وهويات الأحوال المدنية المبدلة أو الملغاة ومخابراتها.
3 المخابرات الخاصة بتصديق صور دفاتر النفوس أو هويات الأحوال المدنية.
4 المخابرات الخاصة بتدقيق استمارات التعداد العام والتسجيل الفرعي.
5 المخابرات الخاصة بالإخباريات والشكاوي بعد الانتهاء من إجراءاتها وحفظها.
6 المخابرات الخاصة بانتخاب وتعيين المختارين.
7 المخابرات الخاصة بالدوام والعطلات الرسمية.
8 جداول دعاوي الأحوال المدنية الشهرية ومخابراتها بعد الانتهاء من تدقيقها.
9 جداول الواردات الشهرية الملغاة.
مادة 2
يجوز للجنة المؤلفة في مديرية الأحوال المدنية العامة بموجب الفقرة (1) من المادة الثانية من قانون إتلاف الأوراق الرسمية أن تقرر تصوير الوثائق والأوراق الرسمية المنفذة في السجل المدني قبل إتلافها بواسطة جهاز التصوير الدقيق المايكروفيلم، ويكون للصورة التي يتم أخذها بواسطة الجهاز المذكور حكم الأصل.
مادة 3
تشكل اللجنة المشار إليها في الفقرة (2) من المادة الثانية من قانون إتلاف الأوراق الرسمية لغرض تصنيف وتنفيذ إتلاف الأوراق الرسمية لمديرية الأحوال المدنية العامة وفق أحكام هذه التعليمات.
مادة 4
تودع الأوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية المقرر إتلافها بموجب هذه التعليمات إلى مديرية الآثار العامة أو المركز الوطني لحفظ الوثائق حسب الاختصاص.
مادة 5
يتم إتلاف الأوراق الرسمية بالطريقة التي تقررها اللجنة المختصة، ويعتبر إرسال الأوراق إلى معمل الورق إتلافاً، على أن لا يؤدي إرسالها إلى تسرب المعلومات الواردة فيها لحين إتلافها.
مادة 6
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
وزير الداخلية