تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية في المؤسسة العامة للادوية و المنشآت التابعة لها

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية في المؤسسة العامة للادوية و المنشآت التابعة لها
التصنيف: تعليمات

المحتوى
سنة التشريع: 1975
تاريخ التشريع: 1975-01-01 00:00:00

استنادا الى المادة الثالثة من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972، قررنا اصدار التعليمات
التالية: –

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير التالية المعاني المبينة ازائها: –
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 19720
2 – المؤسسة – المؤسسة العامة للادوية والمنشآت التابعة لها0
3 – اللجنة الاولى – اللجنة الوارد ذكرها في الفقرة (1) من المادة (2) من القانون المشار اليه0
4 – الجنة الثانية – اللجنة الوارد ذكرها في الفقرة (2) من المادة (2) من القانون المشار اليه0

مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في المؤسسة لغرض تنفيذ هذه التعليمات الى الاقسام الآتية: –
القسم الاول – السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة: –
1 – القوانين والانظمة والتعليمات ومجموعة الوقائع العراقية0
2 – قرارات مجلس قيادة الثورة ورئاسة ديوان رئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء0
3 – قرارات مجلس الادارة للمؤسسة والاوليات الخاصة بها0
4 – وثائق التأمين والسجلات والمخابرات المتعلقة بها0
5 – دفاتر الضمان للعمال والسجلات والاستمارات الخاصة بها0
6 – سجلات وأضابير الدعاوى المقامة في المحاكم0
7 – الاوامر الادارية الخاصة بالصلاحيات المالية والادارية0
8 – سجلات المكتبة0
9 – سجلات السيارات وادواتها الاحتياطية0
10 – سجلات الاثاث0
11 – تقارير اللجان التدقيقية والتفتيش المالي والرقابة المالية والمخابرات المتعلقة بها0
12 – الاضابير الشخصية0
13 – السجلات الشخصية0
14 – سجلات الملاك0
15 – الحسابات الختامية المصادق عليها من المدقق القانوني مع التقارير الملحقة بها0
16 – تقارير لجنة اتلاف الاوراق الرسمية0
17 – دفاتر الخدمة0
18 – سجلات وجداول التوقيفات التقاعدية0
19 – اوليات تسعير المواد للبيع مع قوائم المجهز العائدة لها0
20 – تعليمات التسعير وما يتعلق بها0
21 – سجلات كلفة المواد0
22 – الكتب والمجلات والنشرات التي تدخل المكتبة0
القسم الثاني – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور عشر سنوات بالنسبة للمعاملات المنتهية، ويعد ان يتم تدقيقها: –
1 – المخابرات الخاصة بالمقاولات وعقودها0
2 – أضابير الارساليات الخاصة بالادوية والمخابرات المتعلقة بها0
3 – أضابير طابات استيراد الادوية والمخابرات المتعلقة بها، وبضمنها قرارات لجنة الاستيراد0
4 – الاضابير العامة والتعاميم0
5 – تعارير التفتيش والتدقيق الداخلي والمخابرات والسجلات والاوراق والجداول الملحقة بها0
6 – بلاغات وتعليمات الدفاع المدني والمخابرات الخاصة بها0
7 – سجلات الصادرة والواردة السرية والعادية0
القسم الثالث – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور خمس سنوات للمعاملات المنتهية، وبعد أن يتم تدقيقها: –
1 – النشرات والكتلوات0
2 – المخابرات العامة المتعلقة بالقرطاسية والاثاث0
3 – المخابرات العامة مع الوزارات والمؤسسات الاخرى0
4 – المخابرات المتعلقة بالسيارات والالات والادوات الاحتياطية0
5 – اضابير واوليات اللجان التحقيقية0
6 – سجلات لجنة الانضباط0
7 – المخابرات المتعلقة بالماء والكهرباء والهاتف والمجاري0
8 – الميزانية التخمينية0

المحتوى 1
القسم الرابع – السجلات والاوراق الرسمية التي يجوز اتلافها بعد مرور سنة واحدة للمعاملات المنتهية، وبعد ان يتم تدقيقها: –
1 – النسخ الثواني والنسخ الزائدة من المخابرات والجداول والمذكرات والبطاقات والمستندات والتقارير بالمعاملات الرسمية الخاصة0
2 – عروض وعطاءات الماقصات الفاشلة0
3 – سجل الدوام الرسمي0
4 – جداول خفارات الدفاع المدني والمخابرات الخاصة بها0
5 – أستمارات الاجازات الوقتية0
6 – نسخ المخابرات الرسمية الاضافية الصادرة من مديريات المؤسسة0
7 – التقارير الدورية التي تصدرها مذاخر توزيع الادوية عن حركة الادوية وتوزيعها0
8 – احصائيات المبيعات اليومية الصادرة من المذاخر الفرعية0
9 – طلبات الصيدليات والمؤسسات الحكومية بتجهيز الادوية0
10 – المخابرات المتعلقة بطلبات التعين والشواغر والاعلانات0

مادة 3
تصنف المستندات الموثقة لعمليات القبض والصرف التي يجوز اتلافها بين الحدين الادنى والاعلى وفق الاسس الاتية:-
التسلسل نوع السجل الحد الادنى الحد الاعلى
1 – سجل اليومية وسجل الاستاذ العام والسجلات الفرعية 1520
والبطاقات المتعلقة بها0
2 – سجلات الضريبة والجداول الخاصة بها1520
3 – سجل الصندوق1520
4 – السجلات المتعلقة باستلام وتسليم دفاتر الوصولات والشيكات1520
5 – سجلات المكاسير والاتلاف والاوليات المتعلقة بها 1520
6 – سجلات وبطاقات الذمة المخزنية وقوائم وقسائم الجرد وتقارير1520
اللجان المتعلقة بها وجداول الدور والتسليم0
7 – سجلات الايجارات والمخابرات المتعلقة به وعقودها1520
8 – أضابير حفظ القيود اليومية والاوليات المرفقة بها1520
9 – سجلات القرطاسية01015
10 – سجلات الكفالات المصرفية والكمبيالات01015
11 – سجلات سلف الزواج ةواستمارات قيام الزوجية1015
12 – قوائم لطلب وكتب المطالبة بعد تسديدها01015
13 – كتب تسليم المواد الى المكاتب العلمية وغيرها مع القوائم العائدة1015
لها واولياتها0
14 – معاملات مطالبة الشركات المجهزة بالتعويض عن مواد تالفة 510
او ناقصة او فروقات عملة وبعد الانتهاء من تسويتها0
15 – سجلات وقوائم الاستقطاعات من الموظفين والعمال وشهادة آخر راتب510
16 -سجلات طوابع البريد0510
17 -سجلات بيع الاخشاب والقرارات الخاصة بها0510
18 -المراسلات حول الودائع وامانات لدى المصارف0510
19 – سجلات الاعمال الاضافية0510
ثانيا – المستندات الموثقة لعمليات القبض: –
التسلسلنوع المستندالحد الادنىالحد الاعلى
1 -وصولات القبض1520
2 -قسائم الشيكات1520
3 -النسخ الثانية والثالثة من قوائم البيع1520
4 -النصخ الرابعة من قوائم البيع510
5 -خلاصات المبيعات اليومية الصادرة من مذاخر الادوية510
ثالثا – المستندات الحسابية الموثقة لعمليات الصرف: –
التسلسل نوع المستندالحد الادنى الحد الاعلى
1 -قوائم الرواتب1520
2 – قوائم مخصصات السفر والايفاد والمخابرات والمستندات المتعلقة بها1520
3 -النسخ الثالثة من دفاتر التجهيز بالنسيئة ودفاتر حركة السيارات1520
4 -اشعارات الصرف المخزنية ووصولات الاستلام المخزنية وتقارير1520
التناقض0

مادة 4
يجوز اتلاف السجلات الحسابية ومستندات القبض والصرف المبينة في هذه التعليمات بعد مضي المدة الدنيا المبينة ازاء كل نوع منها،اذا ما تم تفتيشها او تدقيقها من قبل بعثات التفتيش المالي او هيئات الرقابة المالية او الهيئات التدقيقية0

مادة 5
لا يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات التي لم تفتش او تدقق من قبل الجهات المختصة، الا بعد انقضاء الحد الاعلى المبين ازاء كل نوع منها0

مادة 6
لا يجوز اتلاف المستندات والاوراق في المعاملات غير المنتهية0

مادة 7
لا يجوز اتلاف مستندات القبض والصرف والسجلات التي يقع عليها اعتراض من قبل اجهزة التفتيش المالي او هيئات الرقابة المالية او الهيئات التدقيقية التي تنشأ عنها قضايا تزوير او اختلاس وتحال الى المحكمة المختصة، حيث يكون اتلافها بعد تنفيذ الاعتراضات او صدور قرار المحكمة بشأنها واكتسابه الدرجة القطعية0

مادة 8
لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية المتضمنة اثبات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها، وكذلك الاوراق الخاصة بحقوق الجنسية والاحوال الشخصية0

مادة 9
تؤلف في ديوان المؤسسة والمنشأت التابعة لها اللجنة الثانية التي تتولى عملية تنفيذ اتلاف الاوراق الرسمية يجميع مراحلها ووفقا لهذه التعليمات0

مادة 10
لا يجوز للجان المذكورة في المادة السابعة اتلاف الاوراق الرسمية، الا بعد ان تتخذ قرارا بذلك يتضمن تفاصيل الاوراق المراد اتلافها، ويقترن القرار بمصادقة رئيس المؤسسة، على ان تعطي نسخة من القرار الى مديريتي الحسابات والتدقيق والجهة التي تعود اليها الاوراق المقرر اتلافها0

مادة 11
تودع الاوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية لدى مديرية الآثار العامة أو المركز الوطني او المكتبات الوثائقية لحفظ الوثائق حسب الاختصاص0

مادة 12
يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية، كالحاسبة الالكترونية واجهزة التصوير الدقيق لتنفيذ اغراض هذه التعليمات0

مادة 13
يجوز الاستفادة من الاوراق المعدة للاتلاف للاغراض الصناعية، بناء على طلب الجهات ذات العلاقة , ويعتبر ارسال الاوراق الرسمية الى تلك الجهات اتلافا لها، على ان تتخذ الاحتياطات اللازمة لمنع تسرب المعلومات الواردة فيها لحين الاتلاف الفعلي0

مادة 14
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية0

وزير الصحة