عنوان التشريع: تعليمات المجلس الزراعي الاعلى رقم (174) لسنة 1978 في تنظيم الشؤون المخزنية لوزارة الري
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 174
سنة التشريع: 1979
تاريخ التشريع: 1979-01-01 00:00:00
استناداً الى مادة 15 من قانون وزارة الري رقم (87) لسنة 1978.
اصدر المجلس الزراعي الاعلى التعليمات التالية : –
مادة 1
تسري هذه التعليمات على كافة موجودات وزارة الري وجميع تقسيماتها، (عدا مصلحة مشروع ري كركوك) المنقولة وغير المنقولة، عدا النقود او ما يقوم مهامها، ولا يجوز حيازتها او حفظها او استلامها او تسليمها او ادارتها عموماً، الا بموجب هذه التعليمات، سواء بالنسبة لموجودات الميزانية والخطة معاً، حيث لا تتعارض مع قرارات مجلس التخطيط.
مادة 2
تخزن كافة الموجودات المنقولة في ابنية او مواقع خاصة بها، بحيث يؤمن سلامتها من كافة العوارض، وتحفظ الاثاث والمفروشات والالبسة والادوات الاحتياطية للمكائن والسيارات والآلات والاجهزة والمطبوعات والقرطاسية في مخازن مغلقة، وتحفظ السجلات والاوراق المهمة في دواليب محكمة داخل المخازن.
مادة 3
تحفظ المواد المخزنية بطريقة تؤمن سهولة جرد تلك المواد وسرعة صرفها او نقلها، وتبوب في رفوف خاصة لكل مادة وانواعها قدر الامكان.
مادة 4
يؤمن على كافة الموجودات لدى شركة التأمين الوطنية، عدا ما استثنى منها بقرار خاص من وكيل الوزارة في مركز الوزارة او مجلس الادارة، بالنسبة للمرافق العامة.
مادة 5
تسجل في سجلات او بطاقات مخزنية كافة الموجودات وما يجرى عليها من حركة، عدا المواد المستثناة، بموجب مادة 8 من هذه التعليمات، ولا يجوز استعمال الحك او الشطب غير الاصولي في هذه السجلات والبطاقات.
مادة 6
يجب ان تتضمن السجلات المخزنية بصورة خاصة اسم ورقم المادة وعددها ومواصفاتها بايجاز وثمنها عند الشراء او المقدر، ورقم وتاريخ مستند الادخال او الاصدار او الاعارة وقرار الشطب والمناقلة وقسط الاندثار السنوي للموجودات الثابتة محسوباً على طريقة القسط الثابت، على ان تحدد نسب الاندثار من قبل وزير الري.
مادة 7
تنظم بطاقات مخزنية للادوات الاحتياطية للمكائن والمعدات والسيارات المحفوظة لدى المخزن (وفق النموذج رقم (1) المرفق بهذه التعليمات)، على ان تتضمن بصورة خاصة اسم ورقم المادة ورقم مستند الادخال او الاصدار او الاعارة وارصدتها المستخرجة من حركة المواد المستلمة والمسلمة في كل مرة، ويجوز تنظيم هذه البطاقة لأية موجودات اخرى، بقرار من المدير العام في مركز الوزارة او مجلس الادارة في المرافق العامة.
مادة 8
يتم تأشير كافة المواد في السجلات او البطاقات المخزنية، بموجب مستندات الادخار والاصدار والاعارة (بنوعيها الادخار والاصدار ومستند التحويل المخزني)، ذات الارقام المتسلسلة (وفق النماذج رقم 2 و3 و4 و5 و24 المرفقة بهذه التعليمات)، عدا المواد التالية، حيث لا تنظيم بها تلك المستندات : –
أ – المواد التي تصرف للعمل مباشرة ولا تخزن في المخزن، ويكتفي بتأييد استلامها وصرفها الى العمل من قبل المشرف عليه، على ان تعاد المواد الفائضة الى المخزن، بموجب مستند ادخال اصولي.
ب – المواد المتنوعة، بالنسبة لمستندات الاصدار فقط.
جـ – المواد القرطاسية، بالنسبة لمستندات الاصدار فقط.
د – الادوات الاحتياطية للسيارات والمكائن المجهزة والمركبة في المؤسسات الحكومية، او لدى الاهلين مباشرة، ويكتفي بتأييد المسؤول المباشر بانجاز العمل، على ان تعاد المواد المستهلكة الى المخزن.
هـ – المحروقات على اختلاف انواعها، عدا المخزونة.
مادة 9
تنظم السجلات الاساسية التالية : –
أ – سجل المواد المخزنية (وفق النموذج رقم (6) المرفق) ويستعمل لأغراض خزن الاثاث والكتب والآلات الهندسية والمواد والعدد الطبية والانشائية والكهربائية وغيرها، وفيما عدا ما ورد بشأنه نص خاص في هذه التعليمات.
ب – سجل السيارات ووسائط النقل الاخرى والمكائن والمعدات (نموذج رقم (79 المرفق).
جـ – سجل ارقام تسلسل المكائن الزراعية (وفق النموذج رقم (8) المرفق)، تنفيذاً لقانون المرور رقم (48) لسنة 1971 المعدل.
د – سجل الابنية والعقارات والمنشآت الدائمية والمؤقتة (وفق النموذج رقم (9) المرفق طياً).
هـ – سجل المصروف اليومي للآلات والمكائن والسيارات ووسائط النقل الاخرى من الوقود والمحروقات المجهزة، بموجب مستند تجهيز من محطات التجهيز، او من مخازن المحروقات الخاصة بالوزارة (وفق النموذج رقم (10) المرفق).
و – سجل المتفجرات (وفق النموذج رقم (11) المرفق طياً).
ز – سجل موجودات المستودع للمحروقات والزيوت (حسب النموذج رقم (12) المرفق).
ح – سجل المواد المخزنية المعارة (وفق النموذج رقم (13) المرفق).
ط – سجل المواد المستهلكة والفوارغ (وفق النموذج رقم (14) المرفق طياً).
ي – سجل لمراقبة (مستندات الصرف والقيد والصكوك ومذكرات اذن الدفع والقرض ودفاتر النسيئة ومرفق رقم – 25).
مادة 10
تنظيم جداول سنوية بالموجودات الثابتة، على ان تتضمن بصورة خاصة مفرداتها وكلفة كل منها والرصيد الدفتري وقسط الاندثار، ويجرى مطابقة مجاميعها مع الحسابات السنوية العامة.
مادة 11
يتم جرد الموجودات الثابتة والمتداولة وتثبيت النتائج في الجدول المخصص لهذا الغرض (وفق النموذج رقم (15) المرفق) في الاوقات التي ينسبها الرئيس الاعلى في المرافق العامة ودوائر المركز، وفق برنامج مستمر ومتكامل، على ان لا يقل عن مرة واحدة في السنة.
المحتوى 1
مادة 12
يتم تسليم واستلام المواد المخزنية بين السلف والخلف باشراف موظف ثالث، بموجب جداول خاصة (وفق النموذج رقم (16) المرفق) تتضمن مفردات المواد وكمياتها، ويجوز ان يتم ذلك، بموجب حاشية تدون في السجلات ويوقع عليها كل من السلف والخلف والمشرف، ويصادق عليها الرئيس الاعلى في المرافق العامة ودوائر المركز او من يخوله، ويجب اجراء هذه العملية عند تمتع الموظف المسؤول عن المخزن، باجازة تزيد على الشهر الواحد.
مادة 13
تفتح اضبارة خاصة لكل ماكنة وسيارة، واية مادة اخرى ينسبها الرئيس الاعلى، او من يخوله، تحفظ فيها نسخة من كافة مستندات الادخال والاصدار وقوائم التجهيز وغيرها من الاوراق المتعلقة بها، بما فيها استمارات البطاريات والاطارات (وفق النموذجين رقم (17، 18) المرفقين) ومحاضر دور التسليم والتسلم (وفق النموذج رقم (19) المرفق طياً).
مادة 14
يتم شطب المواد المفقودة او التالفة من جراء الاستعمال او غيره، وبعد تحديد المسؤولية في حالة التقصير بان يقدم مدير المخازن قائمة بمفردات وكميات المواد وتواريخ شرائها وقيمتها عند الشراء ومدة استعمالها واسباب استهلاكها، الى الرئيس الاعلى، او من يخوله، ويحيلها بدوره الى لجنة تشكل لهذا الغرض، يكون اعضاؤها من الموظفين الفنيين والماليين لفحص المواد مادة مادة قدر الامكان والايصاء باعادة بعضها للاستعمال او شطبها، ويحال قرارها (وفق النموذج رقم (20) المرفق)، الى الجهة المسؤولة للمصادقة عليه، ويتم تنزيل المواد المشطوبة من السجلات، بموجب مستند اصدار مخزني.
مادة 15
تكون واجبات مدير المخازن، كما يلي : –
1 – بذل اقصى درجات الحرص والعناية بموجودات الدائرة وتقديم الاقتراحات لتطوير نظامها المخزني ومعالجة نواحي الضعف فيه باستمرار.
2 – وضع نظام علامات المواد وترقيم الموجودات الثابتة المسلمة.
3 – وضع نظام للسيطرة على المواد المخزنية والتخطيط لها ضمن منهاج تقدم العمل في الدوائر وحفظها بأقل كلفة داخل مخازنها على الوجه المطلوب، ومن ذلك تحديد حجوم وساحات الغرف وساحات الخزن ورفوفها والمعدات المطلوبة.
4 – تقديم قوائم المواد المطلوب شطبها، الى الرئيس الاعلى، او من يخوله.
5 – تقديم الجداول السنوية بالموجودات الثابتة.
6 – الاشراف العام على اعمال منتسبي المخازن وتقديم الارشادات والاجابة على اسئلتهم ورفع التوصيات الادارية بشأنهم.
7 – تقديم نتائج الجرد المخزني، الى الجهة المسؤولة والاخبار عن المخالفات والنواقص حال وقوعها.
8 – الاشراف على صيانة وتشغيل المكائن والآلات المخزونة والمتوقفة عن العمل قبل تسليمها لأقسام الانتاج وغيرها.
9 – التعاون مع اقسام الحسابات والانتاج وغيرها لوضع وتنفيذ خطط الانتاج.
10 – الموافقة على صرف المواد المخزونة كافة، عدا ما يستثنى منها من قبل الرئيس الاعلى، او من يخوله.
11 – اية واجبات اخرى ضمن اختصاصه الوظيفي ينسبها الرئيس الاعلى المختص.
مادة 16
تكون واجبات امين المخزن، كما يلي : –
1 – حيازة المواد المخزنية وحفظها وصيانتها وادارتها بصورة سليمة، وفقاً لأحكام هذه التعليمات وتفادي اوجه التلف والضرر، كالتبخر والتفاعل والتمازج والالتهاب والانهيار والرشح، وفقاً للتعليمات والنشرات المرفقة بالمواد وغيرها.
2 – استلام وتسليم المواد المخزنية، وفقاً لأحكام هذه التعليمات وفحص المواد المشتراة ومطابقة مواصفاتها، وفقاً لقوائم التجهيز، وله طلب الاستعانة بموظفين من ذوي الاختصاص عند الحاجة.
3 – طلب التأمين على المواد المخزنية التي بعهدته.
4 – اتخاذ كافة الاحتياطات الوقائية ضد الاخطار، كالحريق والقوارض وغيرها، وفقاً لتعليمات الدفاع المدني وغيرها.
5 – تنظيم السجلات والبطاقات والاضابير المخزنية، وفقاً لأحكام هذه التعليمات وبصورة دقيقة لا تقبل الشك والاجتهاد لتحديد الموجودات وتسجل حركة كل مادة وجرد الارصدة لمعرفة مدى مطابقتها للموجودات والتحقق من سبب الاختلاف ان وجد لامكان معالجة الامر.
6 – تسهيل مهام تنظيم الجداول السنوية وعملية الجرد.
7 – اعداد قوائم بالمواد المراد شطبها في كل مدة مناسبة يحددها مدير المخازن.
8 – الاخبار عن المواد الفائضة عن الحاجة (المكدسة والمواد بطيئة الحركة) وتقديم طلب بشراء المواد قبل نفاذها، وذلك خلال المدد وبالكميات التي يحددها مدير المخازن، بالتعاون مع الاجهزة المختصة الاخرى.
9 – تجميع وفرز المواد المستهلكة.
10 – تنظيم جداول بالمواد الانشائية والاحتياطية للسيارات والمكائن والمعدات المصروفة شهرياً / مبوباً على الاعمال، وتزويد مديرية الحسابات بنسخة منها.
مادة 17
يتم صرف المواد من المخزن، بموجب طلب تحريري (حسب النموذج رقم (2) المرفق)، موقعاً من الموظف المسؤول عن العمل، وتأييد رئيسه المباشر، وموافقة مدير المخازن، او من يخوله وينظم مستند اصدار بالمواد المجهزة فعلاً يوقع عليه المستلم، (عدا المواد المبينة في مادة 8 من هذه التعليمات)، ويشترط ان يعيد الى المخزن المادة المستهلكة او بقاياها اياً كانت، وبغيره تقرير رسمي يحدد اسباب الفقدان.
كما ويتم صرف المحروقات بكافة انواعها من مخازن الوقود، وبموجب طلب برقم متسلسل (حسب النموذج رقم (22) المرفق)، موقعاً عليه من سائق السيارة او الماكنة، ومؤيداً من المسؤول عن العمل، ويوقع عليه المجهز، ومن ثم ينظم جدول المصروفات اليومية من المحروقات والوقود (وفق النموذج رقم (23) المرفق).
مادة 18
في الحالات التي لم يرد فيها نص في هذه التعليمات، تتبع احكام التعليمات النافذة في وزارة المالية، بالنسبة لموجودات الميزانية الاعتيادية وقرارات مجلس التخطيط، بالنسبة لموجودات الخطة.
مادة 20
تنفذ هذه التعليمات، اعتباراً من تاريخ صدورها، وتنشر في الجريدة الرسمية.