حول الحفاظ على الوثائق الخاصة برئاسة المجلس التشريعي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي

عنوان التشريع: حول الحفاظ على الوثائق الخاصة برئاسة المجلس التشريعي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي
التصنيف: تعليمات

المحتوى
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1984
تاريخ التشريع: 1984-01-01 00:00:00

استنادا لأحكام المادة 7 والفقرة 3 من المادة 14 والمادة 19 من قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983.
وتسهيلا لتطبيق أحكام المادة 7 من القانون المذكور.
قررنا إصدار التعليمات التالية :

مادة 1
يقصد بالتعابير التالية المنبنة إزاءها :

1- القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 . . أو أي قانون آخر يحل محله.
2- المجلس التشريعي : رئاسة المجلس التشريعي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي.
3- رئيس المجلس : رئيس المجلس التشريعي.
4- الديوان : ديوان رئاسة المجلس التشريعي لمنطقة كردستان للحكم الذاتي الوارد ذكره في نظام التشكيلات الإدارية لمنطقة الحكم الذاتي رقم 4 لسنة 1975 المعدل.
5- اللجنة الرئيسية : اللجنة الدائمة المشكلة في الديوان لغرض متابعة تنفيذ القانون بمقتضى هذه التعليمات.
6- التصنيف : تجميع الوثائق المتماثلة من حيث المضمون.
7- الوثائق : المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو صورة أو خريطة.

مادة 2
تصنف الوثائق لأغراض هذه التعليمات تبعا لأنشطة العمل إلى الأصناف التالية وبموجب الجداول الملحقة بها.

1- الوثائق الإدارية وتشمل الوثائق التي تنظم أو تعبر عن النشاط الإداري الذي يساعد الديوان على تحقيق أهدافه.
2- الوثائق المالية وتشمل الوثائق التي تنظم الأمور المالية في الديوان أو التي تعبر عن أوضاعه المالية

مادة 3
تشكل اللجنة الرئيسية برئاسة مدير الديوان العام في الديوان وعضوية مدراء الحسابات والإدارة والذاتية والعلاقات ورئيس ملاحظي المحاضر.

مادة 4
1- لا يجوز إتلاف الوثائق الخاصة بالمعاملات المتعلقة أو المعترض عليها من أية جهة خاصة تلط المتعلقة بقضايا التزوير أو الاختلاس أو التي تحال إلى المحاكم أو الهيئات المختصة إلا بعد انتهاء الاعتراضات الواقعة عليها أو صدور حكم قطعي بشأنها.
2- لا يجوز إتلاف الوثائق التي لها أهمية تاريخية أو تراثية أو علمية أو فنية ويتم إيداعها إلى المركز الوطني لحفظ الوثائق.
3- لا يجوز إتلاف الوثائق المالية المسجلة إلا بعد مضي المدة الدنيا المقررة لحفظها ورقيا وشريطة أن تكون أصولها قد دققت من قبل الجهات التدقيقية المختصة.

مادة 5
لا يجوز إتلاف الوثائق الأمنية والعسكرية والسياسية إلا بعد استحصال موافقة الجهات المختصة.

مادة 6
أية وثيقة لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات يتم تحديدها – بالحدين الأعلى والأدنى – للمدة الزمنية اللازمة لإتلافها وفقا لما يلي :

1- إذا كانت من الوثائق المالية فتفاتح وزارة المالية بتوصية من اللجنة الرئيسية لإصدار التعليمات اللازمة بشأنها.
2- إذا كانت من الوثائق الإدارية والفنية فتحدد الحد الأدنى والأعلى لها بتوصية من مدير القسم المسؤول وقرار من اللجنة الرئيسية يصادق عليه الوزير المختص أو من يخوله.

مادة 7
يجوز الاستفادة من الوثائق المعدة للإتلاف لأغراض صناعية تابعة للدولة والقطاع الاشتراكي والمختلط وللمجلس مفاتحة الجهات الصناعية المختصة بخصوص ذلك ويعتبر إرسالها إلى تلك الجهات بمثابة إتلافها.

المادة الثامنة – تنفذ أحكام هذه التعليمات اعتبارا من نشرها في الجريدة الرسمية.

المحتوى 1
جدول إتلاف الأوراق الإدارية
المدد الزمنية لإتلاف الوثائق

الرقم نوع الورقة في حالة التسجيل في حالة عدم التسجيل
1 القوانين تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم الجمهورية تتلف لا تتلف
3 الأنظمة والتعليمات. تتلف لا تتلف
4 جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
5 محتويات المكتبة والسجلات تتلف لا تتلف
6 دلائل القوانين والصلاحيات لا تتلف لا تتلف
7 الأوراق المتعلقة بحقوق الملكية وحقوق الامتيازية والحقوق العينية والمدنية. لا تتلف لا تتلف
8 مجموعة القوانين والأنظمة تتلف لا تتلف
9 الملفات الشخصية. تتلف لا تتلف
10 سجلات الملاك. تتلف لا تتلف
11 النشرات والتقارير الدورية وغير الدورية لا تتلف لا تتلف
12 قرارات المحاكم على اختلاف أنواعها. تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
13 قرارات الهيئات القضائية ذات العلاقة بشؤون المجلس. تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
14 المنشورات المتعلقة بأعمال المجلس. تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
15 ملفات الدعاوى القضائية والانضباطية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة القطعية واستيفاء الحقوق المترتبة عليها.
16 الصلاحيات المالية والإدارية والفنية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة
17 سجلات الوظائف المضمونة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على غلقها
18 سجلات الصادرة والواردة تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على غلقها
19 المخابرات المتعلقة بالحقوق التقاعدية تتلف تتلف بعد مرور 15 سنة على غلقها
20 المخابرات المتعلقة بالضمان الاجتماعي تتلف تتلف بعد انتهاء المعاملة المتعلقة
21 المخابرات المتعلقة بالإحصاء تتلف تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها.
22 المخابرات المتعلقة بالخدمات الماء والكهرباء والهاتف والخدمات العامة الأخرى. تتلف
23 المخابرات المتعلقة بالمناسبات الدينية والوطنية والقومية والأعياد والعطل الرسمية تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
24 المخابرات المتعلقة بالدورات التدريبية والتدريسية والأمانات والبعثات والندوات والمؤتمرات والمحاضرات. تتلف تتلف بعد مرور على انتهاء موضوعها
25 العرائض التي استنفذت الإجراءات المتخذة بشأنها. تتلف تتلف بعد مرور سنة واحدة عليها
26 الأوامر الإدارية الصادرة عن الديوان عدا الداخلة تحت بنود أخرى في هذا الجدول. تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات على تاريخ إصدارها
27 الأوامر الوزارية واللإدراية والديوانية الصادرة عن الوزارات الأخرى عدا الداخلة منها تحت بنود أخرى في هذا الجدول. تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات على تاريخ إصدارها
28 بيانات مجلس الوزراء عدا الداخلة منها تحت بنود أخرى في هذا الجدول. تتلف تتلف بعد مرور 10 سنوات عليها
29 الإعلانات عدا الداخلة تحت بنود أخرى في هذا الجدول. تتلف تتلف بعد مرور سنة على تاريخ إصدارها
30 المخابرات العامة غير المذكورة في هذا الجدول. تتلف تتلف بعد مرور سنة على تاريخ إصدارها
31 القرارات المتعلقة باحتساب مدد الخدمة لأغراض التقاعد تتلف لا تتلف
32 الأوراق التحقيقية غير الواردة في هذا الجدول تتلف تتلف بعد مرور 5 سنوات من تاريخ انتهاء موضوعها
33 التبليغات الخاصة بالسادة أعضاء المجلس تتلف بعد مرور سنة عليها
34 المحاضر المطبوعة في المجلس بعد طبعها على شكل كتب ومجلدات تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها.
35 الأسئلة والاستفسارات المقدمة من قبل أعضاء المجلس حسب منطوق المادة 46 من النظام الداخلي للمجلس والتي يتوصل إلى نتيجة بشأنها تتلف بعد مرور 3 سنوات عليها.
36 العقود الثانوية المتعلقة بالأعمال التي قيها الترميمات تتلف بعد التسلم النهائي للأعمال تتلف بعد مرور 3 سنوات على التسلم النهائي
37 المخابرات المتعلقة بالأمور الفنية غير الواردة في هذا الجدول. تتلف بعد التسلم تتلف بعد مرور سنة عليها
38 أضابير الدوار والنسخ الزائد تتلف بعد مرور سنة عليها
39 شهادة التسليم والتسلم بين الموظفين تتلف بعد مرور 3 سنوات
40 سجلات الدوام الموظفين والعمال تتلف بعد مرور سنة عليها
41 سدلات زيارات هيئة الرئاسة. تتلف بعد مرور سنة عليها
42 المجلات والجرائد تتلف بعد مرور سنة عليها
43 استمارات العيادات الطبية للموظفين والعمال التي لم يتمتع أصحابها بالإجازات المرضية تتلف بعد مرور سنة عليها

المحتوى 2
جدول إتلاف الوثائق المالية
جدول بالحدين الأدنى والأعلى لإتلاف مستندات القبض والصرف التسوية

الرقم نوع الورقة المدة الأدنى المدة الأعلى
مستندات القبض
1 مذكرات إذن القبض محاسبة 35أ 10 15
2 مستندات الصرف
1 مذكرات إذن الدفع محاسبة 36أ والمستندات المرفق بها 10 15
2 قوائم الرواتب 5 10
3 النسخ الثواني من مذكرات إذن التسوية والمستندات المرفقة بها 10 15
4 دفاتر الشيكات والقسائم 10 15
5 مستندات الإدخال المخزني والإخراج المخزني بعد الانتهاء من التدقيق وإجراء المطابقة بعد الجرد
6 شهادة الإنهاء من سلف الزواج تتلف بعد إطفاء السلفة
7 الحسابات الختامية لا تتلف حتى لو صورت
8 التشريعات والأنظمة والتعليمات المالية لا تتلف حتى لو صورت
9 المراسلات المتعلقة بشراء الأثاث والمكائن وسجلاتها تتلف بعد مرور 3 سنوات

ت نوع السجل الحد الأدنى الحد الأعلى
1 سجل التخصيصات محاسبة 2 10 15
2 سجل محاسبة 4 10 15
3 سجل الرواتب محاسبة 8 10 15
4 سجل سلف الزواج محاسبة 79 لا تتلف
5 سجل مطابقة الحساب الجاري مع الشيك محاسبة 69 5 10
6 سجل الطوابع البريدية محاسبة 12 على أن يتم تدقيقه من قبل الجهة المختصة 3 5
7 سجل السلف المستديمة محاسبة 10أ 5 10
8 المستندات الصرفية لشراء المواد النسخ الثواني 5 10