عنوان التشريع: تعليمات رقم 13402 الخدمة الخارجية في تشكيل اللجان في وزارة الخارجية وتنظيم اسلوب عملها
التصنيف: تعليمات
رقم التشريع: 13402
سنة التشريع: 1981
تاريخ التشريع: 1981-01-01 00:00:00
استنادا الى حكم المادة اسادسة والستين من قانون الخدمة الخارجية رقم (122) لسنة 1976 .
ومن اجل الاحاطة بما يشكل في هذه الوزارة م لجان, ولمعرفة ما يعهد لكل منها من اعمال, ولبرمجة هذه الاعمال وتنظيم اسلوب ادائها , وضمان قيام اللجان بمهامها وتقديم دراساتها وتوصياتها بشانها في مواعيدها المحددة ولمتابعة تنفيذ ما يتم المصادقة عليه من تلك الدراسات والتوصيات .
قررنا اصدار هذه التعليمات:
مادة 1
فتح سجل قي قسم التنظيم والاساليب بعنوان (سجل اللجان) تسجل فيه اللجان التي تشكل في بداية كل سنة, وتضاف اليه اللجان التي تشكل تواريخ تشكيلها . واعطاء كل لجنة رقما حسب تسلسل تواريخ تشكيلها . فتسمى, مثلا, اللجنة المسؤولة عن الاشراف على الامتحانات (اللجنة الاولى – لجنة الاشراف على الامتحانات), وتسمى اللجنة المسؤولة عن دراسة العلاقات السياسية مع دول عدم الانحياز (اللجنة الثانية – لجنة دراسة العلاقات السياسية مع دول عدم الانحياز), وهكذا, ويسجل الاسم في الامر الوزاري بهذا الشكل:
امر وزاري
بتشكيل اللجنة الاولى – لجنة . . .
ان هذا السجل يضمن لنا الاحاطة بما يشكل من لجان في كل سنة, مع متابعة اعمالها وتنفيذها
مادة 2
غلق السجل في نهاية السنة التي يعود اليها, وفتح سجل جديد للسنة التي تليها في بدايتها, وبذلك يكون لكل سنة سجل خاص بها .
مادة 3
اعادة تسجيل اسماء اللجان الدائمة التي تمتد اعمالها الى اكثر من سنة في بداية كل سنة بالسجل الخاص بها .
مادة 4
يعهد تنظيم السجل الى احد موظفي قسم التنظيم والاساليب بامر رسمي, ويعتبر بذمته, ويجري تسليمه اليه وتسلمه منه بشكل رسمي .
مادة 5
يفتح الموظف المسؤول عن سجل اللجان اضبارة بالاسم نفسه يحفظ فيها المخابرات المتعلقة بالسجل .
مادة 6
يقدم الموظف المسؤول عن السجل في بداية كل سنو مذكورة رسميو عن كل لجنة دائمة لاخذ موافقة السيد الوزير على تجديد تشكيلها, ثم يتابع هذا الموظف اعداد الاوامر الخاصة بكل لجنة حتى اصدارها .
مادة 7
يعين لكل لجنة في امر تشكيلها رئيس ومقرر من بيناعضائها وسكرتير او هيئة سكرتارية حسب طبيعة اعمالها وحجمها
مادة 8
تحدد اعمال كل لجنة بوضوح في امر تشكيلها ويحدد فيه, قدر الامكان, اسلوب عملها, وتعين فيه المدة المقررة لانجاز اعالها .
مادة 9
9 – يعن رؤساء اللجان واعضاؤها ومقرروها وسكرتيروها بعناوين وظائفهم وليس باسمائهم, الا اذا اقتضت اعمال بعض اللجان تطليف اشخاص معينين بها وعندئذ تذكر اسماؤهم .
مادة 10
يعني في امر تشكيل كل لجنة بديل لكل شخص من اشخاصها الا اذا كانوا مقصودين هم بالذات, وعندئذ يذكر هذا في الامر دون ذكر بديل .
مادة 11
تفتح في مديرية اذاتية اضبارة دائمة باسم (اضبارة اللجان) وتعطى الاوامر الوزارية التي تصدر بتشكيل اللجان رقم هذه الاضبارة, ولا تعطى ارقام الاضبارات الشخصية لاشخاص اللجان .
مادة 12
يكون قسم الاوراق مسؤولا عن ايصال النسخة الشخصية بدفتر ذمة الى رئيس كل لجنة واعضائها ومقررها وسكرتيرها والموظف المسؤول عن (سجل اللجان) .
مادة 13
يكون رئيس كل لجنة مسؤولا عن دعوتها الى الاجتماع ويتفق مع اعضائها على تاريخ عقده, ويلبلغ سكرتيرها بهذا التاريخ .
مادة 14
يكون سكرتير كل لجنة مسؤولا عن تبليغ اشخاصها بتاريخ عقد كل اجتماع .
مادة 15
تنظم كل لجنة محضرا لكل اتجتماع تعقده يسجل فيه اسم اللجنة وامر تشكيلها وتاريخ عقد الاجتماع وتوصياتها واسماء اشخاصها الحاضرين والغائبين واسباب الغياب وتوقيع كل منهم, ولها ان تنظم محضرا واحدا لجميع اجتماعاتها فتذكر فيه انها عقدت عدة اجتماعات, بهذا الشكل:
محضر اجتماع (او الاجتماع الاول او اجتماعات) اللجنة الاولى لجنة . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .المشكلة بالامر الوزاري المرقم . . . . . . . . . . . . . . والمؤرخ في . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
اجتمعت اللجنة بتاريخ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .او:
عقدت اللجنة اجتماعها الاول بتاريخ . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., او:
عقدت اللجنة عدة اجتماعات . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . وتوصلت الى وضع التوصيات الاتية:
1 –
2 –
توقيع توقيع
الاسم والوظيفة الاسم والوظيفة
سكرتير اللجنة عضو اللجنة
توقيع توقيع
الاسم والوظيفة الاسم والوظيفة
عضو اللجنة رئيس اللجنة
ومقررها
مادة 16
اذا تضمنت بعض المحاضر ملاحق لها, فترقم هذه الاملاحق في المحضر حسب تسلسل ذكرها فيه, وتحفظ في نهايتها بهذا التسلسل وترقم بموجبه .
مادة 17
اذا كان لاحد اشخاص لجنة ما راي يخالف آراء الاخرين من اشخاصها, فله ان يسجل رايه في المحضر نفسه عند توقيعه عليه او في ورقة مستقلة, ويذكر ذلك اثناء توقيعه .
مادة 18
تقرر كل لجنة العدد الذي يطبع او يصور من محضرها او محاضرها, ويسجل ذلك في المحضر الاخير .
مادة 19
يقوم سكرتير كل لجنة بكتابة محاضر اجتماعاتها باشراف مقررها, ويكون رئيسها ومقررها مسؤولين عن صياغة محاضرها بالشكالها النهائية, ويكون السكرتير مسؤولا عن طبعها, او تصويرها بالعدد الذي قررته اللجنة نفسها .
مادة 20
يقدم رئيس كل لجنة النسخة الاولى من محضرها او محاضرها الى السيد الوزير, ويعطي سكرتيرها نسخة او صورة منها لكل شخص من اشخاصهاوللموظف المسؤول عن سجل اللجان, الا اذا كانت المحاضر سرية, وعندئذ يبلغ هذا الموظف بذلك للعلم فقط ولا يعطى نسخة من المحضر .
مادة 21
يكون مقرر كل لجنة مسؤولا عن تنفيذ توصياتها التي يصادق عليها السيد الوزير, وعن ابلاغ السيد الوزير بكل تاخير او عائق يحول دون التنفيذ .
مادة 22
يكون الموظف المسؤول عن سجل اللجان مكلفا بمتاعبة تنفيذ توصياتها التي يصادق عليها السيد الوزير, وعن ابلاغه خلال مدد مناسبة عن الاجراءات التي تتخذها كل لجنة بشان التنفيذ .
مادة 23
تطبق هذه التعليمات في حالة تكليف شخص بعمل معين, وعندئذ يسمى (سجل اللجان) باسم (سجل اللجان والاشخاص المكلفين باعمال معينة), وتفتح في آخره صفحات مستقلة لاسماء هؤلاء الاشخاص والعمل المكلف به كل منهم, ويعطى الموظف المسؤول عن السجل سنخصة او صورة من امر التكليف . واذا كان التكليف شفهيا فان على الشخص المكلف ان يبلغ بمذكرة تحريرية منه الموظف المسؤول عن السجل بالعمل المكلف به والمدة المحددة لانجازه, ويكون هذا الشخص المكلف نفسه مسؤولا عا كلف به كمسؤولية اللجان وفق ماذكر اعلاه .
مادة 24
تنشر هذه التعليمات في الجريدة الرسمية, وتنفذ اعتبارا من تاريخ 27 – 7 – 1981 .
وزير الخارجية