تعليمات الخاصة باتلاف الاوراق الرسمية بدوائر وزارة الثقافة والاعلام

عنوان التشريع: تعليمات الخاصة باتلاف الاوراق الرسمية بدوائر وزارة الثقافة والاعلام
التصنيف: تعليمات

المحتوى
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1983
تاريخ التشريع: 1983-01-01 00:00:00

استنادا الى المادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم ( 141 ) لسنة 1972، ولغرض تطبيق نظام عملي للحفظ والتوثيق باستخدام أجهزة التصوير الدقيق ( المايكروفلم ) ما أمكن ذلك، عند حفظ واسترجاع المعلومات..
قررنا اصدار التعليمات التالية : –

مادة 1
تصنف اوراق دوائر وزارة الثقافة والاعلام، كما في الجداول المرفقة.

مادة 2
تؤلف كل دائرة من دوائر الوزارة لجنة لاتلاف الرسمية التي يجوز اتلافها قوامها رئيس لا تقل درجته عن مدير وعضوية اعضاء لا يقل عددهم عن اثنين من ذوي الاختصاص.

مادة 3
يتم اتلاف الاوراق الرسمية القديمة المقرر اتلافها بالطريقة التي تقررها اللجان المذكورة في المادة الثانية، ويعتبر ارسال الاوراق الى الجهات الصناعية اتلافا على أن لا يؤدي ارسالها الى تسرب المعلومات منها.

مادة 4
تودع الاوراق الرسمية ذات الصفة التاريخية الى المؤسسة العامة للآثار والتراث او الامانة العامة للمركز الوطني للوثائق حسب الاختصاص ووفقا للاحكام القانونية لكل منهما والتعليمات الصادرة بموجبهما.

مادة 5
يجوز الاستعانة بالوسائل العلمية الحديثة كالحاسبة الالكترونية وأجهز التصوير الدقيق ( المايكروفلم) وغيرها لتنفيذ اغراض هذه التعليمات.

مادة 6
لا يجوز للجان اتلاف المشار اليها في المادة الثانية من هذه التعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الا بعد تنظيم قوائم مفصلة بالاضابير التي تحتوي عليها تتضمن رقم الاضبارة وموضوعها وتاريخ فتحها وغلقها، موقعة من قبل اللجنة المختصة ويوافق عليها رئيس الدائرة.

مادة 7
عند اتلاف الاوراق الرسمية تنظم اللجنة محضرا بنسختين يوقعها الرئيس والاعضاء وتحفظ نسخة من قوائم الاوراق في محفظة خاصة.

مادة 8
يتم اتلاف الاوراق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف والتسوية وفقا للمدد الموثقة لعمليات القبض والصرف والتسوية وفقا للمدد المحددة في الجدولين المرفقين بمنشور وزارة المالية المرقم 507/4/9 في 3/6/1981.

مادة 9
لا يجوز اتلاف المستندات والاوراق في المعاملات المعلقة.

مادة 10
لوزير الثقافة والاعلام صلاحية الموافقة على عدم اتلاف أية وثيقة رسمية من الوثائق التابعة لدوائر الوزارة.

مادة 11
كل ورقة لم ترد في الجداول المرفقة بهذا التعليمات تسري عليها مدة عشر سنوات مع مراعاة الاحكام الواردة في نفس الجداول.

مادة 12
تعتبر الوثيقة المصورة بواسطة التصوير الدقيق ( المايكروفلم ) بعد تأييد الدائرة المختصة بحكم الاصل.

مادة 13
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية رقم ( 1 ) لسنة 1981 الخاصة بوزارة الثقافة والاعلام.

مادة 14
تنفذ هذه التعليمات اعتبارا من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

وزير الثقافة والاعلام

المحتوى 1
” جدول الوثائق الادارية ”
المدد الزمنية للاتلاف
ت نوع الوثائق الاتلاف في حالة عدم الاتلاف في حالة
التصوير عدم التصوير
الحدين الادنى والاقصى
1 القوانين لا تتلف لا تتلف
2 قرارات مجلس قيادة الثورة والمراسيم لا تتلف لا تتلف
الجمهورية
3 الانظمة والتعليمات لا تتلف لا تتلف
4 الاتفاقات والبروتوكولات والوثائق الملحقة بها لا تتلف لا تتلف
5 قرارات مجلس الوزراء والوثائق المحلقة بها لا تتلف لا تتلف
6 القرارات الخاصة بالمؤتمرات الدولية لا تتلف لا تتلف
7 اضابير الموظفين والعمال الشخصية مع لا تتلف لا تتلف
دفاتر خدمة الموظفين
8 سجلات الطلبة لا تتلف لا تتلف
9 اضابير محاضر وقوائم اتلاف الاوارق لا تتلف لا تتلف
الرسمية المعدة من قبل لجان الاتلاف
10 سجلات واضابير الدعاوى القضائية لا تتلف لا تتلف
والانضباطية
11 جريدة الوقائع العراقية تتلف لا تتلف
12 سجلات العمل تتلف لا تتلف
13 سجلات واضابير الصحفيين والمراسلين تتلف لا تتلف
14 المناشير والبيانات التي انتهت احكامها مع تتلف 10 سنوات
الاوليات
15 المخابرات السرية والصلاحيات تتلف 10 سنوات
16 قرارات مجالس الادارة للمؤسسات التابعة تتلف 10 سنوات
للوزارة
17 اضابير وسجلات الملاك تتلف 10 سنوات
18 سجلات تصنيف الموظفين تتلف 10 سنوات
19 المخابرات الخاصة بقرارات مجلس انضباط تتلف 10 سنوات
الموظفين العام ولجان الانضباط ولجان التنسيق
وقرارات الكسب غير المشروع
20 المخابرات المتعلقة بالاجازات الدراسية تتلف 10 سنوات
والزمالات والمنح الدراسية والبعثات
21 المخابرات المتعلقة بالاحصاء تتلف 10 سنوات
22 عقود الاستخدام تتلف 10 سنوات
23 الصلاحيات الادارية تتلف 10 سنوات
24 المخابرات المتعلقة بالاجانب العاملين بالوزارة تتلف 10 سنوات
25 دفاتر الصادرة والواردة تتلف 5 سنوات
26 المراسلات المتعلقة بالدعوات والوفود تتلف 5 سنوات
27 الاضابير الخاصة بالطلبة تتلف بعد التصوير 5 سنوات
28 العرائض والطلبات الشخصية المنتهية تتلف بدون تصوير 5 سنوات
معاملاتها
29 المراسلات المتعلقة بالايفاد خارج القطر تتلف 3 سنوات
المدد الزمنية للاتلاف
ت نوع الوثائق الاتلاف في حالة عدم الاتلاف في حالة
التصوير عدم التصوير
الحدين الادنى والاقصى
30 سجلات غيابات الطلبة تتلف بدون تصوير 1 سنة
31 دفاتر توزيع الرسائل تتلف بدون تصوير 1 سنة
32 المسودات تتلف بدون تصوير ـ
34 نسخ الكتب الصادرة ( الملف الدوار ) تتلف بدون تصوير 1 سنة
35 استمارة العيادات الطبية للموظفين والعمال تتلف 1 سنة
التي لم يتمتع اصحابها بالاجازات المرضية.
” جدول الوثائق المالية ”
1 اضابير وسجلات الاملاك لا تتلف 10 15 سنوات
2 تقارير مراقبي الحسابات والمفتشين الماليين لا تتلف 10 15 سنوات
والاداريين ولجان الرقابة المالية وتقارير
المحاسبين القانونيين
3 سجلات الرواتب والمخصصات ومعاملات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
الترفيعات التقاعدية
4 سجلات الايرادات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
5 سجلات المقاولات والاستملاكات والتعويضات تتلف بعد انتهاء المقاولات 10 15 سنوات
والتعهدات والاملاك
6 سجلات الملفات والامانات والصندوق وسجلات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
المحاسبة
7 السجلات الحسابية ومستندات الصرف تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
8 سجلات الاثاث والمخازن والكتب تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
9 سجلات الآلات والادوات والمخازن الخاصة تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
بالسيارات والمعامل
10 سجلات المخصصات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
11 سجلات قرارات لجان المشتريات والمبايعات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
12 النسخ الاولى من قوائم رواتب الموظفين تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
والعمال
13 سندات القبض والاخراج وما هو في حكمها تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
والوثائق المتعلقة بها
14 النسخ الثواني لمذكرات اذن الدفع والقبض تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
وسفالات الصكوك والدفاتر والوصولات
واشعارات التحويل وقبول الصرف
15 معاملات الايجار وعقودها المبرمة تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
16 تقارير التسلم والتسليم بين الخلف والسلف تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
التي تم توقيعها
17 التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
18 الصلاحيات المالية تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
19 اضبارة قوائم اجور العمال المصروفة تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
20 قوائم مخصصات السفر والايفاد والنقل تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
المصروفة
21 مخابرات تخمينات الميزانية واستماراتها تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
وجداول الحسابات مع الخزينة
22 قوائم صرفيات الوقود ودفاتر اشتغال السيارات تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
23 استمارات التجهيز بالنسيئة تتلف بعد التدقيق 10 15 سنوات
24 سجلات النثرية تتلف بعد التدقيق 5 10 سنوات
25 سجلات فحص الكتب المستوردة تتلف بدون تصوير 5 10 سنوات

المحتوى 2
ت نوع الوثائق الاتلاف في حالة عدم الاتلاف في حالة
تصوير الوثيقة عدم التصوير
الحد الحد
الادنى الاقصى
26 سجلات الجرائد والمجلات المستوردة تتلف بدون تصوير 3 10 سنوات
27 المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل وسلف تتلف بدون تصوير 5 10 سنوات
الموظفين
28 المخابرات المتعلقة بشطب المواد المستهلكة تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
29 قوائم الهاتف والماء والكهرباء والمخابرات تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
المتعلقة بها
30 المخابرات المتعلقة بالقرطاسية وطبع تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
الاستمارات وطلب الخرائط
31 المخابرات المتعلقة بأجور وسائط النقل تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
32 المخابرات الخاصة بالاعلانات تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
33 الاستمارات الخاصة بالكتب المستوردة تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
34 الاستمارات الخاصة بمسودات الكتب تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
المطبوعة داخل العراق
35 التصاريح الكمركية وما يتعلق بالاخراج تتلف بدون تصوير ـ 5 سنوات
الكمركي بالنسبة للمعاملات المنتهية
36 المناقصات تتلف بعد التدقيق ـ 5 سنوات
37 مستندات الادخال المخزني تتلف بعد التدقيق 3
38 مستندات الاخراج المخزني تتلف بعد التدقيق 3 5 سنوات
39 المخابرات المتعلقة بالكسوة تتلف بعد التصوير 1 5 سنوات
40 أوراق ضمان الموظفين والعمال تتلف بعد التصوير بعد مرور سنة من انتهاء
المعاملة المتعلقة بها

جدول الوثائق الفنية
1 التقارير العلمية والفنية وأضابير المشاريع تتلف ـ 10
2 المخابرات الخاصة بانشاء المباني المنتهية تتلف ـ 10
أو المنفذة أو الملغية
3 الصلاحيات الفنية تتلف ـ 10
4 عقود الخدمات الاستشارية والوثائق تتلف بعد الاستلام ـ 10
المتعلقة بها النهائي للعمل
5 عقود المقاولات والوثائق المتعلقة بها تتلف بعد الاستلام ـ 10
النهائي للعمل
6 الخرائط والمواصفات للمشاريع والاعمال تتلف ـ 10
غير المنفذة
7 العطاءات الفاشلة تتلف تتلف بعد الاستلام الاول
للعطاءات الناجحة
8 خرائط الابنية التابعة للوزارة تتلف ـ 10
9 العروض والكتلوكات المقدمة من قبل تتلف ـ 5
الشركات والافراد للاعمال والمشاريع