صادرة من وزير الثقافة والاعلام بخصوص المركز الوطني للوثائق

عنوان التشريع: صادرة من وزير الثقافة والاعلام بخصوص المركز الوطني للوثائق
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 14
سنة التشريع: 1985
تاريخ التشريع: 1985-01-01 00:00:00

استنادا الى احكام قانون وزارة الثقافة والاعلام رقم 94 لسنة 1981 وقانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسمة 1983
اصدرنا التعليمات الاتية :

مادة 1
يتألف المركز من :
اولا : مجلس الادارة.
ثانيا : مجلس المديرين.
ثالثا : تقسيمات المركز.

مادة 2
يتألف مجلس الادارة ويمارس الاختصاصات والصلاحيات التي تنص عليها نظام المركز رقم 8 لسنة 1985.

مادة 3
مجلس المديرين هو الجهاز المشرف على تنفيذ مهام المركز بصورة عامة ويتولى بصورة خاصة الاختصاصات والصلاحيات الاتية :
أ – اعداد مشروعات الخطط ذات المدى القريب والبعيد.
ب – اعداد المناهج التفصيلية للخطة السنوية للمركز.
ج – اقتراح التعليمات الخاصة بالهيكل التنظيمي للمركز واستحداث الوحدات والشعب التابعة له.
د – اقتراح الاستحداثات والتغيرات الجوهرية في اية فعالية رئيسية من فعاليات المركز وفروعه المنصوص عليها في التعليمات مثل تطوير اساليب العمل وانظمته واستحداث نشاطات جديدة ضمن الاختصاصات واعتماد مشاريع فعاليات المركز.
ه –اقتراح التعليمات لداخلية والضوابط والقواعد التي تنظم عمليات اطلاع الباحثين على الوثائق المحفوظة في المركز.
و – اقتراح انشاء فروع للمركز في المحافظات.
ز – اقتراح اضفاء الطابع السري على الوثائق التي يتطلب الامر ان تبقى سرية مع تحديد مدة حجبها عن الباحثين.
ح – اعداد مفردات تنظيم علاقات التبادل والتعاون الوثائقي مع الهيئات والمؤسسات الوثائقية داخل القطر وخارجه مع اقتراح العقود والاتفاقيات اللازمة لذلك وفقا للقانون.
ط – اعداد التقارير الدورية الفصلي والسنوية عن نشاطات وفعاليات المركز.
ي – اقتراح مشروع الموازنة والملاك وتقرير الحسابات الختامية.
ك – الموافقة المبدئية على المناقلات المقترح اجراءها في موازنة المركز.
ل – تقديم الاقتراحات بشأن الصرف على ابواب موازنة المركز كافة في الحدود التي يقررها الوزير.
م – اقتراح برامج تطوير منتسبي الدائرة وايفادهم بالبعثات والزمالات والاجازات الدراسية والدورات التدريبية.
ن – اقتراح فتح الدورات التدريبية المتخصصة للعاملين في مجال الوثائق والارشيف واعداد المناهج الخاصة بها.
س – اقتراح القواعد الخاصة بمنح الحوافز والمكافآت المادية والمعنوية للعاملين في المركز.
ثانيا : يتألف مجلس المديرين من المدير العام رئيسا وعضوية.
أ – معاون المدير العام.
ب – مدير قسم التنسيق والتفتيش.
ج – مدير قسم امانة الوثائق.
د – مدير قسم البحوث والدراسات والاحصاء.
ه – مدير قسم المكتبة الوثائقية.
و – مدير قسم الشؤون الفنية.
ز – مدير قسم العلاقات الثقافية.
ح – مدير قسم ادارة الافراد والخدمات الادارية.
ط – مدير قسم الحسابات.
ثالثا : يتبع مجلس المديرين الاجراءات المطبقة من قبل مجلس الادارة الى انعقاده واجراءات العمل فيه.
رابعا : ترفع قرارات مجلس المديرين الى مجلس الادارة لاقرارها.

مادة 4
تتألف تقسيمات المركز مما يلي : –
اولا : قسم التنسيق والتفتيش.
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
ا – الاتصال بالوزارات والدوائر الرسمية والقطاع والمراقبة والمتابعة لتطبيق قانون الحفاظ على الوثائق رقم 70 لسنة 1983 ورفع التقارير بشأن ذلك والاجابة على الاسئلة والاستفسارات التي ترد اليه من تلك الدوائر.
ب – اجراء المسوحات الخاصة بالوحدات الوثائقية المحفوظة في الدوائر الرسمية والقطاع الاشتراكي بالتعاون والتنسيق مع مسؤولي تلك الدوائر.
ج – دراسة المواد الوثائقية المراد تقييمها واستبعادها او اتلافها في دوائر الدولة والقطاع الاشتراكي واختيار الوثائق المهمة الصالحة للحفظ في المركز.
د – عقد ندوات تثقيفية وارشادية للعاملين في لجان تقييد الوثائق في الوزارات والدوائر غير المرتبطة بوزارة بغية الوصول الى صيغة عمل متطورة تخدم حركة التوثيق في القطر العراقي.
ه – التعاون مع دوائر الدولة والقطاع الاشتراكي في كيفية تنظيم عمليات ترحيل الوثائق الى المستودعات الوسطى ( الارشيفات الوسطى والى المركز الوطني للوثائق ، واعداد الجداول والقوائم الخاصة بذلك.
ثانيا : قسم امانة الوثائق
ويتكون من الشعب التالية : –
أ – شعبة تسلم الوثائق :
وتتولى تنفيذ المهام التالية :
1 – فحص المواد الوثائقية الواردة من مصادرها المختلفة ومطابقة محتويات الجداول والقوائم المقدمة من قبل الوزارات ودوائر الدولة والقطاع الاشتراكي والوثائق الشخصية.
2 – تسلم المجموعات الوثائقية من دوائر الدولة والقطاع الاشتراكي وفق جداول وقوائم مفصلة والتي تتوفر فيها الشروط المطلوبة وتأييد ذلك تحريريا.

المحتوى 2
ب – شعبة التصنيف والفهرسة والتوثيق
وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – تصنيف المجموعة الوثائقية المرحلة حسب فئاتها واصنافها.
2 – فهرستها حسب الموضوعات الوثائقية او التاريخ او الموقع الجغرافي.
3 – اعداد الخلاصات والبطاقات والفهارس والكشافات والادلة المرشدة الى محتويات الوثائق المحفوظة في
المركز.
4 – اعداد الوثائق لاغراض التصوير الفوتوغرافي او الميكروفيلمي او الاستنساخ او الصيانة والترميم.
5 – توثيق المعلومات وخزنها وتأمين وسائل استرجاعها لاغراض البحوث والدراسات والنشر.
ج – شعبة الخزن الفني
وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – تنظيم الخزن وفق الاساليب الحديثة في خزن الوثائق.
2 – الاشراف على المستودعات والمخازن وفق النظام الوارد في دليل التشكيلات الادارية للجمهورية العراقية الصادر عن المركز القومي للاستشارات والتطوير الادراي لعام / 1985.
3 – توفير المعدات والاجهزة الفنية والوسائل الحديثة الخاصة بخزن الوثائق مثل اجهزة اطفاء الحرائق واجهزة الانذار المبكر عن الحريق ، اجهزة قياس الرطوبة ، اجهزة قياس التلوث وغيرها من الاجهزة. وكذلك تأمين مكافحة الحشرات والقوارض وغيرها.
4 – مسك السجلات وحفظ القوائم والجداول بمحتويات المستودعات والمخازن وتأمين المكان الملائم لها.
5 – تأمين الحراسة المشددة على المخازن والمستودعات وحمايتها من المخاطر المحتملة بالتعاون مع قسم الخدمات الادارية.
ثالثا : قسم البحوث والدراسات والاحصاء
ويتكون القسم من الشعب التالية : –
أ – شعبة البحوث والدراسات
وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – دراسة الطلبات الواردة من دوائر الدولة او الباحثين الخاصة بالاطلاع على الوثائق.
2 – تنظيم الاستمارات الخاصة بالباحثين واعداد الهويات الخاصة بذلك.
3 – تأمين المستلزمات الفنية والادارية لتسهيل الدراسة والبحث والاطلاع على الوثائق.
4 – وضع القواعد التي تنظم عمليات الاطلاع على الوثائق وتصويرها ونشرها من قبل الباحثين والقراء.
5 – ترجمة البحوث والدراسات والمقالات المتعلقة بالوثائق والارشيف.
ب – شعبة الاحصاء
وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – اعداد التقارير السنوية والفصلية والشهرية ، وكذلك التقارير والاحصاءات ذات الطبيعة المتخصصة.
2 – جمع المعلومات واعداد الاحصاءات التي تطلبها الوزارات ودوائر الدولة.
3 – الاجابة على الاستفسارات والاستبيانات التي ترد الى المركز من الداخل والخارج.
رابعا : قسم المكتبة الوثائقية
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – حفظ الكتب والمجلات والنشرات والمطبوعات الحكومية ذات الصفة الوثائقية والتاريخية التي لها صلة بتاريخ العراق والوطن العربي والدول المجاورة.
2 – فهرسة المطبوعات وتصنيفها وعمل البطاقات الخاصة بها.
3 – تقديم الخدمات الى المطالعين والباحثين الذين يراجعون المركز الوطني للوثائق للبحث والدراسة.
4 – اعداد الكشافات والادلة المرشدة الى الكتب والمطبوعات المودعة لدى هذا القسم.
خامسا : قسم الشؤون الفنية
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – ادارة عمليات صيانة وترميم الوثائق.
2 – تصوير واستنساخ الوثائق باستعمال الوسائل الفنية الحديثة.
3 – تنظيم عمليات التوثيق الميكروفيلمي ، واعداد الخطط والبرامج المتصلة بها.
4 – توفير الاجهزة الفنية المختلفة مثل اجهزة التصوير والاستنساخ والتعفير والاجهزة الخاصة بصيانة الوثائق وترميمها والاشراف على ادامة تلك الاجهزة والمعدات الفنية.
5 – تجليد الكتب والمجلات والنشرات المختلفة.
6 – دراسة العروض الخاصة بالاجهزة المقدمة من قبل الشركات العالمية المنتجة وتقديم التوصيات بشأنها.
7 – تأسيس المختبرات الفنية بصيانة الوثائق وترميمها وتعفيرها وتعقيمها.
8 – متابعة التطورات العلمية والفنية الحاصلة في ميادين العمل الوثائقي.
سادسا : قسم العلاقات الثقافية
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – تنظيم المؤتمرات الوثائقية داخل القطر.
2 – توجيه الدعوات وتنظيم الزيارات من الخبراء في مجال الوثائق والارشيف والمكتبات.
3 – تنظيم المعارض الوثائقية سواء الدائمة منها ، والمؤقتة ، داخل القطر وخارجه.
4 – توثيق العلاقات الوثائقية مع المنظمات والهيئات العربية والاقليمية والدولية.
5 – الاشراف على اصدار المطبوعات والنشرات والادلة الثقافية والفنية الخاصة بالوثائق والتوثيق.
6 – مرافقة الخبراء والوفود التي تزور المركز الوطني للوثائق.
سابعا : قسم ادارة الافراد والخدمات الادارية
ويتكون من الشعب التالية : –
أ – شعبة الخدمات الادارية :
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – استلام البريد اليومي وتوزيعه على الاقسام وتحرير المراسلات الرسمية الخاصة بقسم الادارة.
2 – تأمين امور الطبع والاستنساخ والامور المختلفة.
3 – تأمين امور التنظيف في المركز وصيانة الاثاث.
4 – الاشراف على مرافق الدائرة كافة وحراستها وتأمين نظافتها.
5 – الاشراف على حركة السيارات ووسائط النقل الاخرى وادامتها وصيانتها.

المحتوى 3
ب – شعبة ادارة الافراد
1 – متابعة المعاملات الرسمية الخاص بادارة الافراد من موظفين وعمال كالتعيين ومنح العلاوات السنوية والترفيع وزيادة الاجر وتعديل الراتب والنقل والتأييد والايفادات داخل العراق وخارجه.
2 – اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالاجازات الاعتيادية والمرضية واجازات السفر خارج العراق واجازات
الامومة.
3 – تنظيم دفاتر الخدمة للموظفين والعمال.
4 – تنظيم الملفات الشخصية لمنتسبي المركز وحفظها.
5 – تنظيم المعاملات الخاصة بتقاعد الموظفين والعمال.
ثامنا : قسم الحسابات
ويتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – اعداد الميزانية التخمينية للمركز الوطني للوثائق.
2 – تنظيم عمليات القبض والصرف والاستقطاعات.
3 – مسك السجلات الحسابية بأنهائها والقيام بتنظيمها.
4 – تنظيم قوائم الرواتب والمخصصات بانواعها.
5 – تنظيم شؤون امانة الصندوق.
6 – تنظيم المخازن ومسك السجلات الخاصة بالاثاث والموجودات الاخرى ذات الطبيعة الحسابية.
7 – متابعة التقارير المرفوعة من قبل ديوان الرقابة المالية.
تاسعا : شعبة التدقيق
وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – تدقيق العمليات الحسابية كافة.
2 – تدقيق عمليات القبض والصرف.
3 – متابعة تطبيق القواعد الحسابية وفق القوانين والانظمة والتعليمات الصادرة بهذا الشأن.
4 – التعاون مع موظفي ديوان الرقابة المالية في تدقيق حسابات المركز.
5 – التعاون مع موظفي قسم الحسابات في متابعة تقارير ديوان الرقابة المالية.
عاشرا : شعبة التخطيط والمتابعة
ترتبط بالمدير العام مباشرة وتتولى تنفيذ المهام التالية : –
1 – اعداد الخطة السنوية للمركز.
2 – متابعة تنفيذ بنود خطة المركز.
3 – متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة من الجهات العليا واية مهام اخرى تناط بالشعبة.
4 – اعداد التقارير الشهرية والفصلية والسنوية.

مادة 5
تلغى التعليمات رقم 16 لسنة 1982 الصادرة عن وزارة الثقافة والاعلام.

مادة 6
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

وزير الثقافة والاعلام