عنوان التشريع: تعليمات خاصة بالحفاظ على وثائق وزارة العمل والشؤون الاجتماعية واللجان الخاصة بها
التصنيف: تعليمات
المحتوى
رقم التشريع: 2
سنة التشريع: 1985
تاريخ التشريع: 1985-01-01 00:00:00
استناداً إلى أحكام المادتين (7 و14) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983 .
أصدرنا التعليمات الآتية :
مادة 1
الوثائق
1 يقصد بالوثائق المحررات الرسمية والمستندات والسجلات وكل وعاء لحفظ المعلومات لأغراض هذه التعليمات .
2 تكون الجهة المسؤولة عن حفظ الوثائق والمعلومات في مركز هذه الوزارة وفي المؤسسات والدوائر التابعة لها هي المسؤولة عن حفظها وعن كيفية تداولها .
مادة 2
أولاً : تشكل في مركز الوزارة لجنة رئيسية دائمية برئاسة مدير عام الدائرة الإدارية، وأعضاء لا تقل درجة كل منهم عن مدير يمثلون كلاً من دائرة التخطيط والمتابعة والدائرة القانونية وأقسام الأفراد والتطوير الإداري والحسابات والشؤون الدولية والمؤتمرات ومركز التوثيق المايكروفيلمي تكون مهمتها ما يلي :
1 الإشراف والمحافظة على الوثائق وتقييمها وتنظيمها أو استبعادها أو إتلافها بالتعاون مع المركز الوطني للوثائق وتخضع قراراتها لمصادقة الوزير أو من يخوله .
2 تقوم بإعداد التعليمات الخاصة بتنظيم حفظ وثائق وزارة العمل والشؤون الاجتماعية والمؤسسات والدوائر التابعة لها وإجراء أي تعديلات لاحقة أو مفسرة لها .
3 إصدار التوجيهات إلى اللجان الفرعية فيما يخص تقييم الوثائق .
4 متابعة أعمال اللجان الفرعية .
5 دراسة التوصيات التي تعرض من قبل اللجان الفرعية فيما يتعلق بصيانة الوثائق والبت في الأمور التي لم تتوصل إليها تلك اللجان .
6 تحديد الوسائل الفنية الحديثة المتطورة لحفظ الوثائق وحمايتها وصيانتها من التلف في ضوء تصورات اللجان الفرعية .
7 تحديد الوثائق التي تصور بواسطة أجهزة الحفظ الدقيق (المايكروفيلم) وإتلاف الوثائق التي يتقرر استبعادها لمنع التراكم الورقي غير المجدي .
8 تحديد الوثائق التي تودع لدى المركز الوطني للوثائق والتي لها أهمية تاريخية أو تراثية أو علمية أو فنية .
9 المصادقة على قرارات اللجان الفرعية فيما يتعلق بالوثائق المطلوب إتلافها .
ثانياً : تشكل لجنة فرعية دائمية في مركز الوزارة والمؤسسات والدوائر المرتبطة بها يرأسها موظف لا تقل درجته عن مدير وعضوية موظفين لا تقل درجتهم عن ملاحظ ترتبط فنياً باللجنة الرئيسية المشار إليها في الفقرة (أولاً) من هذه المادة ومهمتها ما يلي :
1 تقييم الوثائق الخاصة بالدائرة ومتابعتها بشكل مستمر والإشراف على صيانة وحفظ الوثائق المفيدة وإتلاف الوثائق غير المفيدة منعاً للتراكم غير المجدي وفق توجيهات اللجنة الرئيسية .
2 تنظيم قواعد مفصلة بالوثائق المراد إتلافها يذكر فيها رقم وتاريخ الوثيقة واسم الجهة التي أصدرتها وأية معلومات أخرى بموجب محاضر ترفع إلى اللجنة الرئيسية للمصادقة عليها وذلك وفقاً لأصناف الوثائق المذكورة في المادة الثالثة من هذه
التعليمات .
مادة 3
أصناف الوثائق
1 تصنف الوثائق العائدة لمركز الوزارة والمؤسسات والدوائر التابعة لها إلى الأصناف الرئيسية التالية :
أ الوثائق الإدارية .
ب الوثائق المالية .
جـ الوثائق الفنية .
2 في حالة استخدام أجهزة التصوير المصغر (المايكروفيلم) وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية تفرز الوثائق إلى الفئات الأربع الآتية :
الفئة الأولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها لسرية المعلومات المدونة فيها أو لوجود صعوبات فنية تحول دون تصويرها .
الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة على أن تعتمد في التداول نسخ الوثائق أو الصور المصغرة لها .
الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ويستبعد أصل كل منها .
الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور ويستبعد أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها .
3 تصور الوثائق بصورتين أصليتين يتم اعتمادهما بعد فحصهما فنياً للتأكد من سلامتهما ويتم فحص الصور المصغرة بين فترة وأخرى، وتعتبر الوثيقة المصورة بحكم الأصل ويتم التعامل بها على هذا الأساس .
مادة 4
تراعى تعليمات وزارة المالية عدد (5) لسنة 1983 والجدولان المرفقان بها بشأن تصنيف الوثائق المالية وفرزها أو أية تعليمات أخرى تحل محلها .
مادة 5
تصدر اللجنة جداول لاحقة لتسهيل مهام عمل اللجان الفرعية وتقديم أية مقترحات حول تطبيق هذه التعليمات
مادة 6
تنفذ هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .
وزير العمل والشؤون الاجتماعية