حفظ الوثائق في الامانة العامة لمجلس الوزراء

التصنيف سلطات عامة
الجهة المصدرة العراق – اتحادي
نوع التشريع تعليمات
رقم التشريع 1
تاريخ التشريع 2008
سريان التشريع ساري
عنوان التشريع حفظ الوثائق في الامانة العامة لمجلس الوزراء
المصدر الوقائع العراقية | رقم العدد:4073 | تاريخ:28/04/2008 | عدد الصفحات: 12 | رقم الصفحة:1 | رقم الجزء:0

استناد

استناداً إلى أحكام الفقرة (ثالثاً) من المادة (14) من قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983،
أصدرنا التعليمات الآتية :
تعليمات
حفظ الوثائق في الأمانة العامة لمجلس الوزراء
المادة 1

يقصد بالعبارات التالية لإغراض هذه التعليمات المعاني المبينة إزاءها :
أولا – الدوائر : دوائر الأمانة العامة لمجلس الوزراء .
ثانياً – القانون : قانون الحفاظ على الوثائق رقم (70 ) لسنة 1983 .
ثالثاً – المكتب الخاص : مكتب الأمين العام لمجلس الوزراء .
رابعاً – اللجنة : لجنة الحفاظ على وثائق الأمانة العامة لمجلس الوزراء .
خامساً – الوثائق : المراسلات و السجلات و المحررات الرسمية و المستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء أكان على شكل ورقة أم صورة أم خريطة أم فلم أم شريحة فلمية (سلايد ) أم ختم أم شريط ممغنط أم أي وعاء آخر قابل لحفظ و خزن المعلومات و تقسم إلى قسمين : تحريرية و الكترونية .
سادساً – نظام الوثائق الالكترونية : نظام الكتروني لإنشاء أو استخراج أو إرسال أو تسلم أو تخزين أو عرض أو معالجة المعلومات أو الرسائل الكترونياً .
المادة 2

تصنف الوثائق في دوائر الأمانة العامة لمجلس الوزراء إلى الأصناف الآتية :
أولا– الوثائق الإدارية .
ثانياً – الوثائق المالية .
ثالثاً – الوثائق المتعلقة بمشروعات القوانين .
رابعا– الوثائق المتعلقة بمحاضر اجتماعات مجلس الوزراء .

المادة 3

تشكل في الأمانة العامة لمجلس الوزراء اللجان الدائمة الآتية :
أولاً – أ – لجنة رئيسة تضم مدير عام الدائرة الإدارية رئيسا وممثلا عن كل من المركز الوطني للوثائق والدائرة القانونية و الدائرة المالية و دائرة الرقابة والتدقيق الداخلي .
– ب – تمارس اللجنة المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذا البند المهام الآتية :
(1) وضع الخطط الكفيلة للحفاظ على الوثائق الورقية و الالكترونية و تطوير العمل بها بالشكل الأمثل .
(2) التوجيه و الإشراف على عمل اللجان الفرعية و عقد اجتماعات دورية معها لتنسيق و تنظيم العمل.
(3) متابعة تنفيذ هذه التعليمات و تطبيقها فيما يخص الوثائق العائدة للدوائر .
(4) النظر في توصيات اللجان الفرعية للدوائر ومراجعتها و اتخاذ القرار المناسب بصددها وفقاً للجداول المرافقة بهذه التعليمات .
(5) التنسيق مع المركز الوطني للوثائق في المسائل الداخلة في اختصاصها و المتعلقة بتطبيق هذه التعليمات .
(6) وضع الأسس و المعايير الخاصة بفرز الوثائق حسب التصنيف السنوي للأنشطة .
– جـ – تخضع قرارات اللجنة الرئيسة لمصادقة الأمين العام لمجلس الوزراء .
ثانيا – أ – لجنة فرعية في كل دائرة ترتبط بالمدير العام ، و تكون برئاسته و عضوية مسؤولي الأقسام التابعة له ، طبقا لطبيعة تنظيم و عمل كل دائرة .
ب– تمارس اللجنة المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذا البند المهام الآتية :
(1) الإشراف على حفظ وصيانة الوثائق المتداولة في الدائرة المعنية وفقا للأساليب و الأصول المتبعة في الحفظ .
(2) وضع الرموز و الأرقام الخاصة بالملفات و السجلات .
(3) مسك سجل بمحتويات الوثائق .
(4) تصنيف الوثائق الواردة في الجداول المرافقة بهذه التعليمات والتوصية بالاحتفاظ بها أو إتلافها .
(5) اقتراح عناوين جديدة لإدخالها في الجداول المرافقة بهذه التعليمات و عرضها على اللجنة الرئيسة لاتخاذ القرار في شأنها و تعد العناوين الجديدة للوثائق التي يصادق عليها الأمين العام لمجلس الوزراء على أضافتها جزءاً من الجداول المرافقة بهذه التعليمات و تنشر في الجريدة الرسمية .
(6) دراسة قوائم الوثائق المعدة للحفظ أو الإتلاف في الدائرة المعنية بعد تدقيقها ورفعها إلى اللجنة الرئيسة للمصادقة عليها .
(7) تقديم التوصية بحفظ أو أتلاف الوثائق المحفوظة بعد مرور المدة المحددة لها في الجداول المرافقة بهذه التعليمات و رفعها إلى اللجنة الرئيسة لمراجعتها و البت فيها .
(8) تقديم التقارير الخاصة باجتماعاتها المتضمنة توصياتها و تشخيص الصعوبات الناجمة عن العمل لرفعها إلى اللجنة الرئيسة لإقرارها .
(9) رزم الملفات و السجلات و الوثائق و تهيئتها للترحيل للجهات المعنية .
جـ – يجوز تشكيل لجان مساعدة ترتبط باللجان الفرعية و حسب الحاجة .

المادة 4

تلتزم الدوائر بما يأتي :
أولاً – تهيئة الملفات و الوثائق و السجلات التي انتهت مدة حفظها أو العمل بها وفق الجداول المرافقة بهذه التعليمات لغرض إتلافها .
ثانياً – تنظم القوائم و النماذج المطلوبة لتقويم الوثائق أو إتلافها و تقديمها إلى اللجنة الفرعية بموجب استمارة تعد لهذا الغرض تتضمن الوثائق المزمع اتلافها او حفظها ورقمها وتاريخها وجهة اصدارها او اية معلومات اخرى ضرورية .
ثالثاً – حفظ الملفات والوثائق في الأماكن المناسبة للحفاظ عليها من التأثيرات والتغييرات البيئية والطبيعية .
رابعاً – عرض محاضر وتوصيات اللجنة الفرعية على اللجنة الرئيسة لتدقيقها والمصادقة عليها وفقاً للقانون .

المادة 5

تستعين الدوائر لأداء مهامها بأجهزة التصوير المصغر (المايكروفلم) أو الاسكنر أو الحاسوب الآلي وسواها من الأجهزة والمعدات الفنية مع مراعاة مايأتي :
أولاً – في حالة استخدام أجهزة التصوير أو ما سواها من الأجهزة والمعدات الفنية يتم تصنيف الوثائق إلى الفئات الآتية :
أ – الفئة الأولى : الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها .
ب – الفئة الثانية : الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها لأهميتها الخاصة وتعتمد في التداول نسخ الوثائق والصور الخاصة بها .
جـ – الفئة الثالثة : الوثائق التي تصور ويتلف أصل كل منها .
د – الفئة الرابعة : الوثائق التي لا تصور ويتلف أصل كل منها بانتهاء المدة التي يجب الاحتفاظ بها .
ثانياً – عند تصوير الوثائق يجب أن :
أ – يكون التصوير بصورتين أصليتين في الأقل يتم اعتمادها بعد فحصها فنياً للتأكد من سلامة التصوير .
ب – تصور النسخة الأصلية إلى عدة صور حسب حاجة العمل ووفقاً لمتطلبات نظام الحفظ وتداول الوثائق المطبق في الدوائر .
جـ – تحفظ إحدى الصورتين الأصليتين المنصوص عليهما في الفقرة (أ) من هذا البند في مبنى آخر .
د – يتم فحص الصور بين فترة وأخرى على أن لا تقل عن (6) ستة أشهر للتأكد من سلامتها وصلاحيتها وعدم تأثرها بالظروف المناخية .
ثالثاً – تعد صورة الوثيقة التي تؤيد الدائرة المختصة تصويرها بأجهزة التصوير المصغر أوأجهزة الاسكنر أو سواها بحكم الوثيقة الأصلية بعد ختمها وتصديقها .
رابعاً – يعتمد في حفظ الوثائق الالكترونية ذات الوسائل المتبعة في حفظ الوثائق الورقية .

المادة 6

يراعى عند تداول الوثائق بين الدوائر مايأتي :
أولاً – تأشير الوثائق بالحرف أو الرقم أو الإمضاء أو أي نظام معالجة ذي شكل الكتروني وملحق أو مرتبط بالوثيقة بنية التوثيق أو الاعتماد .
ثانياً – المحافظة على الأجهزة الالكترونية المستخدمة في التعامل مع الوثائق بما تتضمنه من معلومات وبيانات .
ثالثاً – التأكد من اجراءات التوثيق التي تهدف إلى التحقق من أن الوثائق قد صدرت من شخص معين والكشف عن أي خطأ أو تعديل في المحتويات أو في ارسال أو حفظ الوثائق من خلال أي إجراء يستخدم مناهج حسابية أو رموز أو كلمات أو أرقام تعريفية أو تشفير أو اجراءات الرد أو اقرار بالتسلم وغيرها من الوسائل .

المادة 7

يطبق على وثائق الدوائر :
أولاً – تعليمات وزارة المالية عدد (6) لسنة 1986 تعديل تعليمات الحفاظ على الوثائق الخاصة بوزارة المالية عدد (2) لسنة 1984 فيما يخص اتلاف الوثائق المالية المتعلقة بعمليات القبض والصرف والسجلات المالية .
ثانياً – تعليمات وزارة الثقافة عدد (2) لسنة 1984 في شأن الحفاظ على الوثائق ذات القيمة التأريخية والتراثية والعلمية أو اية وثيقة أخرى حسب تعليمات المركز الوطني للوثائق .
المادة 8

تودع لدى المركز الوطني للوثائق أصول الوثائق ذات الأهمية التاريخية أو التراثية أو العلمية أو الفنية بقرار من اللجنة الرئيسة ومصادقة الامين العام لمجلس الوزراء .

المادة 9

أولاً – تتولى الدائرة الادارية في الامانة العامة لمجلس الوزراء اتلاف الوثائق الورقية والوثائق الاخرى وفقاً لاحكام القانون وهذه التعليمات وترسل مخلفاتها إلى مركز تجميع الملفات الورقية التابع للشركة العامة للصناعات الورقية لغرض الاستفادة منها للاغراض الصناعية على أن تتخذ الاحتياطات اللازمة لمنع تسرب ماتحتويه هذه الوثائق من معلومات .
ثانياً – تتلف النسخ الاضافية المكررة من الوثائق بدون تصوير أو تسجيل في قوائم الاتلاف .

المادة 10

أولاً – لا تسري احكام هذه التعليمات على الوثائق الامنية والعسكرية والسياسية .
ثانياً – للامين العام لمجلس الوزراء استثناء اية وثيقة رسمية من الاتلاف بموجب المدد المحددة في الجداول المرافقة بهذه التعليمات .

المادة 11

تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

علي محسن اسماعيل
الأمـين العام لمجلس الـوزراء وكالـة

جدول 1

الوثائق التي لا تصور ويحتفظ بأصل كل منها
1. الكتب والمراسلات ذات الجوانب الامنية والسياسية والعسكرية المهمة .
2. المراسلات والسجلات ذات الصفة التاريخية .
3. السندات المتعلقة بحقوق الملكية والحقوق العينية .
4. المستندات والمقاولات والخرائط الخاصة بالعقارات والجوانب الميكانيكية والكهربائية والهندسية .

جدول 2

الوثائق التي تصور ويحتفظ بأصل كل منها
1. القوانين والأنظمة والتعليمات والاتفاقيات والأنظمة الداخلية والمقترحات المتعلقة بها .
2. قرارات مجلس قيادة الثورة (المنحل) .
3. المراسيم الجمهورية .
4. اعمام مجلس الوزراء ورئاسة الجمهورية ومجلس النواب .
5. قرارات مجلس الوزراء .
6. المعاهدات والاتفاقيات والبروتوكولات والمؤتمرات والوثائق الملحقة بها .
7. حقوق الملكية وحقوق الامتياز والحقوق الفنية والمدنية .
8. حقوق الجنسية والاحوال الشخصية .
9. الملفات والاضابير الشخصية والتعهدات .
10. الوثائق والكتب والمراسلات ذات الطابع السري .
11. اوامر استحداث أو الغاء أو دمج الدوائر والاقسام .
12. الصلاحيات والمسؤوليات .
13. محاضر اجتماعات مجلس الامانة .
14. جريدة الوقائع العراقية .
15. الهيكل التنظيمي والنظام الداخلي .
16. التقرير والاصدارات الشفوية .
17. محاضر جلسات اجتماعات مجلس الوزراء وقراراته وتوجيهات دولة رئيس الوزراء وتنسيباته .
18. تنسيبات وتوجيهات دولة رئيس الوزراء .
19. كتب ومراسلات مكتب دولة رئيس الوزراء .
20. الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية وغيرها من الوثائق التي تتصف بالندرة والتي يستفاد منها لاغراض البحوث .
21. الوثائق التي تتضمن معلومات او حقائق عن اجهزة الدولة ومؤسساتها العامة والتي يمكن الاستفادة منها لاغراض الدراسات التاريخية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية وغيرها من العلوم الانسانية.
22. الوثائق المتعلقة بمجلس النواب ومجلس الوزراء ومجلس الرئاسة ووزارات الدولة والجهات غير المرتبطة بوزارة ومؤسساتها العامة التي تحمل معلومات تطور واداء هذه الوزارات ومعوقات العمل ومقترحاته.
23. الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة المادية والمعنوية .
24. التوجيهات والتنسيبات والاعمام المتعلق بتنظيم وتسيير العمل .
25. الوثائق الخاصة بمعلومات تتعلق بالديون والمطالبات للحكومة العراقية او عليها .
26. تقارير واصدارات الامانة العامة لمجلس الوزراء .
27. سجلات الصادر والوارد العادي والسري الورقي او الاليكتروني .
28. الصور كافة الماخوذة عن تطبيق نظام الوثائق الاليكترونية على اقراص مدمجة .
29. اية وثيقة يقرر الامين العام تصويرها وحفظ نسخة منها .

جدول 3

الوثائق التي تصور ويتلف أصل كل منها
1. الكفالات والتعهدات بانواعها (3) ثلاث سنوات من تاريخ التنفيذ
2. قرارات اللجان التحقيقية (5) خمس سنوات
3. المعاملات التنظيمية (2) سنتين من انتهاء التحقيق
4. الاوامر الوزارية والادارية (5) خمس سنوات
5. سجلات الصادر والوارد (10) عشر سنوات
6. القضايا التحقيقية (15) خمس عشر سنة من تاريخ انتهاء التحقيق .
7. المناقصات والمزايدات (5) خمس سنوات من انتهاء الالتزام
8. الايفادات (2) سنتين
9. الحقوق والتقاعد (2) سنتين
10. محاضر وقوائم لجان الحفظ (5) خمس سنوات
11. معاملات الماء والكهرباء والهاتف (3) ثلاث سنوات والمحروقات
12. وثائق شطب الموجودات (5) خمس سنوات
13. اضابير وسجلات الملاك (2) سنتين
14. العقود والمقاولات (15) خمس عشر سنة من تاريخ
الالتزامات القانونية
15. معاملات بيع السيارات الحكومية (2) سنتين من تاريخ البيع
16. الاعمام وسياقات العمل (7) سبع سنوات
17. الوثائـق الخاصـة بالاجـازات (7) سبع سنوات من انتهاء الدراسة الدراسية والاعارة وعدد الطلبة او الاعارة
18. تقاريـر ديوان الرقابة المـالية (5) خمس سنوات من انتهاء التقرير وهيئة النزاهة

جدول 4

الوثائق التي تصور ويتلف اصل كل منها
1. المراسـلات المتعلقة بالمـجلات (1) سنة واحدة و الجرائد والنشرات والاعلانات
2. سجلات وبطاقات الدوام الرسمي (1) سنة واحدة للموظفين
3. شهادة التسلم والتسليم بين (5) خمس سنوات الموظفين
4. وثائق التأمين العامة (5) خمس سنوات
5. اضابير جرد الاثاث والمواد الاخرى (5) خمس سنوات ويحتفظ بقوائم اخر جرد
6. سجلات الذمم (5) خمس سنوات ويحتفظ بقوائم اخر جرد
7. الملف الدوار يتلف بعد مرور (1) سنة واحدة
8. محاضر اجتماعات الدوائر (1-2) سنة
9. الاعمام الذي انتهت احكامه (5) خمس سنوات
10. معامـلات اعداد الموازنة التخمينية (2) سنتين والمراسلات المتعلقة بها والمصادقة
عليها
11. كتب التبليغات (1) سنة واحدة
12. اوامر الترفيعات والعلاوات (3) ثلاث سنوات والاجازات
13. الاوامر الادارية الوزارية الديوانية (5) خمس سنوات المتعلقة بالموظفين
14. المراسلات المتعلقة بالاستقطاعات (3) ثلاث سنوات
15. سجلات توقيع الموظفين وسجلات (2) سنتين الغيابات
16. التقارير الشهرية والأسبوعية (3) ثلاث سنوات والفعلية
17. المراسلات المتعلقة بالايفاد (10) عشر سنوات من انتهائها .
والزمالات
18. معاملات تقسيط الديون الملغية (5) خمس سنوات من انتهاء التسديد
19. معامـلات السـلف الخاصـة (5) خمس سنوات من انتهاء التسديد بالموظفين والعمال
20. معامـلات الايجـار والكفالات (5) خمس سنوات من تاريخ انتهاء والتعهدات ومافي حكمها . المعاملة
21. المجـلات والجرائد والمنشورات (2) سنتين والاعلانات والمخابرات المتعلقة بها .
22. معاملات الشطب على اختلاف (10) عشر سنوات انواعها
23. تقـارير المؤتمرات والنـدوات (5) خمس سنوات والزيارات الميدانية للامين العام
ونائبه او معاونه السادة المدراء العامين
24. اضابير الدوار (2) سنتين