اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بمؤسسة المعاهد الفنية

عنوان التشريع: اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بمؤسسة المعاهد الفنية
التصنيف: تعليمات

المحتوى 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1982
تاريخ التشريع: 1982-01-01 00:00:00

استناداً الى احكام المادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (141) لسنة 1972 المعدل ولغرض تطبيق احكام القانون المذكور وبرمجة حفظ واتلاف الاوراق والمستندات الرسمية وتصويرها في اجهزة المايكرو فيلم.
قررنا اصدار التعليمات الآتية: –

مادة 1
1 – تشكل في المؤسسة لجنة دائمة بموجب الفقرة الاولى من لمادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم 141 لسنة 1972 المعدل.
2 – تشكل في كل معهد لجنة فرعية بموجب الفقرة الثانية من المادة الثانية من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم 141 لسنة 1972 المعدل.

مادة 2
1 – تشكل اللجنة الدائمة بأمر من رئيس مؤسسة المعاهد الفنية وتكون برئاسة موظف لا تقل درجته عن (مدير) ويتم اختيار اعضائها من بين منتسبي المؤسسة ومن ذوي الخبرة والاختصاص.
2 – تشكل اللجان الفرعية بأمر من عميد المعهد ويؤخذ ما ورد في الفقرة (1) اعلاه عند تشكيل اللجان.

مادة 3
تتولى اللجان الفرعية تلاف الاوراق الرسمية وفقاً لأحكام القانون والتعليمات وعليها مراعاة ما يلي: –
1 – اعداد قوائم مفصلة بالاوراق والاضابير والمستندات المراد اتلافها تتضمن مواضيعها وارقامها وتواريخها وكل ما تراه اللجنة ضرورياً لتدوينها ويتخذ القرار اللازم ويرسل الى اللجنة الدائمة بنسختين لغرض توقيعه واستحصال المصادقة علي اتلافه.
2 – تنظيم اضبارة خاصة تحفظ فيها نسخ من قوائم الاتلاف.
3 – ملاحظة عدم اتلاف اية ورقة رسمية الا بعد التأكد من ان الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت.
4 – تؤخذ الطريقة التي تقررها اللجنة الدائمة بنظر الاعتبار عند اتلاف الاوراق ويعتبر ارسال الاوراق المعدة للاتلاف الى المنشأة الصناعية مجزياً لحكم الاتلاف مع ملاحظة عدم تسرب المعلومات المدونة فيها. ويمكن اتلاف الوثائق ذات المعلومات السرية موقعياً وحسب ما تقرره اللجنة الدائمة.
5 – اية ورقة رسمية لم يرد ذكرها في الجداول الملحقة بهذه التعليمات يتم تحديد المدة الزمنية اللازمة لاتلافها بتوصية من اللجنة لفرعية وقرار من اللجنة الدائمة يصادق عليها رئيس المؤسسة او من يخوله وتعتبر عندئذ جزءاً من الجداول الملحقة بالتعليمات.
6 – لا يجوز اتلاف مستندات الصرف والقبض والتسوية والسجلات الحسابية وسجلات تخرج الطلبة التي لم تفتش من قبل الاجهزة الحكومية المختصة الا بعد انقضاء الحد الاعلى المبين ازاء كل منها.
7 – يجوز اتلاف سندات الصرف والقبض والتسوية والسجلات الحسابية قبل انقضاء المدة الدنيا المبين ازاءها في الجدول (المرفق) اذا ما تم توثيقها عن طريق المايكرو فيلم.

مادة 4
يكون للورقة المصورة بأجهزة التصوير المصغر (المايكرو فيلم) المؤيدة من قبل الدائرة المختصة حكم الاصل.

مادة 5
بعد مرور سنة من اجراء عملية التوثيق عن طريق المايكرو فيلم للاضبارة الشخصية يجوز اتلافها مع مراعاة عدم اتلاف السندات الثبوتية الشخصية (كالجنسية العراقية وهوية الاحوال المدنية والشهادة الدراسية وغيرها).

مادة 6
تسري احكام هذه التعليمات على كافة الدوائر التابعة للمؤسسة.

مادة 7
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

رئيس مؤسسة المعاهد الفنية

نوع الورقة الاتلاف في حالة
تصوير الورقة
1 – الاتفاقيات والبروتوكولات والعقود الثنائية والوثائق الملحقة بها ذات العلاقة بالمؤسسة
2 – الخطط والمناهج الاستثمارية
3 – الوثائق والمستندات المتعلقة باثبات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها.
4 – محتويات المكتبة وسجلاتها.
5 – دفاتر الخدمة الخاصة بالمنتسبين
6 – الاوراق والمستمسكات الشخصية
7 – دفاتر ضمان العاملين
8 – التقارير والدراسات والبحوث والمشاريع الصادرة عن الجهات الاجنبية.
9 – الخرائط وموافقات الجهات الامنية على توزيعها.
10 – القوانين والانظمة والتعليمات.
11 – قرارات مجلس الادارة والوثائق الملحقة بها.
12 – الجريدة الرسمية (الوقائع العراقية).
13 – قرارات مجلس التخطيط والهيئة التوجيهية.
14 – المناشير والبيانات ذات الصفة الدائمية.
15 – الاضابير الشخصية الخاصة بالمنتسبين

16 – المخابرات المتعلقة بالقضايا التقاعدية.
17 – المخابرات المتعلقة بالضمان الاجتماعي للعمال.
18 – ملفات ومحاضر وقوائم اتلاف الاوراق الرسمية المعدة من قبل اللجان الفرعية.
19 – السجلات بكافة انواعها عدا ما استثنى منها بموجب هذه التعليمات.
20 – المخابرات المتعلقة بحضر التعامل مع الشركات والافراد وحجز الاموال.
21 – المخابرات المتعلقة بإدخال المقاولين في القائمة السوداء.
22 – العطاءات الفاشلة.

23 – الصلاحيات المالية والادارية والفنية
24 – المخابرات المتعلقة بالاجانب العاملين
25 – المخابرات المتعلقة بالايرادات والمصروفات والديون والنفقة والاستقطاعات الاخرى
26 – المخابرات المتعلقة بحوادث السرقات والحرائق والفقدان والشطب والاتلاف والبيع.
27 – قرارات هيئة المعاهد الملغاة ومخابراتها.
28 – المخابرات المتعلقة بانشاء المباني والانشاءات.
29 – التقارير والمراسلات الخاصة بالاختلاس

30 – اضابير الطلبة
31 – ملفات الدعاوى

32 – العقود على اختلاف انواعها عدا ما ذكر منها في هذه التعليمات.

33 – سجل الهويات الشخصية.
34 – سجل الصادرة والواردة.
35 – الوثائق المتعلقة بالاعمال والمشاريع التي تنفذ بطريق التنفيذ المباشر
36 – عقود المقاولات والوثائق المتعلقة بها.

37 – عقود الخدمات الاستشارية والوثائق المتعلقة بها.
38 – العقود الثانوية المتعلقة بالاعمال والمشاريع التي تنفذ بطريق التنفيذ المباشر.

39 – تقارير المختبرات والمسوحات الحقلية.

40 – كافة المخابرات المتعلقة بالفقرات 14 – 15 – 16 – 17 – 18 من هذا القسم.

41 – المخابرات المتعلقة بأسلحة الحراس.
42 – التقارير والمخابرات المتعلقة بانضباط الموظفين.

43 – المخابرات المتعلقة بالمنح والزمالات الدراسية خارج القطر.
44 – التقارير السنوية والفصلية والشهرية.
45 – المعلومات والتقارير الاحصائية.
46 – المخابرات المتعلقة بالمتعهدين والمناقصات والمزايدات.
47 – المخابرات المتعلقة بضريبة الدخل والتنفيذ.
48 – المخابرات المتعلقة بالتبرعات والاكتتابات.
49 – التشكيلات والملاكات وما يتعلق بها من سجلات
50 – التقارير الصادرة من ديوان رقابة المالية واللجان.
51 – المخابرات المتعلقة بأمور التعيين والترفيع والاستقالة والنقل والتنسيب والانتداب والاعارة والاحالة على التقاعد.
52 – المخابرات المتعلقة بالاراضي.
53 – المخابرات المتعلقة بالتأمين
54 – المخابرات والتقارير الخاصة بمنهاج الاستيراد
55 – المخابرات العامة المتعلقة بالدور والشقق وقضايا الاسكان.
56 – المخابرات المتعلقة بالدعوات والوفود والضيافة للخبراء
57 – التقارير المتعلقة بالجولات التفتيشية
58 – المخابرات المتعلقة بالخدمات الاخرى
59 – المخابرات المتعلقة بالموجودات
60 – المخابرات المتعلقة بدور التسلم والتسليم
61 – الطلبات الشخصية والشكاوى والاخباريات المنتهية معاملاتها
62 – المخابارت المتعلقة بالشيكات ونماذج التوقيع
63 – قرارات مجلس المعاهد
64 – المخابرات المتعلقة بتشكيل اللجان
65 – تخمينات الميزانية السنوية والاوراق الخاصة باعداد الميزانية
66 – المخابارت المتعلقة بالسيارات (عدا اضابير السيارات)
67 – المخابرات المتعلقة بالدورات التدريبية

69 – المخابرات المتعلقة بالايفادات داخل العراق
70 – المخابرات المتعلقة مع دوزائر التسجيل العقاري
71 – المخابرات المتعلقة بتخويل الصلاحيات
72 – المخابرات المتعلقة بالخطط السنوية.
73 – السجلات وتعليمات الدفاع المدني
74 – المخابرات المتعلقة بالعقوبات والتشكرات والتقديرات
75 – الاوراق المتعلقة بالدورات التدريبية
76 – العطاءات غير المتعاقد عليها والتي لم يبت لها بسبب الغاء المقاولة
77 – النسخ المكررة في الاضابير الشخصية للمنتسبين بعد توحيدها
78 – التعليمات والمناشير والبيانات ذات الصفة السرية
79 – مستندات القبض
1 – وصولات الجباية محاسبة 387 وما في حكمها في المعاهد
2 – وصولات القبض مححاسبة 37 او ما في حكمها في المعاهد
3 – مذكرات اذن القبض محاسبة 34 وما في حكمها في المعاهد
4 – مذكرات اذن القبض محاسبة 35، 35 او ما في حكمها في المعاهد
5 – قسم الشيكات
6 – اشعار البنك / الدائنة والمدينة
80 – مستندات الصرف
1 – النسخ الاولى من مذكرات اذن الدفع ومستنداتها الفرعية المعززة للمصرف وما في حكمها في المعاهد
2 – قوائم الرواتب
3 – الشيكات الزرقاء
4 – النسخ الاولى من مذكرات اذن التسوية والمستندات المرفقة بها
5 – سفالات الشيكات
6 – النسخ الثانية من مذكرات اذن الدفع
7 – مستندات الادخال المخزني

8 – مستندات الاصدار المخزني
9 – شهادة الاعفاء من سلف الزواج / 80
10 – الحسابات الشهرية مع الجداول (ميزان المراجعة)
11 – سجل يومية الصندوق محاسبة / 66
12 – سجل اليومية العامة للمقبوضات
13 – سجل اليومية العامة للمدفوعات
14 – سجل مراجعة الاساسات الحاسبة / 16
15 – سجل التخصيصات محاسبة / 2
16 – سجل الايرادات النهائية محاسبة / 6
17 – سجل السلف المستديمة محاسبة / 10 أ
18 – سجل الطوابع البريدية محاسبة / 12
على ان يتم توقيعه من قبل الجهة المختصة
19 – سجل الاثاث والموجودات محاسبة / 13
20 – سجل مراقبة سلف الزواج

لا تتلف

لا تتلف
لا تتلف

لا تتلف
لا تتلف
لا تتلف
لا تتلف
لا تتلف

لا تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف بعد مرور سنة
واحدة من تاريخ توثيقها او تسلم للموظف او العامل باستثناء المستمسكات الشخصية
تتلف
تتلف
تتلف

تتلف

تتلف بعد رفع الحظر

تتلف بعد رفع الحظر
تتلف بعد الاستلام الاولي للاعمال المنفذة بموجب العطاءات الناجحة
تتلف
تتلف
تتلف

تتلف

تتلف
تتلف
باستثناء الوثائق الشخصية تعطى لصاحب العلاقة
لا تتلف
تتلف بعد نتهاء الحقوق والالتزامات المترتبة عليها
تتلف

تتلف
تتلف
تتلف

تتلف

تتلف
تتلف

تتلف

تتلف

تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف بعد التدقيق
تتلف

تتلف بعد التسجيل
تتلف بعد التسجيل
تتلف بعد التسجيل
تتلف بعد التسجيل
تتلف بعد التسجيل
تتلف بعد التسجيل
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف

تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف
تتلف

تتلف
تتلف
المدة الاجدنى
5

5
5
15
10

10

5
10
10

5
3
يعد الانتهاء من التدقيق واجراء المطابقة بعد الجرد وتقديم الحساب النهائي ومصادقته

3
5
5
10
10
5
5
5
5
3

لا يتلف
يتلف بعد ثلاث سنوات من تاريخ تسديد آخر سلفة مسجلة في السجل او تدوير الارصدة الى تسجيل آخر

المحتوى 2
الاتلاف في حالة
عدم التصوير

لا تتلف

لا تتلف
لا تتلف
لا تتلف

لا تتلف

تتلف بعد مرور عشر
سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات من انتهاء عقد الاجنبي
تتلف بعد مرور
15 سنة عليها
تتلف

تتلف
تتلف
تتلف
تتلف بعد مرور عشر سنوات من تخرد الطالب
تتلف بعد مرور خمس سنوات من تاريخ اكتساب لحكم الدرجة القطعية
تتلف بعد مرور عشر سنوات من انتهاء الالتزامات والحقوق المترتبة علهيا
تتلف بعد مرور عشر
سنوات
تتلف بعد مرور خس
سنوات
1 – تتلف بعد الاستلام
النهائي للاعمال
2 – تتلف بعد مرور
عشر سنوات على الاستلام الاولي
للاعمال عدا الخرائط والتصاميم
1 – تتلف بعد الاستلام النهائي
2 – تتلف بعد مرور
خمس عشرة سنة
على الاستلام الاولى
للاعمال عدا
الخرائط والتصاميم
“
1 – تتلف بعد الاستلام
النهائي للاعمال
2 – تتلف بعد مرور
عشر سنوات على
الاستلام الاولي
للاعمال عدا
الخرائط والتصاميم
تتلف بعد مرور عشر
سنوات على الاستلام الاولي للاعمال المتعلقة بها
تتلف بعد مرور عشر سنوات على استلام الاعمال والمشاريع المتعلقة بها استلاماً اولياً
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور عشر سنوات
تتلف بعد مرور عشر سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات

تتلف بعد مرور خمس سنوات

تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور عشر سنوات

تتلف بعد مرور خمس سنوات

تتلف بعد 3 نسخ
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
تتلف بعد مرور خمس سنوات
على انتهاء معاملاتها
تتلف بعد مرور خمس سنوات
على انتهاء معاملاتها
بعد مرور سنة
بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور خمس سنوات

تتلف بعد مرور خمس سنوات

بعد مرور سنتين على الجرد والتدقيق ومطابقة الارصدة
بعد مرور سنتين على انتهاء الدورة
تتلف بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور سنتين
تتلف بعد مرور سنتين

تتلف بعد مرور سنتين

تتلف بعد مرور سنة عليها

تتلف بعد مرور سنة عليها
تتلف بعد مرور سنة عليها بشرط نهاء الغرض منها
المدة الاعلى
15

10

15

15
15

156

10
15
15

5
5
5

3
5

10
15
15
10
5
5
5
5