تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية القديمة للمؤسسة العامة للمشاريع النفطية

عنوان التشريع: تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية القديمة للمؤسسة العامة للمشاريع النفطية
التصنيف: تعليمات

المحتوى
سنة التشريع: 1979
تاريخ التشريع: 1979-01-01 00:00:00

استنادا الى احكام الفقرة (3) من مادة 2ومادة 7 من قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم (4) لسنة 1972.
اصدرنا هذه التعليمات :

مادة 1
يقصد بالكلمات والتعابير الآتية المعاني المبينة ازاءها :
1 – القانون – قانون اتلاف الاوراق الرسمية رقم 141 لسنة 1972.
2 – الوزارة – وزارة النفط.
3 – المؤسسة – المؤسسة العامة للمشاريع النفطية.
4 – المنشأة – أية منشأة تابعة للمؤسسة.
5 – الرئيس – رئيس المؤسسة العامة للمشاريع النفطية.
6 – المدير العام – المدير العام للمنشأة.
7 – اللجنة – اللجنة المؤلفة بموجب الفقرة 2 من مادة 2من القانون.
مادة 2
تصنف الاوراق الرسمية في المؤسسة لغرض تنفيذ هذه التعليمات وفق ما يلي :
اولا – السجلات والمستندات والاوراق الرسمية التي لا يجوز اتلافها :
1 – القوانين والانظمة والتعليمات والمناشير والبيانات الرسمية.
2 – نسخة اصلية واحدة من العقود التي أبرمتها المؤسسة لتنفيذ المشاريع الموكل اليها تنفيذها.
3 – الاضابير الشخصية للموظفين والعمال
4 – سجل الاساس للموظفين والعمال.
5 – سجل الموجودات والممتلكات والاثاث.
6 – تقارير ومخابرات التفتيش والتدقيق والرقابة المالية.
7 – نسخة واحدة من قرارات مجلس الادارة.
8 – نسخة واحدة من الشروط العامة والخاصة لنماذج العقد التي تبرمها المؤسسة.
9 – الحسابات الختامية المصادق عليها من المدقق القانوني مع التقارير الملحقة بها.
10 – النسخ الاصلية من المواصفات والخطط النهائية للمشاريع وتقارير ودراسات الجدوى الاقتصادية والفنية.
11 – تقارير لجان أتلاف الاوراق الرسمية.
12 – نسخة واحدة (مجلدة) من مجموعات الوقائع العراقية.
13 – الاضابير المركزية لنسخ الدائرة للمخابرات الصادرة عن المؤسسة ومنشآتها.
14 – دفاتر خدمة الموظفين والعمال.
15 – بطاقات الاجازات للموظفين والعمال.
16 – نسخة من وثائق الانظمة والبرامج للحاسبة الالكترونية.
ثانيا – السجلات والمستندات والاوراق الرسمية التي لا يجوز اتلافها الا بعد مرور 15 سنة من تاريخ أنجازها :
1 – سجلات واستمارات ومخابرات سلف المصرف العقاري للموظفين والعمال.
2 – سجلات اليومية العامة والمركزية.
3 – اضابير الدعاوى.
4 – سجلات الاستاذ العام.
5 – سجل استاذ المشاريع.
6 – سجل المصروفات النثرية.
7 – سجل الصندوق.
8 – سجل استاذ الذمم.
9 – سجل استاذ المصاريف.
10 – سجل استاذ الاعتمادات.
11 – سجل اليومية والمستندات.
12 – سجل يومية المدفوعات.
13 – سجل يومية المبيعات.
14 – سجل يومية المقبوضات.
15 – سجل يومية الاستخدامات.
16 – سجل يومية الصادر المخزني.
17 – سجل يومية الاعتمادات المستندية.
18 – سجلات الطوابع المالية والبريدية.
19 – سجلات التأديات التقاعدية.
20 – سجلات السلف والمخابرات المتعلقة بها.
21 – بطاقات وقوائم رواتب الموظفين والعمال.
22 – سجل الحوادث والاصابات.
23 – سجل استاذ مساعد لمخازن المستلزمات السلعية.
24 – سجل استاذ مساعد للاعتمادات.
25 – سجل استاذ مساعد للعملاء والحسابات المدينة الاخرى.
26 – سجل استاذ مساعد للمجهزين والحسابات الدائن الاخرى.
27 – سجل استاذ مساعد لحساب الاستخدامات.
28 – اضابير مديرية المشروع ومدير التشييد بالنسبة للتنفيذ المباشر والاقسام المالية من المراسلات للمشاريع بعد انجازها وتسليمها الى الجهة المنتفعة من المشروع.
ثالثا – السجلات والمستندات والاوراق الرسمية التي لا يجوز أتلافها الا بعد مرور 10 سنوات من تاريخ انجازها.
1 – سجلات المخصصات والمخابرات المتعلقة بها.
2 – مستندات القبض والصرف.
3 – سجل الضمان الصحي.
4 – سجل الصادرة.
5 – سجل الواردة.
6 – القيود اليومية.
7 – اضبارة الاوامر الادارية.
8 – سجل طلبيات الشراء الداخلية.
9 – سجل طلبيات الشراء الخارجية.
10 – سجل اوامر الشراء.
11 – سجل مستندات الاستلام.
12 – سجل استمارات التعديل.
13 – سجل استلام المواد.
14 – مستندات الصرف المخزنية.
15 – مستندات الاستلام المخزنية.
16 – مستندات الاعادة المخزنية.
17 – مستندات تحويل المخزنية.
18 – طلبيات الشراء.
19 – الاضابير والمخابرات المتعلقة بالامور المالية المنتهية معاملاتها.
20 – الاضابير والمخابرات المتعلقة بالامور المخزنية المنتهية معاملاتها.
21 – الاضابير والمخابرات والاستمارات والمذكرات المتعلقة بالمشتريات الخارجية.
22 – الاضابير والمخابرات المتعلقة بمتابعة المشتريات.
23 – الاضابير والمخابرات والاستمارات والمذكرات المتعلقة بالمشتريات المحلية.
24 – الاضابير والمخابرات المتعلقة بالشحن الوارد والصادر الجوي والبري والبحري.
25 – المخابرات والسجلات العامة المتعلقة بشؤون المتقاعدين وسجلات تعويض الاجازات المرضية.
26 – بطاقات وقوائم ومخابرات الاستقطاعات من الموظفين والعمال.
27 – سجل سلف الزواج.
28 – وثائق ومخابرات التأمين مع سجل تعويضات الحوادث.
29 – الميزانية التخمينية والمنهاج الاستثماري السنوي والملاك.
30 – المخابرات المتعلقة بالودائع والامانات لدى المصارف.
31 – السجلات والتقارير الاحصائية.
32 – السجلات الخاصة بالتأمين على الممتلكات والموجودات.
33 – اضابير المهندس المقيم ومدير التشييد الحقلي بالنسبة للتنفيذ المباشر والقسم المالي لاي منهما للمشاريع بعد انجازها وتسليمها الى الجهة المنتفعة من المشروع.

المحتوى 1
رابعا – السجلات والمستندات والاوراق الرسمية التي لا يجوز اتلافها الا بعد خمس سنوات من تاريخ انجازها.
1 – سندات صرف نثرية.
2 – مذكرات المدين والدائن.
3 – الاضابير الاساسية للرواتب.
4 – استمارات ومخابرات ضريبة الدخل.
5 – استمارات ومخابرات سلف مصرف الرافدين للموظفون.
6 – كشوفات المصارف.
7 – شهادات آخر راتب.
8 – المخابرات والمراسلات العامة.
9 – التقارير التي ترفعها الجهات المالية والتدقيق الداخلي الى رئيس المؤسسة والمراسلات المتعلقة بها.
10 – سجل البرقيات والتلكس.
11 – التقارير الشهرية والدورية لفعاليات المؤسسة ومنشآتها.
12 – المخابرات المتعلقة بالامن الصناعي والدفاع المدني.
13 – المخابرات المتعلقة بالايفادات والتدريب والتطوير.
14 – سجل مواصفات العمل وتثمين الوظائف.
15 – استمارات الاجازات المرضية والاعتيادية لدى الاقسام (عدا الافراد).
16 – سجل دوام الموظفين والعمال.
17 – نسخة من العروض المستلمة لمناقصات المشاريع وطلبات الاسعار الخارجية من تاريخ انتهاء المشروع أو الاحالة.
18 – المخابرات المتعلقة بتجهيز الوقود بالنسيئة.
19 – دفاتر توزيع الرسائل والمخابرات.
20 – المخابرات الخاصة بالتبليغات.
21 – النسخ الثوان لشهادات وتقارير الفحص الهندسي المحفوظة في قسم الفحص الهندسي.
خامسا – السجلات والمستندات والاوراق الرسمية التي لا يجوز اتلافها الا بعد مرور سنتين من تاريخ انجازها.
1 – استمارات مخصصات السفر والايفاد.
2 – استمارات المعلومات للحاسبة الالكترونية.
3 – استمارة بيان قيام الزوجية.
4 – استمارة العلاوة السنوية لدى الاقسام (عدا الافراد).
5 – بطاقات الحانوت.
6 – كشوفات موازين المراجعة.
7 – اضابير الدوائر للمخابرات.
8 – اوراق سير السيارات والمخابرات المتعلقة بها.
9 – جداول خفارات الدفاع المدني.
10 – مخابرات مطعم الموظفين والعمال.
11 – المخابرات المتعلقة بزيارات المنشآت النفطية.
12 – اضابير النسخ الاضافية من المراسلات والمخابرات والاوامر الادارية والتقارير الشهرية والدورية لفعاليات المؤسسة.
13 – التصاوير الشعاعية وتقاريرها (بعد اكمال المشروع).

مادة 3
1 – لا يجوز اتلاف السجلات المالية المتقدم ذكرها ومستنداتها الرسمية ما لم يتم تدقيقها واستخراج حساباتها الختامية وتصفية كافة الاعتراضات بشأنها ومدة المرور المحددة لها.
2 – لا يجوز اتلاف الاوراق الرسمية الواردة فيما تقدم اذا وقع عليها اعتراض من المفتشين الماليين وهيئات الرقابة المالية او كانت متعلقة بقضية معروضة امام المحاكم على انه يجوز أتلافها بعد أنتهاء المدة المحددة لها وانتهاء الاعتراض أو صدور الحكم بشأنها واكتسابه الدرجة القطعية.

مادة 4
تؤلف لجنة بأمر من الرئيس تمثل فيها المنشآت تتولى تدقيق الاوراق الرسمية التي يراد أتلافها وتنظيم المحاضر بها وأتخاذ الاجراءات اللازمة لعملية الاتلاف.

مادة 5
تتم عملية اتلاف الاوراق بالطريقة التي تقررها اللجنة وعليها أن تقوم بتأمين عدم تسرب المعلومات فيها في حالة ارسالها الى المعامل أو الشركات الصناعية.

مادة 6
يجوز أتلاف الاوراق الرسمية المسموح بأتلافها المشار اليها في المادتين الثانية والثالثة حال تأمين تصويرها بوحدة التصوير الدقيق (المايكروفيلم) بغض النظر عن المدة المحددة أعلاه على ان لا يكون ذلك قبل صدور الحسابات الختامية وتصفية الاعتراضات بشأنها.

مادة 7
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.

وزير النفط

أضف تعليقك